Nuove tecnologie e gestione
dei flussi documentali.
L’archivio corrente: dal
protocollo tradizionale alla
gestione informatica dei
documenti, degli archivi e dei
flussi documentali
1
L’archivio e le sue fasi
ARCHIVIO: complesso di documenti prodotti o acquisiti
da un ente o da una persona durante lo svolgimento
della propria attività.
Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3
fasi:
1. Archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione.
2. Archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per
finalità amm/ve , ma non più necessari per l’attività corrente
3. Archivio storico: documenti storici, relativi ad affari esauriti,
selezionati per conservazione permanente.
2
Duplice valenza dell’archivio
•AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati all’attività
del produttore (documenti che devono essere prodotti e
conservati in modo da garantire la certezza del diritto)
“Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa
fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di
atto pubblico” (sentenza Cassazione penale 6.10.1987)
•CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica,
testimonianza certa ed autentica di un’attività
3
Registro di protocollo
• In origine il termine “Protocollo” indicava il registro
usato per la trascrizione degli atti notarili
• Da qui l’attuale significato di registro in cui vengono
annotati e classificati giornalmente i documenti in
partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni
pubbliche e aziende private
• Il numero di protocollo progressivo
da 1 a n per ogni anno, viene assegnato
al documento e riprodotto sul medesimo
4
Gestione integrata
L’archivio
è
nello
stesso
tempo
strumento
gestionale
e
bene
culturale; ne discende la necessità
della gestione integrata
tra
Amministratine
produttrice
e
Amministrazione
archivistica
(Soprintendenze Archivistiche per gli
archivi degli enti pubblici e dei privati,
Archivi di Stato per gli archivi statali)
5
Legislazione di tutela degli archivi
•Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli
uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati
•DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i
beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli
enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI
CULTURALI
•D.lgs. 42/2004 Codice “Urbani” dei Beni Culturali
Art. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e
degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse
storico particolarmente importante
6
Legislazione protocollo
Il modello del R.D. 35/1900
RD 35/25.1.1900 Regolamento per gli uffici di registratura e archivio
delle Amm/ni Centrali, definisce l’impianto del modello italiano della
gestione dei documenti
•Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole per
tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche), classificazione,
formazione dei fascicoli, passaggio dall’archivio corrente a quello di
deposito e storico (Archivio Generale del Regno), scarto.
•Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui sono
fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche estrinseche e le
modalità di registrazione) , altri strumenti e repertori indispensabili per
questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornali delle spedizioni, scadenziario,
raccolte decreti, circolari ecc
7
Ma in seguito……
•Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di
documentazione, che presenta inoltre una grande complessità,
determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro
patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza.
•Si presta poca attenzione all’archivio considerato come attività
residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene
in molti casi abbandonata l’operazione della classificazione; ne
consegne la non corretta confermazione di archivi.
8
Riforma P. A.
Un’inversione di tendenza si determina, con le nuove normative di
riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento
migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio con
obiettivi di:
•Trasparenza ed imparzialità dell’azione amministrativa (l. 241/90)
•Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di
comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93)
•Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a
principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98)
•Semplificazione dei procedimenti
•Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99)
9
Informatizzazione
Per la realizzazione di questa complessa trasformazione,
l’applicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari
costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per:
•Attuare la trasparenza
•Incrementare qualità del servizio
•Migliorare efficienza dell’azione amministrativa
•Sorreggere processi decisionali
10
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E
PROTOCOLLO INFORMATICO
Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD
35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo,
mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le
possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli
obiettivi individuati per la riforma della PA.
