Nuove tecnologie e gestione
dei flussi documentali.
Una garanzia di trasparenza: la
corretta impostazione e
gestione dell’archivio corrente;
dal protocollo tradizionale alla
gestione informatica dei
documenti, degli archivi e dei
flussi documentali
1
L’archivio e le sue fasi
ARCHIVIO: complesso di documenti prodotti o acquisiti
da un ente o da una persona durante lo svolgimento
della propria attività.
Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3
fasi:
1. archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione.
2. archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per
finalità amm/ve, ma non più necessari per l’attività corrente
3. archivio storico: documenti storici (oltre 40 anni), relativi ad
affari esauriti, selezionati per conservazione permanente.
2
Duplice valenza dell’archivio
•AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati all’attività
del produttore (documenti che devono essere prodotti e
conservati in modo da garantire la certezza del diritto)
“Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa
fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di
atto pubblico” (sentenza Cassazione penale 6.10.1987)
•CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica,
testimonianza certa ed autentica di un’attività
3
Registro di protocollo
• In origine il termine “protocollo” indicava il registro
usato per la trascrizione degli atti notarili, che
assumevano carattere di pubblica e riconosciuta
certezza.
• Da qui l’attuale significato di registro in cui vengono
annotati e classificati giornalmente i documenti in
partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni
pubbliche e aziende private.
• Il numero di protocollo progressivo da 1
a n per ogni anno, viene assegnato
al documento e riprodotto sul medesimo.
4
Gestione integrata
L’archivio
è
nello
stesso
tempo
strumento
gestionale
e
bene
culturale; ne discende la necessità
della gestione integrata
tra
Amministratine
produttrice
e
Amministrazione
archivistica
(Soprintendenze Archivistiche per gli
archivi degli enti pubblici e dei privati,
Archivi di Stato per gli archivi statali)
5
Legislazione di tutela degli archivi
•Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli
uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati
•DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i
beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli
enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI
CULTURALI
•D.lgs. 42/2004 Codice “Urbani” dei Beni Culturali
Art. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e
degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse
storico particolarmente importante
6
Legislazione protocollo
Il modello del R.D. 35/1900
RD 35/25.1.1900 Regolamento per gli uffici di registratura e archivio
delle Amm/ni Centrali, definisce l’impianto del modello italiano della
gestione dei documenti
•Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole
per tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche),
classificazione, formazione dei fascicoli, passaggio dall’archivio
corrente a quello di deposito e storico (Archivio Generale del Regno),
scarto.
•Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui
sono fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche
estrinseche e le modalità di registrazione) , altri strumenti e repertori
indispensabili per questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornali delle
spedizioni, scadenziario, raccolte decreti, circolari ecc
7
Ma in seguito……
•Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di
documentazione, che presenta inoltre una grande complessità,
determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro
patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza.
•Si presta poca attenzione all’archivio considerato come attività
residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene
in molti casi abbandonata l’operazione della classificazione; ne
consegue la non corretta conformazione degli archivi.
8
Riforma P. A.
Un’inversione di tendenza si determina, con le nuove normative di
riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento
migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio
con obiettivi di:
•Trasparenza ed imparzialità dell’azione amministrativa (l.
241/90)
•Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di
comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93)
•Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a
principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98)
•Semplificazione dei procedimenti
•Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99)
9
Informatizzazione
Per la realizzazione di questa complessa trasformazione,
l’applicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari
costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per:
•Attuare la trasparenza
•Incrementare qualità del servizio
•Migliorare efficienza dell’azione amministrativa
•Sorreggere processi decisionali
10
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E
PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo
Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD
35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo,
mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le
possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli
obiettivi individuati per la riforma della PA.
•DPR 428/98 regolamento gestione protocollo informatico da
parte PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché
disposizioni sugli archivi di deposito e storici
11
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E
PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo
DPCM 31.10.2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di
cui al DPR 428/99
Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il
corretto
funzionamento
del
protocollo
informatico:
adeguamento organizzativo (AOO, nomina responsabile,
eliminazione protocolli multipli, funzioni obbligatorie); requisiti
per la sicurezza del sistema per l’accesso interno ed esterno,
modalità per lo scambio e l’interoperatività; gli strumenti per il
funzionamento del sistema (piano classificazione e manuale
di gestione)
12
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E
PROTOCOLLO INFORMATICO – quadro normativo
DPR 445/2000 Testo unico in materia di documentazione
amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni
vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e
gestione degli atti da parte degli uffici della P.A.
