Gli strumenti per la
descrizione archivistica
Padova 24 aprile 2007
a cura di Anna Guastalla
*Obiettivi della descrizione archivistica
(1)



conoscere l’archivio
rappresentarlo utilizzando regole condivise:
 della storia istituzionale del soggetto produttore (contesto di
creazione, storia amministrativa, organizzazione, procedure
documentarie)
 del complesso documentario del soggetto (struttura e
relazioni documentarie)
orientare l’utente nel labirinto della documentazione d’archivio,
dei processi non lineari di sedimentazione e conservazione, dei
molteplici interventi (“rivolgimenti e sconvolgimenti”) operati
dagli archivisti nel tempo (M. Dall’Acqua, in Archivio di Stato di
Parma, Synopsis ad invenienda. L’Archivio di Stato di Parma attraverso
gli strumenti della ricerca (1500-1993), Parma, PPS editrice,1994, p.
16)
La descrizione archivistica deve tener
conto che …
*La descrizione archivistica non è…


la rappresentazione diretta del contenuto dei
documenti
un’attività normalizzata con regole astratte
*Descrizione archivistica come “storia
della tradizione documentaria”

La descrizione archivistica è quindi anche descrizione della “storia segreta
della singola amministrazione, così com’è documentata dal suo archivio”
attraverso i segni specifici della tradizione documentaria riconoscibili solo
nel lavoro di ordinamento e esprimibili criticamente nell’attività descrittiva
(“antiche segnature, precedenti numerazioni, annotazioni su buste,
fascicoli e documenti” ma anche il “disordine, l’estrapolazione di una
pratica, l’inserimento di un documento in cartelle non pertinenti, lo stesso
spessore differente secondo i periodi di attività, la creazione di
miscellanee, di documentazione personale di impiegati, le errate diciture
sulle cose delle filze, la non corrispondenza a protocolli o altri sistemi di
registrazione o forme di classificazione equivoche e depistanti, ecc.”, cfr.
M. Dall’Acqua, Synopsis…cit., p. 20): attraverso l’analisi della
documentazione l’archivista è in grado di individuare e ricostruire anche
tracce rilevanti della storia dell’istituzione
Obiettivi e metodi della descrizione



Programmare i lavori archivistici con l’obiettivo di
rendere fruibili i documenti  creare guide ed
elenchi.
Studiare accuratamente la storia istituzionale e la
sedimentazione delle carte.
Descrivere utilizzando metodi formalizzati (ISAD e
ISAAR) dopo aver progettato l’intervento.
*Descrizione ed ordinamento…


NO!
SI’:
1. Ordinamento = individuazione delle unità
archivistiche, aggregazioni, relazioni strutturali
2. Descrizione = rappresentazione del contesto storicoistituzionale e documentario per interpretare
correttamente l’entità descritta con l’insieme delle
relazioni di natura amministrativa e documentaria
*Strumenti per la descrizione:
i mezzi di corredo archivistici



Sono “strumenti di accesso all’archivio che possono riflettere una
maggiore o minore consapevolezza dell’autore, una volontarietà nella
redazione che corrisponde ad una presa di coscienza, conoscenza e/o
esperienza dell’organizzazione del fondo archivistico” (M. Dall’Acqua,
Synopsis…, cit.,p. 17).
Sono “il frutto di un sapere archivistico”, tipici di una “consolidata
tradizione scientifica” in grado di individuare e descrivere le relazioni tra le
parti dell’archivio e i suoi numerosi contesti.
Lo strumento per eccellenza è l’inventario, che dipende dall’intervento di
riordinamento operato, comunque basato sui principi archivistici espressi
dalla scuola toscana (Bonaini) del “metodo storico” e perfezionati da
Cencetti, successivamente ridiscussi da Pavone e Valenti negli anni
Settanta.
*La tipologia degli strumenti di corredo



