Le norme sulla tutela
per gli archivi digitali
Mariella Guercio
Università di Roma Sapienza – Digilab
dicembre 2012
la tutela del patrimonio archivistico
• Tutti i provvedimenti normativi dello Stato unitario dedicati
agli archivi hanno sottolineato il principio che “l’archivio
pubblico è tutelato dal momento della sua formazione, per
garantirne la conservazione permanente in condizioni di
accessibilità e di integrità della documentazione”(Pastura).
• Gli archivi sono strumento strategico per la gestione
dell’azione pubblica e quindi componente non irrilevante delle
riforme della pubblica amministrazione negli ultimi 15 anni
• Le normative per le politiche pubbliche e l’innovazione hanno
quindi inevitabilmente investito la formazione, la gestione e
la conservazione del patrimonio archivistico
lo “scompiglio” negli archivi
• “Ciò ha comportato una dislocazione diversa
delle risorse, umane e strumentali, e un
sostanziale mutamento nelle prassi
amministrative e nell’organizzazione della
documentazione prodotta dall’apparato
pubblico, cioè un vero scompiglio degli
archivi. E il processo non è finito” (Pastura)
le norme principali sulla formazione e
conservazione di documenti informatici - 1
Dpr 28 dicembre 2000, n. 445: testo unico sulla documentazione
amministrativa
Dpcm 31 ottobre 2000: regole tecniche sulla gestione informatica
documenti
dei
Dpr 11 febbraio 2005, n. 68: posta elettronica certificata
Codice dell’amministrazione digitale dlgs 82/2005 e dlgs 159/2006 e
successive modifiche fino al dlgs 235/2010
Dpcm 6 maggio 2009: regole tecniche in materia di rilascio e di uso della
casella di posta elettronica assegnata ai cittadini
Dpcm 30 marzo 2009: regole tecniche in materia di generazione, apposizione
e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti
informatici , in vigore dal 3 dicembre 2009
Legge 18 giugno 2009, n. 69: disposizioni per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività, nonché per il processo civile
le norme principali sulla formazione e
conservazione di documenti informatici - 2
Dpcm 22 luglio 2011 (pubblicato sulla G.U. 16 novembre 2011):
Comunicazione con strumenti informatici tra imprese e
amministrazioni ai sensi dell’art. 5 bis del CAD
Regole tecniche ai sensi dell’art. 71 del CAD
• regole sulla formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e
validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e di gestione del fascicolo
informatico
• regole tecniche sul sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44 bis del CAD
• regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82,
• Allegati: glossario, specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, metadati, linee guida
per l’accreditamento e la certificazione, definizione dei formati da utilizzare,
identificazione degli standard rilevanti
la reazione positiva degli archivisti
• Rinnovato e innegabile impegno degli archivisti e
dell’amministrazione archivistica per gli archivi correnti di
qualunque natura
– la normativa sulla gestione informatica dei documenti (dpr 445/2000
e regole tecniche)
– il lavoro dei tavoli tecnici per lo sviluppo di titolari e di manuali di
gestione coerenti, sistematici
– la capacità di creare alleanze e di non abbassare la guardia
– la predisposizione di un comitato per gli standard sui documenti e
sugli archivi presso l’UNI con capacità di iniziativa anche sul fronte dei
documenti digitali
– un quadro normativo integrato e coerente sui processi di
smaterializzazione e conservazione
le criticità
• la mancata riforma delle scuole d’archivio
• un sistema di tutela debole per la mancanza di risorse, di
archivisti (giovani) nelle istituzioni preposte al controllo ma
anche per la loro frammentazione e dispersione sul territorio:
• gli archivi digitali non sono più garantiti dal modello consolidato basato
sul policentrismo della conservazione
• si richiedono sistemi e servizi di conservazione specializzati, certificati,
federati e governati/verificati grazie alla presenza di un forte
coordinamento tecnico
Esiste un modello di tutela sostenibile per la protezione
contestuale dei grandi archivi ibridi del Novecento e delle
nuove fonti digitali?