•Riunisce in un unico testo tutte le norme sulla documentazione
amministrativa e sul documento informatico
•Afferma la validità a tutti gli effetti di legge del documento
informatico
•Decreta l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di
protocollo
•Stabilisce i principi di gestione degli archivi
•Collega il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali
13
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
• E’ un TESTO UNICO, quindi uno strumento di
vera semplificazione normativa, che ha
eliminato disposizioni ridondanti e
armonizzato fra loro tutte le altre;
• E’ un testo di semplificazione
amministrativa, in quanto le disposizioni
hanno come oggetto la semplificazione della
documentazione amministrativa.
14
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445Struttura
E’ articolato in sette capi:
• Capo I – Definizione e ambiti di applicazione
• Capo II – Documentazione amministrativa –
disposizioni su documento amministrativo e informatico,
trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma
digitale, la legalizzazione di firme e fotografie
• Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa
- le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti,
l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive
• Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti
• Capo V – Controlli
• Capo VI – Sanzioni
• Capo VII – Disposizioni finali
15
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
1. GESTIONE
INFORMATICA
DEI DOCUMENTI
• Disposizioni sul
protocollo
• Accesso alle
informazioni
• Conservazione delle
informazioni
Requisiti tecnici
Requisiti formali
Requisiti funzionali
Esclusioni
Annullamenti/modifiche
2. GESTIONE
DEI FLUSSI
DOCUMENTALI
• Disposizioni sulla
gestione informatica
Relazione tra:
- documenti
- fascicoli
- procedimenti
3. TENUTA DEGLI
ARCHIVI
• Disposizioni sugli
archivi
Modalità di gestione
degli archivi informatici
16
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
(6 sezioni)
 Gestione informatica dei
documenti
(Sezione I – artt. 50-57)
 Accesso ai documenti e alle
informazioni del sistema
(Sezione II – artt. 58-60)
•
•
Registrazione di protocollo con
sistemi informatici
Criteri uniformi di classificazione
e archiviazione
Informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento
ricevuto dall’amministrazione e i
documenti formati nell’adozione
dei provvedimenti finali
•
•
Accesso degli utenti interni
Accesso esterno
•
17
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
 Tenuta e conservazione del sistema
di gestione dei documenti
(Sezione III – artt. 61-63)
•
Istituzione del Servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e
degli archivi
 Sistema di gestione dei flussi
documentali
•
Gestione dei procedimenti
amministrativi mediante sistemi
informativi automatizzati
•
Passaggio all’archivio di
deposito e storico
•
Recupero versioni precedenti
(Sezione IV – artt. 64-66)
 Disposizioni sugli archivi
(Sezione V – artt.67-69)
 Aggiornamento dei sistemi
(Sezione VI art.70)
18
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
Individuazione Aree Organizzative
Omogenee (art. 50)
• AOO: uffici che presentano esigenze di
gestione della doc/ne omogenee e
adottano quindi criteri uniformi di
classificazione e archiviazione
19
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
•Istituzione Servizio per la gestione informatica dei
documenti, flussi documentali e archivi (art. 52)
•Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in
possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità
tecnico-archivistica acquisita a seguito dei processi di
formazione)
E’ un ufficio ad alta centralità organizzativa con
personale qualificato, che costituisce
l’interfaccia competente dell’Amm/ne
archivistica per affrontare le problematiche
archivistiche
20
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Servizio per la gestione informatica dei documenti
Compiti:
•Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario
mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di
classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del
manuale di gestione
•Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura
•Autorizzare operazioni di annullamento
•Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti
di gestione
21
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Servizio per la gestione informatica dei
documenti
REQUISITI
 Garantire la sicurezza e integrità dei dati
 Garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in
uscita
 Fornire le informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento
ricevuto dall’Amministrazione e quelli formati dalla stessa nell’adozione dei
provvedimenti finali
 Consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati
 Consentire l’accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati
 Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema
di classificazione d’archivio adottato
 Possibilità di produrre il registro giornaliero di protocollo (art. 53.2)
 Possibilità di elaborazioni statistiche a scopo di controllo interno (art. 58.3)
 Gestione dello storico dei dati, modifiche, annullamenti, etc… (art. 54)
22
Protocollazione
• Comprende registrazione e segnatura.
• Per registrazione si intende l’attività di
identificazione dei documenti nel contesto
giuridico-amministrativo e nel contesto
documentario di un soggetto produttore, allo
scopo di verificarne l’acquisizione in data
certa e il mantenimento nel tempo.
23
Il numero di protocollo (art. 57)
Il numero di protocollo o “progressivo di protocollo” è un numero ordinario
formato sempre da sette cifre numeriche:
Prot. n. 0000000
Esempio:
0000001
1234567
0021221
3213212
24
Protocollazione
Registrazione
del documento
in arrivo o in partenza
Memorizzazione delle seguenti informazioni:
• Numero di protocollo
• Data di registrazione
• Mittente
• Destinatario/i
• Oggetto
• Data e protocollo del documento ricevuto.
