primo piano
autore
Consulente I.T.
Luca Armisi
autore
Aldo Armisi
Consulente in ingegneria
clinica e sistemi di
gestione in ambito
sanitario
Progettazione di un software
gestionale di supporto ai
processi di incident reporting
in ambito di gestione del
rischio clinico
L'articolo presenta una
soluzione software
realizzata per supportare
i processi di incident
reporting in ambito di
gestione del rischio
clinico, un ausilio nella
gestione dei flussi di dati
e nell'estrazione ed
analisi di indicatori di
processo e outcome
LA GESTIONE DEL RISCHIO CLINICO
Con il termine rischio clinico si intende la probabilità che un paziente
sia vittima di un evento avverso, cioè subisca un qualsiasi danno o disagio imputabile, anche se in modo involontario, alle cure mediche
prestate durante il periodo di degenza, che causa un prolungamento
del periodo di degenza, un peggioramento delle condizioni di salute
o la morte.
I dati della letteratura internazionale da anni ormai affermano la gravità del problema del rischio clinico, sia in termini di costi umani (decessi, peggioramento della qualità della vita) che economici. Conseguentemente si è resa necessaria l’implementazione di opportuni
processi e procedure finalizzati alla gestione del rischio clinico. Con
tale termine si intende l’insieme delle azioni volte a identificare, valutare, trattare e monitorare gli elementi di pericolo e il rischio clinico
connesso.
Traendo insegnamento dall’esperienza maturata dal settore aereonautico, uno degli strumenti di gestione del rischio clinico che negli
ultimi anni ha avuto maggiore diffusione presso le strutture sanitarie
locali, è divenuto l’incident reporting (segnalazione di eventi).
INCIDENT REPORTING
L’incident reporting è il processo strutturato di raccolta di informazioni
da parte degli operatori sul campo (medici, infermieri, tecnici, ingegneri clinici, etc.), relativamente ad ogni elemento ritenuto utile ai fini
della gestione del rischio (elementi di rischio, eventi mancati, eventi
20
e-HealthCare - n. 22 gennaio/febbraio 2013
primo piano
senza danno, eventi avversi, eventi sentinella).
A partire da tali segnalazioni si effettua una mappatura degli elementi di pericolo ed una valutazione qualitativa e quantitativa del rischio connesso, si predispone un piano di azioni correttive e si riesamina l’efficacia delle stesse.
Il sistema di incident reporting presuppone l’azione sinergica di:
• Clinical risk manager (CRM): dirigente che coordina tutte le attività
connesse alla gestione del rischio clinico.
• Nucleo esecutivo per la gestione del rischio clinico (NE): insieme di
professionisti di varia estrazione (clinica e tecnica) che coadiuvano e
supportano il CRM, costituendo di fatto l’intelligence del sistema. In
collaborazione con i facilitatori, il NE è responsabile della fase di attuazione del sistema, è l’interfaccia tra gli operatori della “front
line” e la direzione e tutti gli altri attori aziendali che si occupano di
rischio clinico sotto diversi aspetti.
• Segnalatore: operatore clinico o tecnico che, sulla base della conoscenza e osservazione diretta degli ambienti di lavoro, delle procedure e dell’erogazione delle pratiche assistenziali, pone all’attenzione della struttura elementi di interesse ai fini della gestione del
rischio clinico
• Facilitatore: operatore con spiccata attitudine ai processi di gestione del rischio clinico, cui viene assegnato il ruolo di interfaccia
operativa tra il NE e il segnalatore. Il facilitatore ha il compito di promuovere la cultura del rischio clinico presso il proprio reparto, con
particolare riferimento al processo di segnalazione; inoltre, ha il
compito di effettuare l’analisi delle segnalazioni effettuate e riportare
i risultati relativi presso il NE. Il facilitatore ha inoltre il compito di supervisionare, per quanto di competenza, l’esecuzione delle azioni
correttive definite dal NE e di verificarne l’efficacia.
L’efficace implementazione di un sistema di incident reporting è vincolata a svariati fattori, quali, ad esempio, la formazione e motivazione
personale, l’autorità conferita dalla Direzione, le risorse (economiche
ed umane) a disposizione. Tra le principali difficoltà riscontrate nei sistemi di incident reporting, vi è la gestione dei dati. Non appena il si-
stema diventa operativo, occorre gestire
una significativa mole di dati e comunicazioni, quali:
• segnalazioni in ingresso e smistate ai
vari operatori coinvolti nella gestione
del rischio clinico, e relative registrazioni di analisi e valutazione;
• azioni correttive, correlate alle differenti segnalazioni, e relativi step operativi con date e traguardi intermedi;
• indicatori connessi alla mappatura dei
livelli di rischio e all’efficacia dei processi;
• convocazioni a riunioni, eventi di analisi
o valutazione (audit clinico, morbidity
and mortality review, root causes analisys, etc).
