" A una nave non basta uno buono nocchiero se non sono
bene ordinati gli altri instrumenti che la conducono. "
Francesco Guicciardini (1483-1540) - Ricordi politici e civili
Project Management e
“progetti” formativi
Relatore:
Eugenio Rambaldi
[email protected]
"L'uomo è, dapprima, un progetto che vive
se stesso soggettivamente, invece di
essere muschio, putridume o cavolfiore;
niente esiste prima di questo progetto;
niente esiste nel cielo intelligibile;
l'uomo sarà innanzitutto quello che avrà
progettato di essere“
(Jean Paul Sartre)
"La vita è ciò che ti accade
mentre stai facendo
altri progetti!”
- John Lennon -
"....... ciò non vuol dire
che gli altri progetti
non vadano gestiti!"
- ISIPM -
Siamo tutti Project Manager!
Tutti noi nella nostra vita gestiamo due tipologie di attività:
 Attività ripetitive
o Fare colazione
o Andare al lavoro
o Portare i figli a scuola
o ….
 Attività non ripetitive o Progetti
o Sposarsi
o Comprare casa
o Organizzare un viaggio all’estero
o ….
Mia Nonna
Anche la mia vecchia nonnina, sapeva gestire
piccoli ma … buonissimi … progetti ed era
quindi, senza saperlo, una brava “project
manager”.
Uno dei suoi
“famosi” progetti
Progetti e operazioni
• Il lavoro di una organizzazione è composto da
progetti e da operazioni.
• Entrambi sono eseguiti da persone e con vincoli
di risorse ma:
- Operazioni: caratterizzate da lavoro ripetitivo,
continuativo, seriale, ricorrente.
- Progetti: caratterizzati da lavoro non-ripetitivo,
temporaneo, unico, non-ricorrente
Progetto
Ma che cos’è un progetto?
“Uno sforzo temporaneo
intrapreso per creare un
prodotto o un servizio unico”
Definizione del PMI - Project Management Institute
Project Management
Ma che cos’è il Project Management?
“Gestione sistemica di un’impresa
complessa, unica e di durata determinata,
rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro
e predefinito mediante un processo continuo
di pianificazione e controllo di risorse
differenziate e con vincoli interdipendenti di
costi-tempi-qualità”
Definizione di Russel D. Archibald, 1994
Project Management: Le tre variabili
Performance (requisiti)
Target
SCOPE
Date attese
Cost
(Limiti di
Budget)
"Il Project Management è la
pianificazione,
l'organizzazione, il
monitoraggio e il controllo
di tutte gli aspetti di un
progetto e di tutte le
motivazioni che implicato il
sicuro raggiungimento degli
obiettivi di progetto entro
tempi, costi ed criteri di
performance prestabiliti"
(APM)
PMBok: Aree di Conoscenza
(Knowledge Areas)
Il PMI individua 9 Aree di Conoscenza per il Project Management:
Project TIME Management
Project COST Management
Project QUALITY Management
Project HUMAN RESOURCE Management
Project COMMUNICATIONS Management
Project RISK Management
Project PROCUREMENT Management.
Project INTEGRATION Management
Project SCOPE Management
Ambito
Tempo
Costo
Qualità
Risorse Umane
Comunicazioni
Rischi
Approvvigionamenti
Processi di Project Management
Gruppi di processi di Project Management
Ciclo di Deming
Plan
Processi di
Monitoraggio e Controllo
Do
Processi di
Pianificazione
Da cui
Processi di
Avvio
Act
Processi di
Chiusura
Check
Processi di
Esecuzione
Progetti: Successi e Fallimenti
Motivi di successo
Cause di fallimento
•
Chiari obiettivi di progetto
•
Obiettivi poco chiari
•
Un impegno esplicito della direzione
•
Scarsa comunicazione tra gli interessati
•
Un Committente
•
Gestione inefficace del progetto
•
Un Responsabile (leader)
•
Basse prestazioni nella produzione Mancanza di
•
Informazioni e buona comunicazione
•
Risorse adeguate e forte motivazione
•
Un sistema di Pianificazione e Controllo
leadership
•
Mancanza di risorse
Gli attori del Project Management
Gli attori interni






Il Top Management dell’organizzazione
Il Project Manager
Il Committente interno (se progetto interno)
Gli enti/funzioni coinvolti o interessati
I membri del Team di Progetto appartenenti alla organizzazione
Il PMO - Project Management Office
Gli attori esterni
 Il Committente esterno (se progetto esterno)
 I membri del Team di Progetto esterni alla organizzazione
 I fornitori
Chi è il Project Manager
Mission
• Garantire la realizzazione di progetti di medio-grandi dimensioni con
l’obiettivo di massimizzare i risultati operativi ed economici del progetto e
la soddisfazione del committente-cliente.
