CONSIGLIO DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
Fascicoli elettronici del Consiglio provinciale di Trento - GDOC
Manuale utente
Introduzione
Il presente manuale descrive le funzionalità dell’applicazione denominata GDOC.
Lo scopo dell’applicazione è la gestione e la distribuzione della documentazione in formato elettronico.
Anche se attraverso l’applicazione è possibile creare archivi di documenti autonomi, lo scopo principale di
GDOC è quello di distribuire documentazione ed informazioni presenti in altre banche dati (PiTre, IDAP,
directory). In GDOC i documenti e le informazioni sono organizzate in modo integrato e ordinato in modo
da poter essere facilmente consultate. In particolare, i documenti sono organizzati per una loro efficace
lettura durante le sedute degli organi consiliari. L’applicazione è stata disegnata anche per gestire la
numerazione e le informazioni degli emendamenti d’aula o di commissione.
All’applicazione è possibile accedere direttamente dal sito Web istituzionale previa autenticazione anche
dalla rete Internet.
L’applicazione organizza i documenti in un albero logico composto da fascicoli e sotto-fascicoli (i sottofascicoli possono essere organizzati a loro volta in sotto-fascicoli). Sono definiti con il termine di fascicolo, le
“cartelle principali” (padre) da cui si organizza l’albero logico, sono invece definiti sotto-fascicoli tutti le
altre “cartelle” di livello inferiore (figli). Ai documenti e ai fascicoli sono spesso associati gruppi di
informazioni, definiti metadati come ad esempio: n. protocollo, data apertura fascicolo, ecc..
Gli utenti possono consultare i fascicoli elettronici e i documenti in essi contenuti attraverso una modalità
di navigazione simile a quella utilizzata nei personal computer per sfogliare le cartelle e le sottocartelle.
Durante la visualizzazione di un documento è possibile passare immediatamente ai successivi o ai
precedenti. Sono disponibili anche funzionalità per:
- la ricerca dei fascicoli per atto politico, convocazione o titolo del fascicolo;
- la ricerca dei documenti presenti nei fascicoli o sotto-fascicoli;
- la creazione di una lista di preferiti (documenti, fascicoli o sotto-fascicoli);
- stampare l’elenco dei documenti presenti nel fascicoli o sotto-fascicoli;
- scaricare in un file compresso l’intero contenuto documentale del fascicolo o sotto-fascicolo;
- scaricare o stampare il documento.
I fascicoli elettronici sono organizzati in tre tipologie principali:
- Fascicoli di atti politici;
- Fascicoli di convocazioni;
- Fascicoli documentali generici;
I sotto-fascicoli possono essere di quattro tipologie:
- PiTre (fascicolo “scaricato” dal protocollo informatico con tutti i suoi documenti e metadati);
- Generico (cartella autonoma in cui possono essere inseriti documenti);
- Alias (collegamento ad un fascicolo di atto politico già presente in GDOC).
- Ordine del giorno (fascicolo che contiene la documentazione relativa ad un punto di ordine del
giorno di una convocazione).
23 aprile 2015 – versione 1.0
I documenti possono essere di due tipologie:
- PiTre (documento “scaricato” dal protocollo informatico con tutti i suoi metadati);
- Generico (documento “caricato” in GDOC prelevandolo dal proprio pc).
Ad un documento o sotto-fascicolo generico può essere associato un atto di IDAP (il documento/sottofascicolo “eredita” i metadati dell’atto).
Gli utenti si distinguono tra utenti “Redattori” e utenti “Lettori”.
Solo agli utenti “redattori” sono consentite le attività di gestione del contenuto informativo e solo a loro
sono disponibili le funzioni (icone) che permettono la creazione, la modifica e la cancellazione di
documenti, metadati , fascicoli o sotto-fascicoli.
I documenti e i sotto-fascicoli scaricati da PiTre e presenti in GDOC sono aggiornati periodicamente e
automaticamente in caso di loro modifica nel protocollo informatico (PiTre). Anche i metadati dei fascicoli
associati ad atti politici vengono aggiornati se modificati in IDAP. E’ sempre comunque possibile richiedere,
da parte degli utenti Redattori, l’esecuzione di un aggiornamento immediato di un documento o sottofascicolo di PiTre o dei metadati di IDAP.
In linea di principio, i fascicoli e i documenti presenti in GDOC vengono cancellati dopo il loro utilizzo
(conclusione di una convocazione) o comunque dopo che i dati immessi sono stati archiviati nelle banche
dati consiliari (emendamenti).