25
Protocollazione - La segnatura di protocollo
Apposizione o associazione all’originale del documento,
in forma permanente e non modificabile,
delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Va effettuata contemporaneamente alla registrazione
Le informazioni minime da apporre sul documento:
•
•
•
•
•
Numero di protocollo o “progressivo di protocollo”
Data di registrazione
Identificazione dell’Amministrazione
Codice di classificazione
Numero del fascicolo
26
Cosa non si protocolla (art. 53, c.5 dpr 445/2000)
•
•
•
•
•
•
•
•
Gazzette Ufficiali
Bollettini Ufficiali e notiziari dalla Pubblica Amministrazione
Note di ricezione delle Circolari e altre disposizioni
Materiali statistici
Atti preparatori interni
Giornali, riviste, opuscoli, depliant e materiali pubblicitari
Inviti a manifestazioni
Tutti i documenti soggetti a registrazione particolare
dell’Amministrazione (decreti, fatture …).
Il Manuale di gestione di ciascuna AOO conterrà l’elenco dei
documenti da non sottoporre a registrazione.
27
La protocollazione dei documenti riservati
Documenti riservati
Procedura da definire nel manuale di gestione
Obiettivo
Consentire il trattamento e la conservazione di
informazioni riservate nel rispetto della normativa vigente
28
Il registro di emergenza
In caso di indisponibilità del sistema informatico,
il Responsabile del Servizio
autorizza la registrazione manuale del protocollo su un
“Registro di emergenza”.
E’ opportuno evitare l’apertura del registro di emergenza nel caso in cui
si preveda che l’interruzione sarà inferiore alle 24 ore, ad eccezione del
caso in cui sia necessario protocollare documenti urgenti.
Sul Registro sono riportate:
• Causa, data e ora d’inizio dell’interruzione
• Data e ora del ripristino della funzionalità del sistema.
29
Gestione informatica dei documenti
L’accesso ai documenti e alle informazioni
L’accesso al sistema:
Interno:
a utenti appartenenti all’Amministrazione
Esterno:
- a soggetti interessati ai procedimenti in corso anche attraverso l’URP
- ad altre Amministrazioni (norme e criteri tecnici del SPC)
La ricerca delle informazioni è effettuata secondo criteri di selezione
basati sulle informazioni registrate, espressioni semplici e legate tra loro
da operatori logici, ricerca full-text
Criteri di accesso alle informazioni
e modalità di identificazione degli interessati
devono essere definiti
30
Gestione informatica dei documenti
L’accesso ai documenti e alle informazioni
 Le informazioni del sistema di gestione informatica
dei documenti possono essere utilizzate per
l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990)
 Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006,
n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai
documenti amministrativi - art. 13 )
 Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei
documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico
31
Sicurezza (artt. 61-63)
• Salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile
• Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri
• Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli
riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile
ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre
consultabili
• Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione
informatica costituiscono parte integrante del sistema
di indicizzazione ed organizzazione dei documenti
oggetto di riproduzione sostitutiva
32
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV
Prospettive future
• Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti
amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati
• i sistemi per la gestione dei flussi documentali che
includono i procedimenti amministrativi
• “Le amministrazioni determinano, autonomamente e
in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio”
33
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sez V. Disposizioni sugli archivi (art. 67-69)
Trasferimenti periodici documenti nell’archivio di deposito:
• almeno una volta all’anno il responsabile provvede a trasferire i
fascicoli relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito
•trasferimento attuato rispettando l’organizzazione presente
nell’archivio corrente
•obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti
Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di
classificazione, per definizione dei criteri di selezione
• Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico:
I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti
negli Archivi di Stato o nell’archivio storico, con strumenti che ne
garantiscono l’accesso.
34
Tenuta degli archivi
• Trasferimento dei documenti nell’archivio di deposito
• Conservazione degli archivi
35
SISTEMA DOCUMENTARIO
e
SISTEMA INFORMATIVO
SISTEMA DOCUMENTARIO:
SISTEMA INFORMATIVO:
Comprende
Comprende
 ARCHIVIO (complesso dei
documenti prodotti e acquisiti
nel corso dell’attività
istituzionale di un soggetto) più
 SISTEMA DI GESTIONE DEI
DOCUMENTI (insieme delle
attività finalizzate a
registrazione, classificazione ed
organizzazione dei documenti;
complesso delle regole,
strumenti, risorse umane e
strumentali).
