CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
EMESSE NEI CONFRONTI DELLA P.A.
Aggiornato al 20/12/2015 (versione 2015.7).
Nel presente documento è indicato il flusso per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse
verso la Pubblica Amministrazione.
Occorre tener presente alcuni elementi prima di eseguire la conservazione:
1.
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3.
4.
5.
Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale
Nomina del Responsabile della Conservazione Digitale
Manuale della Conservazione
Firma Digitale
Marca temporale
Con le implementazioni successive all’aggiornamento Profis 2015.7 (per gli utenti professionisti) e gli
aggiornamenti gestionali (per le aziende) del 18 dicembre sono state rilasciate, nell’ambito della
Gestione Documentale, le funzioni specifiche per gestire il Manuale della Conservazione.
1. Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale
E’ un adempimento che interessa gli Studi Professionali che eseguono la conservazione per conto
dei propri clienti. La norma non prevede alcuna indicazione sulle modalità di affidamento
dell’incarico. Sugli Info di prodotto (Infoprofis – Infoesolver- Infospringsql – Infoenologia –
Infospring) è presente il documento DS128- Comunicazione del 28/09/2015 in cui è indicato un
esempio.
2. Nomina del Responsabile della Conservazione
Analogamente al punto precedente non sono previste indicazioni sulle modalità di nomina; sarà
sufficiente la redazione di un atto di nomina che dovrà essere controfirmato dal soggetto
interessato. Nel caso dello Studio, il Responsabile della Conservazione sarà il professionista titolare
o un'altra figura professionale nominata dallo Studio. Nel caso di Azienda, il Responsabile della
Conservazione sarà una persona formalmente nominata dall’organo di amministrazione; in
mancanza di nomina sarà il Legale Rappresentante.
Occorre inserire il Responsabile della Conservazione sulla procedura:
- Menu “Gestione Documentale – Gestione Tabelle – Conservazione Digitale – Responsabili
conservazione”
- Pulsante “+ Nuovo (F4)”:
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Inserire il Responsabile e, nella parte bassa della videata, aggiungere il/i “soggetti conservatori” per i quali il
responsabile è stato nominato. Per l’azienda il “Soggetto conservatore” è l’azienda stessa, per lo Studio
professionale è lo Studio. Questi dati saranno utilizzati per redigere il manuale della conservazione.
3. Manuale della Conservazione
Con l’aggiornamento del 18 dicembre, la Gestione Documentale è stata implementata per gestire
l’adempimento.
La funzione “Manuali della conservazione” è richiamabile dal menu “Gestione Documentale –
Conservazione digitale”.
La procedura permette di:
-
generare la prima versione del manuale, e le versioni successive, utilizzando ad esempio il
modello standard fornito da Sistemi.
apportare eventuali modifiche al documento (in formato DOC)
creare il documento in formato PDF
apporre la firma digitale sul documento da parte del responsabile della conservazione
includere il manuale nel supporto masterizzato.
eseguire la conservazione digitale del manuale (funzionalità rilasciata ad inizio febbraio 2016).
Per i dettagli sulle varie funzionalità fare riferimento all’help (pulsante
) presente in basso a
sinistra, oppure fare riferimento alle note dell’aggiornamento del 18 dicembre 2015.
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4. Firma digitale
Il Responsabile della Conservazione al termine del processo di conservazione deve apporre la
propria firma digitale. Occorre quindi essere in possesso della smart card o della business key del
responsabile della conservazione prima di iniziare il flusso.
5. Marca Temporale
La Marca Temporale è un servizio a pagamento offerto da un Ente Certificatore Accreditato che
certifica l’apposizione di data e ora su un documento informatico, rendendole opponibili a terzi.
Apponendo la marca temporale quindi si ottiene un documento con data certa assimilabile ad una
scrittura privata con firma autenticata da un pubblico ufficiale.
La Marca Temporale viene apposta automaticamente dalla procedura contestualmente alla firma
digitale del responsabile, al termine del processo di conservazione.
Occorre però avere precedentemente acquistato un pacchetto di marche temporali. Al momento è
supportata solo l’applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite
marche temporali di altri enti certificatori (es. Aruba). Si accede al sito, ci si registra con nome
utente e password e si acquista il pacchetto di marche.
Quante ne servono? Occorre sapere che viene utilizzata una marca temporale per ogni “pacchetto
di versamento” all’interno della distinta di conservazione; visto che in un “pacchetto di
versamento” possono essere contenute tutte le fatture elettroniche P.A. dell’anno di una stessa
azienda, ne consegue che ogni anno si utilizzerà una marca per ogni azienda (se le fatture da
conservare sono centinaia, è possibile che siano creati automaticamente più “pacchetti di
versamento”). Lo Studio Professionale creerà una distinta per ogni ditta, con relative marche.
Dopo aver acquistato il pacchetto di marche temporali, occorre inserire nella procedura le
credenziali di accesso:
- menu “Gestione Documentale – Configurazione – Parametri Operativi”
Dopo aver selezionato a sinistra il ramo “Conservazione digitale”, aggiungere le credenziali utilizzando il
pulsante “+ Nuovo (F4)”:
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Il pulsante “Visualizza marche disponibili (F5)” permetterà di verificare che i dati utente e password siano
corretti.
