I SISTEMI DOCUMENTARI IN
AMBIENTE DIGITALE
Dal documento cartaceo al documento
elettronico
MARIA GUERCIO
Università di Urbino
[email protected]
1
I TEMI



La gestione dei documenti in ambiente digitale
Le criticità culturali, organizzative e tecnologiche della transizione
Interventi e strumenti di supporto
2
LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN
AMBIENTE DIGITALE
3
PERCHÉ LA LEGISLAZIONE SUI SISTEMI
DOCUMENTARI INFORMATICI




Il sistema documentario rispecchia e sostiene l’attività amministrativa
Efficienza, trasparenza ed efficacia dell’azione amministrativa richiedono
la corretta e razionale organizzazione degli archivi correnti (e di deposito)
L’informatizzazione favorisce il raggiungimento di obiettivi di efficienza e
trasparenza perché assicura la rapidità della circolazione delle
informazioni, ma questo avviene solo se le informazioni (soprattutto
documentarie) sono ordinate e facilmente recuperabili (cioè oggetto di un
sistema di classificazione coerente)
Per uno sviluppo massiccio dell’informatizzazione il legislatore è partito
dai documenti in quanto oggetti diffusi e condivisi
4
IL SISTEMA DOCUMENTARIO
ARCHIVISTICO IN AMBIENTE DIGITALE :
EDMS VS ERMS

Dalle linee guida europee (studio Moreq: www.ispo.cec.be/ida):

Nella creazione di sistemi documentari informatici, è necessario
distinguere tra informazione, documento (document) e documento
archivistico (record)

È necessario sviluppare sistemi informatici che:
• formino (acquisiscano, gestiscano, utilizzino) e conservino
documenti e risorse informative con le modalità, gli strumenti e
le procedure specifiche di ciascuna tipologia di fonte, con
particolare attenzione ai documenti archivistici che richiedono
attenzione ai fini dell’autenticità e dell’affidabilità della fonte
• integrino in un insieme organico e strutturato tutti gli elementi
informativi disponibili sia all’interno che all’esterno del sistema
documentario considerati utili al processo decisionale.
5
E’ NECESSARIA LA RIQUALIFICAZIONE
DEI VECCHI STRUMENTI

Per rispondere ai nuovi bisogni informativi di un’amministrazione
orientata al servizio sono necessari strumenti informatici e organizzativi
adeguati:
 strutture dedicate e risorse umane qualificate (Servizio per la gestione
dei flussi documentari)
 regole comuni (manuale di gestione)
 strumenti tradizionali progettati in una dimensione di rete a fini di
condivisione (registro di protocollo, piani di classificazione)
6
REQUISITI FUNZIONALI PER LA
FORMAZIONE DI UN SISTEMA
DOCUMENTARIO INFORMATICO




adeguata formazione del documento
identificazione certa dei documenti acquisiti/formati
identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali e non
arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore
sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione
attraverso la riqualificazione dei piani di classificazione
7
LE FUNZIONI DEL DOCUMENTO
D’ARCHIVIO



esigenza di riconoscimento e riconoscibilità sociale nel tempo dei
comportamenti e degli atti che hanno rilevanza giuridica.
esigenza di stabilità della memoria: il documento si sviluppa come
oggetto immodificabile di auto-documentazione (esigenze di certezza
giuridica, di integrità e affidabilità della memoria)
strumento di trasparenza per la verifica delle responsabilità nelle
attività amministrative: tendenza alla proliferazione della produzione
documentaria e alla moltiplicazione degli esemplari e delle copie
8
DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa
9
DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO
INFORMATICO

La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (dpr
513/1997, oggi 445/2000 e successive modifiche in materia di firma
digitale/elettronica)
10
LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
E’ la funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da
qualsiasi soggetto sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario
supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria
attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede:



attendibililità del sistema documentario e dei documenti nel sistema
nella fase di formazione (organizzazione stabile,controllo sulle
responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei
documenti)
autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso
ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione)
accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità
dei documenti e del sistema documentario)
11
LE TRASFORMAZIONI TECNOLOGICHE
DEI SISTEMI DOCUMENTARI
INFORMATICI





Sviluppo di tecnologie di rete per la diffusione di informazioni e il
trattamento di documenti condivisi (circolari, studi, relazioni)
Allargamento dei confini del sistema documentario non più limitato agli
spazi amministrativi dell’ente, ma integrati nell’ambiente web (utenti
remoti e non identificati)
Uso di sistemi di e-mail per la comunicazione interpersonale e la
comunicazione amministrativa
Diffusione di documenti atipici difficilmente identificabili
Opportunità di integrare risorse informative diverse al fine di perfezionare
il sistema documentario
12
LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE
DEL SISTEMA DOCUMENTARIO
INFORMATICO

Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di:







facilitazione del decentramento delle funzioni operative
uniformità dei criteri e delle procedure
disponibilità delle informazioni documentali
miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento
diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti
garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale
Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali)
che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”.
13
LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI
ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICO
la registrazione

Identificazione univoca dei documenti formati/acquisiti

semplificazione e diminuzione delle attività, razionalizzazione dei
centri di “protocollazione” in base al modello organizzativo

qualità, coerenza e uniformità delle registrazioni (es. mediante
dizionari controllati, gestione dell’oggetto in campi strutturati,
trattamento dettagliato di allegati tecnici, controllo centralizzato
delle anagrafi dei mittenti e destinatari, ecc.)

affidabilità del sistema e sicurezza (tracciamento degli accessi e
gestione dei privilegi)

integrazione dei metadati identificativi con gli elementi informativi
interni del documento (se opportunamente trattati con linguaggi di
marcatura XML): trattamento di tipologie documentarie (schemi
XML) e creazione di repository documentari di alto contenuto
informativo
14
OBIETTIVI DI UNA AUTOMAZIONE
INTEGRATA DELLE FUNZIONI DI
REGISTRAZIONE




Eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all’interna di una
medesima amministrazione (necessità di definire le AOO in modo razionale)
qualità e coerenza dell’attività di registrazione (possibilità di trattare gli oggetti
con campi strutturati: es. tipologia del documento e contenuto dell’atto)
affidabilità del sistema e sicurezza
integrazione dei dati di registrazione nel sistema informatico del soggetto
produttore
15
LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI
ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICO
la classificazione/fascicolazione

La classificazione intesa come organizzazione funzionale e ordinamento di tutti i documenti di un
soggetto è un requisito vincolante di un sistema documentario informatico. Consente:





la corretta ed efficiente formazione di fascicoli omogenei (oggetti predefiniti di
fascicoli collegati alla classificazione)
l’individuazione di responsabilità specifiche di gestione
scambio automatico di metadati e documenti tra strutture diversi
l’integrazione con i piani di conservazione, di sicurezza e con la gestione dei
processi
il recupero rapido ed efficiente (thesauri, dizionari di campo) dei documenti sulla
base delle relazioni funzionali che si sono costituite nel corso dell’attività senza
impedire:
• accorpamenti non predefiniti di documenti in base a specifiche ed
estemporanee esigenze di ricerca
• creazione di relazioni multiple e di fascicoli virtuali
16
SISTEMI DI REGISTRAZIONE UNICI O
COORDINATI: OPPORTUNITA’





Sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema
informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei
mittenti/destinatari)
sviluppo di strumenti di ricerca sempre più sofisticati e razionali: thesauri
predefiniti, dizionari controllati (ad esempio le denominazioni dei beni
culturali sottoposti a vincolo)
trattamento dettagliato degli allegati (nel rispetto del vincolo
documentario e archivistico)
trattamento di tipologie documentarie condivise
La registrazione informatica di protocollo consente di trattare molteplici
informazioni relative al singolo documento (autore, tipologie, contenuti,
ecc.) recuperabili in fase di ricerca anche per sostenere attività statistica e
controllo di gestione.
17
LA FUNZIONE ORGANIZZATIVA DELLA
CLASSIFICAZIONE D’ARCHIVIO

La classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per
l’ordinamento e l’aggregazione in fascicoli di tutti i documenti prodotti e acquisiti
nello svolgimento dell’attività amministrativa:


mediante l’attribuzione di un indice, consente di organizzare i
documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate
in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di
uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di
processi/procedimenti
amministrativi
o
materie
dell’unità
organizzativa.
Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui
documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili
nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo
18
Classificare significa
Attribuire al documento
un codice
Indice
Inserirlo in una struttura
di voci
Piano di classificazione
E associarlo a una
definita unità archivistica
Fascicolo
19
FINALITA’ DELLA CLASSIFICAZIONE

Permette conoscenza, gestione e ricerca efficiente e razionale dei documenti e
delle informazioni associate

Consente la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per
gruppi di fascicoli omogenei

