Guglielmo Corno
Gruppo G.R. Informatica - Lecco
Un groviglio di nomi e acronimi
Gestione Documentale
 Document Management
 DMS (Document Management System)
 DIS (Document Information System)
 IDM (Integrated Document Management)
 EDM (Electronic Document Management)
 ECM (Enterprise Content Management)
 Content Management
 Knowledge Management
Perché parlarne?_1
Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono
 destrutturate
 in formati e supporti vari (carta, fax, email, pdf)
 altre stime arrivano al 90%
La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it maggio 2006)
 il 50% del tempo lavorativo
 il 15% del fatturato
 il 45% del costo del personale
Il tempo che il personale d’ufficio dedica ai documenti
 continua ad aumentare
 per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto
(Gartner)
Perché parlarne?_2
Statisticamente (Yahoo Finanza - Aprile 2006)
 il 7,5% dei documenti viene smarrito
 il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto
E una persona
 passa da ½ ora a 2 ore al gg cercando documenti
 ricorda il 10% delle informazioni che legge
 copia un documento (mediamente) dalle 9 a 11 volte
Le aziende sottostimano i costi dei documenti
(Info Trend – CAP Ventures)
 per copie, stampe e fax il costo percepito è metà di quello reale
 per la gestione dei documenti il costo percepito equivale al 10% di
 quello reale
E in casa nostra?
In Europa si parla di (Yahoo Finanza - Aprile 2006)
 28 miliardi di fatture l’anno, il 90% su carta
 un costo di gestione dai 10 ai 30 euro per fattura
 per l’emittente e per il destinatario
Secondo altri studi (Economy)
 una fattura cartacea costa dai 23 ai 27 euro
 ma può arrivare anche a 50 euro
 contro i 16 euro della versione digitale
Aspettative
Nella Pubblica Amministrazione (Ministero Innovazione e Tecnologia, CNIPA)
 la digitalizzazione del 10% dei documenti produrrebbe
 un risparmio di 3 miliardi di euro l’anno
 una pratica spedita da un ufficio all’altro costa 20 euro
 con la posta elettronica il costo è di 2 euro
Per le aziende
 per la sola fatturazione elettronica i risparmi sarebbero
 del 50% almeno
 in alcune attività si arriva anche a risparmi del 90%
 diversi case study mostrano risultati stupefacenti
Aspettative_2
Altri vantaggi, meno monetizzabili
 facilità di comunicazione
 recupero di efficienza
 miglioramento del servizio
 ritorno d’immagine, interno ed esterno
Il ritorno dell’investimento
 il mercato offre soluzioni per investimenti anche contenuti
 in aree aziendali ben definite il ROI è sicuro e valutabile a priori
 il break-even si raggiunge spesso in pochi mesi
 e si può allargare l’investimento in altre aree
Componenti di un sistema documentale_1
L’archivio vero e proprio
 la classificazione
 gli strumenti di ricerca
 le regole di accesso e modifica
L’acquisizione
 dal sistema gestionale
 dalla posta
 da documenti elettronici e cartacei
L’invio
 invio di una copia (fax, email…)
 invio di avvisi di pubblicazione
 la ricevuta
Componenti di un sistema documentale_2
Il workflow
 i processi di approvazione
 i ruoli e le regole
 le misure di efficienza
Gli accessori (si fa per dire!)
 messaggistica e allarmi
 log degli eventi e tracciabilità
 controllo degli accessi e sicurezza
 single sign-on
L’integrazione con le applicazioni
Integrazioni con il gestionale
 acquisizione di dati anagrafici
 acquisizione di documenti
o dalle applicazioni
o dagli spool di sistema
 visualizzazione di documenti dal gestionale
 procedure e workflow
Integrazioni con i sistemi di posta
 lo “spamming involontario” in azienda
 quale client di posta
o Lotus
o Outlook
o Web Mail
Corollari utili
Posta Elettronica Certificata
 una raccomandata con ricevuta di ritorno elettronica
Firma digitale
 i formati “p7m” e “pdf firmato”
 diffusione dei documenti firmati, come leggerli
Conservazione sostitutiva
 buttare la carta e tenere solo i supporti magnetici
 i passi per le fatture attive, ad esempio
o firma massiva (responsabile amministrativo)
o firma del lotto di fatture e marcatura temporale
o archiviazione su CD (o DVD o altro supporto)
 il “responsabile della conservazione”
 il manuale delle procedure
Scegliere la tecnologia
Client – Server (tecnologie “tradizionali”)
 interfaccia utente più brillante
 integrazione più semplice con il mondo office e con le
 applicazioni esistenti
Web (tecnologie “innovative”)
 accessibilità ovunque a basso costo
 interoperabilità con fornitori, clienti, partner, ecc.
Miste
 ok, ma verificare la reale fruibilità
 e attenzione alla sicurezza
Come procedere
Scegliere un tema o un’area aziendale
 il ciclo attivo
 il ciclo passivo
 la gestione dei contratti
 l’area commerciale
 la documentazione di commessa
 la diffusione di report o stati d’avanzamento
 il sistema di qualità, la sicurezza, la privacy, ecc.
Con quali criteri
 la cosa più semplice da implementare
 quella che garantisce il ROI più rapido
 a parità di altro, quella che gli utenti possono apprezzare di più
E poi?
Semplicemente, si ricomincia
 scegliendo un’altra area
 con gli stessi criteri
 fino a raggiungere il livello di efficienza desiderato
Nessun miracolo ma…
 conoscendo la propria realtà aziendale
 con un po’ di voglia di fare
 con un po’ di buon senso
 con investimenti contenuti
SI POSSONO RAGGIUNGERE RISULTATI STRAORDINARI!
NON È UNA
PROMESSA MA UN
AUGURIO,
CONFORTATO
DALL’ESPERIENZA
L’informazione a portata di mano.
Sempre. Ovunque.
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