1. Panoramica su ZenShare
ZenShare è la soluzione web-based di Interzen Consulting per la gestione dei documenti e delle
informazioni. Un’unica piattaforma totalmente integrata fa di ZenShare lo strumento ideale per le
medie e grandi aziende, sia pubbliche che private, soprattutto se distribuite sul territorio, con la
necessità di condividere informazioni e documenti aziendali. Adottando ZenShare è possibile
eliminare le ridondanze operative e migliorare le capacità decisionali a tutti i livelli.
ZenShare si compone delle seguenti aree:
Enterprise Content Management (ECM)
ZenShare consente di organizzare e veicolare contenuti e servizi “portal” in logica ECM
(Enterprise Content Management) per tutte quelle aziende e organizzazioni che intendono
utilizzare il portale aziendale come strumento per strutturare la comunicazione interna,
asset importante da gestire per valorizzare al massimo l’interconnessione tra le persone ed
aumentare la valenza informativa dei dati. ZenShare ha una struttura ﬂessibile,
conﬁgurabile per aree organizzative o funzioni aziendali e navigabile in maniera guidata e
sicura in base alla creazione di proﬁli utente.
Document Workﬂow Management (DWM)
Con ZenShare è possibile gestire e standardizzare i processi di lavoro attraverso workﬂow
documentali deﬁniti, ﬁnalizzati alla gestione di iter di approvazione dei documenti gestiti da
ZenShare. E’ possibile, così, tenere sotto controllo tutti i ﬂussi di documenti in entrata ed
uscita all’interno di un’organizzazione diminuendo i tempi di approvazione e riducendo i
rischi di perdita degli stessi.
Document Management System (DMS)
ZenShare è una piattaforma documentale integrata per gestire in modalità evoluta tutti i
documenti aziendali. Consente di archiviare, indicizzare e classiﬁcare i documenti per
tipologie con la garanzia di una totale riservatezza, accessibilità e sicurezza, nonché
acquisire ﬂussi di dati elettronici e/o archivi cartacei in maniera massiva mediante
l’integrazione con sistemi esterni.
Customer Relationship Management (CRM)
Il modulo ZenCRM, integrato in ZenShare, è particolarmente indicato per la gestione delle
informazioni che impattano sui processi “core” aziendali: consente, infatti, di gestire le
operazioni relative alle aree Marketing, Vendite e Amministrazione. ZenCRM costituisce un
utile strumento di supporto alle decisioni per il management aziendale ma anche un
indispensabile strumento operativo per il Marketing e le Vendite. L’introduzione di uno
strumento come ZenCRM consente di costituire una base informativa aggiornata, completa
ed integrata ﬁnalizzata alla ﬁdelizzazione del cliente. Grazie a ZenCRM tutte le operazioni e
le attività sono tracciate e documentate in maniera centralizzata all’interno dell’azienda.
L’interfaccia user friendly, unita alla piena compatibilità con i tablet-pc, rende la soluzione
intuitiva e pertanto estremamente facile da usare.
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1
2. I vantaggi di ZenShare
Piattaforma innovativa integrata
DMS/ECM
WORKFLOW
AUTOMATION
ZenShare
CRM
BUSINESS
INTELLIGENCE
(MONITORAGGIO PROCESSI)
ERP
SYSTEM
DATA
WAREHOUSE
ZenShare è un Information Management System
innovativo che consente di ottimizzare e
centralizzare i ﬂussi documentali e di
automatizzare i processi aziendali in un’unica
piattaforma integrata nelle aree della Gestione
Documentale e del Customer Relationship
Management.
Recupera eﬃcienza nei processi
Con l’archiviazione e la condivisione dei documenti
via web, il workﬂow documentale e la
conservazione digitale a norma di legge, si
riducono i costi legati alla gestione dei documenti
cartacei e ai rischi della perdita di documenti e
informazioni, si migliora la produttività degli utenti
e si riducono i tempi di approvazione.
