Dalla pratica alla grammatica:
il comitato collezioni
di Fondazione per Leggere
Elena Borsa - Biblioteca di Rozzano
La realtà di Fondazione per Leggere
➲
➲
➲
➲
➲
➲
➲
Nata da 5 sistemi
bibliotecari autonomi e con
profili territoriali e di
servizio diversi
58 biblioteche in 55 comuni
1/3 del territorio della
provincia di Milano
Circa 517.000 abitanti
132.000 iscritti
1.084.605 documenti
58.583 nuove accessioni
annue
(dati 2013)
I servizi
➲
Biblioteca Centrale di deposito
➲
Centro di catalogazione
➲
Rete informatica centrale
➲
Acquisto centralizzato
➲
Prestito interbibliotecario
Da sempre Fondazione si è posta l'obiettivo di
diventare il polo di riferimento non solo per la
lettura e l'informazione (core business) ma
anche per tutto quello che attiene alle attività
culturali del territorio, con una particolare
attenzione alla specificità territoriale
ambientale e al patrimonio delle realtà
associative:
➲Formambiente
➲Vivicultura
➲Enti sostenitori
(convenzioni)
Un altro punto di forza è la partecipazione e il
coinvolgimento attivo dei cittadini e utenti:
➲5x1000
➲Campagna sostenitori
➲Leggo e sostengo
➲Donatore di libri
➲Symposium
➲Giornate di Fondazione
Il comitato gestione raccolte
Obiettivi:
➲
Armonizzare le pratiche gestionali nell'ambito documentale
➲
Raggiungere il più alto grado di automazione possibile dei processi (interprestito, gestione
delle novità, rispetto dei termini di legge sulla prestabilità dei documenti...)
➲
Uniformare e pulire il catalogo
➲
Definire pratiche condivise per l'implementazione del patrimonio e la sua revisione (acquisti,
donazioni, scarto...)
Metodo di lavoro:
➲
Si va definendo col tempo una metodologia “bottom-up”: partire dalla situazione attuale per
elaborare una strategia di sviluppo
Risultati:
➲
Linee-guida, protocolli, servizi, processi automatizzati
Strumenti implementati per favorire il coordinamento e la
cooperazione nello sviluppo raccolte
➲
Acquisto e gestione centralizzata copie multiple best-sellers
(abbandonato)
➲
Gestione automatizzata prestito novità (sono escluse dal pib per
una settimana)
➲
Acquisto centralizzato: http://fondazione.hystrix.eu/
➲
Protocollo scarto
➲
Centralizzazione donazioni: Leggo e sostengo e Donatore di libri
➲
Liste volumi più prenotati
➲
Cedole novità e promozioni
➲
Bibliografie
Perché partire dal basso
➲
È stato indispensabile data la “giovane età” del sistema e la
necessità che la condivisione degli obiettivi, standard e pratiche
di servizio si consolidasse (in alcuni casi vere e proprie
urgenze)
➲
Lavorando in questo modo si è verificata la possibilità concreta
di produrre risultati a breve termine e di avere un impatto
immediato sulla realtà di servizio
➲
I membri del comitato (provenienti da tutte le tipologie di
biblioteche del territorio), lavorando su problematiche concrete,
hanno la possibilità di esporre la loro visione del servizio e le
peculiarità delle loro realtà operative, traendo dalla complessità
una visione di sintesi condivisa
Primo obiettivo: svecchiamento del patrimonio e
aggiornamento del catalogo

Motivazioni
➲
Essendo il risultato della fusione di cinque sistemi diversi, il patrimonio documentario era
particolarmente ridondante (patrimoni-fotocopia)
➲
Gli interventi tecnici di fusione, svolti in modo semi-automatico, avevano generato errori →
grosso lavoro di intervento manuale, che prosegue tuttora
➲
Età media del patrimonio piuttosto alta

➲
Obiettivi
Produrre un protocollo di revisione condiviso che includesse le procedure e i criteri per il
conferimento al magazzino centrale:

Criteri per lo scarto basati su: stato fisico, contenuto, uso

Aggiornamento automatico dello status sul catalogo (con motivazione dello scarto) e
produzione centralizzata di liste di scarto per gli atti amministrativi

Criteri per l'eventuale conferimento alla biblioteca centrale dei deposito: non deve essere già
presente in bcd (o essere in stato fisico migliore di quella già presente), deve essere copia
unica o al massimo terz'ultima copia disponibile, deve rispettare precisi criteri contenutistici

Vanno in bcd: opere minori di autori classici (in ogni disciplina), volume anche obsoleto ma di
grande importanza editoriale o grafica, titoli unici di opere letterarie,edizioni di classici con
apparati di valore scientifico, storia locale
Lavorare alla revisione “per sezioni”
Posti i criteri e le procedure, si è cominciato ad elaborare linee-guida per la
revisione sezione per sezione, a cominciare dalle guide turistiche
➲
Motivi della scelta:

Le guide turistiche hanno un mercato editoriale ben definibile e
“generi” facilmente identificabili → è possibile individuare editori di
riferimento e creare momenti di confronto sulle linee editoriali, le
collane, i target ecc.

È possibile applicare il criterio dell'obsolescenza in maniera
automatizzata (produzione di liste basate sull'età del documento)

È un settore strategico nelle nostre biblioteche, che necessita
strutturalmente di aggiornamento puntuale e della più ampia
copertura
Risultati prodotti nella prima fase
➲
Criteri per la valutazione delle guide turistiche (età, veste grafica,
contenuti, target...)
➲
Lista di volumi da valutare inviata ad ogni singola biblioteca, stilata in
base alla data di copyright
➲
Scarto automatico a fine 2014 per tutti i documenti in lista salvo dove
diversamente indicato (v. criteri stabiliti)
➲
Calendario incontri con editori per formare i bibliotecari ad un riacquisto
consapevole
➲
Criteri per il riacquisto (dotazione minima per famiglia)
Alcuni spunti di riflessione emersi dal lavoro del comitato

Che tipo di servizio vogliamo essere?
➲Biblioteca
come piazza del sapere, come luogo di cultura, come social 2.0...: sono a volte facili ideologie
in cui si resta intrappolati perdendo identità

➲Organizzare
Qual è lo specifico bibliotecario?
e rendere disponibile l'informazione: ma tutto è informazione!

Possiamo progettare un servizio tenendo conto della contrazione di
risorse (economiche e di personale)?

La carta delle collezioni è un patto o un dialogo? E chi sono i nostri
stakeholders?

Come leggere i bisogni informativi?
➲Che
correlazione c'è tra conoscenza del territorio, analisi dell'utenza reale e potenziale e individuazione
dei bisogni?
➲Se facciamo un'indagine sui bisogni saremo poi in grado di soddisfarli?
➲Siamo in grado di leggere, aggregare correttamente e interpretare i dati che raccogliamo?

Come è possibile applicare cooperativamente i modelli della valutazione
sistematica dei documenti e Conspectus?

Servono/si possono mantenere nel tempo le collezioni speciali e i
bibliotecari specializzati?
Grazie