DELEGATO REGIONALE MEDICINA CONVENZIONATA GESTIONALE PER LA RILEVAZIONE DELLE DELEGHE SINDACALI MANUALE D’USO - ANNO 2013 Accesso al gestionale L’applicazione è raggiungibile, utilizzando qualsiasi browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, …), all’indirizzo http://bo.sisac.info/BO_SISAC/login.jspx Figura 1 – Pagina di accesso all’applicativo (http://bo.sisac.info/BO_SISAC/login.jspx) oppure autenticandosi dalla homepage della SISAC Rilevazione Deleghe. www.sisac.info e cliccando sul link Figura 1a – Autenticazione dalla homepage SISAC Per effettuare l’accesso inserire il “nome utente” e la “password” negli appositi spazi (Figura 1 e 1a). Pagina Figura 2 – Pagina di benvenuto 1 In caso di corretta autenticazione sarà visualizzata la pagina di benvenuto (Figura 2). Menù gestionale Utilizzare il menù posizionato in alto a sinistra per selezionare l’operazione da eseguire (Figura 3). Figura 3 – Menù gestionale Pagina di riepilogo Selezionare la voce “Medicina” e cliccare sulla voce “Rilevazioni” per accedere alla pagina di riepilogo (Figura 3). Pagina 2 Figura 3 – Pagina di riepilogo Nella pagina di riepilogo, come mostrato nella figura 4, sono presenti quattro elenchi: 1. Rilevazioni DA ATTIVARE: sono le rilevazioni che i Funzionari Responsabili non hanno ancora attivato: una volta attivate passeranno nell’elenco successivo. 2. Rilevazioni IN COMPILAZIONE: sono le rilevazioni che i Funzionari Responsabili stanno compilando: - la data di attivazione indicata è quella in cui hanno iniziato a compilare la rilevazione; - una volta inviate passeranno nell’elenco successivo; - cliccando sul tasto “Note” sarà possibile visualizzare eventuali indicazioni fornite dall’amministratore generale del sistema (SISAC). 3. Rilevazioni PERVENUTE: sono le rilevazioni che i Funzionari Responsabili hanno già compilato ed inviato per la consultazione: - la data di presentazione indicata è quella in cui la rilevazione è stata inviata; - cliccando sul tasto “Report” verrà visualizzata la pagina della rilevazione, attraverso la quale si potrà consultare, stampare ed approvare la rilevazione; sarà inoltre possibile, qualora fosse necessario, richiedere ed autorizzare un secondo invio. Pagina 3 4. Rilevazione COMPLETE: sono le rilevazioni risultate complete e di cui il delegato Regionale ha già preso atto, cliccando l’apposito pulsante. Possono solo essere consultate e/o stampate. Non è più possibile richiedere ulteriori rettifiche al Funzionario Responsabile dell’Azienda/Istituto. 1 2 3 4 Figura 4 – I quattro elenchi della pagina di riepilogo Pagina di riepilogo - Certificazione assenza personale convenzionato In caso di assenza di personale convenzionato, il Funzionario Responsabile della rilevazione compilerà e trasmetterà, a mezzo di procedura informatica, l’apposito modulo di certificazione attestante l’assenza di personale convenzionato. In quel caso, nell’elenco “Rilevazioni PERVENUTE”, al posto del tasto Report verrà visualizzato il tasto Certificazione. (Figura 5). Pagina Cliccando tale tasto, si accederà alla pagina della rilevazione (certificazione), nella quale si potrà consultare, stampare ed infine inviare il certificato mediante il tasto “Certificazione completa” (Figura 6). 4 Figura 5 – Tasto “Certificazione” nell’elenco Rilevazioni PERVENUTE Figura 6 – Tasto “Certificazione completa” N.B.: il documento stampato va conservato agli atti della Regione a cura del Delegato Regionale. Pagina di riepilogo - Note SISAC In ciascun elenco, ad eccezione del primo (Rilevazioni DA ATTIVARE), la presenza di indicazioni fornite dall’amministratore generale del sistema (SISAC) sarà evidenziata con l’etichetta “*Note” posizionata accanto al Nome e Cognome del Funzionario Responsabile della rilevazione (Figura 7). Pagina Nell’elenco “Rilevazioni IN COMPILAZIONE” sarà inoltre possibile visualizzare il contenuto della nota eventualmente immessa dall’amministratore generale del sistema (SISAC), cliccando sul tasto “Note” posto a fianco della data di attivazione (Figura 8). 