DOCUMATIC
Il Software per l’Archiviazione Elettronica e
il Protocollo Informatico dei documenti
© 1996-2010 SoftWorks2000
Cos’è DOCUMATIC?

E’ un software per la gestione documentale basato su un
database centralizzato in grado di gestire qualsiasi tipo di
documento (originariamente cartaceo o già in formato
elettronico).

Il sistema è stato studiato per rispondere alle esigenze di:
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Pubblica Amministrazione
Piccola e grande Impresa
Studio professionale
Centro servizi
Perché conviene utilizzare
DOCUMATIC?
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Eliminazione della carta
Le recenti normative in materia di documento informatico hanno
reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il più
pratico documento elettronico.

Notevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti
Migliaia di documenti possono essere riversati in un disco fisso o su
supporto ottico, senza alcuna perdita di informazioni, liberando
spazio utile su scaffali o persino stanze e magazzini.

Costi di gestione ridotti al minimo
Un semplice computer e un addetto non specializzato possono
essere sufficienti per gestire notevoli quantità di documenti.
Perché conviene utilizzare
DOCUMATIC?

Reperibilità immediata dei documenti
Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il
documento cercato.

Inalterabilità dei documenti
Il documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale e
non può essere smarrito accidentalmente.

Riservatezza e sicurezza degli archivi
I documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti,
ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.
Perché conviene utilizzare
DOCUMATIC?

Condivisione degli archivi
Lo stesso documento può essere consultato da più persone
collegate in rete (locale o Internet) senza passaggio di carte da una
scrivania all'altra.

Tutela dell'ambiente
Diamo una mano alla salvaguardia dell'ambiente consumando meno
carta.

Campi di applicazione illimitati
È possibile archiviare ogni tipo di documento.
Come DOCUMATIC acquisisce i
documenti?
L’acquisizione dei documenti, semplice e
flessibile, utilizza database standard e i più
diffusi formati immagine
Come DOCUMATIC acquisisce i
documenti?

Digitalizzazione dei documenti cartacei attraverso uno scanner o un
altro dispositivo compatibile con gli standard TWAIN e ISIS

Caricamento di immagini o documenti creati da altre applicazioni
(Microsoft Office, e-mail, pagine HTML …)

Cattura dell'output di una stampante virtuale che trasforma un
qualsiasi documento inviato alla stampa in un file immagine in
formato PDF, TIFF o JPEG
Come DOCUMATIC acquisisce i
documenti?

Avvio di programmi esterni per la digitalizzazione o la creazione di
immagini o di documenti

Acquisizione di file tramite Drag&Drop (Clicca&Trascina)

Acquisizione di immagini contenute negli Appunti di Microsoft
Windows (clipboard)

E' inoltre possibile inserire un documento senza doverne acquisire
necessariamente l'immagine, mantenendo comunque la possibilità
di acquisirla successivamente.
Come DOCUMATIC classifica i
documenti?
La classificazione dei documenti permette il
loro rapido reperimento e utilizzo
Come DOCUMATIC classifica i
documenti?

I documenti, composti da una o più pagine, sono memorizzati negli
archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi
chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in
ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni
per il documento.

Le destinazioni (o voci di Titolario) sono aree virtuali nelle quali sono
inseriti i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad
albero che può essere estesa fino a quanto si desidera. É possibile
definire un gruppo di destinazioni diverso per ogni archivio di
DOCUMATIC.
Come DOCUMATIC classifica i
documenti?

Al documento può essere associata una scheda dati completamente
personalizzabile. Nella scheda dati è possibile inserire:
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Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di
tipo logico (Si/No, Vero/Falso)
Campi associati a tabella con o senza multiselezione (es. rubrica
clienti e fornitori, ...)
Campi associati a struttura con o senza multiselezione (es. lista
di distribuzione, tipo di documento strutturato, ...)
Campi progressivi sia automatici che non automatici
Campi con valore predefinito
Campi obbligatori, a sola lettura o protetti da password
Come DOCUMATIC classifica i
documenti?

I dati possono essere inseriti:


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Prima dell'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di
acquisizione di un documento alla volta
Dopo l'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di
acquisizione massiva di documenti (più documenti alla volta)
Dopo l'acquisizione del documento da una postazione di
indicizzazione che può essere diversa da quella di acquisizione
Come DOCUMATIC classifica i
documenti?

Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di
classificazione dei documenti. Ecco alcuni esempi:
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

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CARTELLE CLINICHE: Nominativo, Data nascita, Data ingresso, Data
dimissione, Medico curante, Diagnosi, ...
DOCUMENTI FISCALI: Ragione sociale, Numero e data documento
fiscale, Imponibile, Imposta, ...
PROTOCOLLO DOCUMENTI: Mittente / Destinatario, Oggetto, Data
ricezione / invio, Numero e data protocollo, Mezzo ricezione / invio ...
RASSEGNA STAMPA: Nome giornale, Titolo articolo, Argomento
articolo, Pagina giornale, Sintesi articolo, ...
Come DOCUMATIC permette di
trovare i documenti?
La ricerca dei documenti avviene nel modo
più intuitivo ed efficiente
Come DOCUMATIC permette di
trovare i documenti?

