PRINCIPI ED
APPLICAZIONI DEL
PROJECT
MANAGEMENT
Maria Fernanda Barile Russo
Torino 29.05.2015
…per un accordo
semantico...
2
per progetto si intende
• un lavoro unico, a forte contenuto innovativo, non
ripetitivo, non ricorrente
• uno sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di
creare un prodotto/servizio/risultato unico volto a
soddisfare le esigenze del cliente
per progetto si intende
• un insieme di attività complesse, correlate e
interdipendenti aventi come fine un obiettivo ben
definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e
coordinati, entro un tempo determinato e con un
preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a
disposizione
le caratteristiche del progetto
sono
• la non ripetitività
• la finalizzazione al raggiungimento di un obiettivo in
un periodo di tempo definito
le caratteristiche del
progetto sono
• l’utilizzo dello sforzo congiunto di più persone che
collaborano per ottenere il medesimo risultato
•
la temporaneità
le caratteristiche del
progetto sono
• la necessità di pianificazione e controllo, finalizzati
all’ottimizzazione della logica operativa nella
disponibilità delle risorse
• lo sviluppo attraverso stadi successivi, proseguendo
in maniera incrementale (elaborazione progressiva)
per programma si intende
• un gruppo, un insieme di progetti correlati, gestiti in
maniera coordinata, in modo da ottenere benefici
non raggiungibili attraverso una gestione separata
per processo si intende
• un insieme di attività correlate ed interagenti svolte
in sequenza e/o in parallelo, che partono da un
input e permettono di raggiungere un output,
trasformando gli elementi in ingresso in elementi in
uscita
per processo si intende
in ogni organizzazione si svolgono molteplici processi:
• di pianificazione
• di controllo
• di gestione
• esecutivi
• decisionali
esempi di progetto
•
•
•
•
•
•
la costruzione del tunnel sotto la Manica
la ristrutturazione di un edificio
una missione spaziale
una campagna pubblicitaria
la scrittura di un libro
l’organizzazione di un trasloco, di una vacanza, di
un matrimonio
esempi di programma
• la ristrutturazione di un ospedale pubblico
• l’organizzazione delle Olimpiadi
esempi di processo
•
•
•
•
l’elaborazione del POF
la programmazione metodologico-didattica
l’accoglienza alunni
l’insegnamento
Jean Paul Sartre
… L’uomo sarà innanzitutto quello che avrà
progettato di essere…
il project management
• è la risposta ad una domanda più o meno esplicita
di progettualità da parte delle organizzazioni
• è una filosofia manageriale sintetizzabile nei
seguenti punti:
• definizione di un obiettivo raggiungibile
il project management
• definizione delle risorse per raggiungere il risultato
desiderato
• pianificazione del modo in cui ottenerlo
• definizione dei criteri di valutazione del risultato
ottenuto
• controllo periodico per eventuali aggiustamenti
• verifica finale del risultato raggiunto
il project management
• è un sistema gestionale orientato ai risultati: obbliga
le persone a darsi degli obiettivi innovativi, a
pianificare come raggiungerli, a controllare i
processi che portano a centrarli
il project management
• consiste nel pianificare, organizzare, coordinare
tutte le risorse necessarie per lo svolgimento di
attività tra loro correlate e finalizzate al
raggiungimento di un obiettivo predefinito, in
presenza di condizioni di rischio e di vincoli
il project management
• è un modello orientato a gestire il cambiamento in
situazioni organizzative complesse
• è una disciplina non solo tecnica ma anche
manageriale ed organizzativa da utilizzare non solo
all’interno dell’azienda, ma anche verso il network
degli stakeholder
il project management
• consiste nella pianificazione, nell’esecuzione, nel
monitoraggio, nel controllo, nella valutazione di
tutti gli aspetti di un progetto per il raggiungimento
dei suoi obiettivi entro tempi, costi e livelli di
performance stabiliti
nel project management si
individuano 6 macrofasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
start up o avvio
pianificazione
approvvigionamento
esecuzione
monitoraggio e controllo
chiusura
17
start up
• definisce ed autorizza il progetto
• è la fase in cui viene formalmente avviato il
progetto, chiarendone gli obiettivi – fissati in
accordo con gli stakeholder - in termini di benefici e
risultati attesi
start up
• consiste nell’individuazione del problema da
risolvere e dell’area di intervento (ambito del
progetto)
• e nella formulazione dell’area progettuale nel
project charter, documento che sancisce
formalmente la nascita del progetto
il project charter
• è il documento che fa l’analisi di fattibilità del
progetto, (analisi finanziaria, ricerca di fonti di
finanziamento, costi, tempi, rischi…)
• prende in considerazione i fattori i fattori ambientali
interni ed esterni all’organizzazione che potrebbero
potenzialmente influire sul suo successo
Fattori ambientali interni ed esterni
all’organizzazione
FATTORI AMBIENTALI
Interni
•
•
•
•
•
•
•
•
Esterni
Cultura aziendale
• Condizioni di mercato
Struttura organizzativa
• Standard governativi o di settore
Infrastrutture
• Limiti di tolleranza al rischio degli
stakeholder
Direttive e procedure standard di Project
Management
Documentazione standard di Project
Management
Disponibilità di risorse umane d’insieme
del progetto
Presenza di Project Management
Information System
Presenza di database su precedenti progetti
25
con dati relativi a rischi, costi, tempi ecc.
