Digitalizzazione e/o Delocalizzazione Archivi
Esperienza presso l’Archivio di deposito del
Ministero della Giustizia
Giovanni Di Brino
Verbania 24 Settembre 2008
Archivio di deposito
del Ministero della Giustizia
 Circa 73 milioni di pagine da
“dematerializzare, scannerizzare e
indicizzare”
 Recupero urgente degli spazi
Affidamento in outsourcing del servizio archiviazione documenti
 Disponibilità di un Centro di Archiviazione attrezzato
e conforme alle vigenti norme di sicurezza
 Verifica, Prelievo e Trasferimento dalla sede attuale
della documentazione da archiviare
 Conservazione dei documenti
 Disponibilità di una applicazione web per la ricerca
della documentazione archiviata
 Registrazione, sul sistema fornito, dei modelli di
codifica e dei dati per la ricerca dei documenti
 Recapito dei fascicoli o loro digitalizzazione e
inserimento nel sistema (a richiesta)
 Predisposizione dei documenti scaduti per il
trattamento di versamento.
Censimento archivio
 Identificazione delle varie stanze e corridoi
dell’archivio con lettere dell’alfabeto
 Individuazione delle serie archivistiche presenti
in archivio (tipologia, unità di archiviazione,
dati per la classificazione, date di riferimento)
 Individuazione dell’ufficio responsabile (nei casi
in cui nel corso del tempo fossero intervenute
variazioni nell’organigramma, è stato
necessario risalire all’attribuzione delle
competenze delle attuali strutture)
Presa in carico dei documenti

Schedatura della documentazione per unità archivistica o di
confezionamento con applicazione di etichette barcode

Condizionamento della documentazione schedata all’interno dei contenitori

Trasporto dall’attuale sede al Centro di archiviazione

Definizione delle coordinate archivistiche e posizionamento a scaffale
tramite la scansione delle etichette barcode e associazione automatica tra
le locazioni degli scaffali ed i contenitori da archiviare

Data – entry dei metadati archivistici rilevati in fase di schedatura e presa in
carico
Risultati
 9200 contenitori di documenti trasferiti (corrispondenti a
circa 400.000 fascicoli)
 Recuperati circa 5000 metri di spazio nell’archivio di
deposito del Ministero
 Costo complessivo dell’operazione: meno di 70.000 euro
 Costo annuale del servizio di conservazione 19.000 euro
(circa 2 euro per contenitore)
 Costo per la consegna di un fascicolo: 6 euro
 Costo per la digitalizzazione di un fascicolo: 4 euro
PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE
PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE
 Supporto per la definizione di un Piano di
classificazione, corredato dai termini di conservazione
per ciascuna serie (Piano di conservazione) e dal
Manuale di gestione dell’archivo come previsto dalla
normativa
 Predisposizione per ogni ufficio di apposite etichette
standard che tengano conto delle serie presenti in ogni
ufficio, degli indici di classificazione e dei metadati
necessari per l’individuazione dei fascicoli.
 Ogni ufficio si potrà occupare dell’etichettatura e della
schedatura dei fascicoli esauriti (L’etichettatura riguarderà
sia l’apposizione delle etichette descrittive standardizzate,
sia l’apposizione del codice barcode sul fascicolo e/o sul
faldone)
PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE
PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE
 Presso l’archivio generale di deposito si
dovranno apporre sugli scaffali dei codici a barre
di riferimento per la lettura ottica delle posizioni
d’archivio.
 L’archiviazione dei documenti potrà quindi
avvenire automaticamente tramite la lettura dei
barcode dei fascicoli e della dislocazione in
archivio
 I dati verranno registrati sul sistema di gestione
d’archivio e quindi disponibili per le ricerche.