La nostra
condotta negli
affari è importante
quanto il lavoro
che svolgiamo.
Agire in modo corretto.
Codice di condotta aziendale di Gap Inc.
Sommario
3
Agire correttamente in Gap Inc.
Che cos’è il Codice di condotta aziendale
Perché è importante
Il vostro impegno ad agire in modo corretto
4
Fatevi sentire! Comunicate i vostri dubbi
Come potete comunicare i vostri dubbi
Linea diretta del Codice di condotta
Responsabilità individuale e politica anti-ritorsioni
5
Lavorare con integrità
Politica di tolleranza zero
Un ambiente sano e sicuro
Registrazione delle ore di lavoro
Altri regolamenti di lavoro
8
L’etica in pratica
Integrità dei prodotti
Normative sul commercio internazionale
Politica anti-boicottaggio
Corruzione e pagamenti illeciti
Leggi contro la concorrenza sleale (anti-trust)
Operazioni commerciali eque e oneste
Diritti di proprietà intellettuale
Reclami presentati ad autorità pubbliche
Richieste di informazioni da parte di autorità pubbliche
Tutela dell’ambiente
14 Come evitare i conflitti di interessi
Offerta o accettazione di regali e intrattenimento
Rapporti d’affari con coniugi, compagni di vita, parenti o amici
Gestione dei rapporti personali sul posto di lavoro
Lavoro esterno a Gap Inc.
Funzioni direttive o ufficiali presso un’altra organizzazione
19 Protezione del marchio aziendale
Informazioni riservate e personali
Informazioni privilegiate e insider trading
Richieste di informazioni da parte dei media
Integrità finanziaria
Collaborazione durante le verifiche e i controlli
Proprietà aziendali
Marchi di fabbrica e merci contraffatte
24 Conoscenza delle linee guida in materia di politica
Attività politiche
Contributi politici
Attività di lobbying
25 Risorse
Informazioni di contatto
Gap Inc. è stata fondata
nel 1969 con l’obiettivo
di svolgere attività
commerciali in modo
responsabile, onesto ed
etico, perseguendo sempre
gli standard di integrità
più elevati. L’azienda opera
tuttora tenendo presente
tale obiettivo.
Il Codice di condotta
aziendale di Gap Inc…
rappresenta l’impegno che l’azienda si è assunta nei confronti
dei propri azionisti, dei clienti e di ciascuno di noi non solo
perché è un obbligo legale, ma perché è giusto farlo. Il nostro
successo deriva da un senso di fiducia reciproco nonché dalla
riconosciuta trasparenza e qualità delle nostre azioni.
Ognuno di noi contribuisce in modo rilevante alla tutela
dell’azienda e della sua reputazione. Per poter agire correttamente
è essenziale che siamo in grado di distinguere ciò che è giusto
da ciò che è sbagliato e riconoscere le implicazioni etiche delle
nostre scelte. In Gap Inc., siamo tutti tenuti ad applicare sul lavoro,
ogni giorno, gli standard enunciati nel Codice di condotta aziendale.
2
Agire correttamente
in Gap Inc.
La nostra condotta negli affari è importante
quanto il lavoro che svolgiamo.
Il Codice di condotta aziendale (il Codice di condotta) di Gap Inc. è una guida per le vostre
azioni, che vi consente di lavorare con integrità e agire in modo corretto ogni giorno, in ogni
situazione, indipendentemente da dove lavorate.
La nostra azienda è stata fondata su principi di integrità, qualità e fiducia reciproca, che
dobbiamo rispettare tra noi, con i nostri clienti e con i nostri partner d’impresa. La nostra
reputazione inizia e finisce con ognuno di noi.
Abbiamo tutti la responsabilità personale di conoscere e rispettare il Codice di condotta e
altre politiche interne di Gap Inc., nonché le leggi di ogni Paese in cui operiamo. Ed è altrettanto
fondamentale esternare i nostri dubbi e segnalare eventuali violazioni, reali o sospette, di
questo codice.
I responsabili svolgono un ruolo ancora più importante.
• Guidare e agire con integrità
• Conoscere il Codice di condotta e riesaminarlo regolarmente assieme ai propri team
• Incoraggiare i dipendenti a sollevare questioni e dubbi
• Assicurare il completamento della necessaria formazione sulla conformità da parte
dei propri team
• Promuovere apertamente la politica anti-ritorsioni
• Prendere misure pronte ed efficaci, come opportuno
• Chiedere l’assistenza del reparto addetto all’integrità e alla conformità globali
(Global Integrity and Compliance)
Chiedere consigli, in caso di dubbi!
Il Codice di condotta non può fornire consigli specifici per ogni situazione. Tuttavia, la
maggior parte dei problemi è facilmente evitabile consultandolo, agendo con buon senso
e chiedendo aiuto in caso di dubbi.
Ponetevi queste domande
Se non siete sicuri della correttezza etica di una situazione, chiedetevi:
• È giusto farlo?
• È legale e sono autorizzato a farlo?
• È conforme ai principi del Codice di condotta e di altre politiche interne?
• È in linea con la reputazione di Gap Inc. o la mia reputazione personale?
• Vorrei vederlo riportato dai media?
Se la risposta a una di queste domande è “NO”, parlatene immediatamente con il
vostro supervisore, il reparto Risorse Umane o il reparto addetto all’integrità e alla
conformità globali.
3
Fatevi sentire!
Comunicate i vostri dubbi
Domanda. Cosa succede
quando si chiama la Linea
diretta del Codice di condotta?
Risposta. Alla Linea diretta
risponde un servizio riservato,
esterno. Un operatore in
diretta vi porrà una serie di
Siamo tutti tenuti ad adeguarci al Codice di condotta e ad agire con integrità. E siamo
parimenti tenuti a esternare eventuali perplessità e dubbi.
domande per reperire i dati
Se ritenete che qualcuno non rispetti il Codice di condotta o le politiche interne, se avete
perplessità o dubbi oppure siete incerti su come gestire una situazione, ecco cosa dovete fare:
reparto appropriato (per es.,
• Avvaletevi del processo “porta aperta” (“Open Door”) e parlatene col vostro supervisore, responsabile o un addetto di Risorse Umane.
• Se non vi sentite a vostro agio col processo “porta aperta”, rivolgetevi al reparto addetto all’integrità e alla conformità globali all’indirizzo [email protected] oppure telefonate alla Linea diretta del Codice di condotta.
• Date uno sguardo alla sezione Risorse sul retro di questo opuscolo per ulteriori
informazioni su chi contattare se avete domande specifiche.
relativi ai vostri dubbi. Tali
dati saranno inoltrati al
rapporti con i dipendenti
globali, integrità e conformità
globali o prevenzione perdite)
per essere esaminati e
prendere le opportune misure.
Qualunque informazione da
voi fornita rimarrà del tutto
riservata e sarà comunicata
esclusivamente alla persona
di competenza e responsabile
delle misure da prendere.
Linea diretta del Codice di condotta
La Linea diretta è gratuita, riservata e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per i dipendenti
di Gap Inc. in tutto il mondo. È inoltre disponibile il servizio di interpretariato ed è possibile
effettuare telefonate mantenendo l’anonimato.
U.S.A., Canada e Portorico: numero verde 1-866-GAP-CODE (1-866-427-2633).
Fuori dal Nord America: digitate il codice di accesso diretto AT&T del vostro Paese, quindi
866-GAP-CODE (866-427-2633) (troverete il codice di accesso diretto AT&T del vostro Paese
sul sito www.usa.att.com/traveler).
Se non siete in grado di effettuare la chiamata, contattate il reparto addetto all’integrità e
alla conformità globali all’indirizzo [email protected].
Chiunque riferisca un motivo di dubbio è protetto dalle ritorsioni grazie alla stretta
applicazione della politica anti-ritorsioni.
4
Domanda. Posso chiamare
la Linea diretta se non parlo
l’inglese?
