CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Siav – Company profile
SIAV, DAL 1989
Con oltre 200 collaboratori ed un fatturato di oltre 15 Mil €
sviluppa soluzioni che organizzano efficacemente
i contenuti, le informazioni ed i processi
per aiutare le persone e le aziende a risparmiare tempo e denaro
IL NOSTRO IMPEGNO
Ogni giorno affianchiamo i nostri Clienti per rispondere alle loro necessità.
I nostri clienti sanno che Siav è un “solution provider”, che non offre solo un applicativo
software, ma un piattaforma “viva” customizzata per loro dai nostri consulenti.
Il nostro Valore è l’ESPERIENZA grazie a più di 3.000 installazioni
SOLUZIONI E SERVIZI DI:
Gestione Documentale
Gestione dei Processi con Workflow
Riconoscimento OCR e Classificazione Automatica
Conservazione Sostitutiva
Fatturazione Elettronica alla PA ed alle Aziende
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Siav – Company profile
PRINCIPALI MERCATI VERTICALI
MANIFACTURING
FINANCE
GDO
UTILITIES
SANITA’
LOCALE
PA
CENTRALE
OFFERTA A 360°
ON PREMISES
CLOUD
SAAS
IBRIDO
SERVIZIO
90%
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Siav – Company profile
Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management solo 23 compagnie selezionate nel mercato mondiale
Siav è l'unica azienda italiana che è stata ammessa
Siav è inclusa nel Magic Quadrant per la prima volta
Y07
Y08
Y09
Siav è inclusa nel survey
per la prima volta
Y10
Y11
Y12
Y13
Siav ottiene questo riconoscimento per il quinto anno consecutivo da uno dei principali analisti del mondo in ICT, dopo essere stata selezionata tra i primi 60 player internazionali.
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I benefici della trasformazione digitale
Stato dell’arte nelle aziende Archiviazione
e gestione cartacea
dei documenti
Difficoltà nella ricerca
dei documenti e delle
informazioni
Logiche analogiche e
processi non
strutturati
Criticità nella fase
decisionale ed
analitica
Comunicazione
interna ed esterna
carente
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I benefici della trasformazione digitale
Una nuova visione: governare i processi
L’idea:
Creazione di un fascicolo
digitale per gestire i
documenti, le informazioni e i
processi di business collegati
Lo strumento:
Chiavi logiche di ricerca
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
I benefici della trasformazione digitale
Una nuova visione: governare i processi
Rispetto
delle
procedure
Efficienza
Flessibilità
Business
Process
Management
Sicurezza
Performance
Riduzione
dei costi
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I benefici della trasformazione digitale
Il valore della dematerializzazione
Il Fascicolo Digitale
ƒ Strumento di archiviazione, consultazione
e gestione delle informazioni e dei
documenti (contratti, offerte, informazioni
commerciali, documenti legali,
amministrativi ecc.).
ƒ Consente di gestire in modo più efficiente i
flussi di lavoro e la produzione delle
informazioni utili all’azienda.
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I benefici della trasformazione digitale
La gestione digitale della documentazione amministrativa conviene
Conservazione dell’attivo
Benefici: tra 1 e 3€ a documento
FORNITORE
Conservazione del passivo
Benefici: tra 1 e 2€ a documento
ORDINE
CONSEGNA
FATTURA
ZIONE
PAGAMENTO
Fatturazione elettronica strutturata
Benefici: tra 8 e 12€ a fattura
CLIENTE
Completa dematerializzazione
Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo
Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale
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I benefici della trasformazione digitale
E conviene ancora di più se è un progetto di sistema
I benefici crescono in modo superadditivo, con l’aumento del grado di integrazione
100
€ /ciclo
Benefici a progetto
Conservazione
Sostitutiva
Fatturazione
Elettronica
Integrazione
Ordine‐Fattura
Completa
Integrazione
Grado di
Integrazione
Fonte: Politecnico di Milano
Dipartimento di Ingegneria Gestionale
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I benefici della trasformazione digitale
¾
Drastica riduzione dei costi d’esercizio (carta, toner, multifunzioni, spazio per archivi ecc.)
¾
Immediata disponibilità dei documenti necessari con tempi ridotti al minimo per attività di ricerca
¾
Totale tracciabilità dei processi documentali in conformità alle procedure aziendali con specifici criteri di riservatezza
¾
Eliminazione del rischio di perdita di documenti
¾
Importante aumento dell’efficienza organizzativa
¾
Significativa riduzione dei costi di postalizzazione attraverso l’utilizzo di nuovi servizi (Posta Elettronica Certificata, Posta On line, Posta Ibrida etc.)
