LA DEMATERIALIZZAZIONE
IL PROCESSO INTEGRATO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO CON LA
ARCHIVIAZIONE INFORMATICA SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI
RIDUZIONE DEI COSTI AMMINISTRATIVI
Pasquale Luigi Di Viggiano
Docente in Sociologia della Comunicazione elettronica - Università
telematica Telma
Componente del Consiglio scientifico del Laboratorio di
eGovernment - Università del Salento.
Lecce 08 febbraio 2010
DEMATERIALIZZAZIONE
• Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima apparizione durante
gli anni 80 nel settore finanziario.
• Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico fino ad arrivare
all’articolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice
dell’Amministrazione digitale) con il quale il termine
dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti
cartacei delle pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva
perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente
costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con
documenti informatici. (CNIPA)
• In questo senso il concetto di “dematerializzazione” si può considerare
come l’estensione alla P.A. della generale tendenza, invalsa nel settore
privato, dell’uso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato
dell’informazione nei processi produttivi.
DEMATERIALIZZAZIONE
• Oggi si può correttamente sostenere che questo
termine definisce il progressivo incremento della
gestione documentale informatizzata all’interno
delle strutture amministrative pubbliche e private e
la sostituzione dei supporti tradizionali della
documentazione amministrativa in favore del
documento informatico a cui la normativa statale fin
dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997
n. 59) ha confermato pieno valore giuridico, se in
possesso dei necessari requisiti.
DEMATERIALIZZAZIONE
Il tema della dematerializzazione della
documentazione della PA:
• rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo
all’interno dei processi di riforma della gestione
dell’attività amministrativa in ambiente digitale
• costituisce una delle linee di azione maggiormente
significative ai fini della riduzione della spesa
pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi,
ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc).
DEMATERIALIZZAZIONE
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•
I processi di gestione cartacea dei documenti sono
caratterizzati da:
eccessiva onerosità,
difficoltà di condivisione e archiviazione,
mancanza di trasparenza,
tempi di ricerca elevati,
facilità di errori,
smarrimenti,
perdite ed altre più o meno costose inefficienze.
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
• Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7
marzo 2005, n. 82)
• Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11
• Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.
lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)
• Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione
amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n.
445)
CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.LGS.
7 MARZO 2005, N. 82)
42. Dematerializzazione dei documenti delle
pubbliche amministrazioni.
• 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefìci il recupero su
supporto informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei
conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle
regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
• Deliberazione Cnipa 19
febbraio 2004, n. 11
DPR 28 DICEMBRE 2000, N. 445
• Articolo 50 (R) (nota) - Attuazione dei sistemi
• 3. Le pubbliche amministrazioni provvedono
entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o
revisionare sistemi informativi automatizzati
finalizzati alla gestione del protocollo
informatico e dei procedimenti amministrativi
in conformità alle disposizioni del presente
testo unico …..
GLI STRUMENTI
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•
•
1. Protocollazione e gestione documentale
2. Classificazione e fascicolazione
3. Firma digitale e marcatura temporale
4. Conservazione delle risorse digitali
•LA GESTIONE
DOCUMENTALE DIGITALE
1.Protocollo informatico (DPR
445/2000)
2.Archiviazione informatica
sostitutiva (Deliberazione CNIPA n.
11/2004 – ART. 3 SS)
•LA GESTIONE
DOCUMENTALE DIGITALE
• MISURE ORGANIZZATIVE ESSENZIALI
Area Org. Omog.
NOMINA DEL RESPONSABILE
MANUALE DI GESTIONE
REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI
IL SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI
DOCUMENTALI
IL PROGETTO DI INFORMATIZZAZIONE
LIVELLO REALIZZATIVO
•
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•
NUCLEO MINIMO PROTOCOLLO
GESTIONE DOCUMENTALE
WORKFLOW DOCUMENTALI
BPR (Business Process Reengeneering)
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WORKFLOW DOCUMENTALI
Attività di razionalizzazione dei processi
documentali
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•
Informatizzazione dei processi in entrata
Informatizzazione dei processi in uscita
Informatizzazione dei processi interni
Integrazione con workflow di processi primari
ARCHIVIAZIONE
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INFRASTRUTTURE TECNOLOGICHE DEL DOCUMENT
MANAGEMENT.
•
Uno o più motori di workflow di tipo transazionale, cioè servizi per la
definizione, l’esecuzione ed il controllo di processi strutturati pilotati sia
da documenti che da dati.
•
Servizi di document management, per la creazione di documenti, la
ricerca, l’associazione di informazioni strutturate, il collegamento,
l’annotazione.
•
Soluzioni di imaging, per l’acquisizione di documenti cartacei, il
riconoscimento dei caratteri ecc.
•
Servizi per l’archiviazione ottica.
•
Sistemi di groupware per l’automazione di processi con elevata
flessibilità ed incentrati sui documenti.
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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
CARATTERISTICHE/PROPRIETÀ
• CONDIVISIBILITÀ intesa come potenziale utilità
del documento per tutta l’amministrazione,
• CICLO DI VITA, inteso come periodo temporale
in cui il documento ha una qualche rilevanza
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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO
• TRATTAMENTO IN FASE ATTIVA - le esigenze di
accesso al documento sono molto stringenti in
termini di tempo di risposta, possibilità di uso
concorrente, scambio tra soggetti cooperanti e
controllo degli accessi. Inoltre l’ambito di visibilità di
un documento in fase attiva non è esteso, in
generale, oltre i confini di un singolo ufficio o unità
organizzativa
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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO
• ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE - Al passare del tempo la
frequenza di accesso diminuisce e il documento passa ad uno
stato meno attivo (ad esempio nel momento in cui le pratiche
relative sono concluse); le esigenze di accesso e modalità di
memorizzazione sono sensibilmente differenti rispetto alla
fase attiva; risultano importanti parametri come la
economicità della archiviazione, il costo della ricerca, la
salvaguardia dell’integrità del documento e la possibilità di
visibilità a tutta l’amministrazione
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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO
• Si noti, comunque, che i documenti soggetti
alla registrazione di protocollo sono
generalmente mantenuti per un periodo
temporale misurabile in anni e possono
perciò essere considerati come documenti
con un lungo ciclo di vita e quindi con le
caratteristiche minime per essere gestiti da
un Document Warehouse.
