La cultura informatica, fattore di innovazione della
PA - Gestione manageriale del cambiamento
19 Novembre 2007
II a giornata
Docente: Graziella D’Amico
Perché la battaglia alla carta ?
“Nella sola Pubblica Amministrazione Centrale (uffici giudiziari esclusi)
si producono ogni anno circa: 110 milioni di documenti, che danno luogo
a 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di archiviazioni.”
Fonte NetConsulting 2007.
Nonostante venga riconosciuto che il nostro Paese sia nella ristretta
cerchia delle nazioni che si sono dotate di una efficace normativa
materia, per contro, dal punto di vista applicativo è in ritardo rispetto
ad altri mercati.
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La dematerializzazione come fattore costruttivo per
l’ammodernamento della PA
Gli elementi principali a supporto della dematerializzazione sono:




La Firma Digitale .
La Posta Elettronica Certificata.
Il Protocollo Informatico e la Gestione Documentale.
L’Archiviazione Sostitutiva.
E verso l’esterno:
 Lo Sportello Elettronico al cittadino e i servizi via Web, da inquadrarsi nel
contesto della terza giornata.
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La Firma Digitale
La Firma Digitale è uno strumento che sostituisce a tutti gli effetti di legge la
firma autografa su un documento cartaceo e viene utilizzata per firmare un
documento informatico (che può essere un file word, excel, PDF[1], ecc.) che
pertanto, nella sua forma di file, diventa un documento valido a tutti gli effetti di
legge.
Il legislatore ha stabilito tramite il CNIPA (Centro Nazionale per L’informatica
nella Pubblica Amministrazione) gli standard per l’apposizione della Firma Digitale
e gli Enti/Aziende autorizzati alla emissione e alla gestione degli strumenti che la
consentono, le Certification Authority [2] - più brevemente CA.
[1] Purchè privi di macro attive.
[2] Per averne un elenco si può consultare il sito www.cnipa.gov.it
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La Marca Temporale
La Firma Digitale riporta la data di firma, tuttavia questa informazione è desunta
dal PC su cui si sta firmando.
Nei casi in cui la legislazione necessita di una data che sia opponibile ai termini di
legge è necessario apporre al documento anche una Marca Temporale.
Anche in questo caso entrano in gioco le CA che fungono da terze parti per la
emissione della marca temporale in associazione con il documento firmato.
E’ un servizio che si acquisisce dal gestore delle Firma Digitale.
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La Firma Digitale
L’accesso di questo strumento ai cittadini dovrebbe essere consentito
dall’integrazione nella Carta Nazionale dei Servizi, ma la PA è ancora indietro.
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La Carta Nazionale dei Servizi
La Carta Nazionale dei servizi serve ai cittadini per accedere ai Servizi on line
della PA. Per le regioni che ne hanno fatto richiesta contiene anche un certificato
di firma digitale.
Per facilitare gli enti pubblici nella emissione e distribuzione della CNS, il CNIPA ha
definito un contratto-quadro per la sua fornitura.
Ovviamente il cittadino deve essere dotato del lettore omologato e del software.
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La Posta Elettronica Certificata
E’ una casella di posta elettronica che viene rilasciata da un centro servizi
riconosciuto (vedi CNIPA) che funge da terza parte per attestare a tutti gli effetti di
legge l’invio e la ricezione di un documento da parte di un soggetto dotato di PEC
verso un altro soggetto anch’esso dotato di PEC.
In pratica è la raccomandata con ricevuta di ritorno dei documenti inviati
elettronicamente.
Sia mittente che destinatario devono averla:
 Le PA dichiarano la/le propria/e PEC presso l’indice delle PA http://www.indicepa.gov.it/
 Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di
accettare l’invio di Posta Elettronica Certificata mediante indicazione nell’atto di iscrizione
al registro delle imprese.
 I privati devono esprimere la propria disponibilità in modo esplicito per ogni procedimento
verso una PA o tra privati.
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Posta Elettronica Certificata
E’ uno strumento efficace:
• Riduce i costi:
 trasmissivi (i costi sono inferiori di oltre il 90 per cento).