Consente la conservazione qualificata
20
IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Schema generale di voci logiche




articolate in modo gerarchico
stabilite in modo uniforme
che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione
rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore.
(Direttiva PCM 28.10.1999)
21
IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE. PRINCIPI
COERENTI E FUNZIONALI

Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li
produce e svolge le attività amministrative

Non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro
recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere
Acquisire una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al soggetto
produttore

22
REQUISITI DI UN PIANO DI
CLASSIFICAZIONE







Struttura gerarchica delle voci (dal generale al particolare)
Sistematicità e uniformità
Univocità nell’assegnazione dei documenti alle voci di riferimento
Rappresentatività funzionale
Semplicità e facilità d’uso
Esaustività
Necessità di un processo di condivisione e di procedure di aggiornamento
(soprattutto in ambiente digitale per sfruttare le potenzialità della rete)
23
COMPONENTI INNOVATIVE DI UN PIANO
DI CLASSIFICAZIONE





Criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli
Contenuti standard di ogni fascicolo
Modalità di conservazione
Modalità di accesso
Responsabilità organizzativa
24
QUALITÀ DEL SISTEMA DI
CLASSIFICAZIONE
Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di:

garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del documento

aderire alla struttura organizzativa dell’amministrazione (modelli accentrati, decentrati o
misti)

definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio, ogni voce
finale del piano deve essere attribuita a una struttura organizzativa)
 integrarsi con i piani di conservazione e con il controllo dei processi amministrativi
25
LA CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE
DIGITALE

La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilità:



recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se
supportata da strumenti avanzati di indicizzazione)
diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es:
creazione di un repository documentario per materiali di alto
contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc.
identificabili anche mediante l’indice di class.ne)
coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema
informativo (ad esempio mediante l’eventuale predefinizione delle
voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)
26
IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE:
OBIETTIVI OPERATIVI

Condividere fra tutte le strutture centrali e periferiche della medesima
organizzazione la sezione relativa all’area gestionale

Creare “sezioni” del piano di classificazione coerenti e integrate fra loro
27
Come classificare…
NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:
 Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito
delle Aree Organizzative Omogenee
 Presentare modalità di articolazione uniformi
per tutta l’amministrazione
28
L’articolazione del piano
Funzionalità
I CRITERI PRINCIPALI
Strutturazione su livelli
Autonomia dalla struttura
29
La strutturazione su livelli
Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su tre livelli:
 Funzioni
 Macroattività
 Attività
Natura delle funzioni:
Istituzionali
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Di funzionamento
Attività di funzionamento
comuni a tutte le PA
30
Dalle funzioni alle
macroattività
La classificazione adottata dalla RGS
Funzioni
Istituzionali
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Funzionamento
Attività di funzionamento
comuni a tutte le PA
• Produzione di norme e pianificazione
• Gestione del personale
• Ricerca e studio
• Produzione di atti amministrativi verso terzi
• Gestione
amministrativo/finanziaria
• Indirizzo e vigilanza su soggetti pubblici
• Controllo
• Attività specialistiche di vigilanza e controllo
su terzi
• Sistemi informatici
• Erogazione di servizi alla collettività
• Affari legali e contenzioso
• Erogazione di servizi alla persona
• Organizzazione
• Servizi ausiliari e di supporto
• Produzione e conservazione di beni
• Rapporti con l’esterno
31
Il Caso Italiano
Linee Guida per la gestione documentaria
e la classificazione

Data la rilevanza del piano di classificazione e i limiti dei sistemi esistenti
è opportuno e auspicabile per le amministrazioni pubbliche:
analizzare congiuntamente esperienze di gestione informatica dei
documenti
sviluppare linee guida per la progettazione di sistemi documentari
condividere – mediante attività congiunte di esame dell’esistente e
valutazione delle nuove esigenze amministrative - modelli e schemi di
riferimento per lo sviluppo di piani di classificazione
32
Il progetto
della Scuola Superiore della P.A.
Consentire un confronto di studio e di
sperimentazione tra soggetti produttori di
documenti e interlocutori istituzionali
Obiettivi
Sostenere le amministrazioni
pubbliche nello sforzo di rinnovare i
modi e i mezzi della comunicazione
nel settore documentario
33
LE ATTIVITÀ DI FUNZIONAMENTO PER TUTTI
GLI UFFICI DELLE PP.AA.