 sistema documentario
 tutte le risorse informative e le
fonti di informazione di un ente:
• sito web
• portali
• sistema bibliotecario
36
SISTEMA DOCUMENTARIO
e
SISTEMA INFORMATIVO
SISTEMA DOCUMENTARIO
SISTEMA INFORMATIVO
Obiettivi del sistema di gestione dei
documenti:
• fornire ad ogni struttura il
necessario supporto per lo
svolgimento efficiente della
propria attività
• Garantire conservazione e
fruizione ai fini interni e della
trasparenza
E’ una risorsa strategica indispensabile
per un’Amministrazione
• Il sistema informativo deve poter
contare su un adeguato sistema
documentario, per poter essere
efficiente; è il sistema
documentario, infatti, la fonte
primaria di informazione sull’attività
dell’ente.
• La possibilità di dare risposte sui
procedimenti al cittadino è
strettamente connessa alla buona
organizzazione del proprio sistema
documentario e quindi dell’archivio
37
SISTEMA DOCUMENTARIO
e
SISTEMA INFORMATIVO
Sistema
informativo
Sistema
documentario
38
SISTEMA DOCUMENTARIO
e
SISTEMA INFORMATIVO
Sistema documentario
ARCHIVIO
Sistema di gestione dei
documenti
39
SISTEMA DOCUMENTARIO
e
SISTEMA INFORMATIVO
•
All’origine di tutte le recenti iniziative di regolamentazione del sistema
amministrativo italiano c’è l’ambizione di trasformare il sistema documentario
in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato, affidato
alla tecnologia informatica e telematica”.
Gli strumenti:
•
•
•
•
automazione delle attività di acquisizione e organizzazione dei documenti di
archivio;
scambio telematico dei dati di registrazione e accesso in rete ai sistemi
documentali, mediante lo sviluppo di regole e formati che garantiscano
l’interoperabilità;
produzione, trasmissione e conservazione di documenti informatici
giuridicamente validi, autentici e affidabili, ricorrendo a meccanismi di firma
digitale;
integrazione dei flussi di lavoro amministrativo e documentario grazie
all’utilizzo di programmi di workflow management.
40
Requisiti
• I requisiti funzionali del sistema
archivistico costituiscono l’”insieme delle
attività e delle regole necessarie per il
funzionamento del sistema documentario
di un ente, sia in ambiente tradizionale che
elettronico”.
• I requisiti sono sia di carattere
tecnologico (funzionalità dei sistemi
informatici), sia di carattere tecnicoarchivistico
41
Documento, documenti, archivi
Rappresentazione del contenuto di un atto
legato all’attività di un ente pubblico o
privato, o di una persona.
Elemento qualificante è la relazione con
l’attività, per cui i documenti prodotti
nell’espletamento di una attività, sono
naturalmente legati fra loro da relazioni che
non si possono scindere (Vincolo archivistico).
42
Tipi di documenti
In relazione allo stato di
trasmissione si
distinguono in:
• Spediti: trasmessi
all’esterno (si conserva
la minuta)
• Ricevuti: pervenuti da
altri soggetti esterni
• Interni: prodotti e
mantenuti all’interno
dell’AOO
43
Documenti e loro aggregazioni
FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti
relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento,
materia, tipologia, che si forma nel corso dell’attività
amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo
riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività.
E’ identificato da un codice comprendente indice
classificazione e numero progressivo del fascicolo
Ha funzione logica e fisica
44
Documenti e loro aggregazioni
Criteri per l’organizzazione dei fascicoli
 Per oggetto documenti relativi ad un determinato
oggetto (fascicoli per materia o nominativi)
 Per processo amministrativo o per procedimento
documenti relativi ad una specifica attività o
procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l.
241/90)
 Per tipologia di forma del documento documenti
raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti
secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es
circolari, ordini di servizio)
45
Documenti e loro aggregazioni
Registro
•unità costituita dalla registrazione in sequenza,
secondo criteri stabiliti (prevalentemente
cronologici) in un’unica entità documentaria di
una pluralità di atti.
E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un
archivio; in quanto unità logica è indivisibile
46
Gli Strumenti
• Sistema di classificazione
(comprendente anche piano
di conservazione)
Il piano di classificazione (o
titolario) è uno schema
generale di voci logiche,
articolate in modo gerarchico
(dal generale al particolare)
e rispondenti ai bisogni
funzionali del soggetto
produttore
• Manuale di gestione
Descrive sistema di gestione e
conservazione dei
documenti e contiene le
informazioni necessarie per
il corretto funzionamento del
servizio.
Strumento nuovo di
organizzazione sotto il
profilo regolamentare ed
informatico; deve essere
trasparente, reso pubblico
anche in rete, perché sia
noto a impiegati e cittadini.