Accesso ai “Fascicoli elettronici – GDOC”
GDOC è un’integrazione del sito Web del Consiglio provinciale di Trento e fruisce degli stessi meccanismi di
autenticazione per l’accesso degli utenti per la lettura o la creazione/modifica dei dati. GDOC utilizza due
gruppi di utenze:


GDOC_Redattori: utenti che hanno privilegi di redazione all’interno di GDOC, quindi possono creare
e cancellare fascicoli o sotto-fascicoli, creare e cancellare documenti, gestire le associazioni, gestire
i metadati, gli ordinamenti, lo stato dei fascicoli ecc.. Hanno a disposizione tutte le funzionalità
dell’applicazione.
GDOC_Utenti: utenti che hanno privilegi che gli permettono di consultare liberamente gli archivi
memorizzati in GDOC, applicare filtri, creare preferiti, stampare, salvare documenti. Dispongono
solo delle funzionalità di consultazione. Graficamente, questi utenti visualizzano un numero
limitato di icone e l’interfaccia risulta quindi notevolmente semplificata.
Tutti gli utenti che non appartengono a questi due gruppi non hanno accesso all’applicazione GDOC.
Gli utenti del sistema informativo consiliare possono accedere all’applicazione direttamente del sito Web
istituzionale http://www.consiglio.provincia.tn.it selezionando il link “Area riservata”.
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L’accesso è automatico se eseguito da un PC del Consiglio, in caso di accesso dalla rete Internet, saranno
richieste le credenziali di autenticazione (nome utente e password):
Possono accedere all’applicazione anche utenti esterni all’organizzazione consiliare, ma solo se sono
registrati sul sito Web consiliare (newsletter) e sono stati abilitati all’accesso a GDOC.
Effettuato l’accesso, la barra del menù principale visualizza un nuova sezione denominata “Extra”:
Sezione “Extra”
Dalla sezione “Extra” è possibile accedere alla sottosezione “Fascicoli elettronici” o direttamente alla lista
dei fascicoli desiderata in base alla tipologia: fascicoli di Atti politici, fascicoli di Convocazioni, fascicoli di
Documenti. E’ anche possibile visualizzare la lista dei documenti/fascicoli/sotto-fascicoli preferiti o eseguire
una ricerca di un fascicolo.
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Fascicoli
In questa sezione sono descritte le modalità di consultazione delle “cartelle principali” da cui si organizza
l’albero logico delle sotto-cartelle e dei documenti. I fascicoli possono essere di tre tipologie:
a) Fascicoli di Atto Politico
La sottosezione “Fascicoli elettronici” presenta come predefinita la lista dei fascicoli di tipo “Atto politico”.
L’elenco paginato (10 elementi per pagina) dei fascicoli riporta, per ognuno, gli estremi dell’atto politico a
cui si riferisce e che sono disponibili in GDOC. Ad ogni fascicolo di atto politico è associato un atto di IDAP
(tipicamente disegni di legge).
I fascicoli possono trovarsi in tre “stati” diversi:
- [In lavorazione]: il fascicolo è visibile solo agli utenti Redattori;
- [Pubblicato]: il fascicolo è visibile anche agli utenti Lettori;
- [Archiviato]: il fascicolo è visibile solo agli utenti Redattori e può essere cancellato;
Solo gli utenti Redattori possono visualizzare tutti i fasciloi, gli utenti Lettori possono vedere solo i fascicoli
che sono nello stato [Pubblicato]. Gli stati [In Lavorazione] o [Archiviato] sono visibili solo ai Redattori per
permetterne la gestione.
La lista dei fascicoli è ordianta per data atto (o data unificazione) decrescente.
Elenco funzioni:
b) Fascicoli di Convocazione
Selezionando dal menù di sezione dei “Fascicoli elettronici” la voce “Convocazioni”, viene visualizzato
l’elenco dei fascicoli memorizzati in GDOC riferiti alle convocazioni. Per ogni fascicolo è riportato l’organo,
la sede della convocazione e la prima data di seduta. Ad ogni fascicolo di convocazione è associata una
convocazione presente nel sito Web istituzionale.
I fascicoli possono trovarsi in quattro “stati” diversi: [In lavorazione], [Pubblicato], [Archiviato], e solo per le
convocazioni è utile anche lo stato [Prolungata]. Le convocazioni sono automaticamente messe nello stato
[Archiviato] quando scade l’ultima seduta della convocazione; se i lavori si protraggono nei giorni successivi
è necessario impostare in [Prolungata] lo “stato” del fascicolo per renderlo di nuovo visibile anche agli
utenti Lettori e poter gestire manualmente la durata di visibilità del fascicolo. Solo gli utenti Redattori
possono visualizzare tutti i fascicoli, gli utenti Lettori possono vedere solo i fascicoli che sono nello stato
[Pubblicato] e [Prolungata].
Ad ogni convocazione è associata una lista di utenti, selezionati tra quelli registrati in GODC (lista di
distribuzione). La lista degli utenti associati alla convocazione è predisposta in fase di creazione del
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fascicolo. Gli utenti che appartengo alla lista associata alla convocazione ricevono la notifica della
disponibilità del fascicolo. Appartengono alla lista i consiglieri convocati.