Ricerca per chiave singola o multipla
Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di
documenti utilizzando una delle chiavi con cui sono stati classificati.
Ad esempio, in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si potrebbe
trovare una fattura impostando un criterio sul campo Numero fattura
oppure sul campo Ragione sociale. In un ARCHIVIO
PROTOCOLLO si potrebbe trovare una lettera impostando un
criterio sul campo Numero protocollo oppure sul campo
Responsabile del procedimento. I criteri di ricerca possono essere
registrati per essere riutilizzati in qualsiasi momento.
Come DOCUMATIC permette di
trovare i documenti?

Ricerca libera
Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di
documenti cercando una parola indipendentemente dal campo nel
quale potrebbe essere stata inserita.

Ricerca sulla lista o visuale
Naturalmente è possibile scorrere l'elenco dei documenti sia
orizzontalmente sia verticalmente fino a trovare il documento
desiderato che può essere immediatamente visualizzato o
stampato. E' anche possibile scorrere visivamente le pagine del
documento fino a trovare quello desiderato.
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?
AZIENDA
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Protocollazione dei documenti e distribuzione al destinatario o ai
destinatari (segreteria di direzione o persona) in base
all'organigramma aziendale (client o client web) o, in alternativa,
mediante posta elettronica.

Acquisizione, archiviazione e distribuzione dei fax ricevuti dalla
macchina digitale multifunzione con opzione fax (DOCUMATIC
SAVER). Lo stesso modulo software è utilizzato per la distribuzione
delle scansioni.

Creazione guidata dei documenti aziendali in uscita in base a
modelli predefiniti e loro salvataggio automatico nel server di rete
con nome univoco (DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS).
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Acquisizione ed archiviazione dei documenti di trasporto con lettura
e salvataggio automatico del numero documento tramite
DOCUMATIC OCR.

Acquisizione ed archiviazione dei documenti fiscali (fatture, note di
credito, documenti di trasporto) con caricamento delle chiavi di
indicizzazione direttamente dal database aziendale (DOCUMATIC
DATA LOADER).

Acquisizione e distribuzione dei documenti acquisiti attraverso la
rete locale o la posta elettronica tramite DOCUMATIC SCAN
(postazione di acquisizione con scanner centralizzata).

Acquisizione dei documenti e interrogazione degli archivi
DOCUMATIC con un software gestionale esterno tramite
DOCUMATIC ACQUIRE&VIEW.
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?
AZIENDA
ENTE PUBBLICO / PRIVATO
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Protocollazione dei documenti con segnatura di protocollo prima
della scansione per mezzo di timbratrice o stampante di etichette
controllata direttamente da DOCUMATIC.

Acquisizione ed archiviazione della rassegna stampa con
consultazione attraverso la rete intranet o Internet.
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?
STUDIO PROFESSIONALE
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Studio avvocato
Acquisizione della documentazione, inserimento in fascicolo ed
assegnazione del lavoro agli utenti. I documenti, una volta lavorati,
sono presi in carico dalla segreteria per la storicizzazione.

Studio commercialista
Acquisizione e conservazione della documentazione contabile e
fiscale dei clienti. Per ogni cliente è stato creato un archivio con una
propria struttura dipendente dalla tipologia del cliente.
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?
CENTRO SERVIZI
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Acquisizione massiva tramite scanner per grandi volumi ed
indicizzazione dei documenti (attribuzione delle chiavi di ricerca al
singolo documento). Tale attribuzione è effettuata anche con l'ausilio
dei moduli software DOCUMATIC DATA ENTRY, DOCUMATIC
DATA LOADER, DOCUMATIC IMPORTER, DOCUMATIC OCR e
DOCUMATIC SPOOL.

Distribuzione al cliente finale dell'archivio documentale (esportato
integralmente o parzialmente da DOCUMATIC) su supporto ottico.

Esportazione dell'archivio documentale in formato XML per
importazione di dati e documenti nel proprio gestionale.
Come i nostri clienti utilizzano
DOCUMATIC?

Consultazione attraverso Internet dell'archivio documentale da parte
del cliente finale. Il cliente finale accede solamente al proprio
archivio (o ai propri archivi) tramite user ID e password. Il database
può trovarsi nel server di rete del centro servizi oppure essere
installato presso la sede del cliente finale.

Importazione in DOCUMATIC dell'archivio documentale consegnato
al cliente finale sotto forma di file di testo o XML e immagini (in
formato PDF, TIF o JPG).
DOCUMATIC
Il Software per l’Archiviazione Elettronica e
il Protocollo Informatico dei documenti
Per informazioni su DOCUMATIC:
Soft Works 2000
Via Aurelia 641
00165 ROMA
Tel. 06.66.41.82.68 - Fax 06.90.28.02.18
www.documatic.it - [email protected]