47
Contenuto e struttura tipo del Manuale
di Gestione
Descrive:
- l’ambito di applicazione: l’AOO e delle sue Unità Organizzative
(Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che
può essere accentrato o distribuito:
1. unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico
per tutta l’AOO)
2. coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno
del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde
un’articolazione del Servizio)
- le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo
corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.)
48
CLASSIFICAZIONE
Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per
garantire l’ordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è
l’ordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che
costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di
classificazione predeterminato in base a principi funzionali
(T.U.445/2000 art. 52 e 56)
Classificare
attribuire al doc. un indice di classificazione
Fascicolare
(fascicolo)
associare il doc. ad una unità archivistica
49
PIANO di CLASSIFICAZIONE
Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico
(dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali
del soggetto produttore
Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a
continue trasformazioni.
Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori:
•Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione
istituzionale e specifiche di ciascuna AOO
•Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle
attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali)
comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture.
50
Come classificare
NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:
 Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito
delle Aree Organizzative Omogenee
 Presentare modalità di articolazione uniformi
per tutta l’amministrazione
51
La strutturazione su livelli
Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su tre livelli:
 Funzioni
 Macroattività
 Attività
Natura delle funzioni:
Istituzionali
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Di funzionamento
Attività di funzionamento
comuni a tutte le PA
52
Dalle funzioni alle macroattività: esempio di un
Piano di classificazione
La classificazione adottata dalla Ragioneria generale dello Stato
Funzioni
Istituzionali
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Funzionamento
Attività di funzionamento
comuni a tutte le PA
• Produzione di norme e pianificazione
• Gestione del personale
• Ricerca e studio
• Produzione di atti amministrativi verso terzi
• Gestione
amministrativo/finanziaria
• Indirizzo e vigilanza su soggetti pubblici
• Controllo
• Attività specialistiche di vigilanza e controllo
su terzi
• Sistemi informatici
• Erogazione di servizi alla collettività
• Affari legali e contenzioso
• Erogazione di servizi alla persona
• Organizzazione
• Servizi ausiliari e di supporto
• Produzione e conservazione di beni
• Rapporti con l’esterno
53
Requisiti della classificazione
Una buona classificazione:
Gerarchica
Dal generale al particolare
Sistematica ed uniforme
Assegnazione classi univoche
Rappresentativa delle funzioni
Inequivocabile
Semplice e di facile comprensione
Esaustiva
54
Le componenti
di un piano di classificazione
In buon Piano di classificazione (o titolario) alle voci
devono essere correlate le seguenti informazioni:
Criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli
Il contenuto standard di ogni fascicolo
Modalità di conservazione
Modalità di accesso
Responsabilità organizzativa
55
Attributi delle voci
di un piano di classificazione
Gli attributi che identificano ogni voce del piano di classificazione:
Un indice
La denominazione della voce
La descrizione integrativa
56
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
Affronta in modo organico il tema:
• dell’utilizzo delle nuove tecnologie
dell’informazione e della comunicazione
• della disciplina di fondamentali principi
giuridici applicabili al documento informatico
e alla firma digitale
57
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
•
•
•
•
•
•
•
•
•
E’ articolato in otto capi:
Capo I – Definizione, finalità e ambito di applicazione
Capo II – Documento informatico e firme elettroniche;
pagamenti, libri e scritture
Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti
informatici
Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti
Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete
Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici
nelle pubbliche amministrazioni
Capo VII – Regole tecniche
Capo VIII – Sistema pubblico di connettività e rete
internazionale della pubblica amministrazione
Capo IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni
58
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
Fra le novità più rilevanti:
a) L’obbligo per le PP.AA. Di scambiarsi on line
i dati relativi alle pratiche di cittadini e
imprese:
b) L’obbligo di adottare la Carta d’identità
elettronica (CIE) e la Carta nazionale dei
servizi (CNS) quali unici strumenti di accesso
ai servizi on line;
c) Il diritto per i cittadini di trasmettere qualsiasi
documento alla PA con qualsiasi mezzo
telematico e informatico.