nel project charter
vengono definiti
• gli obiettivi che devono essere raggiunti
• i requisiti del servizio/prodotto che soddisfa i
bisogni/le aspettative del gli stakeholder
•
i risultati concreti e irrinunciabili che il progetto
dovrà assicurare
nel project charter
vengono definiti
•
•
•
•
•
•
•
•
durata
risorse
costi
ore di impegno stimate
norme e standard da rispettare
composizione del team
rischi e vincoli
criteri di successo del progetto
Progetto: le domande a cui dare risposta
Quando fare?
Chi fa?
Quanto costa fare?
Come fare?
Chi fa cosa?
Con che cosa fare?
Cosa fare?
Mettiamole in ordine e
in sequenza
Risorse
Processi
Output
WBS
Cosa fare?
Chi fa?
Chi fa cosa?
Con che cosa fare?
OBS
Matrice
WBS/OBS
Come fare?
Reticolo
Logico
Quando fare?
Gantt
Quanto costa fare?
Budget
28
Il ciclo di progetto e il piano di progetto
Il piano di progetto
1. OBIETTIVI DEL PROGETTO
Cosa deve essere fatto
2. ATTIVITA’ DA SVOLGERE
Tecniche e sistemi di
supporto
WBS (Work Breakdown Structure) E
FORME DERIVATE
Come deve essere fatto
3. COMPETENZE NECESSARIE
Quali conoscenze, capacità
MATRICE DI
RESPONSABILITA’
4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE
Chi lo deve fare
5. SCHEDULING DEL PROGETTO (tempo)
Quando si deve fare
6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE RISORSE
ECONOMICHE DI PROGETTO
Quanto costa
7. SISTEMA DI CONTROLLO
Come verificare
8. ASPETTI DI ATTENZIONE E MODALITA’ DI
SOLUZIONE DEI PROBLEMI
Quali fattori di rischio
RAPPRESENTAZIONI
RETICOLARI,
DIAGRAMMA DI GANTT
BUDGET DI PROGETTO
SISTEMA DI REPORTING
SISTEMA INFORMATIVO
29
obiettivi strategici
• sono obiettivi di particolare rilevanza in relazione ai
bisogni della collettività e alle aspettative degli
stakeholder
• hanno una prospettiva pluriennale
• ad essi sono collegati uno o più indicatori
obiettivi operativi
• sono l’articolazione degli obiettivi strategici
• per ciascuno di essi occorre definire azioni, tempi,
risorse, responsabilità
• hanno una prospettiva temporale più breve
• ad ogni obiettivo operativo occorre associare uno
o più indicatori
• ad ogni indicatore occorre associare un target
(valore atteso)
gli obiettivi devono essere
Specifici
Misurabili
Assegnabili
Realistici
Tempificabili
19
outcome
• è l’impatto, il risultato ultimo di un’azione
• è la conseguenza di un processo o di un’attività dal
punto di vista dei fruitori del servizio e, in generale,
degli stakeholder
• rappresenta il valore pubblico prodotto dalle
amministrazioni nell’erogazione di servizi per la
collettività
output
• è il risultato che si ottiene immediatamente al
termine di un’attività o di un processo
performance
• è il contributo (risultato e modalità di
raggiungimento) che un soggetto (sistema,
organizzazione, unità organizzativa, team, singolo
individuo) apporta, attraverso la propria azione, al
raggiungimento delle finalità e degli obiettivi ed, in
ultima istanza, alla soddisfazione dei bisogni per i
quali l’organizzazione è stata costituita
performance
• ciò che le organizzazioni del sistema pubblico
ottengono, comprendendo sia gli esiti delle attività
poste in essere sia l’utilizzo adeguato e conforme
delle risorse (umane, finanziarie, tecnologiche…)
impiegate per raggiungere i suddetti esiti
indicatori
• sono segnali connessi ad evidenze
osservabili/rilevabili/misurabili che segnano il livello
di presenza dei criteri di qualità, non direttamente
osservabili/rilevabili/misurabili
• gli indicatori quantitativi sono espressi come
grandezze in termini assoluti (ex. numero di …) o di
rapporto (ex. % di …)
…in altre parole…
• l’obiettivo è lo scopo per cui il processo esiste
• l’indicatore è l’algoritmo di rilevazione del risultato
di quel processo
• non si può definire un indicatore se non è chiaro
l’obiettivo del processo