Strumenti coevi, predisposti nella fase di formazione dell’archivio
corrente (registri di protocollo, repertorio dei fascicoli, schedari,
rubriche, indici)
Strumenti di versamento predisposti per il trasferimento in archivio di
deposito o storico: elenchi di versamento/deposito con la finalità di
attestare/provare giuridicamente l’avvenuto trasferimento. Sono
strumenti che hanno livelli diversi di dettaglio e di qualità. Sono spesso
usati negli archivi storici come strumenti per la ricerca. Sono utilissimi
ai fini dell’ordinamento, anche se vanno sempre sottoposti a un esame
critico
Strumenti di ricerca primari (Romiti) predisposti dagli archivisti nel
caso di archivi storici. La disciplina si concentra su questa tipologia di
mezzi poiché si descrive con maggiore analiticità e attenzione
scientifica ciò che è stato accumulato (e possibilmente già ordinato)
per la conservazione permanente.
*I mezzi archivistici di corredo diventano
gli strumenti per la descrizione e la ricerca

Mezzi archivistici primari
 Elenchi archivistici
 Guide (fondi/serie)
 Inventari analitici/sommari (serie e unità )
 Inventari topografici (unità di conservazione/collocazione)

Mezzi archivistici sussidiari
 Indici, rubriche, repertori
*Le tipologie degli strumenti:
l’elenco
(1)


E’ introdotto per la prima volta da Paola Carucci. E’ strumento
ambiguo, di difficile definizione: lista di unità (archivistiche o di
conservazione) non necessariamente ordinate al fine di fotograre
in modo superficiale e senza regole precise la documentazione
descritta. Prescinde dallo stato di ordinamento e fornisce
informazioni sulle unità archivistiche in stretta correlazione con
le unità di conservazione.
E’ generalmente predisposto per ragioni di gestione (anche se
non esclusivamente), ma può svolgere una funzione di primo
orientamento alla ricerca, soprattutto negli istituti di
concentrazione e nel caso specifico di serie organiche per la cui
descrizione analitica non esistono risorse sufficienti. Non ha mai
alle spalle uno studio storico-scientifico.
*Le tipologie degli strumenti:
l’elenco
(2)



Elenco di consistenza: lista che indica la quantità dei pezzi
conservati (in generale per serie organiche o per gruppi
omogenei di unità)
Elenchi di versamento/deposito: lista delle unità
versate/depositate compilata dall’ente versante o depositante (la
denominazione cambia in base alla natura giuridica del
trasferimento dei documenti). Ha una rilevante funzione
giuridica (certezza degli elementi versati/depositati) e per questa
ragione deve essere sottoscritto dagli enti che
versano/depositano e ricevono. Ha un ruolo importante per il
successivo lavoro di riordinamento, di cui costituisce un primo
strumento di riferimento.
Esempio elenco archivio dell’Ospedale S. Chiara di Trento
*Le tipologie degli strumenti:
la guida
(1)

E’ un mezzo di corredo archivistico di altissimo rilievo tecnicoscientifico. Insieme all’inventario costituisce l’espressione più
elevata del lavoro archivistico di descrizione. Ha il compito di
orientare la ricerca e costituisce perciò un vero e proprio
strumento di ricerca, sia pure agile e finalizzato all’accesso a più
fondi non sempre ordinati. Richiede lo stesso lavoro qualificante
di ricerca e un dell’inventario e un progetto scientifico coerente e
rigoroso nelle regole, con la differenza di:
 prevedere note introduttive di storia istituzionale e
archivistiche meno ampie e dettagliate
 di non richiedere il lavoro di riordinamento
*Le tipologie degli strumenti :
la guida
(2)


Le guide descrivono la situazione a una certa data e
contribuiscono talvolta a dare prime informazioni su complessi
archivistici sconosciuti.
Le partizioni di una Guida dovrebbero includere:
 informazioni di orientamento
 introduzione generale per ciascun fondo (storico-istituzionale
e archivistico)
 descrizione sintetica delle partizioni fino al livello di serie o di
gruppi di unità archivistiche
 note bibliografiche strettamente legate ai soggetti descritti.
*Le tipologie degli strumenti :
la guida
(3)