Risposta. Sì, la Linea diretta
è disponibile in tutto il
mondo e prevede il servizio
di interpretariato.
Lavorare con
integrità
Per Gap Inc., non si tratta solo di osservare la legge. Lavorare con integrità e trattare i
colleghi con rispetto è alla base di un ambiente che promuove la creatività e consente
di ottenere risultati.
Politica di tolleranza zero: nessuna discriminazione, molestia o ritorsione
La nostra politica interna di tolleranza zero esclude in assoluto qualsiasi forma di
discriminazione, molestia o ritorsione. Tutte le decisioni riguardanti il personale vengono
prese senza considerare l’etnia, il colore, l’età, il sesso, l’identità sessuale, l’orientamento
sessuale, la religione, lo stato civile, lo stato di gravidanza, l’origine nazionale/stirpe, la
cittadinanza, la disabilità fisica/mentale, la posizione militare o qualsiasi altro fattore vietato
dalla legge. Questa politica interna vale per dirigenti, dipendenti, potenziali dipendenti,
clienti e partner d’impresa (compresi appaltatori, venditori e fornitori).
Non sono tollerate le molestie di alcun tipo, ivi compresi insulti e altri commenti offensivi,
battute e altra condotta verbale, non verbale, fisica oppure attuata mediante mezzi grafici
o elettronici, che potrebbe creare un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo.
Oltre alle molestie suddette, le “molestie sessuali” possono includere:
• Avances o proposte sgradite
• Offerta di vantaggi sul lavoro in cambio di prestazioni sessuali
• Minacce di rivalsa dopo il rifiuto delle avances sessuali
• Condotta visiva: guardare con sorriso lascivo, fare gesti sessuali, esibire o distribuire oggetti o illustrazioni, fumetti o poster, nonché display elettronici di carattere spinto
• Condotta verbale: far uso di commenti, soprannomi, titoli e barzellette ingiuriosi
• Abusi verbali a sfondo sessuale, commenti spinti sul corpo di una persona, parole
degradanti di carattere sessuale per descrivere qualcuno, lettere, note o inviti
sconvenienti oppure osceni
• Condotta fisica: toccare, assalire, impedire o bloccare i movimenti
Come riferire un problema. Gap non può risolvere problemi relativi a discriminazioni, molestie
o ritorsioni se non ne è a conoscenza. Ognuno di noi ha pertanto la responsabilità di comunicare
eventuali problematiche che richiedono le opportune misure correttive. Se ritenete di essere
oggetto di discriminazioni, molestie o ritorsioni oppure se avete osservato tali situazioni sul
posto di lavoro, riferitelo immediatamente al vostro responsabile, al reparto Risorse Umane
o alla Linea diretta del Codice di condotta. Per ogni reclamo verranno prontamente eseguite
indagini approfondite, e nessuna azione potrà essere intrapresa contro di voi per aver sollevato
una questione o collaborato a un’indagine.
Siete tenuti a fornire la vostra completa collaborazione alle indagini relative alla politica di
tolleranza zero. Nessuna azione può essere intrapresa contro di voi per aver sollevato una
questione o aver collaborato a un’indagine riguardante tale politica interna. Al contrario, la
mancata collaborazione potrà comportare azioni disciplinari, compreso il licenziamento.
5
Domanda. Durante le
riunioni uno dei miei
colleghi racconta spesso
barzellette spinte che mi
mettono a disagio. Che
cosa devo fare?
Domanda. Ritengo di essere
oggetto di discriminazione
da parte del mio responsabile; che cosa devo fare?
Risposta. Tutti i dipendenti
di Gap Inc. devono poter
lavorare in un ambiente
libero da discriminazioni,
molestie o ritorsioni causate
da qualcuno. Se ritenete di
essere oggetto di discriminazioni da parte del vostro
responsabile, avvaletevi del
processo “porta aperta” e
parlatene col responsabile
di livello superiore o con un
addetto di Risorse Umane.
Potete anche chiamare la
Linea diretta del Codice di
condotta.
6 Lavorare con integrità
Risposta. Un comportamento offensivo, quale per
esempio barzellette spinte,
non viene tollerato. Se non
vi sentite di affrontare la
questione direttamente
col vostro collega o se le
vostre obiezioni non vengono ascoltate, parlatene
col vostro responsabile o
con un addetto di Risorse
Umane.
Domanda. Il mio responsabile sta facendo qualcosa
che mi lascia perplesso e penso costituisca una violazione del Codice di condotta. Che cosa devo fare?
Temo che riferendo questi dubbi la valutazione
delle mie prestazioni possa essere compromessa.
Risposta. Il processo “porta aperta” prevede
normalmente che il vostro responsabile sia il
primo ad ascoltare i vostri dubbi. Tuttavia, visto
che è proprio il comportamento del responsabile
a creare perplessità, parlatene col responsabile
di livello superiore o con un addetto di Risorse
Umane oppure chiamate la Linea diretta del
Codice di condotta. Non dimenticatevi che le
ritorsioni per aver sollevato questioni riguardo
al Codice di condotta non sono tollerate.
Se viene riscontrato che un dipendente ha violato la politica di tolleranza zero, prenderemo
misure correttive appropriate, che possono comportare anche il licenziamento. Comunicheremo
inoltre l’azione intrapresa alla persona che ha presentato il reclamo.
Un ambiente sano e sicuro
Gap Inc. si è assunta l’impegno di garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro a
dipendenti, clienti, appaltatori e fornitori.
Tolleranza zero per la violenza sul posto di lavoro. Non tollereremo alcun atto, concreto o
minaccioso, di violenza fisica (intimidazioni, molestie e/o coercizioni comprese) né alcuna
minaccia di violenza contro i nostri dipendenti, le nostre proprietà o la nostra azienda.
Ciò comprende il mobbing, ovvero un comportamento duro, offensivo o intimidatorio che
crea un ambiente di lavoro ostile, abusivo o intimidatorio per tutti.
Politica contro le dipendenze. È vietato usare, vendere, possedere, acquistare o trasferire droghe
oppure vendere, trasferire o distribuire farmaci su ricetta personale nei locali di Gap Inc., nei
veicoli aziendali o durante le ore di lavoro. È inoltre vietato essere sotto l’effetto di droghe
durante le ore di lavoro, indipendentemente dal luogo in cui sono state assunte. È proibito
consumare o essere sotto l’effetto di bevande alcoliche durante le ore di lavoro o nei locali di
Gap Inc., eccetto nel seguente caso: se avete l’età prevista dalla legge potete consumare bevande
alcoliche durante incontri aziendali promossi da un vicepresidente senior o di grado superiore.
Leggi e politiche interne sulla salute e la sicurezza. Per garantire che i nostri ambienti di lavoro
siano sani e sicuri, è essenziale che tutti noi conosciamo e rispettiamo le leggi e le politiche
interne correlate alle nostre posizioni. Dobbiamo inoltre assicurarci che i nostri fornitori
osservino le normative sulla salute e la sicurezza applicabili. I fornitori di merci devono inoltre
seguire le linee guida formulate nel Codice di condotta dei fornitori di Gap Inc.
Registrazione delle ore di lavoro
I dipendenti non esenti dalla timbratura di presenza (a orario) devono registrare accuratamente
le ore lavorate, come richiesto dalle leggi o dai regolamenti del proprio Paese, siano esse
previste o non previste, ordinarie o straordinarie, autorizzate o non autorizzate. Segnalate al
vostro supervisore o responsabile eventuali difficoltà con la registrazione delle ore.
Registrazione accurata delle ore di lavoro
Quando registrate le ore di lavoro ricordatevi che i dipendenti non esenti dalla
timbratura di presenza (a orario) non devono mai:
• Lavorare senza retribuzione; questo prevede anche la mancata registrazione delle
ore lavorate a casa
• Trasferire le ore a un giorno diverso per evitare la registrazione degli straordinari
• Registrare le ore di lavoro per un collega o chiedere a un collega di registrare le proprie
• Registrare in modo non accurato le ore lavorate
• Cancellare dal registro ore registrate correttamente
Altri regolamenti di lavoro
I dipendenti di Gap Inc. sono tenuti a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili, relativi
a pause pasti, pause caffè e assunzione di minori. Se osservate o sospettate una violazione di
questi regolamenti, parlatene col vostro responsabile o con un addetto di Risorse Umane.