5 Figura 7 – Note SISAC Figura 8 – Tasto “Note” (elenco rilevazioni IN COMPILAZIONE) Pagina della rilevazione Nella pagina della rilevazione vengono visualizzate le schede inviate dal Funzionario Responsabile dell’Azienda/Istituto (Figure 9 e 9a). Premendo il tasto “Indietro” si potrà tornare alla pagina di riepilogo (Figura 9). Pagina 6 Figura 9 – Schede rilevazione (dettaglio scheda 1) Figura 9a – Schede rilevazione (dettaglio schede particolari) Pagina 7 N.B.: nella rilevazione in corso verranno censiti anche i dati riferiti ai medici e professionisti di medicina penitenziaria transitati in carico al servizio sanitario nazionale con DPCM 1 aprile 2008 in attuazione dell’art. 2, comma 283 della Legge delega 24 dicembre 2007, n. 244. Il funzionario responsabile della rilevazione, con le stesse modalità di compilazione già rappresentate per il restante personale convenzionato, avrà cura di indicare negli appositi spazi riservati i dati relativi a tali medici e professionisti in base alla tipologia contrattuale adottata dalla Regione/Azienda (Figura 9b). Figura 9b – Schede rilevazione (dettaglio scheda 1 – Medici e professionisti di medicina penitenziaria) Pagina 8 N.B.: in relazione al comparto della medicina specialistica ambulatoriale ed altre professionalità (punti 3 e 4) si fa presente che, diversamente rispetto a quanto accaduto negli anni passati e a quanto previsto per altri comparti, le informazioni (medici, deleghe e ore) relative alla tipologia di contratto a tempo determinato verranno rilevate congiuntamente a quelle riguardanti gli incarichi provvisori attribuiti dall’azienda (punto 4) e non più insieme a quelle riferite al tempo indeterminato (punto 3) (Figura 9c). Figura 9c – Schede rilevazione (dettaglio scheda 1 – Specialisti ambulatoriali ed altre professionalità: TEMPO INDETERMINATO – TEMPO DETERMINATO ED INCARICO PROVVISORIO ATTRIBUITO DALL’AZIENDA) Pagina della rilevazione – note SISAC Figura 10 – Note SISAC Pagina 9 Nella parte superiore della pagina è stato implementato un campo di testo (“Note SISAC”) nel quale l’amministratore generale del sistema (SISAC) inserirà, qualora fosse necessario, indicazioni utili per il Delegato Regionale affinché possa effettuare una corretta valutazione della rilevazione (Figura 10). Pagina della rilevazione – Scheda 1 – controllo dati inseriti Come evidenziato nella Figura 11, la scheda di riepilogo della rilevazione (Scheda 1) è suddivisa in tre aree principali: • • • Area Medici Area Deleghe Area Ore Figura 11 – Le Aree della scheda 1 - dal campo relativo al numero dei medici rilevati al 1.1.2013. Questo campo riporta il dato effettivamente immesso dal Funzionario Responsabile dell’azienda/Istituto per la rilevazione in corso (“Medici 1.1.2013”). dal campo relativo al numero dei medici rilevati l’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“a.p.”). dal campo relativo alla variazione percentuale tra il numero dei medici immesso nella rilevazione in corso e quello rilevato nell’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“%”). Pagina - 10 L’Area Medici è composta per ogni tipologia di personale convenzionato: L’Area Deleghe è composta per ogni tipologia di personale convenzionato: - - dal campo relativo al numero delle deleghe rilevate al 1.1.2013. Questo campo riporta il dato effettivamente immesso dal Funzionario Responsabile dell’azienda/Istituto per la rilevazione in corso (“Deleghe1.1.2013”) dal campo relativo al numero delle deleghe rilevate l’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“a.p.”). dal campo relativo alla variazione percentuale tra il numero totale delle deleghe della rilevazione in corso e quello rilevato nell’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“%”). L’Area Ore è composta per ogni tipologia di personale convenzionato: - - dal campo relativo al numero di ore remunerate nel corso dell’anno solare 2012. Questo campo riporta il dato effettivamente immesso dal Funzionario Responsabile