Organizzazione
di un evento
Ferruccio di Paolo
Evento
L’evento è una leva di marketing emozionale ed
esperienziale, coerentemente inserita nel piano di
comunicazione, finalizzata e generare un orientamento
positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una
istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti
di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto.
• (Assocomunicazione – Consulta degli eventi)
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Evento
• È un vero e proprio strumento di comunicazione.
• È una iniziativa complessa, consapevole, circoscritta nel tempo.
• Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una attività che prevede
uno sforzo strategico e concettuale rilevante, da pianificare con attenzione e
con tempistica adeguata. (Di Giovanni e Lucchini)
• È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una organizzazione
può essere considerata priva di identità se non si afferma tramite un evento.
Viviamo immersi nella cultura dell’evento (T.Muzi Falcone)
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Evento
• Attualmente il mercato degli eventi è valutabile intorno al miliardo di euro
annuo, ma muove un indotto di 10 miliardi.
Ogni organizzazione, località, associazione, comunità organizza eventi
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Evento
Finalità
• Creare visibilità
• Creare informazion
• Creare consapevolezza
• Rendere tangibili i prodotti
• Tecnici
• Culturali
• Generare profitti
• Celebrare un avvenimento
• Raccogliere fondi
• Dare sensoad una emozione
• Motivare le risorse interne
Raccomandazione
• Non far prevalere l’evento sul messaggio
• Essere flessibili
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PRIMA - DURANTE - DOPO
PRIMA
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Scelta del tipo di evento
Scelta dei relatori/attori
Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni
Individuazione del target di riferimento
Definizione del Budget
Timing
Individuazione della location
Logistica
Creatività
Comunicazione dell’evento
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
COMUNICAZIONE ESTERNA
• Convegno
Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per
discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze
favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti
• Congresso
Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un partito, o di un ordine
professionale . Diretto in modo specifico a pubblici che appartengono a una stessa
categoria
• Tavola rotonda
una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra partecipanti,
spesso con tempi prefissati per ogni relatore e condotta da un moderatore. In uso
specialmente per le conferenze accademiche.
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
COMUNICAZIONE ESTERNA
• Fiera
Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del
settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Possono
distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico
• Inaugurazione
Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali
• Momenti formativi per i pubblici di riferimento
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
COMUNICAZIONE INTERNA
• Convention
Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al fine di motivarli,
creare senso di appartenenza e spirito di gruppo
• Open day
Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo dove essi lavorano.
• Visite guidate
Come l’open day, rivolto a clienti fornitori, sostenitori,a mici, opinion leader, politici
(istaurare solidi rapporti)
• Feste aziendali
Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti di svago e
divertimento
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PRIMA
Target
• Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza all’evento
• Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni
• Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge l’evento e chi sarà
coinvolto.
• Oltre a coloro che partecipano questa fase deve individuare tutti i soggetti
sociali influenti, compresa la stampa, che possono incidere al successo degli
eventi
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PRIMA
Definizione del Budget
• Da questo deriveranno molte scelte conseguenti.
• Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità tecnica dei
supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la produzione di materiale
grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori)
Timing
• Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e quanto)
• Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti
• Calcolare i tempi di preparazione
• Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti
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PRIMA
Individuazione della location
Il luogo caratterizza l’evento
• Dimensioni
• Predisposizione per gli eventuali allestimenti
• Prossimità con le strutture di accoglienza
Logistica
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Trasporti
Parcheggi
Sistemazione alberghiera
Trasferimenti
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PRIMA
Creatività
• Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di comunicazione di lungo
termine pianificata a tavolino.
• Struttura creativa sarà comunque responsabile della progettazione e
realizzazione di tutti i materiali connessi all’immagine dell’evento
Comunicazione dell’evento
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Pubblicità
Direct mail
Inviti
Sito (dedicato)
Newsletter (dedicata)
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PRIMA
Rapporti con la stampa
• Informazione dell’evento. Del suo significato, degli interessi che può suscitare
nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico
• Lista delle testate da coinvolgere
• Scelta dei giornalisti
• Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso comunicato stampa
• Invio accredito ai giornalisti
• Cartella stampa
• Costituzione
• di una zona/stampa (attrezzata
• di una zona/interviste
• Registrazione televisiva e fotografica dell’evento
• Comunicato stampa conclusivo
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Quale è il ruolo di un relatore istituzionale?
Coordinamento di queste attività.
Supervisionarle.
La sua posizione specifica è quella di Project manager:
lavora a fianco dei vertici dell’organizzazione e si occupa
della strategia complessiva dell’evento
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Altre professionalità coinvolte
• Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento organizzato)
• Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori, con i partecipanti)
• Addetti Stampa
• Staff tecnico informatico
• Staff allestimento
• Staff video/foto
• Reception
• Accoglienza
• Catering
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DURANTE
• Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e accompagnarli
lungo l’itinerario dell’evento
• Monitoraggio dell’”umore” della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli
• Attenzione agli imprevisti -> Sempre all’erta e risolvere immediatamente
i problemi (con un sorriso)
Momento alto di relazione:
devono necessariamente interagire le
diverse strategie dei soggetti coinvolti.
Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto
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DOPO
• Livello di partecipazione
• Valutazione spontanea dei partecipanti
• Raggiungimento del target
• Visibilità sui media
• Rapporti costi/risultato
• Insegnamenti per il futuro
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PER RIUSCIRE UN EVENTO DEVE ESSERE UN
“F.I.A.S.C.O”!
F ->
Far parte di un piano di comunicazione complessivo e deve essere
capace di interpretarlo e aumentarne l’efficacia
I ->
in continua evoluzione. Durante tutta la fase di programmazione, ma
anche nel momento stesso in cui si svolge bisogna essere aperti ai
cambiamenti
A ->
Ambiente: In sintonia con l’ambiente che lo circonda: organizzatori,
location, pubblici
S ->
Studiato nei dettagli
C ->
Condiviso da un gruppo ristretto
O ->
Occupare lo spazio mediatico
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