Lavorare con integrità 7
L’etica in pratica
Il Codice di condotta rappresenta il nostro impegno a realizzare risultati con integrità e
a lavorare nel rispetto degli standard etici più elevati. Seguire il Codice di condotta nella
pratica significa assumersi la responsabilità delle nostre azioni, pensare prima di tutto ai
colleghi e ai clienti e creare tenendo presente la qualità, in ogni circostanza.
Integrità dei prodotti
Siamo orgogliosi di fornire prodotti di altissima qualità. Oltre a soddisfare gli standard interni,
i nostri prodotti devono infatti essere realizzati, testati, confezionati ed etichettati con la
totale conformità alle leggi in materia e alle politiche interne di Gap Inc.
Leggi locali
In caso di conflitto fra una legge locale e il Codice di condotta aziendale, dovete
obbedire alla legge. Se sussiste invece un conflitto fra una pratica d’impresa locale e
il Codice di condotta aziendale, dovete obbedire al Codice di condotta. Per eventuali
chiarimenti sul comportamento che dovete tenere, contattate il reparto addetto
all’integrità e alla conformità globali all’indirizzo [email protected] o chiamate
la Linea diretta del Codice di condotta.
Normative sul commercio internazionale
Se siete coinvolti nell’importazione o esportazione di merci fra Paesi diversi, siete tenuti
a conoscere e rispettare le normative pertinenti. Per eventuali chiarimenti sui requisiti di
import/export o altre questioni di commercio internazionale, contattate l’Ufficio Legale,
al fine di evitare potenziali violazioni della legge (vedere le informazioni di contatto nella
sezione Risorse).
Condotta corretta, dovunque operiamo: leggi applicabili
Siamo consapevoli che Paesi diversi adottano leggi e seguono pratiche differenti. A volte
il Codice di condotta può anche eccedere i requisiti legali. Tuttavia, il nostro impegno
a mantenere gli standard di condotta d’impresa più elevati, dovunque operiamo,
impone a tutti noi di rispettare il Codice di condotta in ogni suo aspetto, anche quando
le leggi locali non lo richiedono. In altri casi, in un Paese possono essere in vigore leggi
specifiche che il Codice di condotta non contempla, ma che sono incluse in altri manuali
di politiche interne di Gap Inc. Accertatevi di conoscere e rispettare tutte le leggi e le
politiche interne pertinenti alla vostra posizione.
Il rispetto delle leggi dei Paesi in cui operiamo non viene mai messo in discussione.
Eventuali violazioni comportano azioni correttive, compreso il licenziamento, richieste
di risarcimenti per danni e denunce penali. 8
Politica anti-boicottaggio
I dipendenti e gli agenti di Gap Inc. non possono, per legge, sostenere o partecipare al
boicottaggio non ratificato di un Paese “amico” degli Stati Uniti. L’azienda deve segnalare al
Governo statunitense qualsiasi informazione o richiesta di sostegno relativa a un boicottaggio.
Questo tipo di richiesta potrebbe pervenire tramite un bando di gara, un contratto d’acquisto,
una lettera di credito oppure potrebbe essere espresso verbalmente. Se venite a conoscenza
del boicottaggio di un Paese “amico” degli Stati Uniti, contattate l’Ufficio Legale (vedere le
informazioni di contatto nella sezione Risorse).
Corruzione e pagamenti illeciti
Tangenti, bustarelle o altri pagamenti illeciti in contanti o tramite qualsiasi altro oggetto di valore
a funzionari e dipendenti pubblici o ad altre persone a scopo di corruzione sono proibiti e illegali
ai sensi della legge anticorruzione all’estero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) ratificata negli
Stati Uniti. Tale legge vieta inoltre le offerte o le promesse di pagamenti effettuate direttamente
o indirettamente. Anche se la corruzione sembra essere una pratica accettata in un determinato
Paese, ai dipendenti di Gap Inc. non è permesso adeguarsi. Tutti i dipendenti devono rispettare la
politica interna anticorruzione (vedere le informazioni in proposito nella sezione Risorse) e la
FCPA, nonché le leggi anticorruzione vigenti a livello locale. La FCPA consente determinati tipi di
pagamenti o quote solo in circostanze molto specifiche; dovete tuttavia consultarvi con il
reparto addetto all’integrità e alla conformità globali all’indirizzo [email protected]
prima di effettuare o autorizzare qualunque pagamento di questo tipo.
Domanda. L’agente doganale
ha riscontrato che la documentazione relativa alle no­stre
spedizioni non contiene
i dati richiesti. Posso proporgli
di pagare in contanti per
garantire la partenza
puntuale delle spedizioni?
Risposta. No. Non è possibile
effettuare un pagamento
né diretto né indiretto a un
dipendente pubblico al fine
di evitare il rispetto di un
requisito.
Domanda. Arrivo
all’aeroporto in un Paese
straniero e mi viene negato
l’ingresso perché il mio
passaporto è irregolare. Posso
Ponetevi queste domande
offrire di pagare una piccola
Sono presenti situazioni, simili a queste, che possono destare sospetti?
dollari, al funzionario
• Operazioni d’impresa in un Paese noto per la corruzione
somma, l’equivalente di 5
dell’ufficio immigrazione
affinché mi consenta
• Richiesta di quote assurdamente elevate
l’ingresso nel Paese?
• Metodi di pagamento insoliti, per esempio richieste di pagamento in contanti
Risposta. No. Non è
• Mancanza di trasparenza nelle spese o nei registri contabili
• Proposte troppo accattivanti per essere vere
Leggi contro la concorrenza sleale (leggi anti-trust)
In molti dei Paesi in cui operiamo vigono leggi contro la concorrenza sleale, note anche come
leggi “anti-trust”. Queste leggi avvalorano i nostri standard etici, che rifiutano gli affari a
qualsiasi costo e prevedono che tutti siano in grado di competere equamente in un mercato
libero. In genere tali leggi proibiscono pratiche d’impresa, come la fissazione dei prezzi e la
ripartizione dei mercati o dei fornitori, che interferiscono con la concorrenza.
consentito effettuare alcun
pagamento in contanti, per
quanto minimo, oppure
offrire qualunque oggetto di
valore a un dipendente
pubblico al fine di aggirare
l’irregolarità del passaporto.
Prima di un viaggio
all’estero è necessario
assicurarsi che tutti i
documenti siano regolari.
I dipendenti e i dirigenti di Gap Inc. sono tenuti a osservare la politica aziendale sulla concorrenza
sleale. Chiunque trasgredisca tale politica può essere soggetto ad azioni disciplinari, compreso
il licenziamento, ingenti sanzioni pecuniarie o ammende e perfino il carcere. In aggiunta, la
violazione delle leggi sulla concorrenza sleale può comportare per Gap Inc. il rischio di azioni
legali e multe di milioni di dollari, pagamenti di risarcimenti e onorari, e perdita di fiducia degli
azionisti e del pubblico (la politica è reperibile su Gap Web; vedere in proposito la sezione Risorse).
Per qualsiasi chiarimento o dubbio riguardo alla violazione di leggi sulla concorrenza sleale da
parte dell’azienda, di un dipendente o di un concorrente, contattate l’Ufficio Legale non appena
possibile (vedere la sezione Risorse per le informazioni di contatto e per come reperire la politica
su GapWeb).
L’etica in pratica 9
Dovete:
Non dovete:
• Leggere la politica sulla concorrenza
sleale formulata da Gap Inc. per conoscere
in modo dettagliato le leggi in materia e
alcuni esempi di attività proibite.
