COMUNE DI S. DORLIGO DELLA VALLE – OBČINA DOLINA
(TRIESTE – TRST)
Allegato G
SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA RILEVAZIONE DELLE PRESENZE, ADDEBITO ED
INCASSO DEI PAGAMENTI DELL’UTENZA
A CURA DELL’APPALTATORE
L’amministrazione attualmente non dispone di sistemi informatizzati per la gestione delle presenze e della
riscossione delle rette per la ristorazione scolastica. La ditta partecipante dovrà presentare apposito sistema informatico con le funzionalità di seguito precisate. Al termine dell‘appalto il software sarà oggetto di
trasferimento al comune, senza alcun costo aggiuntivo, compreso qualsiasi strumento utilizzato all‘interno
del sistema inclusi i dati registrati dal software.
L‘aggiudicatario dovrà occuparsi del travaso dei dati necessari al primo impianto del software in collaborazione con il comune nonché, a conclusione dell‘appalto, consegnare la base dati all‘comune o alla nuova ditta aggiudicataria con le necessarie istruzioni al buon esito del travaso dei dati informatici.
Sarà onere preciso dell’aggiudicatario gestire e verificare in vece del Comune i pagamenti e la sola verifica
dei medesimi, da farsi direttamente a favore del comune, ad eccezione della riscossione coattiva, che sarà
gestita dal Comune medesimo a seguito di segnalazione di mancato pagamento.
L‘aggiudicatario dovrà garantire, per tutta la durata dell‘affidamento del servizio:
- la fornitura dell‘Hardware;
- del Software;
- delle cards R/W o altra modalità analoga ed equivalente;
- adeguata formazione di tutte le figure dell‘ente e dell‘apparato scolastico interessate dal progetto di informatizzazione.
Sarà anche a totale carico dell‘aggiudicatario:
- l‘aggiornamento dei dati degli utenti ad ogni inizio anno scolastico/termine anno scolastico precedente,
- la funzionalità degli impianti hardware dovrà essere garantita da un regolare contratto di manutenzione, il
quale coprirà tutta la durata dell‘appalto.
In particolare l‘aggiudicatario dovrà garantire la fornitura, l‘installazione, il mantenimento in manutenzione
degli impianti hardware, software ed il relativo supporto tecnico informativo in forma continuativa agli uffici
comunali (in quanto necessari e concordandone le modalità di primo avvio con gli uffici comunali) in orario
da concordare, oltre allo Start-Up del progetto per tutta la durata dell‘appalto.
Il sistema informatico dovrà essere visibile attraverso Internet con accesso protetto da password, essere di
facile consultazione, con guida on line, finestra di comunicazione diretta con l’aggiudicatario.
Tutte le diciture indicate nelle pagine consultabili on line dovranno avere una legenda o una finestra esplicativa collegata (es. pasto annullato – tasto con finestra interattiva di spiegazione del significato e del giorno a
cui si riferisce l‘operazione oppure, nel caso di addebiti o cancellazioni manuali di pasti per effetto di errori
di connessione, la specifica dei giorni esatti di consumo dei pasti o qualsiasi descrizione necessaria ad una facile consultazione da parte dell‘utenza.
Inoltre la procedura dovrà prevedere :
34018 – Dolina, 270 - Codice Fiscale - Davčna koda: 80009970320 - Partita I.V.A. - Davčna številka: 00228430328 - Tel. 040 8329111 - Fax 040 228874
www.sandorligo-dolina.it - e-mail: [email protected]
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-2- suddivisione dell‘anno scolastico in mesi (totali parziali mese) per una visualizzazione più rapida e facilitata
chiusura dell‘anno scolastico con i relativi totali
- modulistica d‘iscrizione/cancellazione on line
- pagamenti on line con carte di credito
- pagamenti con bancomat o contanti;
- riepiloghi mensili, lettere di sollecito, ingiunzioni di pagamento, ecc.
Ogni interfaccia utente pubblicata su internet dovrà essere in regola con le norme in vigore sull‘accessibilità
dei siti (c.d. Legge Stanca e s.m.i.). Ogni applicazione web accessibile dai cittadini dovrà essere in lingua italiana e con una traduzione completa in sloveno.
In maniera particolare l’aggiudicatario dovrà garantire la fornitura e l‘installazione degli impianti hardware
composti essenzialmente da tre tipologie di postazioni tipo e precisamente:
a) postazione di carica/ricarica per l‘acquisto di buoni pasto e di prenotazione, per registrare i nominativi di
chi intende consumare il pasto nel refettorio, presso ogni plesso scolastico, con un rapporto di n.1 postazione per ogni 100/120 utenti del servizio;
b) presso specifici luoghi pubblici definiti dal Comune ovvero esercizi commerciali, banche o uffici postali
(almeno n. 3 postazioni di carica/ricarica);
c)postazione di inizializzazione delle card, qualora necessarie.
L‘aggiudicatario dovrà inoltre provvedere all‘approvvigionamento di non meno di n. 850 card read/write o
altro materiale equivalente con il logo del Comune.
Nel caso di istituzione di nuovi plessi scolastici il Concessionario dovrà garantire la fornitura e l‘installazione
delle postazioni di prenotazione dei pasti con il rapporto numerico descritto alla precedente lettera a).
L‘aggiudicatario dovrà garantire annualmente, entro il 30 maggio di ogni anno dell‘affidamento dell‘incarico,
la fornitura di almeno n. 150 Card read/write o altro materiale equivalente, con il logo dell‘ente per le nuove iscrizioni e per le eventuali sostituzioni delle tessere (usura, smarrimento) degli utenti del servizio.