¾
ROI mediamente inferiore ai 12 mesi
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I benefici della trasformazione digitale
Dove agire
Documenti
Amministrativi
Fascicoli del
Personale
Posta in uscita
e in ingresso
Cartelle
sanitarie
Pratiche di
Leasing
Sistemi Qualità
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I benefici della trasformazione digitale
Scenario
CRM
Content Discovery/
Enterprise Search
ERP
BPI
DMS/BPM
Web Service & Connectors
Conservazione
Sostitutiva
Web portal
E‐mail server
MFP
Multichannel
Fax server
ICR/OCR
Communication/
PEC Management
Other systems
BPM Orchestrator
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I benefici della trasformazione digitale
APPLICATIVI
Gestione Documentale
Fatturazione Elettronica
Gestione delle PEC
Firma Grafometrica
Workflow di processo
Portale Documentale
Mobile
Content Discovery
Business Process Intelligence
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I benefici della trasformazione digitale
USE CASES PIÙ FREQUENTI
Conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti amministrativi
Gestione documentale per l’ufficio amministrativo (ordini, DDT...
Approvazione di ordini di acquisto
Gestione della corrispondenza (sia privato che PA)
Registrazione fatture passive con integrazione ERP (tipicamente SAP)
Gestione documentale e workflow nella supply chain
Gestione documentale nell’ufficio HR
Pre‐registrazione automatica delle fatture (Data Capture)
Gestione delibere e determine negli enti pubblici
Gestione elettronica delle fatture (sia in ingresso che in uscita) con workflow di approvazione
Gestione della qualità (ISO)
Gestione documentale nel Risk Management per gli ambienti sanitari
Gestione documentale per i contratti
Portali per il cittadino e le imprese nella PA e nel privato
Gestione della pratica di fido
Gestione documentale e workflow per la gestione dei prestiti
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I benefici della trasformazione digitale
NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA
Schema di funzionamento
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I benefici della trasformazione digitale
NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA
Flusso Operativo
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I benefici della trasformazione digitale
NUOVE OPPORTUNIÀ: FIRMA GRAFOMETRICA
Flusso Operativo
Quali sono i documenti «firmabili»?
Direzione aziendale: azioni del consiglio direttivo, comunicazioni aziendali, relazioni pubbliche, relazioni degli investitori
Documenti Risorse Umane: documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti), registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti
Documenti Legali: contratti, accordi, ordini, deleghe e mandati
Contabilità: fatture, affitti, richieste rimborsi spese, DDT, tasse, registri contabili, libri giornali, richieste di acquisto
Documenti tecnici: disegni, piante, relazioni tecniche, preventivi, computi, piani operativi
Appalti: documenti di acquisto, contratti e subappalti
Documenti vendite e produzione: proposte di vendita, contratti con i clienti, report e istruzioni di produzione
Certificazione qualità: documenti per il controllo della qualità (QC), Certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti di taratura
Sanità: informativa privacy, consenso trattamento dati, report medici, documentazione clinica, report di laboratorio, certificati di analisi
Banche e Assicurazioni: mutui, fidejussioni, gestione investimenti, contabili
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La piattaforma documentale Siav
Documenti in
Entrata
Web
Services
CRM, ERP…
Scanner
Fax Server
e-mail
PEC
Documenti in Uscita
Internet
e-mail
PEC
BlackBerry
iPad
Document Communication System
Internet
Elaborazione
Documenti
Altre
piattaforme
Gestione
Documentale
Information
Capture
Integrazione Office
Automazione
Procedimenti
(Workflow)
Conversione in PDF
Firma Digitale
Conservazione
Sostitutiva
BPI
Engine
Ricerche e Report
BPM Orchestrator
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La piattaforma di conservazione Siav
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
Soluzioni e Servizi SIAV per la fatturazione elettronica
Soluzioni «in house»
Fatt. PA «Standard»
Fatt PA «Enterprise»
Fatturazione PA
Conservazione
Sostitutiva
Fatturazione PA
Spedizione
Spedizione
Pec Manager
Pec Manager
Standard Edition
Enterprise Edition
Archiflow
Virgilio
Archiflow
Servizi in Outsourcing con applicativi presso DMO SIAV
Fatturazione PA
Spedizione
Pec Manager
Standard Edition
Archiflow + ADP
Virgilio
•
Normalizzazione XML
•
Invio / Monitoraggio
•
Gestione Ricevute e Notifiche
•
Repository Documentale
•
Conservazione sostitutiva
•
Servizi personalizzati
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva ‐ Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali
CONFINDUSTRIA CUNEO , GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno
Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
Grazie per l’attenzione!
Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA
[email protected]