• Discutere di prezzi, pratiche di mercato,
altri concorrenti, fornitori, ripartizione
dei mercati o regioni geografiche con la
concorrenza.
del mio reparto devono usare
• Consultare l’Ufficio Legale di Gap Inc.
prima di intavolare una discussione o
partecipare a una riunione con la
concorrenza.
• Cercare di influenzare i prezzi che
franchisee o terze parti adottano per
vendere i nostri prodotti.
Risposta. No. Salvo indicazi-
• Essere prudenti in tutte le attività
e le discussioni che hanno luogo in
associazioni d’impresa, fiere commerciali
e incontri simili a cui partecipa la
concorrenza.
• Fare dichiarazioni, a voce o per iscritto,
anche per scherzo, indicanti che una
certa azione proposta eliminerebbe la
concorrenza (per es., “il nostro piano
schiaccerà la concorrenza” o “questa
acquisizione eliminerà un concorrente”).
• Contattare l’Ufficio Legale di Gap Inc.
per riferire qualunque attività da parte
di dipendenti o concorrenti che secondo
voi potrebbe non essere appropriata.
Domanda. Diverse persone
un programma software, ma
ne abbiamo solo una copia.
Possiamo copiare il programma in tutti i computer?
one contraria nell’accordo
di licenza del programma
software, occorre acquistare
una copia diversa per ogni
computer.
Domanda. Su un sito web
ho trovato un’immagine che
vorrei usare in un design che
sto creando. Posso farlo?
Risposta. No. Le immagini
e altri materiali reperibili
Operazioni commerciali eque e oneste
La correttezza e l’integrità hanno sempre avuto un ruolo fondamentale nella nostra cultura
aziendale. I nostri dipendenti, clienti, partner d’impresa sanno di poter avere fiducia nell’equità
e nell’onestà di Gap Inc. Questa fiducia è essenziale. Dovete sempre trattare in modo equo i
clienti, i fornitori, i venditori, i concorrenti e i colleghi, senza approfittare ingiustamente di
nessuno tramite raggiri, occultamento, abuso di informazioni riservate, falsificazioni, travisamento
dei fatti o qualsiasi altra pratica intenzionalmente indebita.
Diritti di proprietà intellettuale
Come ci aspettiamo che gli altri riconoscano i diritti legali di cui godiamo per i nostri marchi
e design, siamo noi stessi tenuti a rispettare i diritti legali altrui. Non dovete mai produrre copie
non autorizzate di materiali tratti da libri, riviste, giornali, film, video, registrazioni musicali,
siti web, prodotti o programmi informatici. Per eventuali chiarimenti su quali materiali sia
possibile usare o meno, inviate un’e-mail all’Ufficio Legale all’indirizzo [email protected].
10 L’etica in pratica
su Internet godono della
stessa protezione legale di
altri tipi di materiali creativi.
Se volete usare “clip art” o
foto disponibili su Internet,
dovete leggere attentamente
l’accordo di licenza per stabilire se l’uso che intendete
farne è autorizzato.
Reclami presentati ad autorità pubbliche
A volte un dipendente potenziale o attuale, un ex dipendente o un cliente può presentare o
minacciare di presentare a un’autorità pubblica un reclamo contro Gap Inc. Se siete contattati
riguardo a un tale recIamo, chiamate immediatamente la Linea diretta del Codice di condotta.
Né al vostro supervisore né all’azienda è consentito intraprendere alcuna azione contro di voi
per aver fatto o riferito un reclamo a un’autorità pubblica.
Richieste di informazioni da parte di autorità pubbliche
Collaboreremo sempre in modo appropriato con le giuste richieste o indagini delle autorità.
Se un funzionario pubblico vi chiede di fornire dati aziendali (in forma orale o scritta) per
un’indagine delle autorità oppure se un funzionario pubblico visita il vostro posto di lavoro e
vi chiede di presentargli registri, documentazioni o altre informazioni aziendali, comunicatelo
al reparto Risorse Umane o all’Ufficio Legale (vedere la sezione Risorse per le informazioni di
contatto e per come reperire il piano di risposta alle autorità su GapWeb). Dovete fornire
sempre informazioni veritiere e accurate, e non cercare mai di ostacolare, influenzare o impedire
la richiesta di dati. Parimenti, non dovete mai alterare, falsificare, mutilare, occultare, smaltire
o distruggere alcun documento o registro relativo a una richiesta, indagine o azione legale
da parte delle autorità.
Tutela dell’ambiente
Gap Inc. si è assunta l’impegno di ridurre al minimo l’impatto delle attività aziendali
sull’ambiente. Tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare le leggi ambientali e le politiche
interne vigenti.
L’etica in pratica 11
Il Codice
di condotta
in atto
Gap Inc. è fondata su principi di integrità, da
dipendenti che si impegnano a comportarsi in
modo corretto. La conoscenza e il rispetto del Codice
di condotta aziendale ci aiuta a proteggere la nostra
reputazione. Rileggendo regolarmente il Codice di
condotta, capirete meglio il suo effetto sulle decisioni
d’impresa che prendete. E prendendo le decisioni
giuste promuoviamo il successo di Gap Inc.
Agire con
integrità...
ogni giorno.
Trattare gli altri
con rispetto.
Agite in modo corretto.
Riconoscere che la reputazione dell’azienda
inizia e finisce con ognuno di noi.
Segnalare
ciò che è
sbagliato.
Ricordare
che le azioni
individuali si
ripercuotono
su tutti noi.
Evitare anche la sola
apparenza di conflitti
di interessi.
Mantenere
riservate le
informazioni
aziendali.
Chiedere
consigli,
in caso di
dubbi!
Ricordare che
il rispetto del
Codice di condotta
e della legge è
obbligatorio.
Come evitare i
conflitti di interessi
Cos’è un conflitto d’interessi? Un conflitto di interessi sussiste quando l’interesse o il
coinvolgimento personale in una situazione interferisce con la vostra capacità di prendere
decisioni oggettive e agire nell’interesse di Gap Inc. È dunque importante evitare attività che
creano un conflitto d’interessi reale o sospetto. Anche agendo con le migliori intenzioni, la sola
parvenza di un conflitto d’interessi può ledere la vostra reputazione e l’immagine aziendale.
Se osservate o sospettate un conflitto d’interessi, parlatene col vostro responsabile o
con un addetto di Risorse Umane. Potete inoltre rivolgervi per assistenza all’indirizzo
[email protected].
Situazioni da evitare:
• Offrire, ricevere o sollecitare mance, regali, intrattenimento, sconti o altri benefici
personali non contemplati in questa politica interna
• Indirizzare affari ad aziende di terze parti che sapete sono di proprietà o gestite
da vostri parenti o amici
• Usare in modo indebito risorse aziendali o avvalervi della vostra influenza per
promuovere o aiutare un’attività esterna all’azienda, compreso un secondo lavoro
• Avvalervi di rapporti d’affari per favorire un interesse personale, compreso l’appoggio
a organizzazioni benefiche
• Mantenere un interesse finanziario ingente nelle operazioni di un fornitore, concorrente
o venditore aziendale senza previa autorizzazione del Chief Compliance Officer
Ponetevi queste domande
Se non siete sicuri se una situazione presenta un conflitto d’interessi, scorrete
questa lista di controllo:
• Questa attività influenzerà le mie decisioni d’impresa?
• Un parente o amico trarrà un beneficio personale dal mio coinvolgimento in
questa situazione?
• Se il pubblico venisse a conoscenza di questa situazione, sarebbe imbarazzante
per l’azienda?
• La mia partecipazione a questa attività interferirà con la capacità di compiere
il mio lavoro?
• Qualcuno potrebbe pensare che avrà un impatto su come svolgo il mio lavoro?
Se la risposta a una qualunque di queste domande è “sì” o anche “forse”, la situazione
potrebbe presentare un conflitto d’interessi, pertanto ne dovreste discutere col vostro
responsabile o un addetto di Risorse Umane. Potete inoltre rivolgervi per assistenza
all’indirizzo [email protected].