•DPR 428/98 regolamento gestione protocollo informatico da parte
PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti del
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione
dei flussi documentali e degli archivi, nonché disposizioni sugli
archivi di deposito e storici
11
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E
PROTOCOLLO INFORMATICO
DPCM 31.10.2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di
cui al DPR 428/99
Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il
corretto funzionamento del protocollo informatico: adeguamento
organizzativo (AOO, nomina responsabile, eliminazione protocolli
multipli, funzioni obbligatorie); requisiti per la sicurezza del
sistema per l’accesso interno ed esterno, modalità per lo scambio
e l’interoperatività; gli strumenti per il funzionamento del sistema
(piano classificazione e manuale di gestione)
12
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
DPR 445/2000 Testo unico in materia di documentazione
amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni
vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e
gestione degli atti da parte degli uffici della P.A.
Molti articoli abrogati dal CAD Codice Amministrazione
Digitale d. lgs 82/2005
13
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445Struttura
E’ articolato in sette capi:
• Capo I – Definizione e ambiti di applicazione
• Capo II – Documentazione amministrativa –
disposizioni su documento amministrativo e informatico,
trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma
digitale, la legalizzazione di firme e fotografie
• Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa
- le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti,
l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive
• Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti
• Capo V – Controlli
• Capo VI – Sanzioni
• Capo VII – Disposizioni finali
14
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
(6 sezioni)
 Gestione informatica dei
documenti
(Sezione I – artt. 50-57)
 Accesso ai documenti e alle
informazioni del sistema
(Sezione II – artt. 58-60)
• Registrazione di protocollo con
sistemi informatici
• Criteri uniformi di
classificazione e archiviazione
• Informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento
ricevuto dall’amministrazione e
i documenti formati
nell’adozione dei
provvedimenti finali
• Accesso degli utenti interni
• Accesso esterno
15
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti
 Tenuta e conservazione
del sistema di gestione dei
documenti
(Sezione III – artt. 61-63)
• Istituzione del Servizio
per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione
dei flussi documentali e
degli archivi
 Sistema di gestione dei
flussi documentali
(Sezione IV – artt. 64-66)
• Gestione dei procedimenti
amministrativi mediante
sistemi informativi
automatizzati
16
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV – Organizzazione
Individuazione Aree Organizzative
Omogenee (art. 50)
• AOO: uffici che presentano esigenze di
gestione della doc/ne omogenee e
adottano quindi criteri uniformi di
classificazione e archiviazione
17
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV – Organizzazione
•Istituzione Servizio per la gestione informatica dei documenti,
lussi documentali e archivi (art. 52)
•Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in possesso di
idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica
acquisita a seguito dei processi di formazione
E’ un ufficio ad alta centralità organizzativa con
personale qualificato, che costituisce l’interfaccia
competente dell’Amm/ne archivistica per affrontare
le problematiche archivistiche
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Servizio per la gestione informatica dei documenti e
degli archivi
Compiti:
•Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario
mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di
classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del
manuale di gestione
•Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura
•Autorizzare operazioni di annullamento
•Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti
di gestione
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Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV – art. 53-56– Registrazione
Finalità: fornire testimonianza giuridica dell’esistenza dei
documenti, della data di spedizione e di arrivo, della rete di
relazione che lega i documenti nel contesto dell’organizzazione
archivistica.
Elementi della registrazione:
• Numero di protocollo (automatico, immodificabile)
• Data registrazione (automatico, immodificabile)
• Mittente/destinatario ( immodificabile)
• Oggetto ( immodificabile)
• Data e numero del documento ricevuto (se disponibili)
• Impronta del doc. informatico (immodificabile)
20
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV – art. 53-56– Registrazione
Segnatura di Protocollo
Apposizione o associazione all’originale del doc. in modo permanente e
non modificabile delle seguenti informazioni:
• Numero progressivo di protocollo
• Data di registrazione
• Identificazione dell’AOO
Include anche:
• Indice classificazione
• Codice Ufficio cui il doc. è assegnato
Va effettuata contemporaneamente alla registrazione
Requisiti di sicurezza
• Produzione registro giornaliero
• Operazione registrazione effettuata in un’unica soluzione
• Annullamento delle informazioni immodificabili, con memorizzazione
degli annullamenti e lettura dei dati annullati
21
Gestione informatica dei documenti
Sezione II - art. 59 – Accesso esterno
 Le informazioni del sistema di gestione informatica
dei documenti possono essere utilizzate per
l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990)
 Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006,
n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai
documenti amministrativi - art. 13 )
 Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei
documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico
22
Sicurezza (artt. 61-63)
• Salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile
• Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri
• Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli
riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile
ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre
consultabili
• Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione
informatica costituiscono parte integrante del sistema
di indicizzazione ed organizzazione dei documenti
oggetto di riproduzione sostitutiva
23
Sicurezza (artt. 61-63)
• Registro di emergenza (art. 63)
• Ogni volta che per cause tecniche non è possibile utilizzare le
procedure informatiche, il responsabile autorizza lo svolgimento
anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su
uno o più registri di emergenza.
