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Applicazione delle metodologie di
Project Management
in ambito pubblico
Arch. Eugenio Rambaldi
Presidente ISIPM – Istituto Italiano di Project Management
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Intervento all’interno del convegno
Linee guida sulla Qualità delle Forniture ICT: evoluzione ed applicazione
10 maggio 2006 - ore 15:00
FORUMPA 2006 Roma
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L’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) non ha scopi di
lucro ed è aperto a tutti senza alcuna discriminazione.
L’Istituto vuole costituire da centro di riferimento per quanti si
occupano e/o sono interessati direttamente o indirettamente al
Project Management, con particolare riferimento ai progetti ICT, alla
Pubblica Amministrazione ed ai nuovi approcci “agili”.
Le principali attività che ISIPM si prefigge sono:
Analisi e Ricerca
Formazione
Networking
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Controllare
Misurare
Pianificare
Non si controlla ciò che non si misura
(Tom de Marco)
Non si controlla ciò che non si pianifica
(Achibald)
da cui
Non si misura ciò che non si pianifica
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Progetto
•
“Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un
servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)
•
“Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie
organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti”
(Russel D. Archibald, 1994)
•
“Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)
•
“Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite
per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget
determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990)
•
“Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte
al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo
determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla
ricerca di un aumento di valore per l’organizzazione o per il
soddisfacimento delle esigenze del cliente” (SDA Bocconi - Div.
Ricerche 1999)
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Definizione di “Project Management”
Performance (requisiti, qualità)
Target
Date attese
Cost
(Limiti di
Budget)
"Il Project Management
è la pianificazione,
l'organizzazione, il
monitoraggio e il
controllo di tutti gli
aspetti di un progetto e
di tutte le motivazioni
che implicato il
raggiungimento degli
obiettivi di progetto
entro tempi, costi e
criteri di performance
prestabiliti" (APM)
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Aree di Conoscenza del Project Mng.
Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM:
Gestione dei TEMPI di progetto
Gestione dei COSTI di progetto
Gestione della QUALITA’ di progetto
Gestione delle RISORZE UMANE
Gestione della COMUNICAZIONE
Gestione dei RISCHI di progetto
Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI
Gestione dell’INTEGRAZIONE
Gestione dell’AMBITO di progetto
Ruolo
fondamentale
del Project
Manager
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Gruppi di Processi
Il PMI individua 5 gruppi di processi per il Project Management
CONCEZIONE/
AVVIO
PIANIFICAZIONE
CONTROLLO
CHIUSURA
ESECUZIONE
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Pianificare
Controllare
• …. Una puntuale ed attenta azione di governo, espressa
durante tutto il ciclo di vita della fornitura, rappresenta un
atto di maturità dell’Amministrazione ………….
Ciò avviene sia definendo i requisiti e gli obiettivi del
contratto da sottoporre a governo, sia controllandolo
dotandosi degli strumenti operativi idonei a verificare che
le esigenze contrattualmente espresse siano soddisfatte
nel migliore dei modi possibili.
• Il governo del contratto comprende quindi lo svolgimento
di attività di pianificazione, di controllo, di valutazione dei
risultati, nonché la definizione e applicazione di azioni
correttive…...
(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”)
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Dal Produrre al Gestire
La Pubblica Amministrazione …..deve
pertanto abbandonare il ruolo di
produttore diretto, per assumere
quello di regolatore di servizi, che ha
la responsabilità di:
• definire gli standard essenziali che il
produttore effettivo deve rispettare;
• verificare che il servizio sia erogato
alle condizioni previste, e con le
modalità di trasparenza dei
comportamenti tipiche dell'attività
pubblica.
(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”)
Gestire
Pianificare
(a livello preliminare)
Controllare
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Dai fattori produttivi ai prodotti finiti
… Ciò comporta, in un numero
crescente di casi, la necessità
che la Pubblica
Amministrazione, nella misura in
cui non svolge più il ruolo di
attore primario nell'attività di
produzione, si ponga nei
confronti dei Fornitori come
acquirente non più di singoli
beni (fattori produttivi che poi
deve combinare), bensì di
prodotti e servizi finiti…..