 Il costo non è legato alle dimensioni (e al peso) come per le raccomandate
tradizionali.
• Elimina i tempi inutili quali, il raggiungimento dell'ufficio postale, l'attesa agli
sportelli.
• A differenza della carta lega il contenuto alla busta e quindi è un efficace
strumento di invio dei documenti.
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Posta Elettronica Certificata
Da Finanza e Mercati del 12/09/2007 :
• Secondo l'Asso-Certificatori, nel 2006 in Italia sono state attivate circa 525.000
caselle, il 150% in più rispetto all'anno precedente.
• Secondo il CNIPA, i domini attivati dal marzo 2006 ad aprile 2007 sono cresciuti
del 114% per arrivare a oltre 1.500.
• PA, attività Fiinanziarie, Assicurazioni e Aziende sono i segmenti più rilevanti ed
incidono per il 70% sui domini PEC esistenti.
• Le Aziende rappresentano la fetta più consistente, 29%, seguite dalla PA con il
25%.
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Il Protocollo Informatico e l’Archivio Documentale
Lo strumento fondamentale per iniziare il processo di dematerializzazione è
costituito dal Protocollo Informatico e dall’Archivio Documentale.
Attraverso il protocollo informatico può essere archiviata in forma elettronica
tutta la documentazione in ingresso e in uscita.
Purtroppo l’uso è spesso limitato a tale adempimento.
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Il Protocollo Informatico e l’Archivio Documentale
•
80% delle Amministrazioni dichiara di
essere provvista di applicazioni
informatiche per la gestione
documentale
•
solo il 2% dei flussi documentali avviene
elettronicamente
•
meno del 50% dei documenti viene
protocollato in formato elettronico,
(fonte CNIPA)
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I Sistemi di Archiviazione Documentale
I più diffusi sistemi che consentono la gestione del protocollo informatico sono dei
sistemi di gestione documentale che consentono di:
 Gestire in modo elettronico anche la documentazione che deve circolare tra
uffici a prescindere dall’obbligo di protocollo (protocollo grigio, bozze, ecc).
 Stabilire le regole di distribuzione dei documenti con una corretta mappatura
dell’ Organizzazione dell’ente delle regole di visibilità.
 Gestire il flusso delle pratiche (Work Flow) e quindi consentirne la
tracciatura.
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I Sistemi di Archiviazione Documentale
Attenzione:
• I sistemi di protocollo informatico presentano delle rigidità rispetto ai normali
sistemi di gestione documentale in merito alla:
 Possibilità di archiviare informazioni di supporto alla gestione e recupero
dei documenti ai fini gestionali.
 Visibilità dei documenti (strettamente definita in un organigramma
gerarchico).
 Flesibilità dei Work Flow.
• In questo caso si consiglia di adottare sistemi misti che integrino funzioni di
gestione di protocollo a più snelle procedure di gestione documentale.
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I Sistemi di Archiviazione Documentale
 L’archiviazione documentale è propedeutica all’archiviazione ottica sostitutiva
anche se il suo scopo è di semplificazione gestionale.
 Attualmente i sistemi di gestione documentale si sono adeguati alla gestione
della PEC ai fini dell’ interoperabilità tra PA (sono in grado di recepire in
automatico tutti i dati relativi all’invio di un documento da parte di una casella
di PEC).
 Integrano la firma elettronica digitale:
 Sono in grado di recepire i dati di validità di un documento firmato.
 Sono in grado di gestire step di WF in cui sia necessaria l’apposizione
della firma digitale su un documento.
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… e adesso che ne dite di …
Continua …
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Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva prevede:
 Archiviazione di documenti analogici o informatici su supporto ottico [1] (es.
CD-R) secondo delle regole precise dettate dal legislatore (processo di
conservazione).
 Eliminazione del documento analogico al termine del processo di
conservazione.
[1] L’ art. 8 della delibera CNIPA 11/04 del 19/02/2004 estende il concetto di
supporto anche a tecnologie non laser purchè sussistano le condizioni che
garantiscano immodificabilità e conformità dei documenti originali
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Inquadramento legislativo – Conservazione Sostitutiva
• DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di
documentazione amministrativa. (Testo A)“.