che cosa si intende per tenuta e conservazione
di archivi digitali
• La funzione in grado di assicurare che gli utenti del presente e del futuro
possano:
– identificare, ricercare, trattare, interpretare, utilizzare documenti digitali in un
ambiente caratterizzato dalla modifica costante della tecnologia e in
condizioni che assicurino la presunzione di autenticità dei documenti
medesimi
• Si caratterizza più decisamente rispetto al passato in termini di gestione
del rischio (grazie a normative e standard in grado di sostenere i processi
di conservazione): in quanto governo ragionevole del rischio la
conservazione trasforma l’incertezza di futuro delle memorie digitali in un
problema meno drammatico di gestione di probabilità
• Richiede un continuo aggiornamento delle policy, delle attrezzature, degli
standard di rappresentazione sin dalla fase di formazione degli archivi
• La tutela degli archivi digitali si configura quindi come una funzione
diffusa, precoce e condivisa di cura del digitale (digital curation)
che cosa implica la tutela di archivi digitali
• un quadro normativo aggiornato e flessibile, coerente con il
modello di tutela
• un sistema qualificato di gestione dei documenti (record
management)
• attività precoce di tenuta e conservazione dei documenti e
delle loro caratteristiche significative con attenzione per
– la completezza, coerenza e accuratezza degli elementi intrinseci ed
estrinseci del documento e delle relazioni di contesto
– l’adozione di corrette e precoci politiche per gestire il trasferimento di
custodia e la selezione
– la documentazione nel tempo dei processi e delle attività di gestione e
tenuta in tutte le fasi di vita
– la definizione e gestione di architetture sostenibili
le soluzioni proposte dalla normativa esistente e
in fieri: la formazione e la tenuta
• Il quadro normativo sviluppato negli anni (e rafforzato dal CAD
2010 e dalle regole tecniche) prevede che gli obblighi di
gestione e conservazione dei documenti digitali siano
soddisfatti qualora i processi vengano effettuati all’interno di
un sistema informatico (di gestione e di conservazione) che
abbia caratteristiche tali da garantire
– una formazione corretta dei documenti e degli archivi basata su
sistemi diffusi di registrazione dei documenti e dei loro criteri di
aggregazione (ruolo crescente della registrazione informatica di
protocollo e di repertoriazione, sistemi di classificazione e
fascicolazione)
– la conservazione dei documenti digitali di lunga durata insieme ai
metadati che ne definiscono il vincolo archivistico in condizioni di
sicurezza e di accessibilità
le soluzioni proposte dalla normativa esistente e
in fieri : la formazione e la tenuta (in dettaglio) -1
dpr 445/2000, art. 62 (Procedure di salvataggio e conservazione
delle informazioni del sistema)
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti dispone la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle
informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a
procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili (riproduzione su
nuovi supporti con cadenza almeno quinquennale).
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
le soluzioni proposte dalla normativa esistente e
in fieri : la formazione e la tenuta (in dettaglio) - 2
dpr 445/2000, art. 64 (Sistema di gestione dei flussi
documentali)
1.
2.
Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di gestione informatica dei documenti.
Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati
piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti,
compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione
In particolare il sistema di conservazione deve garantire:
• la conservazione, integrata ai documenti, delle relazioni di contesto e dei
metadati predisposti nelle fasi di gestione e di archiviazione;
• la conservazione degli strumenti di ricerca, degli indici e dei repertori
formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti;
• la documentazione del sistema di sicurezza e delle responsabilità per
tutte le fasi di gestione del sistema documentario;
• il tracciamento delle operazioni di gestione e di conservazione dei
documenti.
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 1
dpr 445/2000, art. 67 e 69 (Trasferimento dei
documenti all’archivio di deposito e storico)
– Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione, rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie
avevano nell’archivio corrente e conservando un elenco dei fascicoli e
delle serie trasferite (art. 67)
– I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 2
dpr 445/2000, art. 68 (Disposizioni sulla conservazione
degli archivi)
– Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di
selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni
contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
– Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta
traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 3
Codice dei beni culturali (dlgs 42/2004), art. 30:
• Obbligo di mantenere l’archivio nella sua integrità e
organicità
Codice dell’amministrazione digitale, artt. 43 e 44
• Obbligo di assicurare l’identificazione certa del
soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’AOO, l’integrità, la
leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di
registrazione e di classificazione originari, il rispetto
delle misure di sicurezza
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 4
CAD, art. 43 (Riproduzione e conservazione dei
documenti)
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è
prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove
riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel
tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei
documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche
stabilite ai sensi dell'articolo 71 (in base alla delibera Cnipa
11/2004 fino all’approvazione delle nuove regole tecniche).