Gli utenti compresi nelle liste di distribuzione possono visualizzare solo l’lelenco delle convocazioni di cui
hanno ricevuto la notifica selezionando il pulsante “Vedi le mie convocazioni” presente sopra l’elenco dei
fascicoli:
La lista dei fascicoli è ordianta per "data prima seduta" decrescente.
Elenco funzioni:
 “Vedi tutte le convocazioni”: permette di visualizzare tutte le convocazioni indipendentemente
all’appartenenza alla lista di distribuzione;
 “Vedi le mie convocazioni”: permette di visualizzare solo le convocazioni che contengano l’utente
corrente nella lista di distribuzione associata;
c) Fascicoli documentali generici
Selezionando dal menù di sotto-sezione dei “Fascicoli elettronici” la voce “Documenti”, viene visualizzato
l’elenco dei fascicoli memorizzati in GDOC riferiti ai fascicoli documentali generici. Per ogni fascicolo è
riportato il titolo del fascicolo ed eventualmente una descrizione. Ad ogni fascicolo documentale è
associata una categoria.
I fascicoli possono trovarsi in tre “stati” diversi: [In lavorazione], [Pubblicato], [Archiviato].
La lista dei fascicoli è ordianta in alfabetico per titolo del fascicolo. I fascicoli sono ragruppati per categoria.
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Per visualizzare i fascicoli è necessario aprire “l’accordion” della categoria desiderata.
Consultazione fascicoli, sotto-fascicoli e documenti
Consultazione e gestione dei fascicoli
Selezionando un fascicolo dalla lista dei fascicoli (Atto politico, Convocazione, Documenti) si accede alla
pagina di visualizzazione dei fascicoli e dei documenti.
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In alto a sinistra è presente il nome del fascicolo (rappresentazione dell’atto o rappresentazione
dell’unificazione per i fascicoli di tipo “Atti politici”, Organo convocato e prima data di convocazione per i
fascicoli di tipo “Convocazioni”, titolo del fascicolo per i fascicoli di tipo “Documenti” ):
Selezionando il nome del fascicolo è possibile visualizzare i dati associati (viene aperto “l’accordion”):
Sotto il nome del fascicolo è presente il pulsante
Il pulsante permette di aprire la maschera di filtro del contenuto del fascicolo:
Prima dell’elenco dei sotto-fascicoli e dei documenti è presente la barra di navigazione della struttura
gerarchica dei fascicoli (briciole di pane) da cui è possibile ritornare al fascicolo “padre”:
La barra può essere “aperta” per permettere la selezione di un sotto-fascicolo diverso nella struttura del
fascicolo:
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Il corpo della pagina visualizza l’elenco dei sotto-fascicoli e dei documenti. I sotto-fascicoli sono visualizzati
prima dei documenti e ordinati secondo l’ordine di inserimento.
L’ordinamento dei documenti/sotto-fascicoli può essere modificato; l'ordinamento è impostato dai
redattori. Sono previsti quattro tiplogie di ordinamento:




“Ordine inserimento”: gli elementi sono ordinati secondo l’ordine in cui i sotto-fascicoli e i
documenti sono stati inseriti nel fascicolo; è l’ordinamento predefinito;
“Atto politico”: gli elementi sono ordinati secondo il numero dell’atto a cui sono associati;
“PiTre”: gli elementi sono ordinati secondo il “numero documento“ definito nel protocollo
informatico; ovvero, ordine di inserimento decrescente nel protocollo informatico;
“Emendamento”: gli elementi sono ordinati secondo l’articolo a cui l’emendamento fa riferimento
e in base al numero di emendamento.
La lista è organizzata in colonne. Le colonne espongono alcuni dati dei sotto-fascicoli e dei documenti che
permettono di identificarli. I dati esposti cambiano a seconda del tipo di ordinamento scelto per il sottofascicolo:




Con ordinamento “Ordine Inserimento”: [Prot/ID Doc] [Descrizione] [Ordinamento]
Con ordinamento “Atto Politico”: [Prot/Codice Fasc.] [Descrizione] [Primo Firmatario]
Con ordinamento “PiTre”: [Prot/ID Doc] [Descrizione] [Mittente/Destinatario]
Con ordinamento “Emendamento”: [Prot/ID Doc] [Emendamento] [Primo Firmatario]
Anche i campi della maschera di filtro dipendono dal tipo di ordinamento scelto dal Redattore per il sottofascicolo:



Con ordinamento “Ordine Inserimento”: [Protocollo / ID Documento] [Descrizione]
Con ordinamento “Atto Politico”: [Protocollo / ID Documento] [Numero Atto] [Descrizione][ Primo
Firmatario]
Con ordinamento “PiTre”: [Protocollo / ID Documento] [Descrizione] [Mittente / Destinatario]
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
Con ordinamento “Emendamento”: [Protocollo / ID Documento] [Numero Articolo] [Primo
Firmatario] [Numero Emendamento][ Primo Firmatario][ Esito]
Riepilogo:
Elenco funzioni degli utenti
 “Aggiungi a preferiti”: salva il fascicolo/sotto-fascicolo/documenti che si sta visualizzando nella lista
dei preferiti (raggiungibile dal menù principale del sito oppure dal menù laterale della sezione).