14
Domanda. Cosa devo fare se mi viene
fatto un regalo non contemplato dalla
politica aziendale?
Risposta. Dovete ringraziare per la sua
generosità la persona che vi fa il regalo,
ma rifiutare cortesemente indicando
che la politica di Gap Inc. proibisce di
accettare regali.
Domanda. Un fornitore offre a me e a un collega i
biglietti per un evento sportivo. Durante l’evento abbiamo
in programma di incontrarci con il team del fornitore.
Possiamo accettare i biglietti?
Risposta. Potete accettare i biglietti se il loro valore non
supera i 100 dollari (o il suo equivalente) per persona e il
fornitore presenzierà l’evento.
Domanda. Un
fornitore con cui
collaboro si è offerto
di produrre le
uniformi per la
squadra di baseball
di mio figlio. Posso
accettare?
Risposta. No.
Questo verrebbe
considerato come
approfittare di un
rapporto d’affari
per favorire un
interesse personale,
il che costituisce un
conflitto d’interessi
ed è pertanto
proibito.
Domanda. Uno dei miei
fornitori mi ha offerto un
invito a un congresso che non
comporterà alcuna spesa per
Gap Inc. Posso accettarlo?
Risposta. Previa approvazione
del reparto addetto all’integrità
e alla conformità globali,
potete accettare l’offerta del
fornitore riguardante il
pagamento della quota di
iscrizione al congresso. Le
spese di viaggio e alloggio e
altre spese relative al congresso
devono essere pagate
dall’azienda a meno che non
partecipiate in veste di relatore.
Domanda. Il mio responsabile mi ha incaricato di
esaminare le offerte di una gara d’appalto di vari
fotografi e di consigliarne una per il prossimo
servizio fotografico. Ho notato che una delle offerte
più vantaggiose proviene da un amico di cui
conosco la bravura. Che cosa devo fare?
Risposta. Dovete mettere il responsabile a
conoscenza di questo rapporto d’amicizia, offrire
una valutazione imparziale e quindi scusarvi dal
partecipare al processo decisionale per evitare un
conflitto d’interessi reale o sospetto.
Domanda. Mio fratello può presentare
domanda di assunzione per una posizione
di lavoro aperta nel mio reparto?
Risposta. Sì, purché la posizione non sia
nella vostra stessa struttura gerarchica e
non influenziate la decisione di assunzione.
Come evitare i conflitti di interessi 15
Offerta o accettazione di regali e intrattenimento
È importante evitare anche la parvenza che una decisione d’impresa si basi su influenze non
appropriate o non etiche. Questa situazione è prevenibile; pertanto esortiamo voi e i vostri
parenti a non offrire, sollecitare o ricevere regali e intrattenimento da chi abbia o voglia instaurare
un rapporto d’affari con Gap Inc. Esempi di regali comprendono contante o il suo equivalente
(carte regalo), campioni, sconti, biglietti per eventi, favori personali, attività ricreative e trasporto.
Nell’intrattenimento sono inclusi biglietti a eventi sportivi, concerti, gare di golf e altri eventi ai
quali potreste presenziare o partecipare con una persona esterna all’azienda.
I seguenti tipi di regali e intrattenimento sono assolutamente proibiti:
• Regali con valore superiore a 50 dollari (o il suo equivalente)
• Intrattenimento con valore superiore a 100 dollari (o il suo equivalente)
• Qualsiasi regalo che è stato sollecitato
• Scambio di regali sotto forma di contante o il suo equivalente (carte regalo)
• Intrattenimento che violerebbe altre disposizioni del Codice di condotta
Se le circostanze dei rapporti d’affari richiedono lo scambio di regali o intrattenimento, usate
buon senso per garantire che tale scambio non influenzi o non sembri influenzare le decisioni
d’impresa. Ricordatevi: regali o intrattenimenti offerti a qualcuno con cui lavorate al di fuori
dell’azienda devono essere giustificati da un interesse commerciale legittimo di Gap Inc.
Non dimenticate che siete tenuti a informare il reparto addetto all’integrità e alla conformità
globali all’indirizzo [email protected] di tutti i regali e gli intrattenimenti ricevuti
nell’arco di un anno se:
• Il totale di regali e intrattenimento da parte di un’unica fonte supera i 100 dollari
(o il suo equivalente)
• Il totale di regali e intrattenimento da parte di tutte le fonti messe insieme supera i
250 dollari (o il suo equivalente)
In alcune unità d’impresa di Gap Inc. le regole riguardanti l’offrire e il ricevere regali sono
molto restrittive, quindi dovete essere sicuri di conoscere bene quelle della vostra unità prima
di accettare o offrire qualunque regalo.
Ponetevi queste domande
A prescindere dal loro valore, prima di offrire o accettare regali o intrattenimento
di qualunque tipo, tenete sempre presente quanto segue:
• Lo scambio intende influenzare trattative d’affari?
• Per altri lo scambio avrà la parvenza di influenzare trattative d’affari?
• Lo scambio produrrà un trattamento speciale o privilegiato?
• La mia partecipazione nell’attività si ripercuoterà negativamente su Gap Inc.?
Se la vostra risposta è SÌ a una qualunque delle suddette domande, non partecipate
allo scambio.
Alcune eccezioni riguardanti i regali
Colazioni/cene d’affari. Le colazioni/cene d’affari, purché rare e non stravaganti, non sono
considerate regali o intrattenimento e possono essere ammesse. È tuttavia essenziale che non
siano percepite come un obbligo o producano trattamenti favorevoli con un fornitore o un
partner d’impresa.
16 Come evitare i conflitti di interessi
Regali non in contanti per le feste. Vi è consentito accettare regali per le feste, tipo cesti
natalizi, pasticcini, cioccolatini, fiori, regali stagionali tradizionali e altri regali non in contanti
anche se superano il limite massimo di 50 dollari (o il suo equivalente) e purché li condividiate
con i colleghi del vostro reparto.
Formazione offerta da terze parti. Alcune conferenze o corsi di formazione proposti da terze
parti possono essere accettati previa autorizzazione del reparto addetto all’integrità e alla
conformità globali.
Comunità cinese. Durante le festività per l’anno nuovo cinese, potete accettare regali in
contanti rappresentati da “Lai See” ma solo di valore minimo, non superiore a HK$100
(o il suo equivalente).
Rapporti d’affari con coniugi, compagni di vita, parenti o amici
Un rapporto di lavoro instaurato direttamente con il proprio coniuge o compagno di vita, un
parente o un amico può creare un conflitto d’interessi reale o sospetto anche se avete preso tutte
le misure per evitarlo. Prima di instaurare un rapporto di lavoro fra l’azienda e i vostri parenti,
amici, coniugi o compagni di vita dovete ottenere l’approvazione scritta del Chief Compliance
Officer e del vostro Vicepresidente o di un funzionario superiore. Non dovete ovviamente, in
nessuna circostanza, fare pressione su qualcuno affinché assuma i vostri parenti, amici, coniugi
o compagni di vita in qualità di dipendenti, fornitori, venditori o locatori.
Ponetevi queste domande
Il rapporto di lavoro con un parente o amico comporta quanto segue:
• Uno di voi è il supervisore o un subordinato dell’altro?
• Uno di voi valuta le prestazioni o determina la carriera dell’altro?
Se avete risposto SÌ a una di queste domande, dovete parlarne col vostro responsabile o
un addetto di Risorse Umane.
Gestione dei rapporti personali sul posto di lavoro
Il vostro diritto di socializzare e avere rapporti personali con i vostri colleghi è indiscutibile e lo
rispettiamo. Usate buon senso, in modo da garantire che questi rapporti non abbiano un
impatto negativo sulle vostre prestazioni, le vostre capacità di supervisione o l’ambiente di lavoro.