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 5
La delibera Cnipa 11/2004 intende risolvere con una sola procedura più ordini
di problemi legati alla persistenza nel tempo dei documenti firmati
digitalmente:
– la validità dei documenti firmati e la loro verificabilità nel tempo mediante
una catena di marcature temporali (il certificato di firma scade e può essere
anche revocato o sospeso: contiene, infatti, il termine iniziale e quello finale
del periodo di validità e l’apposizione ad un documento informatico di una
firma digitale basata su un certificato elettronico scaduto equivale a mancata
sottoscrizione)
– l’integrità del documento garantita dall’utilizzo di una firma digitale
mediante la gestione precoce di regole di conservazione affidate a figure
responsabili di a rischio di scadenza e di verificabilità dato che i documenti
firmati digitalmente presentano problemi di data.
• Si basa sul principio che è necessario gestire la scadenza, revoca o
sospensione dei certificati di firma ricorrendo a una catena di date certe
(marcature temporali assicurate dalla firma del certificatore qualificato)
apposte ai documenti (non necessariamente singoli) prima della
scadenza delle firme originali o di garanzia
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 6
Dopo la scadenza del certificato (fino al 2009 il certificato era
conservato obbligatoriamente solo per 10 anni) o in caso di
revoca la firma non può più essere verificata se priva di
marcature temporali
– la delibera 11/2004 prevede l’uso della marcatura temporale mediante la
generazione, da parte di una terza parte fidata (il certificatore qualificato) di
una firma digitale del documento cui è associata l'informazione relativa ad una
data e ad un'ora certa: un file marcato temporalmente ha estensione m7m e
contiene il documento validato temporalmente e la marca temporale che
viene conservata per 20 anni dal certificatore, mentre non è necessario che il
certificato del firmatario sia conservato
– è comunque necessario disporre del certificato del certificatore che garantiva
la firma originaria e verificare che fosse valido al tempo della firma (del
certificato)
E’ quindi necessario operare la verifica il prima possibile e
registrare il fatto che la verifica sia stata effettuata nel
sistema di protocollo
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 7
Delibera Cnipa 11/2004 art. 3 (conservazione sostitutiva di
documenti informatici) e art.4 (conservazione sostitutiva di
documenti analogici)
La conservazione ‘sostitutiva’ consiste nell’apposizione sull’insieme dei
documenti informatici o sull’evidenza informatica (le impronte dei
documenti accumulati in un unico volume/lotto) del riferimento
temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione
Si attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo di
‘riproduzione sostitutiva’ e si consente con una sola firma dotata di
marca temporale di stabilire data certa a interi nuclei di documenti
(mediante la firma delle impronte)
Sono tuttavia mancate indicazioni operative e le procedure specifiche
sono state lasciate alle decisioni del mercato e dei fornitori
le soluzioni proposte dalla normativa esistente o
in fieri: la conservazione (in dettaglio) - 8
Ai sensi dell’art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione
assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la
conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei
seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di
autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:
– a. i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati
(allegato 5);
– b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i
metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente
identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’
aggregazione documentale.
2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il
trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato
nell’ambito del processo di conservazione.
3. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per
il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del
contesto tecnologico
la protezione dei documenti digitali non è
delegabile agli strumenti tecnologici
• Firme digitali e sigilli informatici sono strumenti cruciali per la validità
giuridica dei documenti per un breve arco temporale:
– sono finalizzati ad assicurare o a rafforzare le garanzie di intangibilità e
persistenza delle risorse conservate e i mezzi per la verifica,
– assicurano livelli adeguati di affidabilità in quanto identificano la provenienza
dei documenti,
– sono utilizzabili nella gestione dei processi conservativi in quanto consentono
di verificare l’integrità delle risorse nelle fasi di trasferimento o di copiatura
(ma non nei processi di migrazione che modificano i bit originari), ma
– non sono oggetto di conservazione (almeno nel caso della conservazione a
lungo termine e in tutti i casi in cui i formati originari non possano essere
mantenuti nel tempo) e
– non sono sufficienti a garantire la persistenza delle memorie digitali:
• gli istituti di conservazione in Nord America non accettano in versamento
documenti cifrati o firmati digitalmente
una corretta gestione dei documenti garantisce la
persistenza della validità giuridica dei documenti
Da un documento di Adobe:
• “internalizzazione del processo di autenticazione”
mediante la registrazione dei processi di verifica e controlli
di validità, revoca e indicatori di data e ora: i metadati sono
conservati insieme ai documenti nel sistema di gestione
dei documenti (es. il tribunale che accetta documenti
legali, moduli e prove “non può contare sul fatto che i
certificati siano validi di per sé o sul fatto che una …CA
continui ad esistere … Il risultato dei controlli viene
documentato e memorizzato nei db e può essere
referenziato nel sistema di gestione dei contenuti che
ospita i documenti … Il documento può essere considerato
valido per un periodo indefinito, coincidente con
l’esistenza dei sistemi di archiviazione”
le condizioni di sostenibilità per la memoria
digitale - 1
• La tenuta e conservazione di archivi digitali è assicurata da un
sistema di gestione dei documenti affidabile integrato da un
sistema di conservazione in grado di interagire (almeno al
momento del passaggio di custodia dalla fase attiva a quella di
deposito) con il sistema di formazione nel trattamento della
integrità dei documenti e al fine della loro identificazione
univoca e certa
– La “smaterializzazione” finalizzata alla conservazione
implica quindi il controllo sul processo di formazione dei
documenti e degli archivi, ma anche il governo (e il
controllo da parte di terzi fidati) dell’intero sistema di
gestione, tenuta e conservazione dei documenti in tutte le
loro fasi
le condizioni di sostenibilità per la memoria
digitale - 2
E’ necessario disporre di
• un buon sistema di gestione dei documenti (strumenti
archivistici, manuali di gestione, applicativi di qualità)
• linee direttive interne ai soggetti produttori che
definiscano un modello di smaterializzazione sostenibile,
stabiliscano priorità e criteri di gestione (ad esempio sui
tempi e modi per accumulare/aggregare documenti e
versarli)
• responsabilità certe (interne ed esterne al soggetto
produttore) e personale qualificato e motivato
i problemi aperti - 1
• riconoscimento della validità giuridica a lungo
termine del documento digitale
 verifica della provenienza nel tempo (oltre i termini di
conservazione delle informazioni che consentono la
verifica delle firme elettroniche qualificate),
 verifica e gestione nel tempo del riferimento temporale
del documento
 marcatura temporale, segnatura di protocollo, posta certificata,
affidamento di lotti/volumi o singoli documenti ai processi di
conservazione ‘a norma’,
 mantenimento nel tempo delle informazioni sui sistemi di
validazione relativi alla provenienza e ai riferimenti
temporali
i problemi aperti - 2
• tempistica nella smaterializzazione dei documenti e nella
conservazione:
– al momento della formazione del documento?
– quando si chiude la pratica e il relativo fascicolo?
– di quanto anticipare il versamento in archivio di deposito dei
documenti digitali?
– a chi affidare gli archivi di deposito e storici?
 mantenimento nei processi di conservazione del contesto
originario (con quale granularità delle informazioni? con
quali perdite? chi conserva e come il sistema di gestione dei
documenti?)
 chi gestisce e con quali misure la certificazione dei processi di
conservazione e l’accreditamento dei sistemi di
conservazione?
i problemi aperti - 3
• con quali strumenti si gestisce il
coordinamento previsto dal CAD tra le diverse
responsabilità per la gestione documentale
interne ed esterne al soggetto produttore (ad
esempio tra il responsabile del sistema di
gestione dei documenti e il responsabile della
conservazione o tra il responsabile interno
della conservazione e il responsabile del
deposito affidatario)?
