Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Il Document Management System e la Conservazione Sostitutiva: Il DMS può riguardare ogni tipologia di documento, sia esso ricevuto che emesso. L’obiettivo è migliorare e razionalizzare i flussi documentali, per l’accesso agli stessi e la loro distribuzione determinando “chi fa che cosa”. La Conservazione Sostitutiva riguarda principalmente i documenti rilevanti ai fini fiscali e permette di “smaterializzarli”, quindi di non produrre la copia cartacea per i documenti emessi e di distruggere l’originale cartaceo per i documenti ricevuti. Document Management System I sistemi di Document Management consentono l’acquisizione, l’archiviazione, la consultazione, la distribuzione e la riproduzione di documenti in senso lato, siano essi documenti cartacei di qualsiasi contenuto, piuttosto che fax elettronici, e-mail, file CAD, presentazioni PowerPoint, filmati, file audio, pagine WEB, ….. Questa gestione aumenta l’efficienza aziendale perché incrementa la produttività, riducendo drasticamente i tempi di ricerca, localizzazione e consultazione dei documenti. Inoltre crea smista e spedisce i documenti, collegandoli alle procedure gestionali, senza movimentazione cartacea. L’integrazione del DMS con il Sistema Informativo aziendale permette l’automazione della generazione delle copie elettroniche dei documenti emessi e dell’indicizzazione di tutti i documenti aziendali. La Conservazione Sostitutiva In seguito all'emanazione delle ultime norme sull'Archiviazione Documentale, è oggi possibile archiviare e conservare qualunque tipologia di documento in formato elettronico. In particolare oggi è consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con efficacia anche ai fini fiscali e con conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei. Naturalmente il documento informatico deve possedere determinate caratteristiche e deve essere conservato secondo un procedimento analiticamente descritto dalla legge. DONZELLI | Forniture per ufficio dal 1922 - Via Maddalena n° 5, Milano - Tel. 02 86462984 - C.F. & P.IVA 07234640154 - Email [email protected] Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Il processo di conservazione può essere espletato on site o in Outsourcing • internamente (On site) all'organizzazione aziendale, eseguendo tutte le procedure previste con l'ausilio delle soluzioni Kalýos (con l'onere di dover rispettare le scadenze, le procedure, disporre di un’infrastruttura hardware e software in grado di garantire la massima sicurezza ) oppure • affidata in delega a soggetti esterni (Outsourcing) i quali si prendono carico di svolgere per conto del soggetto interessato, i vari adempimenti eseguendo tutte le procedure nel rispetto della normativa (deliberazione Cnipa 11/2004). Servizio in Outsourcing, fornito in collaborazione con partner certificato Kalýos offre tale servizio, in collaborazione con partner certificato, di alta credibilità e di decennale permanenza sul mercato, fornendo così il massimo livello di garanzia. Si tratta di un sistema che prevede la delega completa delle responsabilità relative al processo di conservazione al partner Kalýos, che assume il ruolo di "Responsabile della conservazione". Pertanto non solo Kalýos è in grado di permetterle di usufruire dei vantaggi propri di un sistema di Archiviazione Documentale, ma anche di delegare le responsabilità del processo di conservazione dei documenti. Le più frequenti tipologie di Documenti conservabili in formato elettronico: • • • • • • • • Fatture attive Fatture passive Libro giornale Registri IVA (Acquisti / Vendite / Corrispettivi) Mastri Libro inventari Libro giornale di magazzino Libro dei cespiti • • • • • • Il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa Gestione del personale/note spese Corrispondenza/Mail da spedire Corrispondenza/Mail ricevute Proposte contrattuali/offerte Ordini Per quanto concerne il processo di memorizzazione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici e analogici la Circolare 36/E si è limitata a ribadire quanto già efficacemente riportato nella deliberazione CNIPA e nel DMEF, ricordando come, in ogni caso, la distruzione del documento cartaceo possa avvenire solo a termine del processo di conservazione (e, quindi, normalmente con l’apposizione di marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione). Kalýos è Distributore Ufficiale del sistema DMS Kalýos è Distributore Ufficiale del sistema Kalydoc Ra Computer . . è partner tecnologico per il servizio di conservazione sostitutiva DONZELLI | Forniture per ufficio dal 1922 - Via Maddalena n° 5, Milano - Tel. 02 86462984 - C.F. & P.IVA 07234640154 - Email [email protected]