I dipendenti che instaurano stretti rapporti sentimentali o di amicizia devono comportarsi
con tatto e sensibilità, evitando di creare un ambiente di lavoro in cui gli altri si trovino a
disagio. Favoritismi, gesto d’affetto in pubblico e decisioni d’impresa basate su sentimenti di
amore o di amicizia—invece che sull’interesse dell’azienda—sono tutti esempi di condotta
non appropriata.
Le decisioni riguardanti il personale possono diventare difficili se avete un ruolo di autorità
su qualcuno con cui siete legati da rapporti sentimentali o di parentela o con cui vivete, e
ciò può portare a un conflitto d’interessi reale o sospetto. In questo caso, dovete parlarne col
vostro responsabile o un addetto di Risorse Umane, che vi aiuterà a tenere separate le vostre
responsabilità dal vostro rapporto personale.
Come evitare i conflitti di interessi 17
Lavoro esterno a Gap Inc.
Prima di accettare un altro lavoro o di lavorare al di fuori di Gap Inc. siete tenuti a ottenere
l’autorizzazione del vostro supervisore o delle Risorse Umane. Inoltre, prima di poter lavorare
per un fornitore, venditore, concorrente o locatore di Gap Inc. dovete ottenere l’autorizzazione
del Chief Compliance Officer.
Eccezione: se lavorate in un negozio o in un centro di distribuzione e non avete un ruolo di
supervisione su altri dipendenti, siete automaticamente autorizzati a lavorare per altri datori
di lavoro (inclusi dettaglianti) purché il lavoro non interferisca con le responsabilità o gli orari
in Gap Inc.
Ricordatevi sempre che non potete usufruire di alcuna risorsa aziendale (ore, attrezzature,
personale, strutture, ecc.) a supporto del lavoro esterno.
Funzioni direttive o ufficiali presso un’altra organizzazione
Organizzazioni a scopo di lucro. Prima di accettare funzioni direttive o ufficiali presso
un’altra organizzazione a scopo di lucro dovete ottenere l’autorizzazione del Chief Executive
Officer e del Chief Compliance Officer. Non potete ricoprire cariche direttive o ufficiali presso
un concorrente o potenziale concorrente di Gap Inc. o presso un’azienda con un’ingente linea
di prodotti in concorrenza con quella di Gap Inc.
Organizzazioni non a scopo di lucro. Vi esortiamo a svolgere, nelle ore libere dagli impegni
di lavoro, funzioni direttive, fiduciarie o ufficiali presso organizzazioni non a scopo di lucro.
Se tuttavia rappresentate Gap Inc., dovete informarne il Chief Compliance Officer. Se nelle
ore libere dagli impegni di lavoro ricoprite cariche direttive o ufficiali presso organizzazioni
non a scopo di lucro, ricordatevi sempre che non potete usufruire di risorse aziendali a
supporto di nessuna attività di tali organizzazioni.
18
Protezione del
marchio aziendale
Lavorare con integrità significa anche proteggere i beni materiali (merci, attrezzature e computer)
di Gap Inc. così come quelli immateriali, che comprendono il marchio, la reputazione e le
informazioni riservate dell’azienda.
Informazioni riservate e personali
Vi capiterà, a volte, di avere accesso a informazioni riservate che altre persone esterne
all’azienda non ricevono mai, per esempio dati o design di prodotti, piani d’impresa o strategici,
dati finanziari e diagrammi organizzativi e altri materiali che non vengono resi pubblici.
Potreste inoltre venire a conoscenza di dati personali relativi a colleghi, clienti, consulenti
o altre persone. Tali dati possono comprendere nomi, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di
telefono, numeri identificativi statali (per esempio i codici fiscali), ID di dipendenti e dati
bancari o relativi a carte di credito, nonché etnia, sesso, età, orientamento sessuale,
religione, condizioni di salute o informazioni simili.
Abbiamo la responsabilità di proteggere i dati riservati e personali di Gap Inc. sia mentre
lavoriamo in azienda sia dopo la cessazione del nostro rapporto di lavoro. L’uso o la divulgazione
non autorizzata di informazioni riservate o personali può portare ad azioni disciplinari,
compreso il licenziamento. Vi invitiamo pertanto a riferire ogni uso o divulgazione impropria
di dati riservati o personali tramite il processo “porta aperta” o la Linea diretta del Codice
di condotta. L’azienda indaga sulle circostanze che vengono riferite riguardo alla possibile
violazione di dati riservati o personali.
Gestione di dati riservati e personali
• Usate i dati riservati o personali esclusivamente a scopo aziendale
• Non usate mai i dati riservati o personali per ricavarne un beneficio personale o per
giovare a qualcuno
• Non condividete questi dati con nessuno all’esterno dell’azienda a meno che non
sussista un accordo o contratto di non divulgazione approvato dall’ufficio legale
• Condividete dati riservati o personali esclusivamente con colleghi che devono esserne
a conoscenza per svolgere il proprio lavoro
• Restituite tutti i materiali contenenti dati riservati o personali prima del vostro
ultimo giorno di impiego in Gap Inc. o il giorno stesso
I nostri standard di condotta pertinenti i dati riservati devono essere applicati anche ai
dati di altre aziende. Per esempio, non dovete mai portare con voi o usare dati riservati o
materiali appartenenti a un datore di lavoro precedente, né dovete chiedere dati riservati
di dipendenti o fornitori di un’altra azienda.
Protezione del marchio aziendale 19
Domanda. Come devo smaltire i
documenti che contengono dati
riservati o personali?
Risposta. Usare un contenitore
blindato o un distruggidocumenti. Per
questi materiali non è consentito usare
normali contenitori per riciclaggio.
Domanda. Sono veramente entusiasta della prossima
campagna pubblicitaria per il mio marchio. Posso
descriverla nei dettagli a parenti e amici?
Domanda.
Un’organizzazione
benefica locale mi ha
telefonato chiedendomi
i nomi e gli indirizzi dei
dipendenti che lavorano
nel mio stesso negozio.
Posso divulgare questi
dati?
Risposta. No. La
divulgazione di dati dei
dipendenti di Gap Inc.
costituisce una violazione della politica
aziendale.
Risposta. No. Le campagne pubblicitarie non rese
pubbliche rientrano fra i dati riservati e non devono
essere divulgate al di fuori dell’azienda.
Domanda. Mi hanno
rubato il laptop, ma
non sono sicuro
se contenesse dati
riservati o personali.
Che cosa devo fare?
Risposta. La perdita
di ogni laptop va
riferita al reparto
addetto alla
sicurezza aziendale
(Corporate Security).
Domanda. Dove devo conservare i dati riservati
o personali in formato elettronico?
Risposta. I dati riservati o personali devono essere
sempre archiviati in un drive di rete, mai
nell’hard drive o in un dispositivo portatile. Se la
vostra mansione richiede che conserviate questo
tipo di dati nel vostro laptop, esso deve essere
dotato di un software crittografato fornito
dall’azienda. Il software crittografato può essere
richiesto tramite il Request Center su GapWeb.
Domanda. Che cosa devo fare se non so
se i dati a cui ho accesso sono riservati
o personali?
Risposta. Parlatene col vostro responsabile.
20 Protezione del marchio aziendale
Informazioni privilegiate e insider trading
Potreste a volte venire a conoscenza di informazioni aziendali importanti prima che siano rese
note al pubblico. Tali informazioni sono dette “informazioni privilegiate” quando potrebbero
influenzare la decisione di acquistare o vendere azioni di un’azienda. Le informazioni privilegiate
possono comprendere cifre relative al fatturato o all’inventario, dati finanziari (margini, utili e
dividendi), importanti proposte di acquisizioni o cambiamenti di gestione, previsti frazionamenti
di azioni o qualunque altro elemento che potrebbe avere un effetto sul prezzo delle azioni di
Gap Inc. o di un’altra azienda.