Pianificazione, organizzazione

Indirizzo e coordinamento

Programmazione

Consuntivazione

Organizzazione degli uffici

Sistema qualità

Relazioni sindacali
Informazione e comunicazione

Comunicazione interna

Comunicazione esterna

Relazioni con il pubblico

Carta dei servizi
Sistema dei controlli interni

Controllo di gestione

Accertamenti ispettivi
Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro
Sistemi informativi

Pianificazione e sviluppo dei sistemi informativi

Gestione e manut.ne sistemi informativi autom.
•
Sistemi informativi gestionali
•
Architetture e infrastrutture
•
Sicurezza

Gestione del sistema documentario




Gestione delle risorse umane

Assunzioni

Mobilità

Trattamento giuridico ed economico

Attività di servizio
•
Gestione presenze/assenze
•
Sorveglianza sanitaria
•
Part-time
•
Procedimenti di responsabilità

Codice di comportamento

Cessazioni

Prevenzione e protezione

Trattamento di quiescenza e previdenza

Contenzioso del lavoro
Formazione e aggiornamento del personale
Gestione delle risorse finanziarie

Gestione del bilancio d’esercizio e rendicontazione

Gestione della spesa
Gestione delle risorse strumentali

Beni immobili

Beni mobili

Servizi

Automezzi di servizio

Servizi di economato

Servizi di cassa

Gestione servizi generali
34
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE - II




Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con l’organigramma
(identificazione del rapporto tra struttura amministrativa e voci del piano)
E’ opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti
nell’ambito di ogni livello finale del piano di classificazione
E’ necessaria la elaborazione di strumenti per consentire l’accesso esterno e per l’utilizzo
interno del piano (regolamento e/o manuale di gestione)
E’ opportuno definire all’interno di una organizzazione (area organizzativa omogenea) un
formato condiviso dell’indice di classificazione (cioè del codice alfa-numerico attribuito al
singolo documento in grado di rappresentare il fascicolo di appartenenza nell’ambito di
ciascun livello finale del piano)
35
La formazione dei fascicoli

Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo:




la frammentazione non necessaria delle pratiche
l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in
particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di
corrispondenza)
la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati
sull’analisi dei processi e funzioni)
la creazione nell’ambito dello stesso livello e senza possibili criteri
identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad
esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di
autorizzazione per affari di diversa rilevanza e quindi destinati a tempi e
modalità di conservazione diversi.
36
LA RICERCA E IL RECUPERO DEI
DOCUMENTI E DEI FASCICOLI


I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se
elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i
documenti e svolge le attività amministrative
Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di
ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di
information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di
recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di
classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di
progettazione di opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un
ufficio di controllo sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i
singoli intestatari dei diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)
37
CLASSIFICAZIONE E STRUTTURA
ORGANIZZATIVA

Il sistema di classificazione deve adattarsi alla struttura organizzativa. In
ambiente digitale si possono sviluppare:
 un modello accentrato (la creazione e aggiornamento del piano e il suo
utilizzo sono interamente affidati a un servizio centrale per la gestione
documentale)
 un modello decentrato o misto (il servizio centrale definisce la
struttura generale e le linee guida per la classificazione e stabilisce le
voci di I o II livello del piano)
38
L’ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO
Esistono alcuni nodi organizzativi che riguardano soprattutto la formazione
dell’archivio. In particolare, un buon sistema documentario deve:
 stabilire una organizzazione dell’archivio basata su criteri uniformi che
garantiscano la completezza nella formazione del fascicolo.
E’ opportuno prevedere una soluzione accentrata o parzialmente decentrata in base
al grado di autonomia delle singole strutture: i fascicoli che contengono i
documenti originali si devono formare là dove sono necessari ai fini della
trattazione e dove possono essere mantenuti nella loro integrità, incluso
l’inserimento dei documenti interni (spesso di maggior contenuto informativo).
In ogni caso sono indispensabili una struttura responsabile per l’aggiornamento
delle procedure, delle regole, degli strumenti di gestione (vedi il Servizio per il
protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto
dall’art. 12 del dpr 428/1998)
 evitare la duplicazione dei fascicoli della stessa natura e dello stesso contenuto
presso unità organizzative diverse
39
LA STRUTTURA DEL TITOLARIO
40
(1)
(1) Tutte le voci costituenti l’ultimo livello della struttura del titolario
41
LE CRITICITÀ CULTURALI, ORGANIZZATIVE E
TECNOLOGICHE DELLA TRANSIZIONE
42
CRITICITÀ DEI SISTEMI DOCUMENTARI
INFORMATICI



organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane)
tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti,
monitoraggio)
archivistiche (definizione dei modelli di gestione dei flussi, dei criteri e
delle procedure di formazione del sistema documentario, dei metodi per la
conservazione)
43
I REQUISITI FUNZIONALI MINIMI


