Prof. Stefano Pigliapoco
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
DEI DOCUMENTI
Sintesi dei lavori del Tavolo tecnico
costituito dal CNIPA
Bologna, 20 aprile 2006
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Il tavolo tecnico costituito dal CNIPA
¤ Il tavolo tecnico sulla “Conservazione sostitutiva dei documenti” è
stato costituito dal CNIPA nel mese di gennaio 2006 su indicazione
del gruppo di lavoro interministeriale per la dematerializzazione
della documentazione tramite supporto digitale, a sua volta costituito
con D.M. 10 novembre 2004
¤ Il coordinamento dei lavori è affidato alla dr.ssa Maria Grazia
Pastura del Ministero per i Beni e le Attività culturali
¤ L’obiettivo è la elaborazione di linee guida per la gestione e la
conservazione delle diverse tipologie di documenti
Conservazione dei documenti informatici
¤ Il documento deve essere considerato come parte costitutiva di un
fondo, come elemento unico di un complesso organico, e non solo
come entità singola.
¤ Di conseguenza, la conservazione dei documenti informatici
comporta la conservazione, oltre che dei documenti stessi, anche
delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, ai dati
descrittivi delle unità archivistiche che li contengono, delle relazioni
tra queste e le altre unità di pari livello o di livello superiore
¤ Ciò equivale a dire che non si può garantire la conservazione della
memoria digitale se non si assicura preventivamente la formazione
dei fascicoli informatici
Conservazione dei documenti informatici
¤
¤
La conservazione della memoria digitale, pertanto, richiede una
precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale
deve creare le condizioni per renderla possibile.
Al minimo, è necessario:
• predisporre gli strumenti archivistici e organizzativi, individuando
le responsabilità (ISO15489)
• utilizzare per la produzione dei documenti formati elettronici
aperti, standard e documentati
• utilizzare un sistema di protocollo informatico conforme alla
normativa vigente e corretto sotto il profilo archivistico
• valorizzare, per ogni unità documentaria e archivistica, nonché
per il soggetto produttore, un insieme di metadati che tenga
conto anche del processo di conservazione
Conservazione dei documenti informatici
¤
¤
Il tempo di vita delle firme elettroniche è relativamente breve
• i certificati elettronici sono conservati presso il Certificatore fino
a un massimo di 10 anni dalla data di scadenza o revoca
• vulnerabilità degli algoritmi crittografici
Di conseguenza, occorre coniugare l’esigenza di avviare il processo
di conservazione dei documenti informatici contestualmente alla loro
registrazione nel sistema di protocollo informatico, per mantenere
inalterate nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, stabilità e
intelligibilità, con l’esigenza di attendere il completamento dei
procedimenti amministrativi prima di eseguire il processo di
conservazione delle unità archivistiche con il relativo patrimonio
informativo
Conservazione dei documenti informatici
¤
¤
¤
La generazione di marche temporali prima della scadenza dei
certificati elettronici relativi alle firme apposte ai documenti
informatici, per prolungarne la validità nel tempo, complica il
processo di conservazione digitale
Così come appare complesso il meccanismo che prevede
l’apposizione ripetuta di firme elettroniche, da parte del
Responsabile della conservazione e di un pubblico ufficiale, ai
documenti conservati (o a un loro insieme o all’insieme delle loro
impronte digitali) quando questi sono sottoposti al processo di
conservazione o di riversamento sostitutivo
Si sta valutando la possibilità di sostituire tali meccanismi con
funzionalità del sistema di conservazione che permettano di
verificare la correttezza di tutte le elaborazioni eseguite (modello
OAIS)
Conservazione dei documenti informatici
¤ In altri termini, si sta valutando la possibilità di dare attuazione al
principio della custodia ininterrotta, secondo il quale l’autenticità
dei documenti informatici può essere garantita:
• provando l’esistenza, dal momento della loro produzione, di
una serie ininterrotta di custodi responsabili
• dimostrando il regolare funzionamento del sistema di
conservazione
• dimostrando la puntuale esecuzione delle procedure che
realizzano il modello conservativo
Centri di conservazione digitale (CeCoDi)
¤ Il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da
soddisfare e le competenze professionali necessarie per la
corretta formazione e conservazione della memoria digitale non
sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni
pubbliche
¤ Per questo motivo è opportuna la costituzione di Centri di
conservazione digitale (CeCoDi), ovvero di strutture dedicate
alla conservazione della memoria digitale di più soggetti
produttori e dotate di tecnologie avanzate e personale archivistico
informatico altamente qualificato
Centri di conservazione digitale (CeCoDi)
¤ La formazione della memoria digitale avviene presso l’ente
produttore
¤ Il Responsabile del servizio di protocollo informatico garantisce
l’esecuzione delle operazioni di registrazione di protocollo,
classificazione e formazione dei fascicoli informatici,
predisponendo i necessari strumenti archivistici ed organizzativi
¤ Il Responsabile della conservazione opera presso il CeCoDi e
garantisce l’esecuzione del processo di conservazione della
memoria digitale degli enti che si avvalgono dei servizi del Centro