• Sul registro vanno riportate causa, data e ora dell’inizio
dell’interruzione e del ripristino delle funzionalità
• La sequenza numerica deve garantire l’identificazione univoca
dei documenti
• Le informazioni sono inserite nel sistema informatico, che
provvede a creare un collegamento tra numero di emergenza e
numero di protocollo informatico.
24
Sistemi di Gestione dei flussi documentali
Sezione IV – art. 64
Prospettive future
• Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti
amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati
• i sistemi per la gestione dei flussi documentali che
includono i procedimenti amministrativi
• “Le amministrazioni determinano, autonomamente e
in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio”
25
Sez V. Disposizioni sugli archivi
(art. 67-69)
- Trasferimenti periodici documenti nell’archivio di deposito:
• almeno una volta all’anno il responsabile provvede a trasferire i fascicoli
relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito
•Trasferimento attuato rispettando l’organizzazione presente nell’archivio
corrente
•Obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti
- Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di
classificazione, per definizione dei criteri di selezione
- Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico:
I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti
negli Archivi di Stato o nell’archivio storico, con strumenti che ne
garantiscono l’accesso.
26
SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA
INFORMATIVO
SISTEMA DOCUMENTARIO:
SISTEMA INFORMATIVO:
Comprende
Comprende
 ARCHIVIO (complesso dei
documenti prodotti e acquisiti nel
corso dell’attività istituzionale di
un soggetto) più
 SISTEMA DI GESTIONE DEI
DOCUMENTI (insieme delle
attività finalizzate a registrazione,
classificazione ed organizzazione
dei documenti; complesso delle
regole, strumenti, risorse umane e
strumentali).
 sistema documentario
 tutte le risorse informative e le
fonti di informazione di un ente:
• sito web
• portali
• sistema bibliotecario
27
SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA
INFORMATIVO
SISTEMA DOCUMENTARIO
SISTEMA INFORMATIVO
Obiettivi del sistema di gestione dei
documenti:
• fornire ad ogni struttura il
necessario supporto per lo
svolgimento efficiente della propria
attività
• Garantire conservazione e fruizione
ai fini interni e della trasparenza
E’ una risorsa strategica indispensabile
per un’Amministrazione
• Il sistema informativo deve poter
contare su un adeguato sistema
documentario, per poter essere
efficiente; è il sistema
documentario, infatti, la fonte
primaria di informazione
sull’attività dell’ente.
• La possibilità di dare risposte sui
procedimenti al cittadino è
strettamente connessa alla buona
organizzazione del proprio sistema
documentario e quindi dell’archivio
28
SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA
INFORMATIVO
Sistema
informativo
Sistema
documentario
29
SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA
INFORMATIVO
Sistema documentario
ARCHIVIO
Sistema di gestione dei
documenti
30
Documento, documenti, archivi
Rappresentazione del contenuto di un atto
legato all’attività di un ente pubblico o
privato, o di una persona.
Elemento qualificante è la relazione con
l’attività, per cui i documenti prodotti
nell’espletamento di una attività, sono
naturalmente legati fra loro da relazioni che
non si possono scindere (Vincolo archivistico).