Presidia le informazioni
Dashboard. Il sistema consente di monitorare e tenere sotto controllo tutti i documenti e le informazioni
relative ai processi di business in entrata, uscita ed interni ad una organizzazione:
▪
l’andamento dei workﬂow approvativi viene controllato e reso disponibile ai supervisori nello speciﬁco
pannello di controllo;
▪
la Home Operativa spinge gli utenti ad agire e funge da reminder per le attività da portare a
compimento.
Di supporto alle strategie aziendali
▪
ZenShare aiuta a deﬁnire e supportare l’implementazione della strategia di sviluppo aziendale attraverso
l’automatismo dei processi di business relativi al marketing e alle vendite atti ad aumentare e
ottimizzare il proprio portfolio clienti.
▪
Consente, inoltre, di gestire documenti e processi relativi al sistema di certiﬁcazione della qualità.
Sicuro e facile da usare
La possibilità di avere un archivio unico per i documenti e le informazioni e la gestione centralizzata della
knowledge base aziendale rendono ZenShare la soluzione ideale a livello Enterprise:
▪
▪
ogni organizzazione decide le proprie policy di archiviazione e gestione dei documenti;
ciascun utente accede ai propri documenti in piena sicurezza e riservatezza, ciascuna area
organizzativa o dipartimento aziendale crea i propri workﬂow e modelli documentali.
Web based, multilingua e multiazienda
2
▪
ZenShare è concepito in stile portale, con una interfaccia web semplice ed intuitiva, senza alcun
software da installare sul tuo PC.
▪
ZenShare è caratterizzato da facilità nel reperimento dei documenti e accessibilità estesa ai documenti
sia come intranet che come extranet aziendale.
ZenShare: The Information Management System
3. Funzionalità ECM
Il Modulo Portal
Grazie alla sua ﬂessibilità e semplicità ZenShare consente alle aziende di costruire il proprio sistema
informativo interno e gestire i ﬂussi informativi su una struttura intranet/portal.
News
Possono essere categorizzate e veicolate per
settore di appartenenza.
Gestione FAQ
Le Frequently Asked Questions, catalogate
organicamente allo scopo di agevolare sia il
richiedente che l’interlocutore istituzionale nello
svolgimento delle proprie attività.
Links categorizzati
Situati nelle Box Bar delle varie pagine,
consentono di raggiungere rapidamente link
a risorse esterne (web) o interne (intranet/extranet) rilevanti per l’attività giornaliera.
Rubrica integrata
Gestione integrata della rubrica aziendale. Dipendenti, partner, fornitori, sono alcuni esempi delle categorie
che possono essere create.
Agenda
Potente e veloce strumento per gestire la schedulazione di tasks, appuntamenti, attività in maniera
collaborativa, coinvolgendo altri utenti e gestendo le conferme/approvazioni.
Schedulazione risorse aziendali
Consente la gestione coordinata delle risorse
aziendali fruibili dagli utenti. Le risorse possono
essere identiﬁcate come infrastrutture o beni
aziendali.
Forum
Ogni utente può accedere e partecipare alla
"discussion Forum" aziendale e condividere idee,
proporre suggerimenti tramite l’inoltro di un
messaggio o attivare un nuovo argomento con la
presenza di un moderatore o meno.
Sondaggi
Oﬀre la possibilità di gestire sondaggi interni all’organizzazione aziendale, tramite l’inserimento di quesiti a
risposta singola e multipla rappresentando in forma numerica e graﬁcamente il risultato.
Team&Progetti
E’ un’area di lavoro temporanea messa a disposizione di team creati "ad hoc" dove condividere documenti
"work in progress" in attesa di essere storicizzati nel repository uﬃciale di ZenShare.
Timesheet
Add-On del sistema ZenShare mirato alla gestione delle consuntivazioni, delle attività di progetto all’interno dei
gruppi di lavoro. Il modulo è pensato per lavorare in logica di commessa e progetto, consentendo di ottenere
una panoramica dettagliata dei costi, tempi e relativa marginalità per ogni singolo progetto o attività, attraverso
un dettaglio, in termini di ore lavorate, su base giornaliera.
