Un archivio ben organizzato:
per chi? per cosa?
Archivi Udi
Linda Giuva
22 giugno 2013
Fare ordine
• Un’attività femminile: perché no in archivio?
• Archivio:
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Strumento di gestione
Natura amministrativa
Autodocumentazione
Rapidità nelle decisioni
Come ho fatto la volta precedente?: continuità e
rottura, tradizione e innovazione
– Il presente come valore culturale, quello che facciamo
come valore storico
Costruire una tradizione
• Abbiamo scoperto le madri, non
dimentichiamo le figlie
• “Perché noi valiamo”
• Produrre è una necessità, conservare è un
progetto.
Unitarietà dell’archivio
• L’importanza di chi c’è (presente) per lasciare
una testimonianza a chi ci sarà (futuro). Vale a
dire:
il futuro comincia da oggi
• Tradizione italiana, approccio internazionale
Costruiamo oggi il nostro archivio
• Identify what you want to save
• Decide what is most important to you
• Organize the content
(Personal Archiving in The Library of Congress,)
• Esistono norme?
– Regole per gli enti pubblici e per gli archivi privati
dichiarati di notevole interesse culturale: normativa e
ruolo della Soprintendenza
• Esistono best practices?
• Quali gli strumenti indispensabili
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Sistema di classificazione e indice di classificazione
Repertorio dei fascicoli
Piano di conservazione
Manuale di gestione
Identificare
• Registro di protocollo?
– Che cos’è?
– È importante per un piccolo ente privato
– Fino a che punto va formalizzato?
– Quali elementi indispensabili?
Classificare
• Attività indispensabile e fondamentale per:
– Cartaceo
– Digitale
– Ibrido
Che cos’è la classificazione
• Attività comune a tutte le scienze dell’informazione
“1. L’operazione, l’effetto, il modo del classificare; divisione o distribuzione in
classi, cioè in categorie: c. delle piante, degli animali, avente lo scopo di
dare un ordine alla immensa varietà delle specie, e insieme un nome che
consenta di individuarle facilmente; analogamente, c. dei minerali, delle
gemme, dei reperti archeologici; […….].” (Vocabolario, Treccani)
• Individuare i criteri per ordinare i documenti sulla base delle necessità
funzionali dell’ente produttore dei documenti stessi al fine di creare un
sistema in grado di garantire coerenza, efficienza, stabilità nel tempo
Classificare vuol dire ordinare
• la classificazione è lo strumento per la
formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento
di TUTTI i documenti prodotti e acquisiti nello
svolgimento delle attività
L’ARTICOLAZIONE DEL PIANO
Funzioni/attività
I CRITERI PRINCIPALI
Strutturazione su livelli
Autonomia dalla struttura
GLI ELEMENTI DESCRITTIVI DI UN PIANO DI
CLASSIFICAZIONE
• Ogni voce comprende:
– un indice (espresso secondo criteri omogenei),
– la denominazione della voce,
– l’eventuale descrizione integrativa,
– i criteri di ordinamento dei fascicoli
– il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di
conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli
– il collegamento ai termini di consultabilità (accessibile a tutti?
Esistono informazioni riservate sulla base del Codice della privacy?)
IL FASCICOLO
• E’ l’elemento di base che andrebbe individuato già dal piano
di classificazione
• È un insieme di documenti relativi a un determinato
affare/materia.
• E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo
logica nel caso di documenti elettronici.
• Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei
fascicoli creata per ogni voce e il criterio di ordinamento
(alfabetico, cronologico ecc)
• Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in
relazione a un determinato oggetto e include documenti
ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura
preparatoria, interni (minute e originali)
LA FORMAZIONE DEI FASCICOLI
• Nella progettazione delle tipologie di
fascicoli è necessario evitare allo stesso
tempo:
– la frammentazione non necessaria
– l’accorpamento eccessivo di documenti
all’interno della stessa unità
– la tendenza a costituire fascicoli intestati
ai destinatari (invece che basati
sull’analisi delle funzioni)
LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E
DEI FASCICOLI
• I documenti devono essere accorpati (fisicamente se
cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare
le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge
le attività
• Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per
qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere
soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information
retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di
recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli
in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni
assunte o da assumere
L’INDICE DI CLASSIFICAZIONE
• E’ il codice alfanumerico che rappresenta il livello
di dettaglio del piano di classificazione
CLASSIFICARE QUINDI
SIGNIFICA
Attribuire al documento
un codice
Indice
Inserirlo in una struttura
di voci
Piano di classificazione
E associarlo a una
definita unità archivistica
Fascicolo
LA STRUTTURAZIONE SU LIVELLI
Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli:
ò Funzioni
ò Macroattività
ò Attività
Natura delle funzioni:
Istituzionali
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Di funzionamento
Attività di funzionamento
comuni a tutte le PA e a tutte le AOO
utilità della fascicolazione
sistematica e coerente
• Principi coerenti di formazione dei fascicoli consentono
di creare un sistema documentario che
– riflette e facilita il concreto processo di lavoro di un’organizzazione (supportando la
creazione di pratiche e dossier completi e gestibili)
– permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei
– evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti originali e di copie
– consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi di utilità
amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano gruppi di fascicoli, non
singoli documenti)
elementi per creazione e la gestione
dei fascicoli
 Indice di classificazione




Posizione fisica del fascicolo
Titolo del fascicolo
Data di apertura
Data di chiusura
Il manuale di gestione
• È un documento che descrive i procedimenti, gli
strumenti, le regole del sistema documentario in
funzione
– va scritto dopo aver organizzato il sistema
– Va monitorato e aggiornato continuamente sulla base dei
cambiamenti che si produco nel sistema documentario
• È un documento importante perché permette:
– Condivisione delle attività e dei processi di lavoro
– Normalizzazione dell’agire soprattutto in organizzazioni
“leggere” che non vedono figure stabili responsabili
– Consegna al futuro il funzionamento del sistema
documentario
Decidere cosa è importante
• Il paradosso della conservazione: distruggere
• Farlo in maniera consapevole prima che il tempo,
le necessità del momento (traslochi, chiusure di
sedi…) lo facciano in maniera “brutale”
• Operazione impegnativa: quale immagine voglio
che sia trasmessa al futuro?
• Manipolazione?
• I professionisti della memoria come mediatori di
cultura