Specialmente nei sistemi più complessi
(strutture ospedaliere medio-grandi,
ASL, fino ad arrivare ai sistemi di incident reporting su scala regionale), la gestione di tali flussi di dati con strumenti
cartacei può indurre un serio rallentamento e perdita di efficacia nell’intero sistema, fino a paralizzarlo. Appare pertanto indispensabile uno strumento
informatico che funga da ausilio nella
gestione dei flussi di dati correlati al processo di incident reporting.
IRDMS
Sulla base di tale assunzione, è stato progettato e implementato un prototipo di
software finalizzato al supporto dei pro-
Figura 1 - maschera di inserimento segnalazione
e-HealthCare - n. 22 gennaio/febbraio 2013
21
primo piano
cessi di incident reporting, denominato
IRDMS, acronimo di Incident Reporting
Data Management System.
La piattaforma IRDMS copre tutte le fasi
del processo di incident reporting:
• Inserimento e notifica delle segnalazioni: IRDMS presenta al segnalatore
un iter strutturato e opportunamente
codificato in concerto con l’organizzazione per l’inserimento dei dati relativi
all’evento da segnalare (fig. 1, 2).
L’intero set di dati della segnalazione
viene automaticamente inserito nel database; sulla base delle informazioni acquisite, può essere inviato automaticamente un alert (cruscotti, mail, sms o
fax) ai professionisti, uffici e servizi coinvolti nella gestione della segnalazione
(CRM, membro del NE, facilitatore di riferimento, Direzione Sanitaria, Servizio
di Ingegneria Clinica, Farmacia, etc).
Sulla base dei dati inseriti su probabilità, gravità e rilevabilità dell’evento,
inoltre, IRDMS elabora in tempo reale
l’indice di priorità di rischio (IPR) della
segnalazione e ne effettua un primo
“triage”, associando un livello di urgenza (ad esempio bassa, media, alta,
massima).
• Supporto nell’analisi e valutazione
delle segnalazioni: a seguito dell’acquisizione di una segnalazione, IRDMS
offre una check list di supporto del processo di analisi e valutazione delle se-
Figura 3 - maschera di analisi segnalazione
22
e-HealthCare - n. 22 gennaio/febbraio 2013
Figura 2 - Report segnalazioni
gnalazioni (fig. 3). Tali fasi possono essere affidate a livelli diversi (NE,
facilitatori o segnalatori) in base ai criteri di gestione dipendenti dalla
struttura specifica. Viene presentata una serie di possibili fattori
causali alla base della segnalazione come traccia per l’approfondimento svolto dal professionista. L’IPR, definito automaticamente al
momento della segnalazione, può essere modificato, variando di
conseguenza la classe di urgenza della segnalazione.
• Gestione delle azioni correttive: qualora necessario, viene creata una
azione correttiva associata ad una o più segnalazioni, suddivisa per
sotto-task, ognuno con relativa scadenza, referente, esecutore e verificatore.
Il referente di una determinata azione correttiva può accedere al sistema per aggiornare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività, segnalare difficoltà riscontrate, proporre integrazioni e/o modifiche alla pianificazione effettuata.
Lo stato di avanzamento dell’azione correttiva può essere pertanto visualizzato in tempo reale da tutti i professionisti coinvolti (fig. 4).
• Monitoraggio e controllo del sistema: IRDMS permette di monitorare lo stato di tutte le segnalazioni ricevute, le azioni correttive pia-
primo piano
Figura 4 - Pianificazione azione correttiva
nificate, gli eventi di analisi approfondita (M&M review, audit clinici,
etc). Tale funzionalità rappresenta un valore aggiunto di fondamentale importanza nell’ottica del controllo dei processi di gestione del
rischio clinico aziendale:
Figura 5- report riepilogativo facilitatore
- per il segnalatore, che può visualizzare in tempo reale le attività correlate alla sua segnalazione; tale potenzialità è essenziale per tenere alta
la fiducia e consapevolezza degli operatori nel sistema.