dell’azienda/Istituto per la rilevazione in corso (“Ore anno 2012”). dal campo relativo al numero di ore rilevate l’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“a.p.”). dal campo relativo alla variazione percentuale tra il numero di ore immesso nella rilevazione in corso e quello rilevato nell’anno precedente. Questo dato viene inserito automaticamente dal sistema (“%”). In merito al campo “%”, si precisa che la variazione percentuale viene visualizzata solamente nel caso in cui sia maggiore (colore verde) dell’estremo superiore, ovvero minore (colore rosso) dell’estremo inferiore di uno specifico intervallo, empiricamente determinato sulla base dei dati osservati negli anni precedenti. N.B.: l’ indicatore “%” ha unicamente la funzione di evidenziare un fenomeno interessante o eventualmente un errore di immissione, ma non indica necessariamente la presenza di un dato errato. Pagina 11 La figura 12 mostra il particolare di una scheda 1 con alcuni esempi. Figura 12 – Controllo inserimento dati Pagina della rilevazione – Scheda 1 – Motivazione incongruenza/assenza ore Con riferimento al campo relativo al numero di ore remunerate, si fa presente che tale numero dovrà necessariamente essere maggiore di zero in presenza di un numero positivo di medici. Tuttavia può accadere che i medici rilevati per una particolare tipologia siano entrati in servizio in data 01.01.2013 e che quindi nell’anno solare 2012 il numero di ore remunerate corrispondente sia inevitabilmente uguale a zero; questa eventualità, peraltro poco frequente, viene identificata, in corrispondenza del relativo campo, dalla sigla “ND” e da un asterisco al margine della scheda. In questo caso l’asterisco indica la presenza della motivazione dell’assenza delle ore remunerate inserita dal Funzionario Responsabile della rilevazione e visibile in calce alla scheda 1 (Figura 13). Pagina 12 L’asterisco in realtà individua prevalentemente una situazione atipica che si verifica con maggior frequenza. In alcuni casi può succedere che il numero di ore remunerate risulti palesemente incongruente (troppo alto o troppo basso) con il numero relativo di medici. Tale circostanza viene spiegata dal Funzionario Responsabile, il quale inserirà la motivazione di incongruenza delle ore remunerate anch’essa visibile in calce alla scheda 1 (Figura 14). Figura 14 – Motivazione incongruenza ore Pagina 13 Figura 13 – Motivazione assenza ore Pagina della rilevazione – Schede particolari Le schede particolari riportano, per ogni tipologia di medici e per ogni sigla sindacale, il numero delle deleghe ed il corrispondente importo annuale della trattenuta. Vengono inoltre indicate eventuali annotazioni riguardanti la scheda ed infine viene indicata l’informazione riguardante la presenza (o assenza) della firma ed il relativo nome e cognome del Rappresentante sindacale (o motivazione dell’assenza firma) (Figura 15). Figura 15 – Informazioni presenti nelle schede particolari Pagina della rilevazione – Schede particolari – indicatore trattenuta media Pagina Figura 16 – Indicatore “Trattenuta media” 14 In ogni scheda particolare è presente l’indicatore “Trattenuta media”. Tale indicatore sarà evidenziato nel caso in cui sia maggiore (colore verde) dell’estremo superiore, ovvero minore (colore rosso) dell’estremo inferiore di uno specifico intervallo, predeterminato empiricamente sulla base dei dati rilevati negli anni precedenti (Figura 16). N.B.: l’indicatore “Trattenuta media” ha unicamente la funzione di evidenziare un fenomeno interessante o eventualmente un errore di immissione, ma non indica necessariamente la presenza di un dato errato. N.B.: qualora l’indicatore “Trattenuta media” venisse evidenziato dal sistema (colore verde, colore rosso) o nel caso in cui siano presenti trattenute sindacali in assenza di deleghe, sarà visualizzata una motivazione nel campo “Annotazioni” che chiarirà dettagliatamente le ragioni dell’anomalia riscontrata (Figure 17 e 18). Figura 16 – Indicatore “Trattenuta