• non può essere chiaro l’obiettivo del processo se
non si sa cosa vuole il cliente
caratteristiche di un buon
indicatore
• capacità di fornire informazioni sul livello di
raggiungimento dell’obiettivo fissato
• rilevanza, significatività, rispetto all’obiettivo cui si
riferisce
• chiara interpretabilità, assenza di ambiguità
• reperibilità certa dei dati necessari a misurare la
grandezza o a verificare la presenza/assenza
dell’aspetto considerato
target
• sono i valori attesi, espressi in termini quantitativi, dei
risultati che si vogliono ottenere rispetto a
determinati obiettivi e ai relativi indicatori
criteri di qualità
• sono valori in base ai quali attribuire un livello
maggiore o minore di qualità all’oggetto della
valutazione
pianificazione
• consiste nella corretta programmazione delle azioni
necessarie per il raggiungimento degli obiettivi
stabiliti
•
•
•
•
•
•
•
prevede alcuni step sequenziali:
segmentazione della WBS
assegnazione delle responsabilità
descrizione dei work package
pianificazione della qualità
pianificazione dei tempi
definizione delle risorse
work breakdown
structure
• consiste nella segmentazione, nello
“spacchettamento” del progetto in porzioni più
facili da gestire, in modo da schedulare le attività di
progetto
• è la scomposizione del lavoro che deve essere
sviluppato dal progetto per realizzare i deliverable
previsti
• è anche uno strumento di team building
pianificazione e
assegnazione delle risorse
umane
• il piano di gestione delle risorse umane identifica
ruoli e responsabilità all’interno del gruppo di
progetto
• il risultato finale della definizione dello staff di
progetto è la Organizational Breakdown Structure
(OBS), l’organigramma di progetto
Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo
Elementi da verificare
Persone
Competenze
Conoscenze e capacità di mestiere
Conoscenze e capacità trasversali
Qualità personali
Equilibrio nel gruppo
Coerenza delle competenze con i compiti da
realizzare
Eterogeneità delle competenze
Informazioni
Utili per lo svolgimento del compito
Possedute dal gruppo
Mancanti
45
Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo
Elementi da verificare
Luogo
Setting
Dimensione
Aerazione
Rumorosità
Stabilità
Microclima
Illuminazione
Estetica
Neutralità
Arredi
Tavoli
Sedie
Strumenti non tecnici
Per la scrittura: blocnotes, lavagna a fogli mobili
Per la comunicazione: cartellini con i nomi, lavagna
luminosa, mailing list, telefono
46
Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo
Elementi da verificare
Tempo
Scadenza
Articolazione
Orario
Agenda
Imprevisti
Organizzazione
Tempi
Luoghi
Segreteria
Strumenti
Consulenze
Budget
47
pianificazione di qualità,
tempi, costi
• sono presi in esame gli standard qualitativi più
rilevanti per il progetto e i modi per soddisfarli
• si considera la capacità di soddisfare le aspettative
degli stakeholder
• si definisce la durata del progetto e si stima il numero
di giorni-uomo necessari
• si attribuisce ad ogni attività il rispettivo costo
pianificazione della
qualità
•
•
•
•
da prodotto a processo
da “zero difetti” a “quality assurance”
capacità di creare valore per il cliente
PDCA
qualità è
• ciò che percepisce il cliente
• rispetto degli accordi contrattuali
• garanzia di prestazione
• metodo di lavoro
qualità è
•
•
•
•
•
leadership efficace
sviluppo del capitale umano
empowerment
disponibilità all’innovazione
sviluppo di partnership
pianificazione della
comunicazione
•
•
•
•
chi necessita di informazioni e di che tipo
quando devono essere comunicate
come saranno trasmesse
da chi saranno trasmesse ed elaborate
Passaggi per la gestione delle informazioni
1. Individuazione delle informazioni necessarie per lo
svolgimento del compito
- Cosa è necessario sapere?