Dopo questa operazione è possibile iniziare il flusso della conservazione.
FLUSSO CONSERVAZIONE
Menu “Gestione Documentale – Conservazione digitale – Distinte di conservazione”
Anno di riferimento: è l’anno a cui fanno riferimento i documenti da conservare (2014 per le fatture
elettroniche da conservare entro dicembre 2015).
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Premere “+ Nuovo (F4)” e compilare i campi:
Tipo Proprietario: il campo compare solo nelle installazioni in contesto Studio Professionale: indicare
sempre “Ditta”. Il professionista infatti produce/detiene le fatture elettroniche in base all’incarico
professionale assunto verso il proprio cliente, il quale rimane il proprietario dei documenti e della distinta.
Ditta: indicare il codice della ditta (si crea una distinta per ogni ditta).
Soggetto conservatore: se il Responsabile è associato ad un solo soggetto conservatore, quest’ultimo sarà
proposto in automatico. Indicando il soggetto conservatore, in fase di masterizzazione della distinta sarà
possibile includere sul supporto anche il Manuale della Conservazione di cui il soggetto è proprietario.
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Cliccare a sinistra su “Documenti” per proseguire:
Premere “+ Inserisci (F4)” per inserire i documenti (le fatture P.A. del 2014):
Nel campo “Tipologie documento” è possibile inserire la Tipologia 5027 o 6027 “Documenti IVA Vendite”
per filtrare solo questi documenti.
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Prerequisito: sulla Tipologia 5027 o 6027 deve essere impostata la “Conservazione in house” (la
mancanza viene segnalata). L’impostazione si esegue dalla voce di menu “Configurazione Gestione
Documentale” presente nel menu “Gestione Documentale – Configurazione”. Nel caso fare
riferimento al servizio assistenza.
Cliccare su “Avvia ricerca”, compariranno le fatture P.A. emesse nel 2014:
Premere “Salva (End)”
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Ora i documenti sono inseriti in distinta. In questa fase la procedura segnala eventuali anomalie sui
documenti tramite uno specifico warning (triangolino). Nella videata di esempio la procedura avverte che i
documenti non sono firmati digitalmente. Occorre correggere le anomalie segnalate prima di procedere.
Proseguire cliccando a sinistra su “Pacchetti di versamento”:
Indicare il Tipo supporto che si sceglie di utilizzare per la successiva masterizzazione.
Cliccare su “Invia in conservazione”.
In conformità con quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, in coda alla generazione del pacchetto di
versamento viene generato il corrispondente "Rapporto di Versamento (RdV)", ovvero un file in formato
XML contenente l'elenco dei documenti inclusi nel pacchetto di versamento e, per ciascuno di essi, la
relativa impronta di hash:
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Al termine della generazione del Rapporto di Versamento, i pacchetti di versamento assumono la
denominazione di “Pacchetti di Archiviazione”.
Cliccare a sinistra su “Pacchetti di Archiviazione”.
Sarà possibile cliccare su “Conserva distinta” per terminare il flusso con l’apposizione della Firma Digitale
del Responsabile della Conservazione, e contemporaneamente (ed automaticamente) l’apposizione della
Marca Temporale. Nell’esempio è presente un solo “pacchetto”, quindi sarà utilizzata una sola Marca
Temporale.
Controllare i dati del dispositivo di firma associati al responsabile, inserire il PIN e confermare. Verrà
apposta la firma e la marca temporale.
Al termine dell’operazione di conservazione, nella videata sarà indicato l’esito, e sarà presente l’Indice
Pacchetto di Archiviazione in corrispondenza della Distinta:
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Cliccare a sinistra su “Supporti” per masterizzare il contenuto della Distinta:
Premere “+ Nuovo (F4)” per creare il supporto
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Indicare il tipo di supporto utilizzato (nell’esempio CD)
Manuale della conservazione – includi Manuale: consente di copiare sul supporto anche il Manuale della
Conservazione, ma solo se il documento è firmato digitalmente.
Premere “OK (Invio)” per avviare la masterizzazione.
Confermare per scrivere il disco.
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Documentazione:
1) Link al Manuale Gestione Documentale, in cui sono dettagliate le varie fasi della conservazione:
http://documentazione.sistemi.com/default.aspx?man=2711&sch=54&ver=
(copiare la riga precedente, aprire un browser ed incollarla nell’indirizzo).
2) EBook sulla digitalizzazione dei documenti e Fattura Elettronica PA redatto da Sistemi per i propri
utenti, in collaborazione con il dott. Zanini:
INFO
Infoesolver
INDIRIZZO
www.sistemi.com/infoesolver
Infoprofis
www.sistemi.com/infoprofis
Infospring sql
www.sistemi.com/infospringsql
Infoenologia
www.sistemi.com/infoenologia
Infospring
www.sistemi.com/infospring
CODICE DOCUMENTO
ER11398 - Comunicazione del
10/11/2014 14:44
PS13543 - Suggerimento del
10/11/2014 17:20
SL3041 - Comunicazione del
10/11/2014 16:48
EN4618 - Comunicazione del
10/11/2014 16:55
SG5466 - Suggerimento del
10/11/2014 14:45
Sistemi Tre s.r.l.
Servizio Assistenza
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