Attività
• Gestisce la realizzazione del prodotto/servizio
• Integra, gestendole, le diverse competenze necessarie alla realizzazione
della soluzione
• Organizza il lavoro per la realizzazione del progetto
• Programma le attività operative necessarie alla realizzazione dei progetti
esecutivi
• Risponde ai requisiti tecnologici dell’organizzazione fornendo alla
direzione presentazioni e proposte formali di messaging
• Verifica “day by day” la gestione dei progetti
• Verifica le performance
(ASSINFORM)
Il Project Manager …. un fenomeno!
 Caratteristiche tecniche:
• Esperienza in aree specialistiche inerenti al progetto
• Conoscenza e linguaggio di base per trattare con gli specialisti
• Confidenza con le potenzialità dei sistemi informatici adottati
 Caratteristiche gestionali:
• Conoscenza delle tecniche di Project Management
• Conoscenza di metodologie contrattuali e di aspetti legali dell’attività commerciale
• Buona conoscenza delle metodologie di pianificazione e controllo
• Conoscenza della legislazione e normativa sulla sicurezza del personale
• Impegno costante ad operare in un’ottica di qualità globale e di soddisfazione del cliente
 Caratteristiche relazionali:
• Attitudine ad operare in team
• Buon negoziatore e mediatore
• Capacità di leadership
• Capacità di valutazione dei collaboratori
• Capacità di sviluppare il potenziale individuale e di gruppo
• Ottime relazioni con ambiente interno superiore e con il cliente
 Caratteristiche personali :
• Flessibilità, spirito di adattamento, predisposizione all’iniziativa
• Ambizione, capacità di comunicare e di coordinare
• Propensione alla risoluzione dei problemi
• Capacità organizzative
Ma ne esistono ancora?
Project Manager: Un grande comunicatore
Le domande del Project Manager
Quando fare?
Chi fa?
Quanto costa?
Come fare?
Chi fa cosa?
Con che cosa fare?
Cosa Fare?
------------------Mettiamole in ordine e in
sequenza
Risorse
Processi
Output
WBS
Cosa Fare ?
Chi fa ?
Chi fa cosa ?
Con che cosa fare?
Come fare ?
OBS
Matrice
WBS/OBS
Reticolo
Logico
Quando fare?
Gantt
Quanto costa?
Budget
Es. WBS Training Course
Training Course Development
1 - Requirements Definition and High level design
Primo livello di
scomposizione
2 - Development
3 - Final Production and Deployment
Es. WBS Training Course
1 - Requirements Definition and High level design
1.01 - Hold requirements meeting
1.02 - Define segment
1.03 - Define audiences and objectives
1.04 - Define needed formats
1.05 - Define different course purposes
Secondo livello
di
scomposizione
1.06 - Define need for offline vs. online versions
1.07 - Identify overlap with other materials
1.08 - Define deployment method
1.09 - Scope implementation of requirements
1.10 - Review, update, approve requirements
1.11 Identify Remainder of Team
Dalla WBS al Gantt
1 - Requirements Definition and High level design
1.01 - Hold requirements meeting
Task
elementari
per Gantt
Passi per la pianificazione – Quadro Riassuntivo
Passo 1 : WBS - Cosa fare ?