(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”)
I progetti realizzano :
Prodotti
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Fasi del Project Management (Life Cycle)
CONCEZIONE
• Fattibilità
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
• Analisi
Costi/Benefici
• di massima
• Gara /Offerta
• di dettaglio
CONTROLLO
RILEVAZIONE
• dei tempi effettivi
• dei costi effettivi
CONSOLIDAMENTO
• Approvazione dati
• Inserimento dati
VERIFICA
• Analisi degli scostamenti
• Analisi delle cause
RIPIANIFICAZIONE
• Attuazione dei correttivi
• Nuove stime a finire
• Definizione
obiettivi
• Lancio
TEMPO
Fasi produttive “parallele”
IDEAZIONE
PROGETTAZIONE
To
CHIUSURA
• Esame critico
dei risultati
• Adeguamento
degli standard
• Storicizzazione
Tz
REALIZZAZIONE
CONSEGNA
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Rapporti Contratto-Progetto-Prodotto
1 Contratto
1 Progetto
1 Prodotto
N Prodotti
Rapporto
ideale
1 Contratto
N Progetti
N Prodotto
M Prodotti
Rapporto
problematico
N Contratti
1 Progetto
N Contratti
M Progetti
Rapporto
molto
problematico
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Livelli di pianificazione
PIANIFICAZIONE
STRATEGICA
Contesto
di governo
del contratto
PIANIFICAZIONE
OPERATIVA
PIANIFICAZIONE
ESECUTIVA
…. Pertanto, la pianificazione di un
progetto è di fondamentale importanza
sia per l’Amministrazione, perché
esplicita le scadenze previste
(milestone) e le consente di esercitare il
controllo sull’andamento del progetto,
sia per il Fornitore, perché prevede le
aree di criticità e di rischio, consentendo
il coordinamento delle risorse e
l’ottimizzazione dei costi…..
Direttore
Lavori
della PA
Eventualmente::
Project Manager
in staff al DL
Project
Manager
del
fornitore
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Governo del contratto, governance e PM
(Rif.: Figura 2, pag.13)
Dal Progetto
Governance
PM
Al Contratto
Amministrazione
 Direzione lavori
 Pianificazione
 Controllo e verifica
Fornitore
Project Management
(Predisposizione SAL,
eventualmente in contatto con il
Monitore)
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Informazioni di PM e tecniche
Informazioni
PIANIFICAZIONE
OPERATIVA
Direttore Lavori
della PA
PIANIFICAZIONE
ESECUTIVA
Project Manager
del fornitore
Perché fare:
Cosa fare:
Chi fa:
Chi fa cosa:
Quanto costa:
Entro quanto fare:
Come:
Con che cosa:
Quando:
Con quale qualità:
Tecniche di PM
Scheda Prog (Esigenze/Ambito)
WBS
OBS
Matrice responsabilità
Budget
Milestone
Reticolo Attività
Risorse
Gantt
Piano di qualità
“Baseline
Piano di
progetto = ” per il
controllo
La pianificazione di progetto,
realizzata in conformità ai vincoli
esplicitati nel capitolato di appalto,
una volta approvata, costituisce la
baseline per l’esecuzione ed il
controllo del progetto …..
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Capitolato Tecnico come base al PM
Necessità che il Capitolato Tecnico contenga fra le
altre cose il piano di progetto specificando:
•
gli obiettivi da raggiungere
•
le attività principali
•
i prodotti contrattualmente attesi
•
gli impegni di risorse tecnologiche e umane
•
la gestione della comunicazione
•
La gestione dei rischi
•
I tempi di massima di attuazione del contratto.
(Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”)
WBS
Work Package
Deliverable
Carichi
Communications plan
Risk plan
Gantt/Cronoprogramma
di massima.
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WBS - Work Breakdown Structure
La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi
elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di
migliorarne la gestione e il controllo.
1
1.1
1.1.1
1.1.2
Processo Top
Down
1.2
1.1.3
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.2.4
1.3.1
Scomposizione dall’alto
verso il basso
1.3.2
La WBS a livelli contratto (CWBS) deve poter facilitare il committente
nelle attività di coordinamento durante le fasi di pianificazione e controllo.
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WBS: Preparazione
ESEMPIO: Scomposizione di Progetto informatico con 20 Work Package
PROGETTO
INFORMATICO
FATTIBILITA'
ANALISI
Sviluppo
Studio
Fattibilità
SVILUPPO
Analisi delle
Esigenze
Cliente
SVILUPPO
MODULI
ANALISI
FUNZIONALE
Analisi
Funzionale
Modulo 1
Sviluppo
Modulo 1
Analisi
Funzionale
Modulo 2
Analisi
Tecnica
Modulo 2
Sviluppo
Modulo 2
Sviluppo
Help
ANALISI
TECNICA
Analisi
Tecnica
Modulo 1
COLLAUDI
Analisi
Tecnica
Hardware
Sviluppo
Documenti
Tecnici
Sviluppo
Manuale
Utente
Collaudo
Hardware
Installazione
Hardware
COLLAUDO
MODULI
Installazione
Software
Collaudo
Modulo 1
SVILUPPO
DOCUMENTAZ.
Sviluppo
Manuale
Corso
INSTALLAZIONI
Collaudo
Modulo 2
Messa in
Esercizio
ACQUISTI
Acquisto
Hardware
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WBS: Strumento di aggregazione
PROGETTO
INFORMATICO
(64 gg)
STUDIO
FATTIBILITA'
(5 gg)
SOFTWARE
.
(42 gg)
HARDWARE
.
(8 gg)
DOCUMENTAZIONE
.