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validaione, anche temporale, dei documenti informatici.
• MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
• Deliberazione n. 11/2004 - 19 febbraio 2004 CNIPA Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (Deliberazione n. 11/2004).
• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 "Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le
modalità di fatturazione in materia di IVA“.
• Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n.82 Codice dell'amministrazione digitale come modificato e integrato dal Dlgs
159/2006.
• Circolare 45/E Agenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005 “Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - attuazione della
direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA”.
• Circolare 36/E Agenzia delle Entrate 06/12/2006 - Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento
degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione diversi tipi di supporto.
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Conservazione Sostitutiva
L’attuazione del processo di Conservazione sostitutiva si basa su questi concetti
fondamentali:
 Documentazione oggetto di conservazione.
 Responsabile della conservazione.
 Modalità di Conservazione.
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Conservazione sostitutiva
La documentazione oggetto di conservazione
Art. 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, comma 1 attribuisce alle pubbliche amministrazioni e ai
privati la
“facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la
conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ”.
Le disposizioni di legge in merito alla Conservazione Sostitutiva sono ampiamente
definite per tutti i documenti di natura amministrativa e fiscale fiscale.
Sono ancora soggetti a varie interpretazioni altri tipi di documento:
•
•
•
•
•
Giudiziari (atti processuali e casellari)
Catastali (autonomie locali)
Popolazione (anagrafe)
Sanitari (cartelle cliniche)
Lavoro (libro matricola e libro paga)
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Conservazione Sostitutiva
Il responsabile della Conservazione
• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene
evidenza.
• Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità
dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o
sostitutivo del contenuto dei supporti.
• Deve attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione
• Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento.
• Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente
dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso
formalmente designati.
La circolare 36/E specifica inoltre che deve:
• provvedere o mettere il contribuente in condizioni di provvedere alla comunicazione, per
via telematica, all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto
della conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale
(attualmente non è necessaria trasmissione).
21
Conservazione Sostitutiva
Il responsabile della Conservazione è quindi una figura poliedrica cui fanno capo
competenze e relative responsabilità di carattere:





Legale.
Fiscale.
Tecnico.
Organizzativo.
Gestionale.
Deve essere un ruolo in azienda altamente qualificato.
Il ruolo di Responsabile di Conservazione può essere assunto in tutto o in parte dal
fornitore del servizio di conservazione.
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Le modalità di Conservazione
Conservazione Sostitutiva
Documento
formato
Unico
Il contenuto non può essere ricavato
Documenti
analogici
una grandezza
attraverso altre scritture o documenti la cui
(Uniciutilizzando
e non Unici)
Documento fisica che assume valori
conservazione sia obbligatoria anche se in
analogico continui, come le tracce
possesso di terzi
Memorizzazione
documento
originale su carta,
come le
e generazione
immagini
su film comedell’impronta
le Non
- emesso in duplice esemplare
magnetizzazioni su nastro unico
- annotato su libri o registri
La fattura formata con
- contenuto
riprodotto in altri documenti
Sottoscrizione
e
l’ausilio di un sistema
Marca temporale
informatico è
del Resp. della
considerabile un
Conservazione
documento analogico.
Se unici
Sottoscrizione e
Marca temporale
Pubblico ufficiale
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Le modalità di Conservazione
Conservazione Sostitutiva
Documento statico non modificabile
Documenti Informatico
Documento
Informatico
Memorizzazione documento
rappresentazione e generazione dell’impronta
informatica di atti,
Emesso con firma digitale e marca temporale
fatti o dati
giuridicamente
Sottoscrizione e
rilevanti.
Marca temporale
del Resp. della
Conservazione
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Il Processo di Dematerializzazione
Iniziare un processo di Dematerializzazione è effettuare una rivoluzione degli uffici.
Infatti la dematerializzazione parte dalla semplificazione dei processi: prima di
eliminare la carta si può vedere se è inutile produrla !
