La dematerializzazione dei
documenti: regole ed opportunità
Prof. Pierluigi Ridolfi
Componente CNIPA
Presidente del GdL per la dematerializzazione
Convegno SIAV – Forum PA
Misurare per cambiare
Roma – 7 ottobre 2005
Cos’è il CNIPA
CNIPA = Centro Nazionale per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione
Il CNIPA opera “presso” la Presidenza del Consiglio
per l’attuazione delle politiche del Ministro per
l’innovazione e le tecnologie (MIT), con autonomia
tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e
finanziaria e con indipendenza di giudizio
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Compiti del CNIPA
Verso la Pubblica Amministrazione:



definisce strumenti per governare il processo di innovazione


promuove lo sviluppo di strumenti abilitanti (reti e carte)


promuove e gestisce programmi speciali di intervento
coordina lo sviluppo dei sistemi informativi
detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità,
prestazione
emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui
progetti
coordina la predisposizione di piani di formazione del personale
Verso i cittadini e le imprese:

contribuisce alla definizione della politica del Governo,
lavorando in stretto contatto con il MIT
3
Gruppo di lavoro per la dematerializzazione
tramite supporto digitale
Amministrazioni coinvolte
 Innovazione e Tecnologie
 Presidenza del Consiglio dei Ministri
 Beni e Attività Culturali
 Funzione Pubblica
 Interno
 Giustizia
 Economia e Finanze
 Salute
 Lavoro e Politiche Sociali
 CNIPA
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Obiettivi
individuare criteri e modalità tecniche per la
conservazione sostitutiva permanente delle
diverse tipologie di documenti amministrativi
definire regole per la trasmissione e l’esibizione
dei documenti che ne garantiscano l’integrità,
la conformità e la provenienza
proporre iniziative per razionalizzare,
modificare o integrare la normativa vigente
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Grandi temi
evitare la produzione di nuova carta
eliminare il cartaceo esistente non di interesse
“storico o culturale”
ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)
attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)
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Modus operandi del GdL
esame della normativa e delle prassi vigenti
audizioni delle Associazioni e degli Organismi
di settore
individuazione di obiettivi da porsi nel
breve/medio periodo
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Segreteria Tecnica
composta da persone designate dalle
Amministrazioni coinvolte, da esperti e da
rappresentanti delle associazioni, delle
organizzazioni e degli operatori del settore
supporto tecnico, scientifico e giuridico al
Gruppo di Lavoro approfondendo, studiando e
predisponendo le soluzioni tecniche e normative
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Audizioni
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


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
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

Associazione Bancaria Italiana
Ordine dei Notai
Unione Italiana delle Camere di Commercio
Assocertificatori
Provincia di Bologna
Università di Bologna
Università di Urbino
Ordine dei Radiologi
Assinform
Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti
Associazione Nazionale Archivistica Italiana
Associazione Nazionale Fornitori Apparecchiature IT
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Associazione Bancaria Italiana
riduzione dei tempi di conservazione dei
documenti bancari
facoltà di validazione dei documenti digitalizzati
da parte del Funzionario bancario
esame del valore probatorio dei documenti non
soggetti a bollatura e vidimazione
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Ordine dei Notai
distinzione tra conformità e autenticità non
garantita dal processo di scansione di documenti
analogici
introduzione del concetto di “processo qualificato”
quale “processo organizzativo certificato” in
sostituzione dell’intervento del Pubblico Ufficiale
utilizzo della posta elettronica certificata per la
trasmissione degli atti tra Notaio e PA
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Assocertificatori
modifica della normativa vigente
 per consentire la distruzione dei documenti
cartacei presenti in azienda
 per ridurre i tempi di conservazione obbligatoria
definizione di regole per la conversione in
formato analogico dei documenti firmati
digitalmente
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Provincia di Bologna
progetto DOCAREA: sistema di gestione globale
della documentazione degli enti locali
esigenza di regole semplici e chiare che indichino
il “da farsi”
necessità di superare le resistenze psicologiche
al cambiamento
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Ordine dei Radiologi
definizione di regole tecniche per la
conservazione e trasmissione delle indagini
radiologiche digitali
distinzione delle responsabilità di gestione della
documentazione tra il medico refertatore e il
tecnico radiologo
riduzione dei tempi di conservazione obbligatoria
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Assinform
necessità di una normativa transitoria per il
progressivo passaggio dal cartaceo al digitale
esigenza di emanazione di una Circolare da parte
del Ministero dell’economia e delle finanze per la
conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti
ai fini tributari
definizione di regole per la conservazione dei
messaggi di posta elettronica
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Associazione Nazionale Archivistica Italiana
evoluzione della figura del responsabile della
conservazione in responsabile della gestione del
flusso documentario e dell’archivio
rivisitazione delle definizioni di documento
informatico e di documento originale unico e non
unico
armonizzazione delle normative che disciplinano
le attività documentarie
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Incontri con aziende e
partecipazioni a convegni


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
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
SIAV
Océ
COMDATA