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4. Funzionalità DMS
Repository documentale
La biblioteca gestisce una struttura gerarchica
espandibile ﬁno a livelli illimitati di categorie di
documenti.
La biblioteca di ZenShare è suddivisa in sezioni ed
argomenti. Le sezioni contengono tutta la
documentazione del portale raggruppata per
servizio o per divisione, e quindi di visibilità
esclusiva di ogni singola funzione. Invece, i
documenti visibili a tutti gli utenti possono essere
pubblicati negli argomenti.
Esaurita la loro funzione amministrativa corrente, i documenti sono spostati nell’archivio di deposito; i
documenti ritenuti di notevole interesse storico e culturale passano dall'archivio di deposito all’archivio storico.
Gestione del documento
Il processo di gestione e pubblicazione del documento si compone di tre parti:
1. Acquisizione documenti da PC, email, multifunzioni/scanner di rete, da spool di stampa, da fax.
2. Indicizzazione, ad ogni tipologia di documento è possibile associare un modello documentale.
3. Permessi e pubblicazione, possibilità di assegnare dei permessi sul singolo documento e di categorizzare
un unico documento in più argomenti (cartelle).
Modelli documentali
L' inserimento di un documento nella biblioteca di
ZenShare consente di storicizzare il documento
con l'immissione di metadati associati quali
descrizione, scadenza e note. Il sistema
automaticamente registra la data e ora di
pubblicazione e l'autore. Inoltre tramite la
gestione di modelli documentali è possibile in
qualsiasi momento associare un modello al
documento; la gestione di questi indici (metadati)
è parametrizzabile; è possibile gestire metadati di
vario genere.
Check-in/Check-out
L'utente è supportato nelle fasi di revisione e modiﬁca dei documenti, potendo apportare correzioni agli
attributi (metadati, permessi e categorie documentali) e modiﬁcare i contenuti del documento stesso.
Versioning
Ad ogni modiﬁca del documento tramite le funzioni check-in/draft, ZenShare genera la versione o la
sotto-versione, tenendo traccia delle versioni precedenti e le rende disponibili all'utente che ne fa richiesta.
Categorizzazione e pubblicazione
ll documento storicizzato e pubblicato viene
associato
alla
categoria
di
pertinenza
ereditandone i permessi. ZenShare consente di
posizionare il documento in categorie multiple
senza eﬀettuare repliche.
Se la procedura di pubblicazione del documento
viene
attivata
direttamente
in
una
sezione/categoria della biblioteca, il sistema
collegherà automaticamente il documento in
questione a quella speciﬁca categoria.
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ZenShare: The Information Management System
5. Automazione dei ﬂussi documentali
Presidio, monitoraggio e controllo delle informazioni
Con ZenShare è possibile gestire tutti i ﬂussi documentali in entrata, in uscita e interni della propria
organizzazione. Ciascun utente dispone di un’area personale, la Home operativa, strumento eﬃcace per
l’organizzazione del lavoro quotidiano.
La Home Operativa
Conﬁgurando opportunamente il sistema e automatizzando i processi aziendali la home operativa organizza il
lavoro del singolo utente diminuendo i tempi operativi per approvare, smistare, rinnovare un documento. Nella
Home operativa conﬂuiscono tutti i documenti da approvare inseriti in un processo approvativo, i documenti
assegnati e smistati, la posta in ingresso, gli impegni da assolvere. In questo modo, oltre ai documenti, si
gestiscono anche i ﬂussi che li generano consentendo un pieno governo dei processi interni.