59
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
•
•
•
Art. 12 – c. 1: Le p. a. nell’organizzare autonomamente la propria
attività utilizzano le tecnologie dell’ICT per la realizzazione di obiettivi
di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza,
semplificazione e partecipazione –
Art. 15 – La riorganizzazione strutturale e gestionale delle p.a. avviene
anche attraverso il migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie …in
particolare le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e
semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i
documenti, la modulistica, le modalità di accesso e presentazioni
di istanze utilizzando tecnologie dell’ICT…. (rinvio per le regole
tecniche)
Art. 17 – Individuazione in ogni amministrazione di un “Centro di
competenza”
60
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
• CAPO II - DOCUMENTO INFORMATICO E FIRME
ELETTRONICHE; PAGAMENTI, LIBRI E SCRITTURE
• Art. 20 –Il documento informatico (rappresentazione informatica
di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) da chiunque formato,
la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con
strumenti telematici sono validi e rilevanti agli effetti di legge
purché conformi alle regole tecniche
• Art. 22 – le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle p. a. sono definite
di concerto con il Ministero per i beni e le attività culturali
d’intesa con la Conferenza Stato regioni autonomie locali e
sentito il Garante per la protezione dei dati personali.
61
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
•
CAPO IV - TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
• Art. 45 – i documenti trasmessi da chiunque ad una p. a. con
qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax,
idoneo ad accertare le fonti di provenienza, soddisfano il
requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve
essere seguita da quella del documento originale.
• Art. 47 - le comunicazioni di documenti mediante la posta
elettronica tra le p. a. sono valide se (verifica della provenienza):
– sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica
qualificata
– dotate di protocollo informatizzato
– trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata.
62
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
CAPO VIII
SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITA' E RETE
INTERNAZIONALE DELLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
Art. 73, c.2 - Sistema pubblico di connettività
– Il SPC è l’insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche,
per lo sviluppo, la condivisione, l’integrazione e la diffusione del
patrimonio informativo e dei dati della pubblica amministrazione,
necessarie per assicurare l’interoperabilità di base ed evoluta e la
cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi
informativi, garantendo la sicurezza, la riservatezza delle
informazioni, nonché la salvaguardia e l’autonomia del patrimonio
informativo di ciascuna pubblica amministrazione.
63
Obiettivi e vantaggi
Dall’effettiva attuazione di queste norme il Governo si attende un consistente
risparmio nei costi di funzionamento e un incremento effettivo di efficienza,
consistenti in:
a) un azzeramento dei certificati – circa 35.000 - prodotti annualmente dalle
PP.AA. con un costo per i cittadini di circa € 13,50 ciascuno;
b)
la sostituzione pressoché totale della trasmissione cartacea dei documenti con
l’uso della posta elettronica, che farebbe risparmiare circa € 18.00 per ogni
messaggio;
c)
la possibilità per le PP.AA. di riutilizzare programmi informatici, abbattendo i
costi degli investimenti in tecnologie e aiutando le amministrazioni con minore
capacità di spesa ad acquisire tecnologie innovative;
d)
la conservazione digitale dei documenti, che ridurrebbe tempi e costi di ricerca
dei documenti e costi di gestione e manutenzione degli archivi, e consentirebbe
il recupero di spazi precedentemente occupati dagli archivi cartacei.
64
ORIENTAMENTO
1. La pubblica amministrazione e le
nuove tecnologie: la gestione dei flussi
documentali nell’evoluzione normativa
2. Gestione informatizzata dei flussi
documentali - Workflow documentali
65
Cosa si intende per workflow
• Workflow

Automazione di procedure dove
documenti, informazioni e attività
sono trasferiti tra gli attori di un
processo secondo un predefinito set
di regole
• Workflow documentali

Gestione informatizzata dei flussi
documentali (iter dei procedimenti e
flusso di lavoro) all’interno dei processi e
in relazione ai procedimenti
– Oltre a gestire l’iter dei documenti, il
sistema gestisce e controlla le
attività del procedimento attivando le
risorse necessarie per realizzarle
(persone, applicazioni..)
– Facilita l’accesso da parte del
cittadino
66
La firma digitale
La firma digitale è:
• L’equivalente elettronico della firma autografa su
carta
• Un’informazione che viene aggiunta ad un
documento informatico al fine di garantirne
riservatezza, integrità ed autenticità.
•può essere utilizzata per autenticare
•una qualunque sequenza di simboli binari,
indipendentemente dal loro significato
•(es. una e-mail, un’immagine,…).
67
Firma digitale
•
I meccanismi di firma digitale poggiano
essenzialmente sopra gli algoritmi crittografici a
•
chiavi pubbliche,
•
•
•
detti anche a
chiavi asimmetriche
poiché utilizzano chiavi diverse per le operazioni di
.
codifica e decodifica
La firma digitale: in sintesi
Riservatezza del documento informatico
Autenticità e integrità del documento informatico
69
Il processo della firma digitale
Azioni preliminari per la predisposizione delle chiavi utilizzate dal
sistema di crittografia:
registrazione dell’utente presso un’autorità di certificazione
generazione di una coppia di chiavi pubblica e privata
certificazione della chiave pubblica
registrazione della chiave pubblica
70
Il processo di sottoscrizione
Il processo di sottoscrizione :
generazione dell’impronta del documento da
firmare
generazione della firma mediante cifratura
dell’impronta
apposizione della firma al documento
71
Normativa comunitaria
La direttiva definisce:
la firma elettronica
la firma elettronica avanzata
la firma elettronica sicura
La firma elettronica sicura corrisponde alla firma digitale
prevista nella normativa italiana
Trasmissione dei documenti - La Posta
elettronica/electronic- mail
•E’ lo strumento di comunicazione più utilizzato per
comunicare in forma scritta via internet; principale vantaggio
è l’immediatezza. I messaggi possono includere testo,
immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.