2. Esplorazione di tutte le informazioni che si
possiedono
- Cosa sappiamo?
3. Classificazione e analisi delle informazioni
4. Selezione delle informazioni utili
- Di che tipo sono le informazioni che abbiamo?
- Da che fonte provengono?
- Sono concordanti?
- Ce ne sono per conto di discordanti?
- Quanto sono credibili?
- Quanto sono aggiornate?
- Quali tra queste informazioni ci servono in
riferimento al compito che stiamo affrontando?
5. Ricerca delle informazioni mancanti
- Quali informazioni ci mancano e dunque
dobbiamo impegnarci a recuperare?
6. Ordinamento delle informazioni in funzione
dell’obbiettivo
- Come vanno legate tra loro le informazioni per
procedere nel nostro lavoro?
7. Costruzione di un database/raccolta/ collezione di
informazioni
- Come archiviamo le informazioni?
- Come facilitiamo il loro recupero?
53
pianificazione della
gestione dei rischi
• va compilata una checklist dei potenziali rischi,
identificando per ciascuno di essi le probabilità di
occorrenza, la frequenza di accadimento e gli
effetti degli stessi in termini di gravità (severità delle
conseguenze)
pianificazione della
gestione dei rischi
• va predisposta una pianificazione della risposta ai
rischi attraverso strategie ed azioni operative che
riconducano i rischi entro limiti accettabili da parte
dell’organizzazione
• va attivato un processo continuo di monitoraggio e
controllo dei rischi lungo tutto il ciclo di vita del
progetto
Il Processo di gestione del
rischio
Pianificazione del processo
Identificazione dei rischi
Analisi dei rischi
Risposta ai rischi
Monitoraggio e controllo
56
approvvigionamento
• consiste nell’acquisizione di tutti i materiali necessari
al compimento del progetto
• passa attraverso un rafforzamento nel rapporto
cliente-fornitore, fino alla realizzazione di vere
partnership
esecuzione
• è la fase nella quale viene spesa la maggior parte
del budget
• consiste nel dirigere e gestire l’esecuzione del
progetto
• comprende la gestione delle informazioni, del
gruppo di progetto (e dei conflitti), l’assicurazione
della qualità
monitoraggio e controllo
• è un processo che prevede la rilevazione
dell’avanzamento del progetto e si traduce nei
seguenti step:
• misurare
• rilevare
• correggere
monitoraggio e controllo
•
•
•
•
•
•
•
l’oggetto del monitoraggio riguarda:
tempo impiegato
soldi spesi
criticità incontrate
lavoro realizzato
stima di completamento delle attività
azioni preventive per coprire i rischi
Diagramma di Gantt:
A
B
C
D
tempo
OGGI
61
monitoraggio e controllo
• attraverso:
• colloqui
• riunioni
• report
• a frequenza definita
monitoraggio e controllo
• per:
• evidenziare ed analizzare varianze nella qualità, nei
tempi, nei costi
• determinare azioni preventive
• valutare possibili alternative
chiusura del progetto
• è la fase che sancisce la formale conclusione di
tutte le attività del progetto
• prevede che i risultati siano riconosciuti, controllati,
accettati dal cliente
chiusura del progetto
• comprende la valutazione delle performance in
termini di:
• persone
• tempi
• costi
• qualità