Organizzazione
di un evento
Ferruccio di Paolo
Evento
L’evento è una leva di marketing emozionale ed
esperienziale, coerentemente inserita nel piano di
comunicazione, finalizzata e generare un
orientamento positivo verso un marchio, un
prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di
azioni costruite attraverso contenuti di
comunicazione, spettacolo, interazione e contatto.
• (Assocomunicazione – Consulta degli eventi)
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Evento
•È un vero e proprio strumento di comunicazione.
•Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una
attività che prevede uno sforzo strategico e concettuale
rilevante, da pianificare con attenzione e con tempistica
adeguata. (Di Giovanni e Lucchini)
•È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una
organizzazione può essere considerata priva di identità se non
si afferma tramite un evento. Viviamo immersi nella cultura
dell’evento (T.Muzi Falcone)
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Evento
Finalità
•Rendere tangibili i prodotti
•Tecnici
•Culturali
•Generare profitti
•Celebrare un avvenimento
•Raccogliere fondi
•Creare visibilità
•Creare informazione
•Creare consapevolezza
•Dare senso ad una emozione
•Motivare le risorse interne
Raccomandazione
• Non far prevalere
l’evento sul messaggio
• Essere flessibili
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Prima - Durante - Dopo
PRIMA
1. Scelta del tipo di evento
2. Scelta dei relatori/attori
3. Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni
4. Individuazione del target di riferimento
5. Definizione del Budget
6. Timing
7. Individuazione della location
8. Logistica
9. Creatività
10. Comunicazione dell’evento
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
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COMUNICAZIONE ESTERNA
• Convegno
Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato
argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso,
scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un
arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti
• Congresso
Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un
partito, o di un ordine professionale . Diretto in modo specifico a
pubblici che appartengono a una stessa categoria
• Tavola rotonda
una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra
partecipanti, spesso con tempi prefissati per ogni relatore e
condotta da un moderatore. In uso specialmente per le conferenze
accademiche.
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
1
COMUNICAZIONE ESTERNA
• Fiera
Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti,
specialmente ad operatori del settore che possono essere
interessati alla loro commercializzazione. Possono
distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico
• Inaugurazione
Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali
• Momenti formativi per i pubblici di riferimento
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PRIMA
Scelta del tipo di evento
1
COMUNICAZIONE INTERNA
• Convention
Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al
fine di motivarli, creare senso di appartenenza e spirito di gruppo
• Open day - Visite guidate
Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo
dove essi lavorano.
Le visite guidate Come l’open day, rivolto a clienti fornitori,
sostenitori,a mici, opinion leader, politici (istaurare solidi rapporti)
• Feste aziendali
Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti
di svago e divertimento
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PRIMA
Selezione del target
2-3-4
• Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza
all’evento
• Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni
• Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge
l’evento e chi sarà coinvolto.
• Oltre a coloro che partecipano questa fase deve
individuare tutti i soggetti sociali influenti, compresa la
stampa, che possono incidere al successo degli eventi
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PRIMA
Definizione del Budget
• Da questo deriveranno molte scelte conseguenti.
5
• Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità
tecnica dei supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la
produzione di materiale grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori)
Timing
6
• Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e
quanto)
• Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti
• Calcolare i tempi di preparazione
• Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti
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PRIMA
Individuazione della location
Il luogo caratterizza l’evento
• Dimensioni
• Predisposizione per gli eventuali allestimenti
• Prossimità con le strutture di accoglienza
Logistica
• Trasporti
• Parcheggi
• Sistemazione alberghiera
• Trasferimenti
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8
PRIMA
Creatività
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• Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di
comunicazione di lungo termine pianificata a tavolino.
• Struttura creativa sarà comunque responsabile della
progettazione e realizzazione di tutti i materiali connessi
all’immagine dell’evento
Comunicazione dell’evento
• Pubblicità
• Direct mail
• Inviti
• Sito (dedicato)
• Newsletter (dedicata)
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PRIMA
Rapporti con la stampa
• Informazione dell’evento. Del suo significato, degli interessi che
può suscitare nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico
• Lista delle testate da coinvolgere
• Scelta dei giornalisti
• Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso
comunicato stampa
• Invio accredito ai giornalisti
• Cartella stampa
• Costituzione
• di una zona/stampa (attrezzata)
• di una zona/interviste
• Registrazione televisiva e fotografica dell’evento
• Comunicato stampa conclusivo
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Durante
• Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e
accompagnarli lungo l’itinerario dell’evento
• Monitoraggio dell’”umore” della sala; rispetto dei
tempi; rispetto dei ruoli
• Attenzione agli imprevisti -> Sempre all’erta e risolvere
immediatamente i problemi (con un sorriso)
Momento alto di relazione:
devono necessariamente interagire le
diverse strategie dei soggetti coinvolti.
Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto
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Dopo
• Livello di partecipazione:
• Abbiamo raggiunto i target prefissati
• Valutazione spontanea dei partecipanti
• Visibilità sui media
• Rapporti costi/risultato
• Insegnamenti per il futuro
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Check list
6 mesi prima
•
Identificazione della location e prenotazione
di spazi e alloggi
•
Conferma dei relatori
3 mesi prima
•
Riunione del comitato organizzatore
•
Completamento del programma
•
Contratti in loco per spazi e catering
Enrico Cogno
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Check list
2 mesi prima
•
Predisposizione della linea grafica
dell’evento
•
Spedizione degli inviti provvisori
•
Definizione dei contenuti della cartella
stampa e delle brochures
•
Contratti per forniture tecniche
(registrazioni, ecc.)
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Check list
1 mese prima
•
Spedizione degli inviti
•
Organizzazione specifica delle esigenze
in loco (parcheggi, sala stampa, linee
telefoniche, accesso handicappati,
segnaletica, sicurezza, ecc.)
•
Trasferimenti VIP
•
Materiali in stampa
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Check list
1 settimana prima
•
Conferme definitive e stampa dei badge
•
Comunicati stampa e attività di media
relations
Il giorno prima
•
Organizzazione dell’accoglienza dei VIP
•
Recall telefonico per presenza stampa
•
Predisposizione dei servizi fotografi e di
registrazione
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Check list
Lo svolgimento dell’evento
•
Check finale sulla location
•
La cabina di regia
•
La conduzione
•
Monitoraggio continuo durante lo
svolgimento
•
La gestione della sicurezza
•
La gestione dei reclami
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Check list
Follow Up
•
Invio delle lettere di ringraziamento
•
Realizzare l’eco stampa
•
Invio cartelle stampa con foto
•
Relazione scritta
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Professionalità coinvolte
• Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento
organizzato)
• Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori,
con i partecipanti)
• Addetti Stampa
• Staff tecnico informatico
• Staff allestimento
• Staff video/foto
• Reception
• Accoglienza
• Catering
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Quale è il ruolo di un relatore istituzionale?
Coordinamento di queste attività.
Supervisionarle.
La sua posizione specifica è quella di Project manager:
lavora a fianco dei vertici dell’organizzazione e si occupa
della strategia complessiva dell’evento
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