Guide generali: descrivono sistematicamente l’insieme dei fondi
archivistici conservati in una rete di istituti che hanno la stessa
natura istituzionale (es. la Guida generale degli archivi di Stato italiani,
la Guida agli archivi degli istituti storici della Resistenza, la Guida degli
archivi storici diocesani, ecc.)
Guide particolari: descrivono l’insieme dei fondi di un
determinato istituto archivistico (es. L’Archivio di Stato di Venezia.
Indice generale storico-descrittivo e analitico del Da Mosto, Inventario del
r. Archivio di Stato di Lucca, o ancora Guida dell’Archivio storico della
Camera dei deputati). Se di uso interno secondo l’ordine di
collocazione guide topografiche
Esempi di felice navigazione in una Guida on line:
l’Archivio della Camera dei Deputati (1)
L’ARCHIVIO E’ UN SERVIZIO AL CITTADINO!!!




Camera dei Deputati - Archivio storico - Pubblicazioni.htm
Camera dei Deputati - Archivio storico - Informazioni sugli
archivi \ Informazioni sugli archivi
Home \ Servizi ai cittadini \ Archivio storico \ Consultazione
degli archivi
Per navigare nel sito l’indirizzo è:
http://www.camera.it/serv_cittadini/309/1158/document
otesto.asp
*Le tipologie degli strumenti :
la guida
(4)


Guide settoriali: descrivono tutti i fondi esistenti per la medesima
tipologia degli enti produttori, spesso circoscritti ad un ambito
territoriale e come conseguenza di un’attività di censimento (es.
Gli archivi comunali dell’Emilia Romagna; Le istituzioni pubbliche di
assistenza e beneficenza dell’Umbria)
Guide tematiche: descrivono una pluralità di fondi (o parti: serie
o gruppi di unità) , conservati in uno o più istituti, che si
riferiscono a un determinato settore o tema di ricerca (es. Guida
alle fonti per l’America Latina)
Le tipologie degli strumenti:
esempio di guida

Guida ai fondi degli Archivi di Stato italiani
(http://www.maas.ccr.it/cgiwin/h3.exe/aguida/findex_guida)
(5)
*Le tipologie degli strumenti di ricerca:
l’inventario
(1)


E’ stato definito come “guida all’archivio” in
contrapposizione alla descrizione del contenuto dei singoli
documenti.
E’ uno strumento complesso, considerato l’espressione più
qualificata del lavoro archivistico. Richiede più livelli di
intervento e di ricerca. In particolare oltre alla conoscenza
storica generale e istituzionale del periodo considerato,
implica:


lo studio dell’istituzione (competenze, vicenda evolutiva,
organizzazione amministrativa, delle procedure e della prassi
burocratica) o della biografia dell’individuo
la conoscenza dell’archivio, della sua struttura, della sua evoluzione,
dei criteri organizzativi, della storia del fondo.
*Le tipologie degli strumenti di ricerca:
l’inventario
(2)


Richiede un archivista professionalmente preparato, ma
anche le conoscenze acquisite nel corso
dell’ordinamento, oltre alla capacità di sintesi e di
equilibrio nel dosare le informazioni nel rispetto della
funzione e della finalità delle diverse partizioni
dell’inventario.
E’ un progetto complessivo di lavoro che richiede allo
stesso tempo competenza scientifica e capacità
operativa e organizzativa.
*Le tipologie degli strumenti di ricerca:
l’inventario
(3)


Finalità generale: descrivere l’archivio per la ricerca di
qualunque natura.
E’ caratterizzato da un approccio imparziale. I criteri variano
in base alla natura archivistica dei documenti, non alla loro
importanza: anche all’interno dello stesso inventario si
possono avere parti descritte più o meno sinteticamente, ma
la scelta dipende:


dall’esistenza di altri strumenti originari (es. registri di matricola che
non richiedono la descrizione analitica dei fascicoli personali)
dalla necessità di rendere intelligibili i materiali e le relazioni con
maggior dettaglio descrittivo
*Le tipologie degli strumenti:
l’inventario
(4)


CODEX
Inventario dei manoscritti medievali della Toscana
(http://codex.signum.sns.it/Isis/servlet/Isis?Conf
=/usr/local/IsisGas/codexConf/codex_n.syst.file)
Perizie del Genio Militare
(http://www.archivi-sias.it/index.asp)
* Gli elementi della descrizione delle
unità archivistiche:
(1)