Il Workﬂow documentale
Il workﬂow di ZenShare è lo strumento principale per organizzare e strutturare tutti quei processi di lavoro che
coinvolgono documenti. Gli ambiti di applicazione sono molteplici. In particolare, possono essere gestiti i
processi delle seguenti aree:
▪
▪
Area amministrazione
Approvazione fatture passive
Veriﬁca documenti di trasporto
Approvazione ordini d’acquisto
▪
Area strategica/HR/IT
Approvazione richieste ferie
Approvazione documenti
operativi interni
▪
Area produzione o tecnica
Approvazione procedure operative
Approvazione documenti per la qualità
Approvazione documenti per la
manutenzione macchinari
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Area vendite
Approvazione listini prezzi
Approvazione oﬀerte
Approvazione contratti
Approvazione ordini di vendita
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6. Moduli add-on
Modulo bar-code reader
Il modulo riconosce barcode mono/bidimensionali per referenziare i documenti in maniera univoca all’interno
del DMS, utile in tutti quei casi di gestione di sistemi ibridi (cartaceo-digitali) in cui i processi di scansione e
archiviazione nel DMS vengono eﬀettuati in modalità batch.
Inoltre, consente di referenziare i documenti ai loro metadati di riferimento nel ﬂusso di passaggio dal
gestionale/ERP al documentale.
Modulo autoimport
Il modulo consente di importare in ZenShare ﬂussi documentali provenienti da sistemi esterni in modalità
“batch”, utile per lo scambio automatico di documenti e metadati tra sistemi diversi. Attraverso batch input
predeﬁniti (accesso FTP/SFTP/SCP/NET SHARE), i sistemi esterni depositano i documenti in forma separata
accompagnati da un ﬁle descrittore (CSV/XML) che ne riepiloga i metadati associati e il nome ﬁle; da qui il
modulo passa i documenti a ZenShare dove vengono archiviati e classiﬁcati con procedure di foldering
automatico e preclassiﬁcazione.
Scadenziario
Questa funzionalità consente all’utente di sapere in anticipo quali documenti scadranno e per i quali dovranno
essere poste in essere delle azioni di rinnovo. Per tutti i modelli documentali che avranno un metadato tipo
“Scadenza”, sarà possibile abilitare la gestione “Reminder” tramite e-mail.
Correlazione documenti
Il modulo consente di stabilire delle correlazioni automatiche tra i documenti sulla base del modello
documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i
documenti nel tempo: in particolare, è utile per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura durante l’intero
ciclo ordine-pagamento.
Modulo spool PDF/ASCII recognition
Modulo per l’acquisizione, il riconoscimento e l’indicizzazione di ﬂussi batch provenienti da sistemi
gestionali/ERP. Gestisce i formati ASCII, TXT e PDF sia nel caso di documenti singoli che multipli: acquisisce e, al
bisogno, separa i vari documenti, ne estrae in automatico i metadati e crea un ﬁle formato CSV che viene poi
importato in ZenShare.
Fatturazione elettronica
La soluzione proposta prevede l’erogazione di un servizio a 360° di Fatturazione Elettronica per la PA come di
seguito descritto:
elaborazione dei ﬂussi ricevuti dal Cliente;
creazione della Fattura PA e invio a Sogei;
applicazione della ﬁrma digitale remota;
conservazione sostitutiva dei ﬂussi;
monitoring del processo.
▪
▪
▪
▪
▪
Modulo business communication
Modulo utile ad inviare e ricevere i documenti tramite e-mail/PEC/Fax direttamente da ZenShare (Protocollo
IMAP, Exchange). Invia i documenti come allegati con la possibilità di selezionare un template per l’invio del
testo del messaggio anche a più destinatari.
E’ possibile inviare documenti via PEC in modalità batch predisponendo invii massivi, oppure in modalità
singola da front end. Il sistema riconcilia, inﬁne, le ricevute di ritorno con i messaggi inviati, tracciando tutti gli
invii eﬀettuati e archiviando correttamente sia i messaggi che le relative ricevute.
Modulo e-mail import
Il modulo monitora una casella email dalla quale cattura la posta in ingresso separando le email dai documenti
allegati. I documenti vengono poi archiviati e pubblicati in ZenShare in una cartella predeﬁnita. Si possono
estrarre ed inserire automaticamente e-mail ed allegato in un processo di approvazione.