Passo 2 : OBS - Chi fa ?
OBS progetto
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.1.3
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Uff. Gare
1.3
1.2.4
Passo 5 : Reticolo logico – Come Fare?
1.3.1
Uff. Acquisti
Sub-suppliers
Ditta X
1.3.2
Passo 4 : Descrizione dettagliata
Ditta Y
Uff. Tecnico
Ditta Z
Passo 3 : Assegnazione responsabilità
– Chi fa cosa?
WBS - Cena di gala
Organizzazione
Work Package: Scelta Sala
Descrizione: deve essere scelta una sala per 200 persone, di
gran lusso, con caminetto, stile primi del 900. In
Responsabile : capo delle P.R.
Chi paga: lo sponsor
Costo : Lit. 12.000.000
Prodotti d’input : specifiche dello sponsor, analisi invitati
Prodotti d’output : offerte, documento di analisi offerte,
contratto
Inviti
Scelta sala Scelta menù Personale
Acquisti
Cibi
Bevande
Vettovaglie
Preparazione
Fiori
Sala
Cucina
Cottura
Servizio
Resp. Progetto
Dott. Galante
Segreteria
Sig.a Salvi
Ufficio P.R.
D.ssa Paoli
Squadra Cucina
1° Chef
Ufficio Servizi
Sig. Ulivi
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
BASELINE
Passo 6 : Piano dei tempi – Quando?
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
Passo 7 : Piano delle risorse
- Quale impegno?
Passo 8 : Piano dei costi/ricavi
- Quanto costa?
PERCHE’ LA CERTIFICAZIONE DEI
PROJECT MANAGER
IL PROJECT MANAGEMENT COME FATTORE DI SUCCESSO
IL RUOLO DEL PROJECT MANAGER È DETERMINANTE PER IL
RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI , NON SOLTANTO NELLE
AZIENDE FORNITRICI MA SOPRATTUTTO NELLE ORGANIZZAZIONI
COMMITTENTI, SIA PRIVATE CHE PUBBLICHE (PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE CENTRALE E LOCALE, RICERCA SCIENTIFICA,
SCUOLA, UNIVERSITA’. ETC.)
IL SUCCESSO DEL PROJECT MANAGER RICHIEDE UN APPROCCIO ALTAMENTE
PROFESSIONALE E L’UTILIZZO DI METODOLOGIE DI GESTIONE
CONSOLIDATE E VERIFICATE IN AMBITO INTERNAZIONALE.
Certificazione Base di PM di ISIPM
www.isipm.org
Leadership
Negoziazione
TeamWorking / Team
Building
Problem Solving
Orientamento al risultato
Conflitti e Crisi
Motivazione
Etica
CONOSCENZE
DI CONTESTO
CONOSCENZE
COMPORTAMENTALI
ELEMENTI
DI
CONOSCENZA
Sistema Qualità
Sicurezza, salute e ambiente
Finanza e Aspetti Legali
Strutture Organizzative e progetti
Gestione processi di Cambiamento
(Change Management)
Gestione delle Comunicazioni
Standard e Normative
CONOSCENZE
MANAGERIALI
DI BASE
CONOSCENZE
TECNICHE E
METODOLOGICHE
Avvio
Pianificazione
Controllo
Esecuzione
Chiusura
Progetto
Project Managemt
Program Management
Processi di PM
Approccio sistemistico e Integrazione
Contesto e Stakeholder
Fasi del progetto (ciclo di vita)
Criteri di Successo del Progetto
Strategie di progetto, Requisiti ed Obiettivi
Sviluppo e Valutazione del Progetto
Strutture gerarchiche di progetto
Gestione Rischi e Opportunità di progetto
Gestione Ambito progetto e Deliverable
Gestione Configurazione e Modifiche
Gestione dei Costi di Progetto
Gestione delle Risorse di progetto
Gestione dei Tempi di progetto
Valutazione dell’avanzamento
Gestione Contratti e Acquisti di progetto
Documentazione e Reportistica
Gestione Qualità di Progetto