I sistemi di gestione informatica devono essere coerenti con la natura
degli oggetti trattati (registrazione, classificazione, fascicolazione, ecc.)
E’ necessario in particolare promuovere le funzionalità orientate
all’integrazione che assicurino:

l’identificazione univoca dei documenti e la loro organizzazione

la gestione appropriata dei metadati

la ricerca sia in relazione al contenuto che agli attributi identificati
e alla eventuale struttura

il controllo degli accessi

la gestione delle fasi di archiviazione
44
CRITICITÀ DELLA FASE DI
TRANSIZIONE


sistemi ibridi
conservazione a lungo termine di documenti elettronici a costi accettabili
45
PERCHÉ LA CONSERVAZIONE È UN
PROBLEMA CRUCIALE




E’ il nodo cruciale dell’automazione in campo documentario perché richiede un
cambiamento significativo rispetto alle attività tradizionali: la conservazione in
ambiente digitale è una funzione attiva e continua nel tempo per la quale non c’è
ancora sufficiente esperienza, né un’adeguata analisi concettuale.
I tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati.
La diversificazione dei prodotti non consente soluzioni univoche.
La fragilità dei supporti e la facilità nella manipolazione
richiedono investimenti significativi in termini di controllo
dei depositi e sicurezza
46
… IRRISOLTO


L’obsolescenza è un fenomeno irreversibile e ambivalente: per affrontarla
non si sono ancora individuati metodi condivisi, univoci, regolamentati
L’indifferenza del mercato (e qualche volta anche del legislatore e degli
amministratori) per le esigenze conservative di lungo periodo è
ampiamente testimoniata dall’assenza di standard internazionali,
dall’insufficienza delle norme nazionali e delle procedure interne alle
amministrazioni e, in Italia, dalle ridottissime risorse per la ricerca.
47
…E COMPLESSO
E’ insufficiente garantire l’integrità del contenuto
 E’ indispensabile la tenuta:
 delle caratteristiche strutturali,
 delle informazioni di provenienza (vincolo archivistico),
 delle modalità di visualizzazione
 E’ opportuno assicurare
 il mantenimento della forma originaria,ma anche
 l’accesso dinamico e interattivo alle fonti
48
LE RESPONSABILITA’ SONO CONDIVISE E
PRECOCI


E’ necessario (per contenere i costi e garantire i risultati) intervenire
precocemente sin dalla formazione dei documenti
 Larga parte delle informazioni che garantiscono l’accesso e la verifica
dell’autenticità sono disponibili solo nella fase attiva di produzione e
gestione delle risorse digitali (es. i sistemi di classificazione, i
metadati di contesto, lo schema logico dei db, la documentazione delle
applicazioni, ecc.).
Sono a grave rischio tutti quei documenti che non si producono in un
contesto organizzativo definito e, quindi, controllato
 la documentazione di natura scientifica e personale,
 I sistemi elettronici dinamici e interattivi (sistemi web)
49
LE RESPONSABILITA’ DEI PRODUTTORI

E’ indispensabile riconoscere (in sede normativa? Nelle
politiche nazionali per la conservazione?) la responsabilità
degli enti produttori, che tuttavia vanno sostenuti con
interventi diversificati:



Standard e linee guida
Training e best practice
Interventi di negoziazione/sensibilizzazione oltre che normativi (il
deposito legale copre non più del 30% della produzione digitale
destinata alla conservazione permanente, i documenti informatici
protocollati e classificati costituiscono una percentuale ridotta
dell’archivio anche nel settore pubblico)
50
QUALCHE CONCLUSIONE


La conservazione a lungo termine in ambiente elettronico può assicurare
esclusivamente la tenuta di copie autentiche di componenti digitali in grado di
riprodurre (a richiesta dell’utente) copie autentiche di documenti informatici
IL problema dell’autenticità è centrale




per i documenti correnti oggetto di migrazione tecnologica
per il mantenimento e la possibile verifica dell’autenticità dei
documenti versati negli archivi storici
per i documenti nella fase di trasferimento dall’ambiente di
produzione originario a quello di consultazione a fini di ricerca
La verifica dell’autenticità di un documento è possibile solo ricostruendo la storia
del documento medesimo a condizione, quindi, che il documento abbia mantenuto
le tracce della sua storia (come avviene nel caso di documenti cartacei durevoli e
stabili): è indispensabile perciò mantenere la documentazione relativa agli
interventi di migrazione effettuati nel tempo.
51
INSUFFICIENZA DELLE NORME
PROPOSTE