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ZenShare: The Information Management System
Data capture
Moduli software dedicati alla cattura OCR/ICR/OMR/Bar Code di dati da documenti cartacei, fax, documenti in
formato immagine, modulistica varia. Tramite tecnologie avanzate si può riconoscere ed acquisire dati da
documenti strutturati e non strutturati, in base a logiche zonali che “mappano” la struttura dei documenti
oppure logiche “free form” che ne auto-apprendono la struttura.
Sicurezza e proﬁlazione
Tutti gli utenti sono proﬁlati tramite username e password; la gestione degli accessi può anche essere
eﬀettuata tramite Ldap/Active Directory. E’ possibile aumentare il livello di sicurezza conﬁgurando l'accesso al
sistema, attraverso l'utilizzo del protocollo HTTPS e dei certiﬁcati digitali.
É possibile limitare l'accesso ad alcune aree del portale, come Biblioteca, Workﬂow e Rubrica aziendale. La
biblioteca consente di gestire i permessi di visualizzazione sulla singola cartella, tuttavia è possibile deﬁnire i
permessi di visualizzazione anche sul singolo documento.
Ricerca semplice
Motore di ricerca integrato, in grado di eﬀettuare
ricerche strutturate sia all'interno del repository
documentale sia all'interno delle sezioni portale. Il
motore esprime il massimo in termini di
potenzialità nella ricerca all'interno della
biblioteca. Esso è in grado di reperire i documenti
in relazione alla stringa ricercata sia in base ai
metadati di storicizzazione utilizzati sia tramite i
contenuti dei documenti.
ZenShare indicizza automaticamente il testo contenuto nei formati di documenti più comuni (PDF, DOC, XLS,
Html, PPT) consentendo di eﬀettuare ricerche anche quando i criteri di ricerca non sono ben deﬁniti o risultano
essere parziali o sommari.
Ricerca avanzata
Per ogni tipologia documentale (modello documentale) è possibile eﬀettuare una ricerca mirata, sia all'interno
del motore di ricerca con una stringa libera , sia tramite l'utilizzo di metadati standard e metadati personalizzati
provenienti dai modelli.
Requisiti tecnici
Sistema operativo/Virtual Machine:
Memoria RAM:
> Windows 2008 server
> Windows 2012 server
> Unix, Aix, Linux Centos 6.x
o superiori
> 4 GB o superiore
Microprocessore/Virtual Core:
Web server:
> Apache 2.2 e successive
> PHP 5.3 e successive
> Intel Xeon o Core2
> 1 core minimo
Database:
> PostgreSQL 9.x
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7. ZenShare PA
E’ la versione di Zenshare espressamente dedicata alla Pubblica Amministrazione, sia locale che
centrale. Con ZenShare PA è possibile implementare una gestione documentale evoluta nel pieno
rispetto della normativa vigente (DPR 445/2000 – Testo Unico sulla documentazione amministrativa
e D.lgs n. 235 del 30 dicembre 2010 - Nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale). A partire dal
protocollo informatico, per proseguire con la gestione documentale elettronica e la conservazione
digitale dei documenti, ZenShare PA risponde pienamente alle esigenze documentali dell’ambito
pubblico, rispettando appieno tutte le indicazioni della normativa italiana di settore.
ZenShare PA include:
▪ il
Protocollo
Cnipa/DigitPA
informatico
a
norma
▪ il modulo PEC per l’invio e la ricezione di
messaggi di Posta Elettronica Certiﬁcata
▪ la gestione documentale a norma con
classiﬁcazione, fascicolazione, gestione
dei registri e del titolario
▪ la possibilità di implementare la
Conservazione digitale dei documenti.
Il protocollo informatico, come richiesto dal Legislatore, si conﬁgura come il primo step della
gestione documentale: contestualmente alla registrazione, i documenti sono classiﬁcati, quando
possibile fascicolati, quindi smistati automaticamente a chi ne è incaricato della lavorazione.