media” (valori esterni all’intervallo) Figura 17 – Indicatore “Trattenuta media” (numero deleghe uguale a zero) N.B.: in riferimento al campo relativo al complessivo totale annuo della trattenuta sindacale, qualora il dato indicato fosse uguale a zero, sarà visualizzata una motivazione nel campo “Motivazione trattenuta uguale a 0” (Figura 18). Pagina 15 Figura 18 – Indicatore “Trattenuta media” (trattenuta sindacale uguale a zero) Pagina della rilevazione – Pulsantiera In fondo alla pagina sono presenti i pulsanti necessari alla gestione delle rilevazioni: • Rilevazione completa: cliccando questo pulsante, il Delegato Regionale, prende atto che la rilevazione è completa. I dati vengono inseriti definitivamente nell’archivio delle rilevazioni (Figura 19). Figura 19 – Pulsante “Rilevazione completa” Rettifica: premendo questo pulsante verrà inviata una mail al Funzionario Responsabile dell’Azienda/Istituto con la richiesta di modificare la rilevazione e di provvedere ad un nuovo invio. Prima di premere il tasto, specificare OBBLIGATORIAMENTE nell’apposita casella di testo associata, la motivazione dell’avvenuta richiesta di rettifica (Figura 20). Figura 20 – Pulsante “Rettifica” 16 N.B.: qualora si riscontrassero ritardi nella ri-compilazione e nel nuovo invio della rilevazione, il Delegato Regionale dovrà intervenire con tempestività contattando il Funzionario Responsabile. Pagina • • Rilevazione completata a seguito di rettifiche: in caso di rettifica della rilevazione il pulsante “Rilevazione completa” diventa “Rilevazione completata a seguito di rettifiche”. Cliccando questo pulsante, il Delegato Regionale, prende atto che la rilevazione è stata completata a seguito di rettifiche. I dati vengono inseriti definitivamente nell’archivio delle rilevazioni (Figura 21). Figura 21– Pulsante “Rilevazione completata a seguito di rettifiche” • Stampa: cliccando questo pulsante viene stampata la rilevazione (Figura 22). Figura 22 – Pulsante “Stampa” N.B.: il documento stampato va conservato agli atti della Regione a cura del Delegato Regionale. IMPORTANTE! Pagina 17 Il Delegato Regionale ha il compito di monitorare la procedura di competenza del funzionario Responsabile dell’Azienda, avendo riguardo ad intervenire con sollecitudine in caso di ritardo nella “attivazione” e nella “compilazione” della rilevazione. Principali verifiche da effettuare Allo scopo di agevolare il compito del Delegato Regionale nella fase di controllo ed accettazione delle schede di rilevazione, si allega di seguito un breve vademecum circa i principali controlli da eseguire. Il Delegato Regionale prima di procedere all’accettazione delle schede compilate dai Funzionari Aziendali Responsabili della rilevazione verificherà prioritariamente che: SCHEDA 1 1. Nella scheda 1 il numero dei medici, in ogni categoria, sia coerente con il numero delle deleghe. 2. Nella scheda 1, il numero delle ore remunerate, nelle categorie a remunerazione oraria, sia coerente con il numero dei medici. 3. Siano state rilevate correttamente le informazioni riguardanti i medici e professionisti di medicina penitenziaria. 4. Sia specificata una spiegazione plausibile in merito alle eventuali motivazioni di incongruenza/assenza delle ore remunerate riportate in calce alla scheda 1. Pagina 5. Nelle schede particolari (2-25) sia stato compilato il campo “Complessivo totale annuo trattenuta del sindacato” – tale campo rappresenta il valore totale annuo in euro della trattenuta a favore del sindacato in riferimento all’anno solare 2012. Tale valore, confrontato con il numero delle deleghe, dovrà essere coerente con quanto rilevato negli anni precedenti. 6. Non siano state attribuite deleghe direttamente alle sigle sindacali “Federazione Medici aderente UIL F.P.L.” e “Intesa sindacale Cisl medici, F.P. C.G.I.L Medici, Simet, Sumai” queste due denominazioni possono essere solo associate all’indicazione del sindacato effettivo destinatario della trattenuta, deve cioè essere chiara l’indicazione del sindacato, componente tale Federazione o Intesa, titolare della delega espressa dal medico. 