Non tutte le unità o le serie devono essere descritte
con lo stesso livello di dettaglio (ad es. serie di
registri della stessa natura si può descrivere in modo
sommario:

Cfr. Camera dei Deputati p. es.
(http://www.camera.it/serv_cittadini/309/1158/docum
entotesto.asp)
* La descrizione delle unità archivistiche:
gli elementi
(2)
Si distinguono:
1. descrizione interna : numero di corda, titolo
interna/esterna, originale/moderna), integrazione della
intitolazione (se necessaria a chiarire titoli originali
insufficienti) ed eventualmente del contenuto, date
estreme, eventuali allegati di cui si ritiene essenziale la
segnalazione in modo sistematico
2. descrizione esterna (natura del condizionamento,
consistenza con particolare attenzione ai problemi della
cartulazione originaria, stato di conservazione)
3. annotazioni: eventuali vecchie segnature
* Elementi descrittivi delle unità archivistiche di
un inventario nella tradizione nazionale





numero di identificazione (segnatura archivistica originaria che può includere
anche la classificazione): in alcuni casi coincide con il numero di corda
(numero progressivo non originario attribuito dall’archivista alle unità
archivistiche a conclusione del lavoro di ordinamento e inventariazione)
denominazione (sintesi del contenuto giuridico): titolo originale tra virgolette
(di preferenza), eventualmente integrato (:) o elaborato dall’archivista
descrizione integrativa relativa agli aspetti:
 interni (di contenuto dell’unità, non dei singoli documenti)
 esterni (rilegatura, descrizione fisica dell’unità)
estremi cronologici: identificano le date archivistiche dell’unità, cioè le date dei
documenti acquisiti dal soggetto nel corso della sua attività. Si devono
distinguere – con criteri redazionali – le date relative ai documenti allegati, ai
documenti in copia, a documenti pervenuti successivamente, ecc.: “con docc.
al”, “con docc. dal”, “con docc. in copia dal”, ecc.
consistenza: quantità dei documenti, ad esempio nel caso del fascicolo nella
forma di numero delle carte per ciascuna unità (foglio, non pagina)
* Elementi descrittivi delle unità archivistiche di
un inventario - esempio

Linee Guida per inventario – Pier Luigi
Feliciati
(http://eprints.rclis.org/archive/00007261/01/man
ualeSIAS3-02.pdf)
La descrizione dell’archivio corrente,
di deposito e storico


Archivio come “unicum”
Strumenti efficaci se:





non hanno età
restano intelleggibili nel tempo
non soffrono di obsolescenza tecnologica
sono utili nei versamenti dal corrente al deposito e
dal deposito allo storico
sono a “portata” di tutti, sono condivisi anche con
professionalità diverse
Gli strumenti dell’archivio corrente

Strumenti dell’organizzazione:




Organigramma
Funzionigramma
Regolamenti di organizzazione ecc.
Strumenti archivistici:





Titolario di classificazione (esempio APSS TN)
Anagrafiche
Oggettario (esempio APSS TN)
Repertori dei fascicoli
Manuale di gestione (esempio APSS TN)
Il titolario di classificazione

E’ un indice numerico di cifre romane e arabe (es.
XVIII.9.2) che consente di organizzare i documenti
in fascicoli a loro volta collegati a voci generali,
articolate in modo tendenzialmente gerarchico e
stabilite con criteri di uniformità, che individuano
funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti
amministrativi o materie dell’unità organizzativa.
Il repertorio dei fascicoli


Elenca con un numero progressivo annuale tutti i
fascicoli inerenti una medesima classificazione
(aperti o chiusi in un determinato anno)
Nel repertorio va annotata anche l’ubicazione dei
fascicoli (inventario topografico) e lo spostamento
fisico degli stessi da un ufficio all’altro e da questo
all’archivio di deposito.
Esempi repertorio fascicoli
(1)


UNIPD- modello repertorio dei fascicoli
Comune La Spezia - modello di repertorio dei
fascicoli
(http://www.comune.sp.it/comune/Archivio_Generale/7_mode
llo_di_repertorio_dei_fascicoli.PDF)