Strumento da adottare: il Business Process Reeinginering
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Il Processo di Dematerializzazione
Fase di analisi:
Analisi dei processi dell’Ente per verificare:
• Documenti.
• Flussi di approvazione.
• Flussi di gestione.
• Circolazione delle pratiche tra uffici.
• Uso reale del sistema documentale (quanta carta circola in parallelo ?).
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Il Processo di Dematerializzazione
Fase di re-engineering: Obiettivi
 Gestione attraverso il sistema documentale di tutti i documenti che devono
avere visibilità interuffici e introduzione del Work Flow (anche collaborativo)
per la circolazione delle pratiche.
 Eliminazione della “carta inutile” trovando forme alternative di trasmissione:
serve quella richiesta scritta o basta una mail (magari firmata digitalmente)?
 Verifica delle opportunità fornite dai sistemi gestionali per espletare le
attività in modo dematerializzato per le pratiche con i dipendenti
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Il Processo di Dematerializzazione
Fase di re-engineering: Spunti di dematerializzazione
 Il portale di HR per:
• Invio delle buste paga
• Trasmissione delle circolari ai dipendenti e informazioni del personale
• Richiesta ferie e permessi
• Autorizzazione Note Spese
 Fax server:
• Eliminazione dei flussi cartacei derivanti dalla circolazione dei fax.
 Dematerializzazione dei flussi in ingresso tramite outsourcing del servizio di
scannerizzazione e protocollazione.
 Accettazione della fatturazione elettronica dai fornitori.
 Conservazione sostitutiva.
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Il Processo di Dematerializzazione
Fase di re-engineering: Quo Vadis ?
In CASA o IN OUTSOURCING ?
Le attività legate alla dematerializzazione sono quelle maggiormente candidabili
all’outsourcing perchè per essere gestite in casa occorrono:




Investimenti tecnologici.
Risorse qualificate (alle attività).
Know how specifico.
Non danno “valore aggiunto” all’azienda.
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Il Processo di Dematerializzazione
Processi candidati all’Outsourcing
• Scansione documenti, che può prevedere le seguenti fasi:
 Ritiro dei documenti cartacei presso il committente (salvo la gestione a domicilio),
 Preparazione dei documenti e relativa scansione con mezzi dotati di controllo della
qualità delle immagini,
 Indicizzazione dei documenti salvati tramite tecniche che ne consentano una rapida
ricerca ed estrazione (data entry, bar-code, OCR),
 Memorizzazione negli archivi per usi successivi (in hosting o in housing) o ai soli fini
di conservazione
• Stoccaggio archivi cartacei e disaster recovery
• Gestione delle operazioni di conservazione
E anche:
• Gestione della fatturazione elettronica, per conto del cliente.
• Postalizzazione dei documenti.
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Il Processo di Dematerializzazione
Un esempio di gestione del
processo in outsourcing
Ente
Funzioni per l’ente:
• Protocollo in
ingresso
(eccezione)
• Protocollo in
uscita
• Visualizzazione
documenti
• Gestione
documentale
Disponibilità
immediata
presso server
In base alle norme
ente
Altri server
amministrativi
In base alle norme
Conservazione
Ritiro posta presso sede
Scannerizzazione
classificazione documentale
Ritiro posta presso casella postale
Conservazione carta
fino a eliminazione
Copia
CD Conservazione
Consultazione
per revisioni
Ente
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Il Processo di Dematerializzazione
Fatturazione elettronica dei documenti
La norma sta diventando obbligatoria per
le Pubbliche Amministrazioni Centrali.
Le Pubbliche Amministrazioni Locali possono
già adottarla.
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Il Processo di Dematerializzazione
Anche se è una tematica “in movimento” è un processo già avviato.
Il dibattito è in corso.
I media stanno pressando.
Le aziende private ne vedono i benefici e spingono.
Si può partire da attività relativamente semplici (de-burocratizzazione
processi interni, miglior uso delle risorse tecnologiche disponibili).
 Si può attuare progressivamente.





Bisogna crederci !
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Conclusioni
Arrivederci alla prossima settimana !
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