IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT IL CICLO DI PROGETTO Programmazione Identificazione Valutazione Realizzazione € Formulazione Richiesta finanziamento Perché il ciclo di progetto? Approccio tradizionale PCM • Quadro strategico indefinito • Progettazione sulla base di un’analisi territoriale e settoriale approfondita • Progetti guidati dall’offerta • Soluzioni a partire dalla domanda • Scarsa analisi della situazione • Analisi approfondita • Programmazione basata sulle attività • Programmazione basata sugli obiettivi • Impatto non verificabile • Impatto misurabile e verificabile • Tempi stabiliti dal piano di esborsi • Tempi definiti dai progressi nella realizzazione del progetto • Visione a breve termine • Attenzione alla vitalità futura • Documenti di progetto imprecisi • Format standardizzati Cenni storici Il PCM attinge ad un vasto e complesso background di elaborazioni teoriche ed esperienze pratiche maturate nel corso degli anni in diversi Paesi: Progetto Manhattan (anni ’40) Progetto Polaris, US Navy (anni ’50) Progetti industriali ad uso civile: Du Pont (anni ’60) Finanziamenti a gestione diretta ed indiretta, settori Profit e No Profit, Donatori Istituzionali ( Unione Europea, Nazioni Unite, Banche di sviluppo, Banca Mondiale). Principi guida del PCM Ciclo di progetto articolato per fasi Orientamento al “cliente” Vitalità futura Programmazione sulla base di un quadro logico di obiettivi e strumenti Consentire non solo il controllo di processo al soggetto esecutore, ma anche il controllo all’ente finanziatore. Ciclo di progetto articolato per fasi Il processo decisionale avviene in modo strutturato e sulla base di una razionale valutazione delle informazioni Orientamento al “cliente” Nelle fasi chiave del ciclo di progetto, e in particolare nella formulazione, vengono coinvolti tutti i gruppi interessati (stakeholder), attraverso metodologie partecipative. Vitalità futura Gli effetti positivi del progetto devono mantenersi e riprodursi, anche una volta terminato l’intervento esterno. Programmazione sulla base di un quadro logico di obiettivi e strumenti Viene utilizzata la matrice del Quadro Logico (Logical Framework matrix, LF), per garantire un approccio analitico coerente al disegno e alla gestione del progetto. CHI ENTRA IN GIOCO I beneficiari diretti (settori di popolazione cui il progetto è rivolto) L’intermediario locale (struttura pubblica o privata che “interpreta” i bisogni dei beneficiari e propone progetti) Il finanziatore (soggetto esterno che eroga i fondi ai progetti approvati) L’esecutore (agenzia esterna, titolare del finanziamento e responsabile del progetto) Ciclo di progetto/1 PROGRAMMAZIONE Analisi della situazione del contesto (locale/regionale/nazionale), per individuare problemi, vincoli e opportunità Scelta delle priorità, le quali entrano nella programmazione per il periodo successivo Ciclo di progetto/2 IDENTIFICAZIONE Rassegna idee e proposte di progetti Consultazione con proponenti e beneficiari Definizione del progetto su cui lavorare Formulazione chiara e rigorosa dell’idea di progetto Identificazione degli ideatori e dei realizzatori Identificazione dei finanziatori Identificazione dei beneficiari Stesura della scheda di progetto (filosofia e linee generali, obiettivi, beneficiari, risorse, fonti di finanziamento) Ciclo di progetto/3 FORMULAZIONE Studio approfondito della fattibilità dell’iniziativa (opportunità, vincoli, risorse esistenti, risorse da reperire, rischi, risultati) Analisi di almeno due ipotesi alternative a quella principale Ciclo di progetto/4 REDAZIONE Organizzazione dei risultati dello studio di fattibilità secondo il formato utilizzato dal Donatore Trasformazione dell’idea di progetto in programma operativo scritto contenente i seguenti elementi: descrizione del soggetto attuatore obiettivo generale ed obiettivi specifici determinazione dei risultati intermedi e finali determinazione delle modalità operative per conseguire i risultati (attività, tempi, risorse) determinazione degli indicatori di progresso e di raggiungimento degli obiettivi e dei risultati analisi dei fattori condizionanti e dei vincoli e predisposizione di possibili interventi correttivi definizione del budget e dei flussi finanziari. Ciclo di progetto/5 FINANZIAMENTO L’ente finanziatore decide l’approvazione del progetto. Definizione di un piano di erogazione: specificare, rispetto al piano di lavoro, il piano completo delle attività e dei tempi con collegato piano dei costi e definizione del prospetto delle fonti di finanziamento (documenti redatti: il piano di spesa, piano delle fonti di finanziamento, budget di progetto). Ciclo di progetto/6 REALIZZAZIONE Implementazione del Piano operativo e finanziario: esecuzione attività del Piano di lavoro (cronologico e funzionale) e del Piano di Spesa gestione dei tempi (cronogramma) gestione del sistema di monitoraggio analisi dei risultati conseguiti predisposizione delle azioni correttive redazione dei rapporti di attività e di impiego dei fondi attivazione del sistema del sistema di comunicazione interno ed esterno (compreso la disseminazione e promozione dei risultati) mantenimento di un rapporto diretto tra staff, beneficiari e stakeholder Ciclo di progetto/7 VALUTAZIONE FINALE L’ente esecutore e l’agenzia finanziatrice valutano i risultati del progetto e ne traggono insegnamenti per iniziative future: controllare e rendere noto come ha funzionato o non il progetto predisposizione della documentazione di supporto (rapporto finale del project leader e del team, audit contabile, relazione di un valutatore esterno)
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