L’audit di qualità all’Istat: esperienze
consolidate e spunti per il futuro
Marina Signore| Istat
Progetti di innovazione dell’Istat (dal 2010)
• Linee guida per la qualità dei
processi statistici
Valutazione diretta
della qualità
• Messa a regime dell’audit
interno e dell’autovalutazione
• Analisi e reportistica sugli
indicatori standard di qualità
Processi e
prodotti
statistici
Miglioramento
sistematico
della qualità
• Comunicazione della qualità
•
•
Pagine sul sito
Obiettivo qualità in NewsStat
Valutazione indiretta
della qualità
Valutazione indiretta della qualità
Analisi degli indicatori standard SIDI/SIQual
• attività avviata a giugno 2011
• valutazione meno approfondita ma più estesa e meno costosa è
complementare all’audit/autovalutazione
• focus su indicatori di tempestività e accuratezza (copertura e
mancate risposte totali)
• Report per il top management e follow-up presso le direzioni e i
servizi di produzione
Monitoraggio regolare dei processi statistici e
valutazione interventi singoli e politiche di Istituto
Audit e autovalutazione
Procedura di audit e
autovalutazione
• a regime dal 2012, dopo due
cicli di sperimentazioni nel
2010 e 2011
• valutazione approfondita dei
processi statistici per
evidenziare punti di forza e di
debolezza
• rispondenza dei processi alle
Linee Guida per la Qualità
• individuazione delle azioni di
miglioramento con le risorse
necessarie e la tempistica per
l’attuazione
• azioni di miglioramento nel
PAA dal 2013
Linee guida
Agosto 2011: primo rilascio sul sito web
Istat
Febbraio 2013: versione aggiornata v1.1 e
versione in inglese
Parte I: qualità di processo
Parte II: qualità di prodotto
•
Principi da seguire per ciascuna fase
del processo di produzione statistica
•
Documento snello (50 pag.) ma
esaustivo
La valutazione diretta della qualità
Audit
Chi valuta - Team di auditori (3 ric/tecn.)
Come
valuta
Output
Autovalutazione
- Responsabile processo
- Studio documentazione preliminare
(scheda qualità di processo;
scheda qualità di prodotto)
- Intervista mediante questionario di
audit
- Compilazione questionario di
autovalutazione
Report finale (3-5 pagg.):
Report finale (3-5 pagg.):
Parte A: Risultati audit (a cura di
team auditori)
Parte A: Risultati autovalutaz. (a cura del
resp. processo)
Parte B: Azioni miglioramento (a cura Parte B: Azioni miglioramento (a cura del
del resp. processo)
resp. processo)
Vaglio del report da parte di 1 revisore
(ric./tecn.)
I risultati
Processi valutati e azioni di miglioramento nel 2012
Tipo valutazione
N. Processi
N. Azioni
Audit
Autovalutazione
5
9
17
38
14
55
Totale
I risultati
Azioni di miglioramento
Tipologia
•
azioni di miglioramento "interne", da attuare mediante risorse, umane o strumentali,
disponibili all'interno della struttura o della direzione o dipartimento di appartenenza;
•
azioni di miglioramento "di sistema", la cui attuazione è legata allo sviluppo di progetti
strategici dell'Istituto, ad esempio per la creazione di infrastrutture comuni come i nuovi
sistemi di acquisizione dati centralizzati;
•
azioni di miglioramento "collaborative" la cui attuazione è legata alla collaborazione con
altre direzioni. In questo caso si può ulteriormente distinguere tra:
1) azioni a carattere statistico-metodologico
2) azioni a carattere informatico
3) altre azioni.
Implementazione
La maggior parte delle azioni di miglioramento sono confluite nel PAA (Piano annuale delle
attività dell’Istat) nel 2013 (34 su 55) e 4 nel Piano metodologico 2013.
A fine 2012: 2 azioni di miglioramento erano in corso di realizzazione e 1 risultava già realizzata.
Le risorse
Personale impiegato
Le attività di valutazione hanno coinvolto 27 esperti (ricercatori o tecnologi)
18 per l’audit (di cui 3 esperti IT aggiuntivi)
9 per l’autovalutazione
Serbatoio di circa 36 esperti (in carica per due anni) provenienti da tutti i Dipartimenti
dell’Istituto.
Tutti gli esperti sono stati formati in un corso di formazione ad hoc
Carico di lavoro
Tipo di
valutazione
No. di
esperti
Carico di lavoro per
ciascun esperto
Carico di lavoro
del responsabile
di indagine
Audit
3 auditori
10-12 gg
9-12 gg
Auto-valutazione
1 revisore
10-12 gg
10-14 gg
Il carico di lavoro non è trascurabile, anche perché è concentrato nel primo semestre
Cosa abbiamo imparato
• valutazione diretta e indiretta hanno pro e contro: uso congiunto
permette di superare i limiti di ciascun approccio ma a fronte di uno
sforzo superiore
• la valutazione diretta (audit e auto-valutazione) richiede un forte
impegno in termini di:
•
Sostegno da parte dei vertici dell’organizzazione
•
Consistente investimento iniziale
•
Capacità di adattare la procedura alle esigenze dell’ente
•
Attenta comunicazione interna sugli obiettivi e le modalità
•
Chiarezza nella definizione dei ruoli e delle responsabilità
•
Dare continuità all’azione di audit
• l’audit di qualità è uno strumento potente per migliorare la qualità e
aumentare la trasparenza però richiede che sia attentamente valutata
la sostenibilità dell’impegno