qualche risposta: le potenzialità del nuovo CAD
per una tutela diffusa
Le innovazioni positive includono:
• il riconoscimento della necessità di discipline particolari (da approvare
con decreto ad hoc del Presidente del Consiglio dei ministri) per la
conservazione sostitutiva di particolari tipologie di documenti (garanzie di
controllo nel processo di formazione);
• l’ancoraggio al protocollo informatico delle caselle di posta certificata
(garanzie di controllo nel processo di formazione);
• la norma che stabilisce uno stretto collegamento tra le responsabilità in
materia documentaria tra il responsabile del servizio di protocollo e
archivio e il responsabile della conservazione (garanzie di continuità nella
catena delle responsabilità)
qualche risposta: riconoscere la rilevanza e qualificare
la gestione dei documenti e le attività di registrazione
Il legislatore (CAD) ha riconosciuto la rilevanza del ciclo di gestione dei
documenti e delle relazioni d’archivio ovvero del ruolo del protocollo e in
generale del sistema di gestione documentale:
• art. 40 - bis (Protocollo informatico): 1. Formano comunque oggetto di
registrazione di protocollo le comunicazioni che pervengono o sono inviate
dalle caselle di posta elettronica (articoli 47, comma 3, 54 comma 2-ter e
57 bis c. 1)
– comunicazione di documenti tra amministrazioni tramite caselle di
posta elettronica o in cooperazione applicativa; comunicazioni che
pervengono alla casella di posta certificata e comunicazioni con i
dipendenti tramite posta elettronica (art. 47 commi 1 e 3),
– comunicazioni pervenute nella casella di posta certificata resa
pubblica ai cittadini (art. 54 comma 2-ter) e
– le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni
per via telematica (art. 65)
• La ricezione delle impronte delle fatture da parte dell’Agenzia delle entrate
è attestata da un numero di protocollo
qualche risposta: circoscrivere e dettagliare le
responsabilità
• La responsabilità per la funzione documentaria e conservativa ha bisogno
di specifiche indicazioni sulle forme e sui limiti del suo esercizio
– la delega di responsabilità deve essere assicurata mediante un atto
formale di designazione (regole tecniche)
– le procedure specifiche di conservazione (ottenute ad esempio
mediante la stesura e approvazione congiunta di un manuale di
conservazione) non devono ridursi alle sole procedure di sicurezza, ma
devono collegare la conservazione alla gestione
• il manuale di gestione (da rivedere e riscrivere) e il piano di conservazione
devono essere integrati (regole tecniche)
• si deve prestare sempre più attenzione alle informazioni che si gestiscono
nella fase attiva (nel protocollo, nei repertori, nel sistema di gestione
documentale), tra cui le specifiche modalità di
organizzazione/fascicolazione dei documenti, il tracciamento dei flussi e la
gestione dei fascicoli ibridi
qualche risposta: i compiti e i ruoli del responsabile
della conservazione
–
–
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del
responsabile della conservazione è svolto da un
dirigente o da un funzionario delegato formalmente
designato.
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile
della conservazione può essere svolto dal responsabile
del servizio per la gestione dei documenti informatici,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi
qualche risposta: la certezza delle responsabilità
• distinzione tra le fasi di gestione e quelle di conservazione
(regole tecniche, art. 5)
• la conservazione può essere svolta sia internamente al soggetto
produttore che affidandola anche parzialmente ad altri soggetti pubblici
o privati in grado di offrire adeguate garanzie organizzative e
tecnologiche.
• si prevede che le pubbliche amministrazioni – qualora affidino il servizio
all’esterno – debbano necessariamente fare riferimento a conservatori
accreditati pubblici o privati.
• Si definiscono i ruoli del processo di conservazione: produttore (che nelle
pubbliche amministrazioni corrisponde al responsabile del servizio per la
tenuta del protocollo informatico), utente e responsabile della
conservazione (art. 6 comma 1).