31
Tipi di documenti
In relazione allo stato di
trasmissione si
distinguono in:
• Spediti: trasmessi
all’esterno (si conserva
la minuta)
• Ricevuti: pervenuti da
altri soggetti esterni
• Interni: prodotti e
mantenuti all’interno
dell’AOO
32
Documenti e loro aggregazioni
FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso
oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso
dell’attività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce
quindi tutti i documenti relativi a tali attività.
E’ identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero
progressivo del fascicolo
Ha funzione logica e fisica
I fascicoli possono essere organizzati per:
•
Oggetto: documenti relativi ad un determinato oggetto (fascicoli per
materia o nominativi)
•
Procedimento: documenti relativi ad una specifica attività o procedimento
amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90)
•
Tipologia di forma: documenti raggruppati in base alla loro tipologia in
33
fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari,
ordini di servizio)
Documenti e loro aggregazioni
Registro
•unità costituita dalla registrazione in sequenza,
secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici)
in un’unica entità documentaria di una pluralità di atti.
E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un
archivio; in quanto unità logica è indivisibile
34
Gli Strumenti
• Sistema di classificazione
(comprendente anche piano
di conservazione)
Il piano di classificazione (o
titolario) è uno schema
generale di voci logiche,
articolate in modo gerarchico
(dal generale al particolare)
e rispondenti ai bisogni
funzionali del soggetto
produttore
• Manuale di gestione
Descrive sistema di gestione e
conservazione dei
documenti e contiene le
informazioni necessarie per
il corretto funzionamento del
servizio.
Strumento nuovo di
organizzazione sotto il
profilo regolamentare ed
informatico; deve essere
trasparente, reso pubblico
anche in rete, perché sia
noto a impiegati e cittadini.
35
Contenuto e struttura tipo del Manuale
di Gestione
Descrive:
- l’ambito di applicazione: l’AOO e delle sue Unità Organizzative
(Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che
può essere accentrato o distribuito:
1. unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico
per tutta l’AOO)
2. coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno
del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde
un’articolazione del Servizio)
- le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo
corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.)
36
CLASSIFICAZIONE
Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per
garantire l’ordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è
l’ordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che
costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di
classificazione predeterminato in base a principi funzionali
(T.U.445/2000 art. 52 e 56)
Classificare
attribuire al doc. un indice di classificazione
Fascicolare
(fascicolo)
associare il doc. ad una unità archivistica
37
PIANO di CLASSIFICAZIONE
Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal
generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del
soggetto produttore
Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a
continue trasformazioni.
Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori:
•Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione istituzionale e
specifiche di ciascuna AOO
•Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle
attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali)
comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture.
38
Trasmissione dei documenti - La Posta
elettronica/electronic- mail
•E’ lo strumento di comunicazione più utilizzato per comunicare
in forma scritta via internet; principale vantaggio è
l’immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini,
audio, video o qualsiasi tipo di file.
•Finalità: interoperabilità dei sistemi di protocollo delle PPAA,
stabilendo modalità comuni di trasmissione.
39
La posta elettronica certificata (PEC)).
• Garantisce certezza spedizione e ricezione (come raccomandata con
ricevuta di ricevimento
• Invio e ricezione sono certificate in quanto il mittente riceve dal proprio
gestore di posta una ricevuta di spedizione, che costituisce prova legale
dell’avvenuta spedizione, e il gestore posta del destinatario invia al mittente
ricevuta di avvenuta o mancata consegna con indicazione temporale. Nel
caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle
operazioni (conservata per un periodo di 30 mesi a cura dei gestori) ha lo
stesso valore giuridico delle ricevute.