FORUM PA
OMAT
…
Adobe
IBM
Microsoft
…
massima apertura e trasparenza
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Prime considerazioni
complessità della problematica superiore al
previsto
prevalenza delle questioni normative su
quelle tecniche
normativa vigente di controversa
interpretazione
vastità della casistica
“facilismo” nell’individuare soluzioni
attuali regole non pienamente utilizzabili
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Libro Bianco
“stato dell’arte” nei diversi ambiti pubblici e
privati
raccolta di norme e di documentazione
prospettive di proposte:
 per eliminare la carta esistente
 per limitare la produzione di documenti
cartacei
pubblicazione a dicembre
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Eliminazione cartaceo esistente
processi qualificati per la trasposizione in formato
digitale o per il riversamento
attuazione delle pratiche di scarto approntando
strumenti di selezione (massimari) coerenti con i
sistemi di classificazione (titolari)
approfondimento degli aspetti tecnologici
connessi alla conservazione permanente
riduzione dei tempi di deposito obbligatorio
interventi formativi per fornire la spinta
psicologica al “distacco” dalla carta
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Limitazione produzione cartaceo - 1
linee guida semplici e chiare per la gestione dei
documenti digitali e dei messaggi di posta


cartelle
archiviazione personalizzata uniforme
limitazione della produzione cartacea di
pubblicazioni ufficiali


Gazzetta
Atti Assembleari (Parlamento e Regioni)
attivazione dei procedimenti amministrativi
utilizzando le nuove tecnologie


non esiste “una” soluzione generale
numerosità dei problemi e delle soluzioni
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Limitazione produzione cartaceo - 2
gestione transitoria

fascicoli cartacei
fascicoli informatici
comunicazione e trasmissione dei dati tra le
amministrazioni


documenti ufficiali con firma “forte”
documenti informativi con firma “debole”
utilizzo della posta elettronica nei rapporti con
cittadini/imprese


posta elettronica normale
posta elettronica certificata
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Azioni operative
cedolino on line
segnalazione alle Questure presenze in albergo
normativa sui documenti rilevanti ai fini tributari
tenuta libri paga e matricola
trasmissione dei bilanci alla Corte dei Conti
estesa ai piccoli Comuni
…
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Quadro normativo vigente
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa
Deliberazione CNIPA n. 11/04
Regole tecniche per la conservazione dei documenti
Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42
Codice dei beni culturali e del paesaggio
Normative specifiche di settore
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’Amministrazione digitale
D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68
Disposizioni per l'utilizzo della PEC
D. Lgs. 28 febbraio 2005, n. 42
Sistema pubblico di connettività
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Testo Unico in materia di documentazione
amministrativa
disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la
conservazione, la gestione e la trasmissione di
atti e documenti amministrativi
unifica le varie norme emanate nel tempo in
materia di gestione documentale
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Regole tecniche per la conservazione dei
documenti
definizioni chiare ed esplicite
semplificazione dei processi, specie per i
documenti nati informatici
distinzione tra conservazione di documento
analogico non unico e unico, limitando solo
in quest’ultimo caso il ricorso al Pubblico
ufficiale / Notaio
uso della tecnologia del riferimento
temporale e della firma digitale
possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di
memorizzazione
ampio risalto alla figura del Responsabile
della conservazione
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Codice dei beni culturali e del paesaggio
definisce “beni culturali” gli archivi e i singoli
documenti dello Stato, delle regioni, degli altri
enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro
ente ed istituto pubblico
alle amministrazioni e agli enti a cui
appartengono i beni spetta l’obbligo di garantire
la loro sicurezza e conservazione mentre al
Ministero dei beni e delle attività culturali
compete la vigilanza
i beni culturali non possono essere distrutti o
danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei
documenti degli archivi è subordinato
all’autorizzazione del suddetto Ministero
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Codice dell’Amministrazione Digitale
in vigore dal 1 gennaio 2006
ordina e riunisce norme già esistenti e ne
introduce di nuove per nuovi servizi
stabilisce il principio che i cittadini e le
imprese hanno il diritto ad avvalersi di una
“amministrazione amica ed efficiente” che
eroga servizi
indica nuovi strumenti e ne consolida la
validità giuridica
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Diritti dei cittadini e delle imprese
diritto a usare l’ICT nei rapporti con la PA
diritto a effettuare i pagamenti in forma digitale
diritto a ottenere servizi di qualità
obbligo per le PA di cooperare fra loro
scambiandosi on-line i dati relativi alle pratiche di
cittadini ed imprese
obbligo per la PA di riorganizzare gli sportelli unici
per gestire i procedimenti in maniera informatica
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Strumenti innovativi disponibili





firma elettronica e firma digitale
PEC - Posta Elettronica Certificata
SPC - Sistema Pubblico di Connettività
CIE e CNS - carte elettroniche
siti Internet della PA usabili
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Gestione digitale della documentazione
riportate definizioni puntuali
 documento informatico
 concetto di documento “originale unico” elevato
a rango di legge
pieno valore probatorio dei documenti informatici
formazione dei documenti con mezzi informatici
gestione dei procedimenti amministrativi
informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli
informatici
possibilità di conservazione su supporti informatici
recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione
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Azioni strategiche


lotta agli sprechi


@P@
razionalizzazione delle applicazioni
informatiche e dei servizi
protocollo in ASP
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