 “Download”: scarica in un file compresso (Zip) l’intero contenuto documentale del fascicolo con
tutta la relativa struttura (anche sotto-fascicoli) dalla posizione corrente in avanti.
 ”Stampa”: stampa i dati del fascicolo/sotto-fascicolo e l’elenco degli oggetti contenuti nella
visualizzazione corrente.
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Consultazione e gestione dei documenti
Selezionando un documento presente in un fascicolo (o un sotto-fascicolo) si accede alla maschera di
dettaglio del documento.
In alto a destra è presente il menù a briciole di pane che descrive il percorso eseguito per raggiungere il
documento:
Come per il fascicolo, il primo elemento in alto a sinistra, è costituito da un “accordion”, che rappresenta il
nome del documento; se aperto, visualizza i dati relativi al documento principale:
Ogni documento è costituito da un documento principale ed eventualmente da uno o più allegati. E’
possibile accedere agli allegati dal menù di destra:
l’etichetta dell’allegato visualizza la descrizione:
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Quando viene visualizzato un allegato, sotto i titolo del documento, appare la descrizione dell’allegato:
Sotto il titolo del documento principale, nel corpo della pagina, viene visualizzato il documento. Per evitare
scomodi “scroll” della pagina, l’altezza del visualizzatore del documento viene adattata alla dimensione
dello schermo:
Elenco funzioni degli utenti
 “Documento precedente” – “Documento successivo”: permettono di passare al documento
precedente o a quello successivo della lista dei documenti presenti nel fascicolo o sotto-fascicolo
nell’ordine in cui sono visualizzati. Se sulla vista viene eseguito un filtro, vengono visualizzati solo i
documenti filtrati.
 “Aggiungi ai preferiti”: salva il collegamento al documento/fascicolo/sotto-fascicolo nella lista
dei preferiti, raggiungibile o dal menù principale del sito oppure dal menù della sotto-sezioni.
 “Download”: scarica il documento corrente (documento principale o allegato).
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Preferiti
Nelle pagine che visualizzano i fascicoli, sotto-fascicoli e documenti, è sempre presente l’icona
permette di inserire l’elemento che si sta consultando nella lista dei preferiti.
che
Dal menù della sotto-sezione “Fascicoli elettronici” è possibile accedere alla lista personale dei “Preferiti”:
La lista contiene quindi un insieme di collegamenti alle pagine che l’utente ha selezionato come preferite:
L’icona dell’elemento “preferito” varia in base all’oggetto selezionato (tipologia di fascicolo, sotto-fascicolo
o documento); la data riportata nell'elenco è la data di creazione del preferito.
Una volta la giorno, un processo automatico provvede ad eliminare dalla lista dei preferiti i collegamenti
non più validi (elementi cancellati dall’archivio di GDOC).
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Ricerca
Dal menù della sotto-sezione “Fascicoli elettronici” è possibile accedere alle funzioni di ricerca selezionando
la voce “Ricerca”:
La pagina visualizza tre maschere di ricerca: Ricerca Atti politici, Ricerca Convocazioni e Ricerca Documenti.
La ricerca utilizza i dati associati alle tre tipologie di fascicolo. La ricerca non si estende ai sotto-fascicoli e ai
documenti.
Ogni maschera di ricerca propone campi diversi in base alla tipologia del fascicolo.
I risultati della ricerca propongono graficamente la stessa struttura e le stesse informazioni presenti nelle
liste dei fascicoli.
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Atti Politici
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Convocazioni
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Documenti
Integrazione con il sito Web
Banca dati Atti politici
Dopo aver fatto l’autenticazione, se l’utente consulta il sito Web del Consiglio, nelle schede di dettaglio
degli atti politici è presente anche il collegamento al relativo fascicolo elettronico. Se l’atto è stato unificato
e nell’archivio di GDOC è presente il fascicolo dell’atto unificato, il collegamento è al fascicolo unificato:
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Banca dati Convocazioni (Agenda)
Dopo aver fatto l’autenticazione, se l’utente consulta il sito Web del Consiglio, nelle schede di dettaglio
delle Convocazioni è presente anche il collegamento al relativo fascicolo elettronico. Sono presenti anche i
collegamenti ai sotto-fascicoli relativi ai singoli punti di ordine del giorno:
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