Domanda. Un dirigente
senior lascia intendere
durante una riunione che,
nel trimestre in corso, per
Gap Inc. è prevista una
perdita finanziaria. Posso
informarne i parenti e gli
amici? Posso comprare/
vendere azioni di Gap Inc.?
Ponetevi queste domande
Risposta. No. Quello che
Per decidere se si tratta di un’informazione privilegiata, pensate se tale informazione
vi indurrebbe ad acquistare o a vendere azioni di Gap Inc. o di un’altra azienda. Se la
risposta è SÌ, tale informazione avrebbe probabilmente lo stesso effetto su altre persone
ed è probabilmente un’informazione privilegiata.
“informazioni privilegiate”.
Se non siete sicuri se l’informazione è privilegiata o è stata divulgata al pubblico,
rivolgetevi al reparto addetto all’amministrazione del capitale globale (Global Equity
Administration) prima di effettuare l’operazione (vedere le informazioni di contatto
nella sezione Risorse).
il vostro lavoro. La
Non vi è consentito acquistare o vendere azioni (o altri titoli) di Gap Inc. o di un’altra azienda
quando siete a conoscenza di informazioni privilegiate non ancora rese note al pubblico, né
siete autorizzati a condividere tali informazioni con altri (eccetto per svolgere il vostro lavoro)
o a consigliare loro di acquistare o vendere le azioni dell’azienda finché le informazioni non
sono state divulgate.
avete sentito rientra fra le
Il dirigente senior non
avrebbe dovuto comunicarvi
questa informazione a meno
che non vi serva per svolgere
compravendita di azioni di
Gap Inc. da parte vostra e dei
vostri parenti o amici in
base a queste informazioni
prima che siano rese note al
pubblico costituisce una
violazione della legge.
Dopo la completa divulgazione al pubblico, potete comprare o vendere le azioni dell’azienda.
Per completa divulgazione al pubblico in genere si intende un comunicato stampa ampiamente
diffuso seguito dalla pubblicazione su giornali/riviste più tre o più giorni per la distribuzione
e l’interpretazione delle informazioni.
La compravendita di azioni in base a informazioni privilegiate prima che siano rese note al
pubblico, detta anche “insider trading”, è illegale e non etica e può avere gravi conseguenze.
La commissione statunitense addetta alla supervisione dei titoli e delle borse (U.S. Securities
and Exchange Commission) ed enti simili hanno l’autorità di intraprendere azioni giudiziarie
contro chiunque effettui operazioni di compravendita in base a informazioni privilegiate
(o fornisca tali informazioni ad altri) e anche contro l’azienda. L’insider trading è inoltre un
reato soggetto a penali, compresa l’incarcerazione.
Richieste di informazioni da parte dei media
Il reparto addetto alle comunicazioni aziendali (Corporate Communications) si occupa di
tutte le richieste di informazioni da parte dei media riguardo a Gap Inc. Se parlate direttamente
con i giornalisti senza passare per tale reparto, rischiate di fornire informazioni errate, rivelare
strategie esclusive o danneggiare la reputazione dell’azienda. Non vi è consentito parlare con
i giornalisti a nome dell’azienda a meno che non siate autorizzati a farlo. Indirizzate invece
tutte le richieste di informazioni alla Linea diretta per i media del reparto addetto alle
comunicazioni aziendali (vedere le informazioni di contatto nella sezione Risorse).
Protezione del marchio aziendale 21
Integrità finanziaria
È essenziale, per il successo di un’azienda, che i suoi documenti siano mantenuti con la
massima cura. Ogni dipendente è tenuto a garantire che tutti i documenti, i dati e i conti
dell’azienda siano chiari, veritieri e precisi. Per esempio, i resoconti delle spese, i registri delle
ore lavorate, i pagamenti e altre operazioni che vi riguardano devono essere correttamente
documentati, giustificati e approvati.
Tenete presente che gli archivi e le comunicazioni d’impresa sono beni di Gap Inc. e possono
diventare di dominio pubblico in seguito a indagini da parte delle autorità, a contenziosi o a
rivelazioni da parte dei media. Attenetevi quindi alle linee guida riportate nella politica interna
sulla gestione dei documenti (Records Management Policy) quando dovete decidere se gli
archivi d’impresa, fisici ed elettronici, debbano essere conservati o distrutti (la politica è reperibile
su GapWeb; vedere in proposito la sezione Risorse). Tenete inoltre presente che alcuni documenti
devono essere conservati o protetti in caso di contenzioso o di un’indagine da parte delle
autorità. Rivolgetevi all’Ufficio Legale per chiarimenti sulla gestione dei documenti (vedere le
informazioni di contatto nella sezione Risorse).
Per un’azienda quotata in Borsa come la nostra, è essenziale che i dati aziendali, compresi i
resoconti finanziari e lo stato finanziario, siano rivelati e riferiti in toto, in modo corretto,
accurato, puntuale e chiaro. Tutti i dipendenti devono adeguarsi alle politiche, procedure e
verifiche aziendali. I resoconti contabili e finanziari di transazioni e previsioni devono essere
conformi alle politiche contabili di Gap Inc. nonché a principi e norme contabili generalmente
accettati.
Per eventuali dubbi sui controlli, la contabilità, i resoconti o le verifiche finanziarie
dell’azienda, scrivete all’indirizzo [email protected] oppure chiamate la Linea diretta del Codice di condotta.
Domanda. È consentito
portare a casa campioni o
merci difettose?
Risposta. No. È proibito
appropriarsi di proprietà
aziendali, fra cui campioni
o merci difettose, per uso
personale (anche se tale uso
ha luogo sul lavoro).
Domanda. Posso inviare un
fax personale dall’ufficio o
usare la posta elettronica
aziendale per comunicare
con un amico?
Risposta. Sì. L’uso
personale limitato delle
risorse di comunicazione
aziendali è consentito
purché sia conforme alla
politica interna sulle comunicazioni elettroniche e non
interferisca con la capacità
di svolgere il vostro lavoro.
Collaborazione durante le verifiche e i controlli
Tutti noi siamo tenuti a collaborare pienamente con i revisori interni ed esterni. Non sono
assolutamente ammesse azioni coattive, manipolative, fuorvianti o fraudolente nei confronti di
alcun revisore contabile impegnato nella verifica o revisione dei resoconti finanziari di Gap Inc.
Proprietà aziendali
Le proprietà di Gap Inc. (per esempio merci, campioni, forniture e attrezzature) vanno usate
esclusivamente a scopo d’impresa e non personale. Appropriarsi o usufruire di proprietà aziendali, per esempio campioni di qualsiasi valore, per fini personali e senza debita autorizzazione
costituisce un furto (per informazioni sulla gestione dei campioni, la relativa politica interna è
reperibile su GapWeb; vedere in proposito la sezione Risorse). La proprietà di Gap Inc. non deve
mai essere usata per fini illeciti. Qualsiasi attività che coinvolga frode, furto, malversazione
o appropriazione indebita di proprietà aziendali è assolutamente proibita. Se sospettate che
certe attività (per esempio furti) in un negozio, centro di distribuzione o altra struttura causino
perdite finanziarie per l’azienda, parlatene col vostro responsabile o chiamate la Linea diretta
del Codice di condotta.
22 Protezione del marchio aziendale
Marchi di fabbrica e merci contraffatte
Abbiamo una responsabilità comune di proteggere i beni aziendali, inclusi contanti, merci
in magazzino, computer, attrezzature e forniture nonché i beni immateriali, come i marchi,
i marchi di fabbrica e la nostra reputazione.
I marchi di fabbrica di Gap Inc. (per esempio Gap, GapKids, BabyGap, Banana Republic,
Old Navy, Piperlime o Athleta) sono alcuni dei beni aziendali più preziosi e tutti, dipendenti
e partner d’impresa, sono tenuti a proteggerli. La crescente notorietà della nostra azienda a
livello mondiale comporta un problema maggiore di contraffazione delle merci e pirateria nei
confronti dei nostri marchi di fabbrica. Anche ai nostri fornitori è proibito vendere o distribuire
in modo improprio merce che rechi i nostri marchi di fabbrica (“sell-off” o vendita a prezzo
ridotto). Siete pertanto tenuti a riferire prontamente ogni attività di vendita a prezzo ridotto
o contraffazione di merci nonché altri usi non autorizzati dei nostri marchi di fabbrica.