40
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
Affronta in modo organico il tema:
• dell’utilizzo delle nuove tecnologie
dell’informazione e della comunicazione
• della disciplina di fondamentali principi
giuridici applicabili al documento informatico
e alla firma digitale
41
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
•
•
•
•
•
•
•
•
•
E’ articolato in otto capi:
Capo I – Definizione, finalità e ambito di applicazione
Capo II – Documento informatico e firme elettroniche;
pagamenti, libri e scritture
Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti
informatici
Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti
Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete
Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici
nelle pubbliche amministrazioni
Capo VII – Regole tecniche
Capo VIII – Sistema pubblico di connettività e rete
internazionale della pubblica amministrazione
Capo IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni
42
ORIENTAMENTO
1. La pubblica amministrazione e le
nuove tecnologie: la gestione dei flussi
documentali nell’evoluzione normativa
2. Gestione informatizzata dei flussi
documentali - Workflow documentali
43
Cosa si intende per workflow
• Workflow

Automazione di procedure dove
documenti, informazioni e attività
sono trasferiti tra gli attori di un
processo secondo un predefinito set
di regole
• Workflow documentali

Gestione informatizzata dei flussi
documentali (iter dei procedimenti e
flusso di lavoro) all’interno dei processi e
in relazione ai procedimenti
– Oltre a gestire l’iter dei documenti, il
sistema gestisce e controlla le
attività del procedimento attivando le
risorse necessarie per realizzarle
(persone, applicazioni..)
– Facilita l’accesso da parte del
cittadino
44
Gli organismi di riferimento
CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella P.A.) istituito con
d.lgs 196/93; opera presso PCM, per attuazione delle politiche del MIT
(istituito con DPCM del 27.9.2001).
Unifica 2 organismi preesistenti:
•AIPA (Autorità Informatica per la P.A) istituita. con d. lgs 39/93,con
obiettivo di dare supporto alle PPAA nell’utilizzo dei nuovi strumenti
informatici.
•Centro Tecnico per la Rete unitaria della P. A. RUPA istituito nel
1997 presso AIPA il (interconnessione di insieme di Domini di varie
Amministrazioni in un dominio della R.U., per realizzare un insieme di
servizi base, tra cui posta elettronica, per l’interoperabilità fra le
Amministrazioni)
SSPA Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione
45
Il progetto ESPI del MIBAC
• Il progetto ESPI (estensione protocollo informatico)
del Ministero per i Beni e Attività Culturali ha come
obiettivo l’inserimento di tutte le strutture centrali e
periferiche del Mibac in un sistema coordinato di
gestione informatica dei documenti.
• Si pone come sviluppo e completamento dei primi
progetti di informatizzazione del servizio di protocollo
realizzati, in seguito alle innovazioni normative, a
partire dalla fine degli anni ’90 presso alcune
Direzioni Generali.
46
Il progetto ESPI del MIBAC
• E’ un progetto modulare, in cui sono previste una
serie di funzionalità, che vanno dal nucleo minimo al
flusso procedimentale.
• Prevede il collegamento del sistema documentale
con specifiche funzionalità, per le quali si stanno
predisponendo le strutture operative, quali:
 firma digitale
 posta elettronica certificata
47
Il progetto ESPI del MIBAC
• E’ stato coordinato dalla Direzione per l’Innovazione
Tecnologica, che aveva istituito un apposito gruppo
di lavoro con rappresentanti (nelle persone dei
responsabili del Servizio o del “focal point”) delle
diverse strutture centrali, in modo da coinvolgere i
vari settori del Ministero
• Introduce una notevole evoluzione
organizzativa sotto il profilo sia
dell’informatizzazione, sia
dell’accrescimento professionale delle
risorse umane.
48
I modelli elaborati dal gruppo di lavoro
•
Piano di classificazione: modello basato sulla individuazione delle
attività e strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di
funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Sono stati messi a
punto 2 modelli: uno per i 3 Dipartimenti: RIO, Beni Culturali e
Paesaggio, Spettacolo e Sport e rispettive Direzioni ed uffici periferici;
l’altro per il Dipartimento per i Beni Archivistici e Librari e rispettive
Direzione ed Uffici periferici. I 2 modelli sono sostanzialmente
omogenei nella parte relativa alle attività di funzionamento e
divulgazione, mentre per la parte delle attività istituzionali di tutela
presentano impostazioni parzialmente diverse.
