LA
COMUNICAZIONE
DEI
SOTTO-PROGETTI SPF
A cura di Daniela Peresson
La comunicazione del progetto
La comunicazione di un progetto e dei
suoi risultati riveste un’importanza
cruciale. Essa costituisce un importante
fattore di successo del progetto e
contribuisce al raggiungimento dei
risultati.
Questa attività del progetto merita quindi
un'attenzione particolare e richiede una
pianificazione scrupolosa.
Perché comunicare?
Gli scopi principali sono:
– Il coinvolgimento di destinatari o beneficiari diretti
nelle azioni previste;
– La diffusione dei prodotti realizzati dal progetto,
affinchè questi raggiungano i loro destinatari;
– La promozione del progetto stesso nel contesto in cui
viene realizzato.
La comunicazione rappresenta inoltre uno
strumento fondamentale per le organizzazioni
che intendano instaurare delle relazioni con le
realtà presenti nel territorio.
Parte seconda:
il Piano di comunicazione
Per pianificare correttamente la
comunicazione di un progetto è
opportuno procedere all’individuazione
delle azioni e dei mezzi più idonei ed
efficaci da impiegare.
Tutto questo porterà alla redazione di un
documento: il Piano di comunicazione,
che conterrà le indicazioni strategiche e
operative per la comunicazione.
Il Piano dovrebbe essere concordato e
condiviso fra tutti i partner.
Le risorse per la comunicazione
Nell’elaborare il nostro Piano di
comunicazione dobbiamo dapprima
quantificare le risorse che possiamo
mettere in campo, in termini di:
– risorse finanziarie (circa il 10% del budget
del progetto)
– risorse umane (competenze, disponibilità di
tempo)
– mezzi (a quali mezzi possiamo avere un
accesso facilitato?)
Dove si colloca la comunicazione
IDEAZIONE
PIANIFICAZIONE
CHIUSURA
Comunicazione dei
risultati del progetto
Redazione del Piano di
comunicazione
REALIZZAZIONE
Promozione delle attività del progetto
Comunicazione istituzionale del
progetto
Aggiornamento del Piano di
comunicazione
La struttura del Piano
Per prima cosa è necessario capire quali sono gli obiettivi
della comunicazione: disseminazione, promozione delle
attività, diffusione dei risultati.
Poi bisogna interrogarsi sui destinatari della
comunicazione.
TARGET 1
DISSEMINAZIONE DEL
PROGETTO
E
SENSIBILIZZAZIONE SUI
TEMI RILEVANTI PER IL
PROGETTO
PROMOZIONE
INIZIATIVE
PROGETTUALI
DIFFUSIONE
RISULTATI
DELLE
DEI
TARGET 2
TARGET 3
TARGET
OPINIONE
PUBBLICA
La struttura del Piano
Per ciascuno strumento prescelto vanno poi dettagliate
alcune informazioni essenziali
Strumenti
Descrizione
dello
strumento
Tempi di
realizzazi
one
Tempi di
diffusione
Costi
Indicare
ciascuno degli
strumenti
prescelti
Fornire
indicazioni e
dettagli sui
mezzi adottati
(qualità e
quantità,
diffusione
ecc…)
Indicare il
tempo
necessario
per
predisporre
ciascuno
strumento
Indicare
quando si
prevede di
realizzare
ciascuna
azione di
comunicazione
Indicare per
ciascuno
strumento il costo
di produzione e il
costo di
realizzazione
La stesura del Piano
1.
analizzare il contesto in cui dovrà agire la
comunicazione:
 l’area geografica,
 la tipologia e le caratteristiche del pubblico,
 gli strumenti e i canali
2.
individuare gli obiettivi che ci si prefigge di
raggiungere con il messaggio
3.
definire a chi è rivolta la comunicazione (target) ossia
cosa vogliamo far sapere e a chi
4.
scegliere un linguaggio adeguato alla natura del
progetto e al pubblico cui è rivolto il messaggio
(strategia)
La stesura del Piano
5. scegliere i mezzi, le tecniche e gli strumenti attraverso i
quali diffondere il messaggio, stabilendo anche le
quantità, le caratteristiche i luoghi di diffusione e/o
pubblicazione (media, azioni, strumenti)
6. definire chi sono i responsabili (organizzazione)
7. stabilire i tempi della comunicazione (tempistica)
8. mettere a punto un sistema di valutazione della
comunicazione per capire quale impatto il messaggio
abbia suscitato, per raccogliere elementi importanti da
considerare nei successivi piani di comunicazione
(monitoraggio)
I destinatari della comunicazione
E’ bene ricordare che i destinatari della
comunicazione non sono solo i destinatari/beneficiari
del progetto.
A questi ultimi ci potremo rivolgere direttamente,
oltre che con la diffusione di materiale stampato
(depliant, locandine, inserzioni pubblicitarie..) anche
con l’invio di lettere e con l’organizzazione di eventi
informativi.