- Per il facilitatore, che può tenere costantemente sotto controllo lo stato
di avanzamento delle azioni correlate
alle proprie segnalazioni (fig. 5).
- Per il Clinical Risk Manager e la Direzione Ospedaliera, che possono mantenere una visione d’insieme dello
stato di efficienza ed efficacia del sistema di gestione del rischio clinico.
L’insieme delle azioni correttive implementate per le differenti segnalazioni viene
riepilogato in un calendario riportante la
data di termine pianificata per le differenti
attività, con relativa responsabilità.
Ove richiesto, il sistema invia un segnale
di alert al raggiungimento delle scadenze per le specifiche attività.
Il software inoltre gestisce un database
che comprende tutti i dati inseriti in fase
di segnalazione, analisi, valutazione e
specifica delle azioni correttive. Tali dati
possono essere estratti secondo le esigenze della struttura e sintetizzati in indicatori, con l’obiettivo di tenere costantemente sotto controllo le principali
variabili di stato del sistema di incident
reporting (fig. 6, 7). Tra i principali indicatori identificati in IRDMS è possibile
menzionare:
- Stratificazione delle segnalazioni per
stato segnalazione (aperta, chiusa,
analisi/valutazione, azione in corso,
etc), tipologia (elementi di rischio,
near miss, eventi senza danno, eventi
con danno), per reparto, per segnalatore, per oggetto (apparecchiature,
farmaci, procedure, etc).
- Tempi di analisi, valutazione e gestione delle segnalazioni, in funzione
della priorità e rispetto della programmazione.
- Efficacia degli interventi formativi in
ambito di rischio clinico.
- Evoluzione nel tempo di tutti gli indicatori.
e-HealthCare - n. 22 gennaio/febbraio 2013
23
primo piano
Il monitoraggio di tali indicatori assume
un’importanza fondamentale per il controllo dell’efficacia del sistema nei vari
sottoprocessi, nell’ambito dei sistemi di
qualità UNI EN ISO 9001:2008, per esplicitare il soddisfacimento dei numerosi
requisiti cogenti applicabili (D. Lgs.
81/08, DPR 14/01/97, etc), nonché nell’ambito dei rapporti con le eventuali
compagnie assicurative.
L’accesso alle differenti fasi del processo
viene consentito in funzione delle autorizzazioni dell’utente, definite dalla struttura sanitaria. Il CRM, ad esempio avrà
accesso i dati relativi a tutte le segnalazioni ed azioni correttive ed indicatori; un
facilitatore, invece, potrà avere accesso e
modificare esclusivamente segnalazioni
ed azioni correttive relative alla sua area
di afferenza.
Il sistema, infine, prevede strumenti di
supporto alle comunicazioni (automatizzate e non), notificando le avvenute
segnalazioni, il completamento delle attività o l’approssimarsi della relativa scadenza pianificata. Vengono inoltre predisposte automaticamente ed inviate le
convocazioni dei facilitatori per le riunioni, presentando in automatico l’ordine del giorno con le segnalazioni da
analizzare e valutare, in ordine di priorità.
Tutte le funzionalità del software sono
customizzabili, in funzione delle peculiari caratteristiche del personale e della
dirigenza della struttura sanitaria.
CONCLUSIONE
L’attuazione efficace e pervasiva di un
sistema di incident reporting in ambito
sanitario è un processo lungo e oneroso,
sotto svariati punti di vista.
Tra le varie difficoltà che possono essere
riscontrate, una delle più significative è
quella connessa alla gestione dei flussi di
dati ed informazioni, verso tutti gli operatori coinvolti nella struttura piramidale
del sistema di incident reporting.
Il software IRDMS può contribuire in maniera significativa a ridurre quest’ultima
difficoltà, semplificando la gestione dei
24
e-HealthCare - n. 22 gennaio/febbraio 2013
Figura 6 - report indicatori-a
Figura 7 - report indicatori-b
dati e i flussi informativi all’interno del sistema di incident reporting
ospedaliero o a livello di ASL.
BIBLIOGRAFIA
R. Tartaglia, S. Albolino, T. Bellandi, “Il modello toscano per la Gestione del Rischio Clinico”, Centro GRC, Regione Toscana,
http://www.regione.toscana.it/rischioclinico
L. Kohn, J. Corrigan, M. Donaldson , “To err is human: building a safer
health system”, National Academy Press, Washington DC
Agenzia Sanitaria Regionale Emilia Romagna, “Il sistema di incident
reporting nelle organizzazioni sanitarie”, Dossier 86-2003
■