•Finalità: interoperabilità dei sistemi di protocollo delle PPAA,
stabilendo modalità comuni di trasmissione.
73
La posta elettronica certificata (PEC)).
• Garantisce certezza spedizione e ricezione (come raccomandata
con ricevuta di ricevimento
• Invio e ricezione sono certificate in quanto il mittente riceve dal
proprio gestore di posta una ricevuta di spedizione, che costituisce
prova legale dell’avvenuta spedizione, e il gestore posta del
destinatario invia al mittente ricevuta di avvenuta o mancata
consegna con indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente
smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni
(conservata per un periodo di 30 mesi a cura dei gestori) ha lo stesso
valore giuridico delle ricevute.
74
Gli organismi di riferimento
CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella P.A.) istituito con
d.lgs 196/93; opera presso PCM, per attuazione delle politiche del
MIT (istituito con DPCM del 27.9.2001) nell’ultimo governo 2008
Ministero Funzione pubblica e Innovazione.
Unifica 2 organismi preesistenti:
1. AIPA (Autorità Informatica per la P.A) istituita. con d. lgs
39/93,con obiettivo di dare supporto alle PPAA nell’utilizzo dei
nuovi strumenti informatici.
2. Centro Tecnico per la Rete unitaria della P. A. RUPA istituito
nel 1997 presso AIPA il (interconnessione di insieme di Domini di
varie Amministrazioni in un dominio della R.U., per realizzare un
insieme di servizi base, tra cui posta elettronica, per
l’interoperabilità fra le Amministrazioni)
SSPA Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione
75
Il progetto ESPI del MIBAC
• Il progetto ESPI (estensione protocollo informatico)
del Ministero per i Beni e Attività Culturali ha come
obiettivo l’inserimento di tutte le strutture centrali e
periferiche del Mibac in un sistema coordinato di
gestione informatica dei documenti.
• Si pone come sviluppo e completamento dei primi
progetti di informatizzazione del servizio di protocollo
realizzati, in seguito alle innovazioni normative, a
partire dalla fine degli anni ’90 presso alcune
Direzioni Generali.
76
Il progetto ESPI del MIBAC
• E’ un progetto modulare, in cui sono previste una
serie di funzionalità, che vanno dal nucleo minimo al
flusso procedimentale.
• Prevede il collegamento del sistema documentale
con specifiche funzionalità, per le quali si stanno
predisponendo le strutture operative, quali:
 firma digitale
 posta elettronica certificata
77
Il progetto ESPI del MIBAC
• E’ stato coordinato dalla Direzione per l’Innovazione
Tecnologica, che aveva istituito un apposito gruppo
di lavoro con rappresentanti (nelle persone dei
responsabili del Servizio o del “focal point”) delle
diverse strutture centrali, in modo da coinvolgere i
vari settori del Ministero
• Introduce una notevole evoluzione
organizzativa sotto il profilo sia
dell’informatizzazione, sia
dell’accrescimento professionale delle
risorse umane.
78
I modelli elaborati dal gruppo di lavoro
•
Piano di classificazione: modello basato sulla individuazione delle
attività e strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di
funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Sono stati messi a
punto 2 modelli: uno per i 3 Dipartimenti: RIO, Beni Culturali e
Paesaggio, Spettacolo e Sport e rispettive Direzioni ed uffici periferici;
l’altro per il Dipartimento per i Beni Archivistici e Librari e rispettive
Direzione ed Uffici periferici. I 2 modelli sono sostanzialmente
omogenei nella parte relativa alle attività di funzionamento e
divulgazione, mentre per la parte delle attività istituzionali di tutela
presentano impostazioni parzialmente diverse.
•
Manuale di gestione: predisposto uno schema generale che deve
essere integrato d parte di ogni AOO con i dati pertinenti alla propria
situazione.
I suddetti modelli sono stati pubblicati nell’apposita rubrica ESPI
dell’intranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente
importati da parte degli Istituti .