Le norme hanno un andamento non lineare. In alcuni casi si caratterizzano
per la genericità delle definizioni e delle disposizioni, in altri il dettaglio
tecnologico finisce per complicare e rendere inattuabile e incomprensibile
l’applicazione (ad esempio nel caso delle regole sull’archiviazione ottica)
Manca una struttura concettuale chiara, condivisa e coerente, della cui
rilevanza non c’è consapevolezza
Il legislatore ha avuto fretta di completare il quadro normativo e ha –
erroneamente – ritenuto di poter affrontare la conservazione di lungo
periodo come un “semplice” problema di migrazione e di ridurre il
problema della verifica dell’autenticità nel tempo a un problema di
autenticazione nella fase di formazione, trasmissione o riproduzione.
52
INTERVENTI E STRUMENTI DI SUPPORTO
53
I RITARDI DELLE AMMINISTRAZIONI E DELLE IMPRESE


I soggetti produttori non sono preparati ad affrontare le nuove sfide:
 tendono ad affidarsi a risorse esterne,
 sperano in soluzioni informatiche possibilmente sperimentate altrove,
 non dispongono di profili professionali qualificati in questi settori
I dirigenti sottovalutano la complessità di questa fase di informatizzazione
soprattutto in ambito documentario
54
LE STRATEGIE POSSIBILI DI UNA FASE DI
TRANSIZIONE

Le soluzioni vanno trovate in modo graduale e nella sperimentazione di
programmi che prevedano:




l’archiviazione sostitutiva nel rispetto della normativa vigente e di
programmi di migrazione in relazione ai piani di classificazione e
conservazione (soluzione organizzativa, più che tecnologica)
l’adozione di procedure che determinino la produzione di copie di
sicurezza o la conservazione a lungo termine dei documenti su
supporti di stabilità comprovata (es. microfilm)
E’ comunque opportuno produrre documenti informatici nel caso di materiali
documentari di breve durata
La scelta di intervenire su larga scala richiede l’adozione di sistemi di
classificazione dettagliati che includono procedure per la conservazione e la
selezione dei documenti
55
LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE DEL
SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di:








facilitazione del decentramento delle funzioni operative
uniformità dei criteri e delle procedure
disponibilità delle informazioni documentali
miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento
diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti
garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale
Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali)
che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”.
Sono necessarie linee guida e direttive settoriali, assistenza e sostegno
56
CENTRALITA’ DELLA FORMAZIONE
Nodo centrale è l’esistenza di personale in grado di:
 formare il sistema documentario in ambiente digitale
 dialogare con gli specialisti di altre discipline
 seguire l’evoluzione tecnologica
Nel caso delle istituzioni archivistiche si richiede inoltre:
 una strategia consapevole
 la condivisione degli obiettivi da parte di tutta la struttura
57
LE INIZIATIVE DI ORIENTAMENTO IN
PROGRAMMA




diffusione di best practice (www.aipa.it: gestione di un sito web
articolato e aggiornato)
elaborazione di strumenti di orientamento (Gedoc2)
creazione di un gruppo di lavoro presso la Scuola superiore della
p.a. per:
• definire linee guida per la gestione informatica dei documenti e
uno schema condivisibile per le funzioni di auto-amministrazione,
• elaborare uno schema di manuale di gestione
• predisporre materiali riutilizzabili ai fini della formazione, a
partire da uno metodologia per la classificazione d’archivio
Sviluppare piani di formazione coerenti (progetto AIPA, progetti
SSPA, nuovi corsi universitari orientati alla formazione di archivisti
contemporanei)
58

Non si tratta di rispondere a bisogni immediati, ma ai bisogni informativi
anche di lungo periodo delle amministrazioni, secondo un’esigenza di
continuità.
59
QUALCHE INDIRIZZO






http://www.interpares.org (progetto InterPARES)
http:// www.ispo.cec.be/ida (progetto Moreq)
http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ (Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For
Electronic Records Management Software Applications” US Department of
Defense)
http://ccsds.org/RP9905/RP9905.html (proposta standard OAIS)
http:// sdsc.edu/NARA e http://www.npaci.edu.DICE/Pubs (progetto del
National Archives di Washington e del Supercomputer Center di S.Diego)
http://www.sspa.it (Scuola superiore per la pubblica amministrazione: materiali
didattici, pagine web sulla ricerca) e http://www.aipa.it (normativa, pagine web sul
protocollo)
60