ZenShare PA rispetta pienamente i dettami normativi del Testo unico sulla documentazione
amministrativa (DPR 445/2000) integrando perfettamente la registrazione di protocollo alla gestione
documentale con l'obiettivo di una completa dematerializzazione, innovazione e trasparenza
dell’azione amministrativa.
Protocollazione di un documento in entrata
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ZenShare: The Information Management System
ZenShare PA - Protocollo informatico
▪ Registrazione di protocollo ▪ Protocollazione in entrata/uscita/interno
▪ Registro di emergenza
▪ Segnatura di protocollo
▪ Stampa etichetta con barcode
▪ Stampa ricevuta di protocollo
▪ Gestione registri giornalieri e annuali
▪ Gestione titolario di classiﬁcazione
▪ Gestione fascicoli
▪ Modulo PEC integrato al protocollo
▪
Gestione anagraﬁca mittenti
e destinatari
▪
Gestione ACL per smistamento e
assegnazione dei documenti
▪
Funzionalità di ricerca registrazioni,
documenti e fascicoli
▪
Smistamento e assegnazione di
responsabilità sui documenti
▪
Area scrivania personale
▪
Area MailRoom per la gestione dei
documenti in ingresso (fax, email,
scansioni, PEC)
▪ Gestione multi AOO
Gestione del titolario di classiﬁcazione
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8. Conservazione Digitale
Oggi la normativa consente di conservare in modalità esclusivamente digitale i documenti a valore legale e
ﬁscale. Il Legislatore, con l’emanazione del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, sta spingendo sia nel
settore pubblico che privato per l’adozione di sistemi evoluti di gestione documentale e conservazione digitale
al ﬁne di dematerializzare i ﬂussi documentali cartacei.
Interzen® Consulting, attraverso la propria piattaforma ZenShare, oﬀre alle aziende la possibilità di attuare
processi di dematerializzazione di tutta la documentazione amministrativo/contabile, in particolare fatture
attive e passive, registri iva, libri contabili ma anche documentazione di altra natura come corrispondenza,
contratti, buste paga, etc. nel pieno rispetto dei dettami normativi.
Oltre agli aspetti tecnici, Interzen® oﬀre servizi di consulenza in materia tributaria e ﬁscale per la deﬁnizione
delle procedure, la stesura del “manuale della conservazione”, l’analisi degli impatti della dematerializzazione
sui processi interni delle organizzazioni pubbliche e private.
Come funziona il modulo ZenArchive per la conservazione digitale
dei documenti?
Il sistema consente di deﬁnire ﬂussi documentali da acquisire in ZenShare in modalità
automatica e, previa veriﬁca degli operatori, di inviarli al modulo ZenArchive per la
conservazione digitale. La procedura di conservazione è automatica ma prevede la
supervisione da parte del Responsabile della Conservazione o di un suo delegato.
Il modulo consente di:
▪ Elaborare e chiudere i lotti di documenti separandoli per azienda e tipologia
▪
▪
▪
documentale;
Firmare digitalmente i documenti/lotti ad opera del Responsabile della
conservazione o di un suo delegato;
Apporre la marcatura temporale (“Time Stamping Authority”);
Garantire il riversamento e l’esibizione dei documenti in caso di veriﬁche ispettive
da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Normativa di riferimento
▪ Decreto presidente Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013
▪ Nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale D.lgs n. 235 del 30 dicembre 2010
▪ Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate 158/E del 15 giugno 2009
▪ Circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 36 del 6 dicembre 2006
▪ Codice dell’Amministrazione Digitale D.lgs n. 85 del 7 marzo 2005
▪ Deliberazione Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004
▪ Circolare ell'Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005
▪ D.lgs n. 52 del 20 febbraio 2004
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ZenShare: The Information Management System
9. Funzionalità ZenCRM
Panoramica
ZenCRM, il modulo di ZenShare dedicato al
Customer
Relationship
Management,
consente alle imprese di tracciare ad un
grande livello di dettaglio le opportunità di
vendita, le lead e, più in generale, ogni
interazione
con
i
clienti.