79
Piano di classificazione Mibac Struttura
1. Funzionamento e
divulgazione
01.00.00 - Pianificazione e Affari Istituzionali
04.00.00 - Organizzazione
07.00.00 - Informazione e Comunicazione
Istituzionale
10.00.00 - Sistema dei controlli
13.00.00 - Sistemi informativi e documentari
16.00.00 - Gestione Risorse Umane
19.00.00 - Programmazione Risorse Finanziarie
22.00.00 - Gestione Risorse Finanziarie
25.00.00 - Gestione risorse Strumentali
28.00.00 - Fruizione
31.00.00 - Divulgazione
2. Tutela
34.00.00 Tutela e Protezione
37.00.00 Conservazione
40.00.00 Vigilanza Istituti culturali
80
LE TAPPE DEL PERCORSO
1° fase: modalità base del protocollo informatico.
Comprende le seguenti attività:
•
Registrazione
•
Segnatura
•
Classificazione
81
LE TAPPE DEL PERCORSO
2° fase: gestione informatica documenti e flussi
documentali.
Comprende
• Registrazione con trattamento immagini
• Assegnazione per via telematica al destinatario
• Collegamento alla gestione dei procedimenti
3° fase: workflow degli iter documentali:
razionalizzazione dei processi documentali mediante
informatizzazione processi relativi ai flussi
documentali e integrazione con altri sistemi
informativi
82
FORMAZIONE
Un aspetto essenziale per il buon esito dei progetti di
introduzione di sistemi di gestione informatica dei
documenti è la formazione del personale.
L’innovazione richiede infatti adeguati investimenti nelle
risorse umane e nella formazione.
Nessuna grande trasformazione è possibile senza un
parallelo processo di cambiamento del capitale umano,
che costituisce una preziosa risorsa nella P.A.
83
ESPI - login
84
Registrazione doc. in entrata
85
Registrazione doc. uscita
86
Documenti interni
87
ESPI Classificazione
88
Piano classificazione (titolario)
89
Classificazione: scelta voce
titolario e fascicolo
90
Creazione fascicolo
91
Creazione sottofascicolo
92
Piano di fascicolazione
• Nella creazione dei fascicoli è
opportuno stabilire delle linee guida,
con criteri chiari e condivisi
• Norme di riferimento per la corretta
denominazione (elementi obbligatori,
uso delle abbreviazioni, dei caratteri
maiuscoli/minuscoli)
93
ESPI - Assegnazione
94
Struttura organizzativa dell’AOO
95
Ricerche archivio corrente
96
Ricerche archivio deposito
97
Liste anagrafiche
98
Liste - ricerca
99
Repertori
100
Stampa protocollo
101
Qualche considerazione finale
GLI OBIETTIVI
•Il sistema documentario (prodotto dal sistema di gestione documentale)
garantisce informazione di qualità, fornendo indispensabile supporto
per l’attività del soggetto produttore.
•E’ la necessaria premessa per la creazione di un sistema informativo
efficace che renda disponibili dati e informazioni nella loro affidabilità ed
integrità.
•E’ condizione imprescindibile per pervenire agli obiettivi di trasparenza,
efficacia, efficienza e rispondere alle esigenze della comunicazione.
(Rapporto tra back office-front office).
•E’ premessa necessaria alla conservazione della memoria storica
•Ruolo essenziale della formazione
102
Bibliografia essenziale
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
D. Tamblé, L’archivio moderno; dottrina e pratica,Roma 1982
P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma 1983
P. Carucci, Il documento contemporaneo, Roma 1987
R. De Felice, L’archivio contemporaneo. Titolario e classificazione, Roma 1988
L. Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente
produttore, Luciana Duranti, Roma, Ministero per i beni culturale e ambientali,
Ufficio centrale per i beni archivistici, 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato,
Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato, 82)
M. Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma,
Carocci, 2002
SSPA La gestione integrata dei documenti nelle Pubbliche Amministrazioni. Un
progetto per la definizione di linee guida e di modelli di classificazione, a cura di
M.Guercio Roma 2002
SSPA La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente
digitale, a cura di E. A. Rossi M. Guercio, Roma 2005
CNIPA, Protocollo informatico e gestione flussi documentali, 2006(Quaderni 22)
G. Penzo Doria, I calzini del principe Carlo. Titulus 97. I titolari per gli archivi
delle università italiane, a cura del Gruppo di lavoro nazionale sui titolari delle
Università, Padova 2007
103
Web-bibliografia
•
•
•
•
www.interpares.org
www.cnipa.it
www.sspa.it
www.archivi.beniculturali.it
104
Fine
Grazie per l’attenzione
Elisabetta Reale (Responsabile Servizio Protocollo
Informatico Direzione Generale Archivi)
[email protected]
105