(9 gg)
Analisi
Esigenze
.
(3 gg)
MODULI
.
.
(35 gg)
Analisi
Tecnica
Hardware
(4 g)
Sviluppo
Documenti
Tecnici
(3 gg)
Sviluppo
Studio
Fattibilità
(2)
Sviluppo
Help
(4 gg)
Acquisto
Hardware
(2 gg)
Sviluppo
Manuale
Utente
(4 gg)
Installazione
Sftware
.
(1 gg)
Installazione
Hardware
(1 gg)
Sviluppo
Manuale
Corso
(2 gg)
Messa in
Esercizio
.
(2 gg)
Collaudo
Hardware
(1 gg)
Processo Bottom Up
Aggregazione dal basso
verso l’alto
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WBS: Strumento di controllo direzionale
PROGETTO
INFORMATICO
(64 gg)
STUDIO
FATTIBILITA'
(5 gg)
SOFTWARE
.
(42 gg)
Documentazione
HARDWARE
.
(8 gg)
DOCUMENTAZIONE
.
(9 gg)
Analisi
Esigenze
.
(3 gg)
MODULI
.
.
(35 gg)
Analisi
Tecnica
Hardware
(4 g)
Sviluppo
Documenti
Tecnici
(3 gg)
Sviluppo
Studio
Fattibilità
(2)
Sviluppo
Help
(4 gg)
Acquisto
Hardware
(2 gg)
Sviluppo
Manuale
Utente
(4 gg)
Descrizione: Documentazione
Responsabile: sig. Rossi
Durata: 5 giorni
Inizio: 1-10-2006 Fine: 31-12-2006
Costo previsto totale: 8.000
Impegno : 90 gg./uomo
Risorse coinvolte: 2 persone
Ditte esterne: Copisterie
Piano tempi
Ottobre
Installazione
Sftware
.
(1 gg)
Installazione
Hardware
(1 gg)
Messa in
Esercizio
.
(2 gg)
Collaudo
Hardware
(1 gg)
Sviluppo
Manuale
Corso
(2 gg)
Attività X
Attività Y
Attività Z
Piano costi
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WP: Work Package
DEFINIZIONE

Work Package (WP): pacchetto di lavoro da realizzare

E’ l’elemento finale (foglia) della WBS

Informazioni associate al Work Package:
• Una descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa si deve fare ?
• Un solo responsabile - chi lo fa ?
• Un costo - quanto costa ?
• I prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ?
• I prodotti di output - cosa viene prodotto ?
• I tempi di realizzazione (data d’inizio e di fine, durata) - quando si realizza ?
• Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosa bisogna fare ?
• Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni, ecc.)
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WP: Work Package
PROGETTO
INFORMATICO
(64 gg)
Ad un WP
contrattuale posso
corrispondere nel
piano esecutivo di
progetto più attività
elementari (task)
STUDIO
FATTIBILITA'
(5 gg)
SOFTWARE
.
(42 gg)
MODULI
.
.
(35 gg)
Analisi
Tecnica
Hardware
(4 g)
Sviluppo
Documenti
Tecnici
(3 gg)
Sviluppo
Studio
Fattibilità
(2)
Sviluppo
Help
(4 gg)
Acquisto
Hardware
(2 gg)
Sviluppo
Manuale
Utente
(4 gg)
Installazione
Sftware
.
(1 gg)
Installazione
Hardware
(1 gg)
Sviluppo
Manuale
Corso
(2 gg)
Messa in
Esercizio
.
(2 gg)
Collaudo
Hardware
(1 gg)
D1
B
C
D2
D3
E
DOCUMENTAZIONE
.
(9 gg)
Analisi
Esigenze
.
(3 gg)
Reticolo sviluppo Moduli
A
HARDWARE
.
(8 gg)
F
G
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WBS: Conclusioni









Primo scopo della WBS: essere di aiuto alla gestione del progetto
Per costruirla: individuare tutte le parti componenti e le azioni da seguire
Grande utilità per non dimenticare parti di lavoro ed evitare duplicazioni
Possono essere individuate per lo stesso progetto più …BS (Breakdown
Structure) in modo da permettere viste differenti dei dati
Ogni elemento finale di una WBS è detto Work Package e deve poter
essere descritto adeguatamente ed assegnato ad una unica responsabilità
La WBS è un ottimo strumento di comunicazione fra i livelli coinvolti:
client, prime contractor e subsuppliers
La WBS è uno strumento di aggregazione di dati elementari (tempi,
costi, ricavi,..) e di controllo, di tali dati, rispetto a quelli di baseline
La WBS viene usata come strumento di selezione e filtraggio dei dati
La generazione della WBS deve essere un processo democratico a cui
partecipano tutte le parti interessate
Nota: Non esistono WBS giuste o sbagliate, ma esistono WBS più o meno utili