7. Non siano state attribuite deleghe in favore di organizzazioni che non abbiano natura sindacale (ad es: associazioni di volontariato, associazioni culturali, associazioni che si occupano della formazione professionale, etc…). 8. Sia specificata una motivazione plausibile nel campo “Annotazioni” in caso di valori anomali dell’indicatore “Trattenuta media” nelle schede particolari, o in caso di assenza di deleghe in presenza di trattenute sindacali. 9. Sia specificata una motivazione plausibile nel campo “Motivazioni trattenuta uguale a 0” in caso di presenza di deleghe correlata ad una assenza di trattenute – si ricorda che si tratta in particolare dei casi di iscrizione al sindacato dal 1° gennaio 2013 per i quali dunque non è stata effettuata alcuna trattenuta nell’anno solare 2012. 10. Sia riportato correttamente il nome ed il cognome del rappresentante sindacale nel campo “Nome e Cognome del Rappresentante Sindacale”. 18 SCHEDE PARTICOLARI N.B.: Il delegato Regionale ha il compito di ricordare ad ogni Funzionario Aziendale Responsabile della rilevazione che, ai sensi dell’art. 43, comma 7 del d.lgs 30 marzo 2001, n. 165, le amministrazioni hanno l’obbligo di fornire i dati richiesti dalla SISAC ai fini della rilevazione della rappresentatività sindacale e che ogni indicazione ivi riportata è considerata certificata dal compilatore in caso di eventuali contestazioni. Menù gestionale – Statistiche Dal menu del gestionale è possibile accedere alla sezione delle statistiche (Strumenti Statistiche) (Figura 23). Figura 23– La sezione delle Statistiche Pagina 19 La sezione delle “Statistiche” ha un duplice scopo: da un lato permette di agevolare il monitoraggio delle rilevazioni in corso, dall’altro consente di eseguire interessanti elaborazioni sui dati già rilevati negli anni precedenti. Ad esempio (selezionando la variabile “MMG - Medici” nella voce REPORT e scegliendo l’opzione “MEDICINA GENERALE” nella voce GRUPPO) sarà possibile visualizzare, relativamente alle Aziende/Istituti della Regione di competenza, il numero di medici di medicina generale rilevato l’anno precedente per eseguire un confronto con il numero di medici inserito nella rilevazione in corso (Figura 24); oppure (selezionando la variabile “SPEC - Deleghe” nella voce REPORT e l’opzione “SPECIALISTI AMBULATORIALI ED ALTRE PROFESSIONALITA’ – Medici Specialisti Ambulatoriali” nella voce SETTORE) sarà possibile analizzare, relativamente alle Aziende/istituti della Regione di competenza, l’evoluzione del numero delle deleghe sindacali riferite ai medici specialisti ambulatoriali nel corso degli ultimi cinque anni (Figura 25). Figura 25– Esempio Statistiche - evoluzione Pagina 20 Figura 24– Esempio statistiche - confronto anno precedente In particolare nella sezione “Statistiche” possono essere esaminate le seguenti variabili: - Numero Medici Numero Deleghe Numero Ore Numero Ore medie Trattenute Sindacali medie Le prime quattro variabili si riferiscono alle informazioni contenute nella scheda 1, le trattenute sindacali medie invece si ottengono con i dati rilevati nelle schede particolari. Numero medici, deleghe e ore (scheda 1) Il numero dei medici, delle deleghe e delle ore può essere analizzato secondo due differenti approcci che si escludono scambievolmente: per GRUPPO oppure per SETTORE. Per eseguire un’elaborazione selezionare nei parametri di ricerca la variabile di interesse (campo “Report”), scegliere GRUPPO o SETTORE ed infine premere il tasto “Report”. La tabella risultante mostrerà, relativamente alle aziende/istituti della Regione di competenza, il valore della variabile selezionata nei cinque anni precedenti rispetto all’anno della rilevazione in corso, verrà inoltre indicata la variazione assoluta e percentuale media annua riscontrata nel quinquennio (Figura 26 e 27). N.B.: il numero dei medici e delle deleghe viene riportato con riferimento al 1 gennaio