I marchi di fabbrica Gap, Banana Republic, Old Navy, Piperlime e Athleta sono di proprietà di
Gap Inc. e delle sue consociate Gap (Apparel) LLC, Banana Republic (Apparel) LLC, Old Navy
(Apparel) LLC, Athleta Inc., Gap (ITM) Inc., Banana Republic (ITM) Inc., Old Navy (ITM) Inc. e
Athleta (ITM) Inc.
Che cosa dovete fare se vedete o sospettate merce contraffatta?
Se osservate attività di vendita a prezzo ridotto o di merci contraffatte che riportino
qualunque parte dei nostri marchi di fabbrica su etichette, hangtag, cartellini dei prezzi,
pocket flasher, altre confezioni, oppure stampata o ricamata sull’articolo, in un luogo
diverso da una delle sedi di proprietà aziendale, franchise o punti vendita all’ingrosso,
siete pregati di:
• Prendere nota del nome del negozio, la sua ubicazione e le sue dimensioni
• Provare a stimare il volume delle merci vendute a prezzo ridotto o contraffatte
• Inviare un’e-mail all’Ufficio Legale all’indirizzo [email protected]
Se osservate un’ingente quantità di merci vendute a prezzo ridotto o contraffatte
in un’ubicazione in cui sarebbe difficile tornare:
• Acquistate un campione di ciascun articolo (per esempio una camicia o un paio
di jeans). Verrete rimborsati per questi acquisti
• Stimate la quantità di merce in vendita
• Fotografate cartelli o pubblicità, se possibile
• Raccogliete biglietti da visita o materiali promozionali
• Inviate un’e-mail all’Ufficio Legale all’indirizzo [email protected]
Riferite all’Ufficio Legale, all’indirizzo [email protected], anche i negozi che operano sotto nomi
diversi e copiano il look e l’atmosfera dei nostri negozi oppure usano etichette o pubblicità
aventi lo stesso stile dei caratteri grafici o pubblicitari che ci distinguono.
Protezione del marchio aziendale 23
Conoscenza delle linee
guida in materia di politica
Domanda. Se effettuo un
contributo personale a un
partito o a un candidato
politico, usufruendo dei
miei soldi e delle mie
risorse, rimango conforme
ai principi espressi dal
Gap Inc. incoraggia i propri dipendenti e dirigenti a interessarsi attivamente delle questioni
che sono importanti per l’azienda e la comunità. L’attività politica è tuttavia ben regolata dalla
legge, ed esistono linee guida e divieti precisi per i dipendenti che vi partecipano a nome di
Gap Inc. Per tale motivo, tutte le attività politiche svolte a nome dell’azienda devono essere
avviate o approvate in anticipo dal team addetto agli affari pubblici (Government Affairs and
Public Policy) (vedere le informazioni di contatto nella sezione Risorse).
Attività politiche
Le attività politiche personali devono essere svolte nelle ore libere dagli impegni di lavoro,
usufruendo di risorse proprie. Nel rispetto degli altri, non dovete promuovere opinioni
politiche personali (nemmeno affiggendo o distribuendo avvisi o altri materiali) nei locali di
Gap Inc. né dovete dare l’impressione di parlare a nome dell’azienda o che Gap Inc. appoggi
le vostre opinioni personali in tal senso.
Codice di condotta?
Risposta. Sì, nei limiti
previsti dalla legge. Le
restrizioni di Gap Inc. a tal
proposito riguardano esclusivamente i contributi
politici effettuati a nome
dell’azienda.
Domanda. Qual è lo scopo
del comitato di azione
Contributi politici
politica di Gap Inc. (GPAC)?
Gap Inc. offre ai dipendenti idonei, che hanno la cittadinanza statunitense, l’opportunità di
contribuire al comitato di azione politica dell’azienda (Gap Inc. Political Action Committee,
GPAC, ). Il GPAC è una persona giuridica separata, finanziata esclusivamente dai contributi
volontari di dipendenti e dirigenti idonei. Tutti i contributi al GPAC vanno effettuati in conformità alle leggi e norme degli Stati Uniti che regolano i comitati di azione politica. Non è
consentito dare contributi finanziari diretti a nome di Gap Inc. a nessun candidato politico.
Risposta. Lo scopo del GPAC
è di sostenere candidati
e commissioni federali
statunitensi che promuovono gli obiettivi aziendali
e la strategia d’impresa, in
linea con la cultura e i valori
di Gap Inc.
Attività di lobbying
Per lobbying si intende, in genere, il contatto con funzionari eletti riguardo a questioni legislative
o regolamentari che possono avere un impatto su Gap Inc. Essendo tenuti a seguire rigorosi
requisiti di comunicazione, il team addetto agli affari pubblici deve approvare tutte le attività di
lobbying a nome dell’azienda, compreso l’ingaggio di consulenti esterni specializzati.
Da tenere presente…
Col passare del tempo sarà necessario formulare nuove politiche interne e rivedere
quelle passate. Pur riservandoci il diritto di apportare tali cambiamenti senza
preavviso, Gap Inc. farà il possibile per comunicarvi tempestivamente eventuali
modifiche che interessano il vostro rapporto di lavoro.
L’esenzione dalle disposizioni del Codice di condotta è autorizzata esclusivamente dal
Chief Compliance Officer di Gap Inc. e, nel caso dei funzionari esecutivi, dei dirigenti
e del Controller, dal Consiglio di Amministrazione o un Comitato del Consiglio. Ogni
esenzione dal Codice di condotta per un funzionario esecutivo, un dirigente o il
Controller sarà prontamente resa nota ai sensi di legge o in conformità alle normative
sulla Borsa.
24
Risorse
Sono riportate di seguito ulteriori risorse che offrono una risposta alle domande riguardanti il Codice di condotta e
altre politiche interne di Gap Inc.
Domanda su
Contattare
Telefono
Indirizzo e-mail
Boicottaggio
Ufficio Legale
—
[email protected]
Corruzione e pagamenti illeciti
Reparto addetto all'integrità
e alla conformità globali
—
[email protected]
speakup.gapinc.com
Leggi sulla concorrenza sleale
Ufficio Legale
—
[email protected]
Conflitto d'interessi
Reparto addetto all'integrità
e alla conformità globali
—
[email protected]
Privacy dei dati/ sicurezza
Privacy
—
[email protected]
1-866-GAP-CODE
1-866-427-2633
speakup.gapinc.com
Discriminazioni, molestie
o ritorsioni
Il vostro responsabile, il
reparto Risorse Umane o la
Linea diretta del Codice di
condotta
Insider trading o informazioni
privilegiate
Reparto addetto
all'amministrazione del
capitale globale
415-427-9200
insider_trading_
[email protected]
Normative sul commercio
internazionale
Ufficio Legale
—
[email protected]
Richieste di informazioni
da parte dei media
Linea diretta per i media
(800) 333-7899, x75900
(all'interno degli U.S.A.)
(650) 952-4400, x75900
(fuori dagli U.S.A.)
—
Attività politiche
Governo e affari pubblici
—
[email protected]
Violazione dei marchi di fabbrica
Ufficio Legale
—
[email protected]
Uso di materiali di terze parti
Ufficio Legale
—
[email protected]
Condotta dei fornitori
Responsabilità sociale
globale e ambientale
—
[email protected]
Le politiche aziendali su GapWeb
È possibile reperire maggiori informazioni sulle nostre politiche aziendali su GapWeb:
https://gapweb.gap.com/gw/content/gweb/en/sites/globalintegrity.html
25
12/2012