• le modalità operative di trasferimento dei pacchetti di versamento sono
descritte nel manuale di conservazione e si definiscono accordi formali
tra i diversi attori del processo (art. 6 comma 3)
i nodi tecnici per la tutela degli archivi - 1
• le modalità operative funzionali per la creazione di
aggregazioni archivistiche (i ‘volumi’ della passata
regolamentazione):
–
–
–
–
–
tempistica,
contenuti, criteri di formazione, elementi di indicizzazione,
criteri di normalizzazione descrittiva,
modalità di consultazione,
disallineamento degli archivi ibridi e selezione (che si fa del cartaceo?
come si seleziona in caso di volumi formati in ordine cronologico di
registrazione di protocollo)
• la valutazione dei processi adottati in applicazione della
precedente/ancora attuale e inadueguata normativa tecnica
(delib. Cnipa 11/2004) e delle distorsioni prodotte dalla
conservazione anticipata
i nodi tecnici per la tutela degli archivi - 2
• La conservazione ‘a norma’ o ‘anticipata’ si è
limitata a considerare entità documentarie
isolate, accorpate, spesso casualmente, in
volumi e lotti: la tenuta tombale di bitstream
blindati da marche temporale e firme digitali
(necessariamente condizionata dai problemi
dell’obsolescenza e da esigenze legali)
le tappe intermedie della digitalizzazione degli
archivi - 1
1.
Archivio cartaceo con copie digitali e strumenti di reperimento e
indicizzazione digitali
– solo alcuni documenti (di frequente accesso o ampia distribuzione)
sono digitalizzati;
– soluzioni efficienti per il recupero dei documenti e criteri di
economicità per la gestione e l’organizzazione fisica degli archivi
(limitazione degli accessi diretti);
– l’integrità dei fascicoli è assicurata e si accrescono le garanzie di
integrità;
– in presenza di originali facilmente recuperabili in casi particolari, non
è giustificabile la conservazione a norma
– la digitalizzazione integrale non è vantaggiosa in ragione della
consultazione limitata dei documenti (costi elevati di autenticazione
e di conservazione) tranne nel caso di grandi serie di documenti di
formato e caratteristiche omogenee
le tappe intermedie della digitalizzazione degli
archivi - 2
2.
Archivio ibrido: è costituito da documenti analogici originali oggetto di
digitalizzazione e da documenti informatici nativi
– è la soluzione da adottare (anche se non necessariamente in modo
integrale) nella lunga fase di transizione in corso: non è infatti
realistico ipotizzare la totale assenza di documenti cartacei;
– l’archivio è strutturato su due livelli (archivio fisico e informatico) e
costituisce il passaggio graduale nella direzione di sistemi digitali
integrali;
– l’archivio informatico è a diretto accesso degli utenti (fascicoli
informatici che comprendono i documenti informatici e i metadati
dei documenti analogici)
– la maggiore criticità riguarda l’organizzazione dell’archivio cartaceo e
l’ipotesi di una sedimentazione che non implichi necessariamente la
formazione di fascicoli come quelli tradizionali (ad esempio
articolazioni semplificate che consentano di distinguere unità
archivistiche ad esempio in relazione ai tempi di conservazione):
necessità di garantire la coerenza e l’accuratezza dell’archivio
– i fascicoli cartacei sono rilevanti a fini probatori, ma anche per
ragioni di consultazione
le tappe intermedie della digitalizzazione degli
archivi - 3
3. Archivio informatico: è costituito da documenti digitali nativi
– è l’obiettivo finale dei processi di smaterializzazione
previsti dal legislatore
– la difficoltà di distinguere tra originali e copie consente di
sviluppare sistemi più flessibili (ad esempio
classificazione multipla)
– procedure complesse per assicurare la conservazione
(obsolescenza e fragilità dei sistemi)
– necessità di adottare standard precoci e di sviluppare
modelli condivisi di depositi digitali accreditati
il piano di fascicolazione e di formazione delle
aggregazioni documentarie
•
Strumento di organizzazione dell’archivio finalizzato a
integrare il piano di classificazione e il piano di
conservazione e a gestire archivi ibridi
• Guida alla sedimentazione dei documenti, alla definizione e
gestione delle tipologie di documenti
- Esempio: il caso del sistema documentario dei Comuni
(http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti/comu
ni/linee%20guida%20per%20fascicoli%20e%20serie.htm)