Comune Cuneo - modello di repertorio dei fascicoli
(http://www.comune.cuneo.it/ced/docinfo/docs/02_all2%20re
pertorio%20fasc.pdf)
Esempi repertorio fascicoli
(2)


Normativa di Ateneo (UNITS)
Sezione Affari Generali e Documentali - Ripartizione Affari Generali
Gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo
all'archivio storico per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio SID2 Capo IV - Disposizione sui flussi documentali
Art. 30 - Repertorio dei fascicoli

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. Per repertorio dei
fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti
all’interno di ciascuna classe.
Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi:


a) anno d’istruzione
b) classificazione completa (titolo e classe)
c) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni)
d) data e anno di chiusura
e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.)
f) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.
2. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato al
presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e
termina il 31 dicembre di ogni anno.
Esempi repertorio fascicoli IZSLER
(3)












ART. 14 - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Ogni documento, una volta classificato e assegnato alla struttura organizzativa di competenza, va fascicolato
a cura del responsabile del procedimento.
Per fascicolazione si intende l’inserimento di un documento in un apposito fascicolo.
I documenti sono conservati all’interno del fascicolo e del sottofascicolo secondo l’ordine cronologico di
sedimentazione, cioè secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria
data.
Ogni fascicolo ha una copertina - conforme al modello descritto nell’allegato n. 3 – su cui devono essere
trascritti:
estremi della classificazione (categoria, classe, sottoclasse);
numero progressivo del fascicolo;
data espressa con gli anni d’inizio e di chiusura del procedimento;
oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo;
eventuale presenza di sottofascicoli.
Il numero progressivo del fascicolo e dell’eventuale sottofascicolo è individuato dal responsabile del
procedimento, secondo quanto previsto per la tenuta del repertorio dei fascicoli.
La data di chiusura del fascicolo coincide con la data del documento che conclude il rispettivo procedimento
amministrativo.
A cura del responsabile del procedimento alla chiusura dell’affare o del procedimento e in ogni caso prima
del versamento del fascicolo nell’archivio di deposito, devono essere eliminate le copie di atti già conservati
in originale, le eventuali copie in sovrannumero dello stesso documento, gli atti interni totalmente privi di
valore amministrativo e non più utili a ricostruire l’iter seguito dal procedimento.
Esempi repertorio fascicoli IZSLER
(4)
ART. 15 - REPERTORIO DEI FASCICOLI
1) Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei
fascicoli aperti annualmente in ciascuna voce di classificazione.
2) I fascicoli in genere devono essere numerati progressivamente all’interno di
ogni voce di classificazione secondo l’ordine cronologico di apertura.
Possono essere previste serie particolari il cui ordinamento sia differente da
quello cronologico/numerico (ad es. alfabetico nel caso di fascicoli
nominativi ecc.).
3) Ciascuna struttura organizzativa provvede all’elencazione dei fascicoli di
propria competenza nel registro di repertorio.
4) Tale registro è predisposto con strumenti informatici.
5) Nel repertorio, accanto alla classificazione, al numero e all’oggetto del
fascicolo devono essere annotati:

Il passaggio del fascicolo dall’archivio corrente all’archivio di deposito;

l’indicazione degli estremi del provvedimento di scarto di documenti
eventualmente operato.
Esempio oggettario
*Conclusione: la descrizione archivistica è
un processo organico e dinamico



La descrizione archivistica è un processo dinamico: l’utilizzo
diffuso di strumenti informatici ha reso evidente questo
principio che peraltro non avrebbe avuto bisogno di specifiche
dimostrazioni oltre alla presenza di una molteplicità di strumenti
di ricerca nelle sale di studio e negli archivi degli archivi.
La dinamicità è dovuta alla possibilità di approfondire nel tempo
la conoscenza del contenuto e del contesto di produzione dei
materiali documentari e, quindi, alla capacità di predisporre
strumenti informativi sempre più raffinati e precisi.
La descrizione archivistica è anche un processo organico (non
frammentato) che si misura con un insieme di oggetti complessi
che deve essere in grado di comunicare a un pubblico di utenti
sempre più differenziato e non specialista