Il Software di gestione dovrà essere ‘‘ Multiservizi ‗‘nel caso in cui l‘Ente volesse utilizzarlo per la gestione
di altri servizi con la stessa base anagrafica quali : trasporto scolastico, asili nido, pre e post scuola, centri
estivi. Il Software dovrà altresì consentire on line la gestione del rilascio di duplicati e di solleciti di pagamento, nonché eventuali ulteriori servizi.
Le apparecchiature installate presso i plessi scolastici dovranno consentire un controllo capillare del numero esatto delle prenotazioni effettuate giornalmente, suddiviso per classi, al fine di consentire al personale
scolastico, entro le ore 10,30 di ogni giorno, la verifica dell‘esattezza della prenotazione effettuata e permettere quindi l‘eventuale correzione delle anomalie riscontrate.
Inoltre dovrà consentire la stampa del numero di pasti e del numero di diete rilevate per singola scuola al
fine di facilitare il controllo visivo e sistematico al momento della ricezione dei pasti nei terminali di distribuzione. Le apparecchiature installate presso i plessi scolastici dovranno essere in grado autonomamente
(senza utilizzo di PC collegati al software) di gestire con semplici operazioni le eventuali anomalie come dimenticanza da parte dell‘alunno del badge o prenotazioni di diete giornaliere o cancellazione di prenotazione.
Tutti i supporti e le attrezzature acquistate dall‘aggiudicatario, per la gestione informatizzata della prenotazione dei pasti, al termine dell‘appalto, rimarranno di proprietà dell‘Ente.
La consulenza organizzativa da parte dell’aggiudicatario dovrà provvedere a:
- sopralluoghi preliminari presso l‘Ente,
- redazione dei piani di lavoro,
- supportare l‘Ente sull‘informativa da inviare all‘utenza, (definizione e stesura opuscolo informativo e riu-
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-3nioni con personale scolastico e genitori)
L‘impresa appaltatrice provvederà con proprio personale, con la collaborazione del comune, all‘inizializzazione delle card interfacciandosi con il software dell‘Anagrafe comunale per i residenti, sia all‘inizio dell‘anno
scolastico che in corso d‘anno, previo caricamento o implementazione dell‘archivio dei dati degli utenti, tali
operazioni dovranno garantire il rispetto diquanto stabilito dalla vigente normativa in materia di privacy,
D.Lgs. 196/2003.
L‘attività di formattazione delle card comprenderà l‘attribuzione agli utenti della misura della tariffa di competenza, in applicazione del sistema tariffario definito dal Comune, nonché del diritto a diete speciali; tale
attività presuppone la verifica, sempre a cura del Comune, della situazione economica dell‘utente, nonché
della veridicità delle dichiarazioni presentate.
L‘accesso al sistema informatico di gestione potrà avvenire utilizzando un meccanismo di username, password, ed eventualmente un certificato digitale.
Ciascuna transazione dovrà riportare, in modo certo, l‘identificatore dell‘operatore, la data e l‘ora, e l‘apparato da cui è stata effettuata. Il sistema di gestione dovrà permettere la costituzione e il caricamento, mediante il pagamento anticipato, di un conto a scalare attribuito all‘utente. Il pagamento delle quote di cui sopra dovrà essere effettuato dagli utenti a favore della ditta appaltatrice, la quale agirà, nell‘espletamento di
questa funzione, in nome e per conto del comune. L’aggiudicatario dovrà agire, in tale funzione, con la dovuta scrupolosità ed attenzione al fine di limitare situazioni di morosità nel pagamento dei pasti.
In ,ancanza di prenotazione del pasto/servizio richiesto, è onere dell’aggiudicatario di garantire all’utenza
l’accesso al servizio per tre volte, anche consecutive. In caso di ritardi nei pagamenti, la ditta è tenuta a segnalare la situazione di morosità all‘utente attraverso l‘invio di almeno 2 segnalazioni (mediante lettera semplice e di una seconda lettera raccomandata). Al perdurare della morosità, l’aggiudicatario è tenuto a dare
comunicazione tempestiva al Comune.
L‘aggiudicatario deve provvedere allo scarico giornaliero delle prenotazioni per avere in orario utile il riepilogo dei pasti da preparare con le relative diete, La situazione giornaliera di pasti prenotati dovrà essere
scaricabile anche dalla postazione. Nel caso di guasti nella trasmissione dei dati da scuola al centro cottura
si attiverà una procedura di emergenza manuale da concordare con l‘ufficio scuola.
A CURA DEL COMUNE DI SAN DORLIGO DELLA VALLE-OBČINA DOLINA
a) la definizione delle rette da applicare agli utenti del servizio di mensa scolastica che vi provvede annualmente con apposito atto deliberativo;
b) la definizione delle modalità ed i criteri applicativi delle rette;
c) la definizione dei criteri per la concessione di interventi assistenziali (riduzioni delle rette dei servizi educativi e scolastici);
d) la modifica in ogni momento, a suo insindacabile giudizio e/o in base ad adeguamenti imposti dalla normativa di settore, dei criteri applicativi delle rette dei servizi educativi e scolastici, nonché dei criteri per l‘applicazione delle riduzioni delle rette stesse.
e) la sola riscossione coattiva, a seguito delle segnalazioni previste all’utente moroso.
L‘aggiudicatario rimane in ogni caso tenuto ad adeguarsi al diverso sistema applicativo delle rette e delle relative riduzioni disposto a discrezione del Comune.