•
Manuale di gestione: predisposto uno schema generale che deve
essere integrato d parte di ogni AOO con i dati pertinenti alla propria
situazione.
I suddetti modelli sono stati pubblicati nell’apposita rubrica ESPI
dell’intranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente
importati da parte degli Istituti .
49
Piano di classificazione Mibac Struttura
1. Funzionamento e
divulgazione
01.00.00 - Pianificazione e Affari Istituzionali
04.00.00 - Organizzazione
07.00.00 - Informazione e Comunicazione
Istituzionale
10.00.00 - Sistema dei controlli
13.00.00 - Sistemi informativi e documentari
16.00.00 - Gestione Risorse Umane
19.00.00 - Programmazione Risorse Finanziarie
22.00.00 - Gestione Risorse Finanziarie
25.00.00 - Gestione risorse Strumentali
28.00.00 - Fruizione
31.00.00 - Divulgazione
2. Tutela
34.00.00 Tutela e Protezione
37.00.00 Conservazione
40.00.00 Vigilanza Istituti culturali
50
LE TAPPE DEL PERCORSO
1° fase: modalità base del protocollo informatico.
Comprende le seguenti attività:
•
Registrazione
•
Segnatura
•
Classificazione
51
LE TAPPE DEL PERCORSO
2° fase: gestione informatica documenti e flussi
documentali.
Comprende
• Registrazione con trattamento immagini
• Assegnazione per via telematica al destinatario
• Collegamento alla gestione dei procedimenti
3° fase: workflow degli iter documentali:
razionalizzazione dei processi documentali mediante
informatizzazione processi relativi ai flussi
documentali e integrazione con altri sistemi
informativi
52
FORMAZIONE
Un aspetto essenziale per il buon esito dei progetti di
introduzione di sistemi di gestione informatica dei
documenti è la formazione del personale.
L’innovazione richiede infatti adeguati investimenti nelle
risorse umane e nella formazione.
Nessuna grande trasformazione è possibile senza un
parallelo processo di cambiamento del capitale umano,
che costituisce una preziosa risorsa nella P.A.
53
ESPI - login
54
Registrazione doc. in entrata
55
Registrazione doc. uscita
56
Documenti interni
57
ESPI Classificazione
58
Piano classificazione (titolario)
59
Classificazione scelta voce
titolario e fascicolo
60
Creazione fascicolo
61
Creazione sottofascicolo
62
Piano di fascicolazione
• Nella creazione dei fascicoli è
opportuno stabilire delle linee guida,
con criteri chiari e condivisi
• Norme di riferimento per la corretta
denominazione (elementi obbligatori,
uso delle abbreviazioni, dei caratteri
maiuscoli/minuscoli)
63
ESPI - Assegnazione
64
Struttura organizzativa dell’AOO
65
Ricerche archivio corrente
66
Ricerche archivio deposito
67
Liste anagrafiche
68
Liste - ricerca
69
Repertori
70
Stampa protocollo
71
Qualche considerazione finale
GLI OBIETTIVI
•Il sistema documentario (prodotto dal sistema di gestione documentale)
garantisce informazione di qualità, fornendo indispensabile supporto per
l’attività del soggetto produttore.
•E’ la necessaria premessa per la creazione di un sistema informativo
efficace che renda disponibili dati e informazioni nella loro affidabilità ed
integrità.
•E’ condizione imprescindibile per pervenire agli obiettivi di trasparenza,
efficacia, efficienza e rispondere alle esigenze della comunicazione.
(Rapporto tra back office-front office).
•E’ premessa necessaria alla conservazione della memoria storica
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Fine
Grazie per l’attenzione
Elisabetta Reale (Responsabile Servizio Protocollo
Informatico Direzione Generale Archivi)
[email protected]
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