Un altro insieme di attività si rivolgono invece al
mondo dei media e sono destinati a un pubblico più
ampio (invio di comunicati stampa, conferenze
stampa…).
Infine a volte potremmo scegliere di arrivare al
nostro target grazie alla mediazione di un terzo
gruppo (ad esempio comunicare ai genitori per
arrivare ai bambini, comunicare alle associazioni di
immigrati per arrivare ai singoli immigrati).
Lo schema della comunicazione
Ogni atto di comunicazione ha un destinatario
intermedio e uno finale. Bisogna prestare
attenzione anche ai tempi e alle modalità del
destinatario intermedio.
Media
Destinatari
Progetto
Beneficiari
Mediatori
La scelta dei mezzi e dei tempi
Nella scelta dei mezzi si terrà conto del
grado di copertura di ciascun veicolo
eventualmente analizzando il
costo/contatto, del loro utilizzo mediante
il fattore ripetizione (annunci continui
sullo stesso mezzo/veicolo) o il fattore
sovrapposizione (annunci in
contemporanea su più mezzi/veicoli),
dell’eventuale ripartizione fra una fase di
lancio (all’inizio delle attività) e una
successiva di sostegno.
Possibili mezzi di comunicazione del
progetto
– Newsletter interna. Obiettivi: consapevolezza,
informazione
– Sito Internet del progetto. Obiettivi:
consapevolezza, informazione, promozione
– Comunicati stampa. Obiettivi: consapevolezza
– Brochure. Obiettivi: consapevolezza
– Presentazioni a conferenze. Obiettivi: contatti,
promozione
– Poster a conferenze. Obiettivi: contatti/agganci,
promozione
– Workshops. Obiettivi: contatti/agganci, feedback
– Pubblicazione di articoli. Obiettivi: informazione
– Reports e altri documenti. Obiettivi: informazione
– Gadgets
La conferenza stampa
Per riuscire bene la conferenza stampa va
gestita come un evento nell’evento.
Elementi chiave sono:
– la scelta della data e dell’ora;
– la scelta del luogo;
– l’allestimento;
– la cartella stampa;
– gli inviti;
– la scelta del “dopo-conferenza”.
Le relazioni esterne
Molti interlocutori esterni possono influenzare il
ciclo di vita del progetto.
Bisogna capire quali di essi sono realmente utili
per il progetto e stabilire contatto, codice, forma
e contenuto della relazione.
In sintesi l’attività di relazioni esterne si esplica
nel:
–
–
–
–
Allacciare rapporti
Ascoltare e saper capire
Farsi capire
Influenzare l’atteggiamento e il comportamento.
Le R.E. sono finalizzate ad acquisire consenso,
adesione, collaborazione e partecipazione
Chi si occupa della comunicazione?
Sarà importante che nel gruppo di
progetto venga identificata una persona
responsabile della comunicazione e che
gli altri componenti siano tenuti al
corrente degli interventi che saranno
realizzati in tal senso.
Nei progetti più complessi si può
costituire un piccolo staff della
comunicazione che si ripartisca le varie
attività (pubblicità, promozione, ufficio
stampa, relazioni esterne, edizioni).
La verifica dei criteri
La scelta dei mezzi da impiegare
deve essere coerente con i contenuti
del messaggio ed il pubblico
destinatario di tali contenuti.
Prima di dare il via ad un piano di
comunicazione è sempre opportuno
verificare che siano stati seguiti
alcuni criteri.
La verifica dei criteri
– attrattività, interesse che si può suscitare
attraverso un determinato mezzo
– accessibilità rispetto al target individuato
(ad es. per comunicare con i giovani
potrebbe essere strategico l’utilizzo di
Internet)
– modalità di comunicazione di un
messaggio (sonora, cartacea, visiva, ..)
La verifica dei criteri
– quantità del contenuto del messaggio:
alcuni mezzi per essere efficaci richiedono
di limitare il numero di informazioni al
minimo (ad es. i manifesti con troppo testo
risultano illeggibili)
– efficienza, ossia il rapporto tra il costo
della comunicazione e il pubblico che ci si
prefigge di raggiungere e il costo della
comunicazione e ed i benefici sociali previsti
La valutazione del Piano
Alla fine del progetto il piano dovrà essere
valutato. Alcuni elementi da tenere in
considerazione sono:
– la diffusione del messaggio (è arrivato a
destinazione?)
– la comprensione del messaggio (è stato
capito?)
– la condivisione del messaggio (ha suscitato
consenso?)
– la scelta dei mezzi (sono stati efficaci?)
– la scelta dei tempi (il messaggio è stato
tempestivo?)
– I costi sostenuti (la strategia adottata è
stata efficiente?)