di ogni anno, il numero delle ore è invece riferito all’anno solare precedente (Figura 26 e 27). Figura 26– Esempio Statistiche - Numero medici di medicina generale (Assistenza primaria) Pagina 21 N.B.: nel campo SETTORE, premendo il tasto “Ctrl” durante la selezione, è possibile effettuare una scelta multipla (ad esempio “MEDICINA GENERALE – Assistenza Primaria” e MEDICINA GENERALE AD INCARICO PROVVISORIO ATTRIBUITO DALL’AZIENDA – Assistenza Primaria) (Figura 26 e 27). Figura 27– Esempio Statistiche - Numero ore di medicina generale (Continuità assistenziale) Numero ore medie (scheda 1) Figura 28 – Esempio Statistiche - Numero ore medie di specialistica ambulatoriale ed altre professionalità (Specialisti ambulatoriali) Pagina 22 Il numero delle ore medie deve essere analizzato per SETTORE (un’analisi per GRUPPO non avrebbe molto senso!). Selezionare nel campo “Report” la voce relativa al numero di ore medie (“MMG - Numero ore medie”, “SPEC – Numero ore medie” e “PED – Numero ore medie”), scegliere il SETTORE, indicare l’anno di riferimento e premere il tasto “Report”. Nell’elaborazione verranno visualizzati, relativamente alle aziende/istituti della Regione di competenza, il numero di medici, il numero delle ore ed il numero delle ore medie; sarà inoltre visibile una colonna dedicata al controllo dei dati inseriti. In questa colonna il numero delle ore medie verrà evidenziato quando risulterà maggiore (colore verde) dell’estremo superiore, ovvero minore (colore rosso) dell’estremo inferiore di un intervallo, definito empiricamente sulla base dei dati osservati negli anni precedenti. Resta inteso che, trattandosi di dati già certificati, l’indicatore ha uno scopo puramente informativo, tutt’al più può essere considerato come strumento di ausilio per le rilevazioni future (Figura 28). N.B.: il numero dei medici si riferisce al 1 gennaio di ogni anno, il numero delle ore all’anno solare precedente (Figura 28). N.B.: nel campo SETTORE, premendo il tasto “Ctrl” durante la selezione, è possibile effettuare una scelta multipla (Figura 28). Trattenute Sindacali medie (schede particolari) Pagina Figura 29 – Esempio Statistiche - Trattenute sindacali medie della medicina generale (Assistenza Primaria) 23 La trattenuta sindacale media può essere analizzata indistintamente sia per GRUPPO che per SETTORE. Per eseguire un’elaborazione selezionare dal campo “Report” la voce relativa alla trattenuta media (“MMG – Trattenute sindacali medie”, “SPEC – Trattenute sindacali medie” e “PED – Trattenute sindacali medie”), scegliere il GRUPPO o il SETTORE, selezionare l’anno desiderato, premere il tasto “Report”. Nel prospetto corrispondente saranno riportati, relativamente alle aziende/istituti della Regione di riferimento, il numero delle deleghe, l’importo della trattenuta ed il valore della trattenuta media per ogni sindacato presente; sarà inoltre visualizzata una colonna finalizzata al controllo dei dati inseriti. In questa colonna il valore della trattenuta media verrà evidenziato quando risulterà maggiore (colore verde) dell’estremo superiore, ovvero minore (colore rosso) dell’estremo inferiore di un intervallo, definito empiricamente sulla base dei dati osservati negli anni precedenti. Resta inteso che, trattandosi di dati già certificati, l’indicatore ha un scopo puramente informativo, tutt’al più può essere considerato come strumento di ausilio per le rilevazioni future (Figura 29). N.B.: il numero delle deleghe si riferisce al 1 gennaio di ogni anno, l’importo della trattenuta all’anno solare precedente (Figura 29). N.B.: nel campo SETTORE, premendo il tasto “Ctrl” durante la selezione, è possibile effettuare una scelta multipla (Figura 29). Tutte le elaborazioni visualizzabili nella sezione “Statistiche” possono essere esportate in formato XLS (Excel) premendo il tasto “Esporta in XLS” (Figure 30 e 31). Pagina Figura 31 – Esempio Statistiche - Esportazione in XLS (Excel) 24 Figura 30 – Esempio Statistiche - Esportazione in XLS (Excel)