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ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
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•
•
•
IL DOCUMENT WAREHOUSE DEVE
facilitare la ricerca dei documenti;
garantire sicurezza ed adeguati livelli di accesso;
facilitare le operazioni di selezione e conservazione dagli
archivi di deposito;
rendere sempre individuabile la localizzazione fisica dei
documenti cartacei;
migliorare la circolarità delle informazioni all’interno
dell’amministrazione
garantire l'integrità e l'accessibilità dei documenti selezionati
per la conservazione permanente
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Protocollo informatico
I SISTEMI DI PROTOCOLLO/WMS:
• IN HOUSE
• ASP
Protocollo informatico
STRUMENTI
TECNOLOGICI
• PC
• RETE
• SCANNER
AMMINISTRATIVI
• MANUALE DI
GESTIONE
• RESPONSABILE
• FORMAZIONE
Archiviazione informatica sostitutiva
NORME GENERALI
• Codice dell’Amministrazione digitale
(d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82. art. 27, co 4, 7 – capo III)
• Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n.
11
• Codice dei beni culturali e del paesaggio
(D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)
44. Requisiti per la conservazione
dei documenti informatici
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:
• a. l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di
riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, de DPR 445/2000
• b. l’integrità del documento;
• c. la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di
classificazione originari;
• d. il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a
36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare
tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
L’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
• La conservazione digitale abbisogna quindi di un insieme di
attività e strumenti che permettano il mantenimento
dell’accessibilità, della leggibilità, della intelligibilità,
dell’autenticità e dell’integrità nel lungo periodo dei documenti
informatici, in un ambiente tecnologico diverso da quello di
origine. In questo senso la pratica conservativa non può
coincidere con la preservazione del flusso di bit, ma implica anche
il mantenimento delle informazioni necessarie ad assicurare la
interpretazione di tale flusso, attraverso la predisposizione di set
di metadati descrittivi e gestionali.
L’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
• Albo Pretorio on-line
• Art. 32 della L. 69/2009
“Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti
in forma cartacea”
“1. A far data dal 1 gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di
atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità
legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti
informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici
obbligati. ….
5. A decorrere dal 1 gennaio 2010..le pubblicazioni effettuate in
forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale
RIDUZIONE DEI COSTI
AMMINISTRATIVI
L’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
Opportunità: Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, n. 150
• Art. 5. Obiettivi e indicatori
• 1. Gli obiettivi sono programmati su base triennale e definiti,
prima dell'inizio del rispettivo esercizio, dagli organi di indirizzo
politico-amministrativo, sentiti i vertici dell'amministrazione
che a loro volta consultano i dirigenti o i responsabili delle
unità organizzative. Gli obiettivi sono definiti in coerenza con
quelli di bilancio indicati nei documenti programmatici di cui
alla legge 5 agosto 1978, n. 468, e successive modificazioni, e il
loro conseguimento costituisce condizione per l'erogazione
degli incentivi previsti dalla contrattazione integrativa.
L’AMMINISTRAZIONE DIGITALE
Vantaggi in termini di:
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• SPAZIO: un Hard Disk da 300 GB, grande come un pacchetto di chewing gum, contiene
circa 30.000.000 di pagine che equivalgono a 500 m3 o 1.800 quintali di carta;
praticamente l’equivalente di 6 o 7 TIR
IMPATTO ECOLOGICO: 30.000.000 di pagine equivalgono ad un bosco di 400 alberi che
richiede 120 barili di petrolio per la conversione in carta
NON STAMPA: la stampa di registri, libri, fatture attive ha un costo altissimo e spesso
non calcolato che comprende personale, materiali, apparati, manutenzioni, spazi,
logistica di movimentazione, distribuzione, ecc.
STOCCAGGIO e MOVIMENTAZIONE: il costo stimato per ogni pagina è di 0.3 cent/ anno
REPERIBILITÀ, SICUREZZA, DURATA, TRANQUILLITÀ,
RISPARMI: i risparmi consentiti da un sistema di conservazione sostitutiva sono spesso
impensabili perché spesso è difficile calcolare i costi che stanno dietro la gestione
cartacea
IL MODELLO
• In grande sintesi:
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la dematerializzazione dei documenti, pur essendo solo uno dei tasselli della riprogettazione
delle procedure della Pubblica Amministrazione in una prospettiva digitale, è quella sulla
quale è possibile realizzare con maggior rapidità degli interventi concreti;
la gestione documentale vale oltre il 2% del PIL: un obiettivo di dematerializzazione di appena
il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno;
il quadro normativo alla base dei processi amministrativi totalmente digitali è
sostanzialmente completo;
le tecnologie per la redazione, firma, protocollazione, trasmissione e archiviazione dei
documenti informatici sono adeguate;
i procedimenti sui quali intervenire sono innumerevoli: occorre pertanto una significativa
azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto, in pratica di tutta
l’amministrazione pubblica;
esistono già numerosi esempi concreti che hanno avuto successo;
è un’attività che può essere utilizzata come obiettivo per la valutazione delle performance;
nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata “scomparsa della carta”.