Le funzionalità di ZenCRM sono ripartite nelle
macroaree
di
Marketing,
Vendite
ed
Amministrazione; l’interessante innovazione
oﬀerta da ZenCRM è l’integrazione con
ZenShare: i documenti prodotti dall’attività
commerciale sono salvati direttamente nell’archivio documentale potendo innescare anche processi
approvativi.
Gestione delle lead
La Lead è una ﬁgura potenzialmente
interessata
ai
prodotti/servizi
oﬀerti
dall’azienda. Sulle Lead è possibile pianiﬁcare
delle campagne e-mail. Se la Lead risponde
alla campagna e manifesta un interesse,
l’operatore di marketing può convertire la
Lead in contatto ed associarla ad un account
(azienda potenziale cliente). Inoltre è
possibile
generare
un’opportunità
commerciale e associarla alla lead che è stata
convertita precedentemente in contatto.
Gestione delle campagne e-mail
La gestione delle campagne automatizza i processi relativi alla pianiﬁcazione delle comunicazioni via
e-mail alle Lead e ai contatti di clienti prospect e customer. Il sistema consente anche di gestire
l’opt-in e opt-out automatico.
Il contatto massivo con le lead è gestito
attraverso lo strumento delle campagne di
comunicazione:
1. è possibile confezionare un messaggio via
e-mail (campagna di direct e-mailing oppure
una newsletter periodica) basandosi su un
template graﬁco predeﬁnito;
2. stabilire data ed ora di esecuzione dell’invio;
3. tracciare il comportamento del singolo
destinatario del messaggio (ricezione,
apertura dell’e-mail, click sui diﬀerenti link
presenti nel messaggio).
Gestione aziende e clienti
ZenCRM gestisce il proﬁlo delle aziende impiegando una scheda simile a quella di lead e contatti:
oltre all’anagraﬁca sono disponibili diversi campi di input (personalizzabili) per costruire una
classiﬁcazione dettagliata dell’azienda (fatturato, numero di dipendenti, settore economico di
riferimento); la scheda dell’azienda riassume lead, contatti, opportunità commerciali e contratti ad
essa associati.
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9. Funzionalità ZenCRM (segue)
Gestione attività
Meeting, telefonate e task su clienti e contatti sono sotto controllo; le attività possono essere gestite
nell’agenda del sistema o direttamente sul contatto o azienda.
Gestione delle opportunità
Le opportunità sono delle vendite potenziali o
trattative aperte di cui si desidera tenere
traccia. L’utente può creare, visualizzare e
modiﬁcare le informazioni in dettaglio delle
opportunità da lui gestite monitorandone i
progressi. Le opportunità generano la
pipeline delle vendite. Le opportunità
possono essere associate ad un contatto di
un cliente o direttamente al cliente.
I progressi delle opportunità sono tracciati
sulla base delle fasi di vendita.
Gestione dei contratti
Laddove l’opportunità commerciale generi una vendita, è necessario eﬀettuarne la conversione in
contratto per usufruire della funzionalità amministrativa di ZenCRM.
Gestione degli ordini
L’ordine del cliente al momento dell’archiviazione su ZenCRM può essere instradato in un workﬂow
per il suo iter di approvazione, per attivare azioni successive come, ad esempio, l’apertura di una
commessa o per pianiﬁcare la produzione.
Gestione fatture
Al contratto sono associate le relative tranche
di fatturazione. Il sistema gestisce tutte le
fatture emesse con le informazioni correlate
(tranche di fatturazione, valuta, importo,
percentuale della tranche sul totale, data di
fatturazione,
costi
esterni,
numero
progressivo della fattura, banca d'appoggio,
stato della fattura, data di pagamento, link al
documento digitale archiviato).
Gestione documenti commerciali
Tutti i documenti (oﬀerte, preventivi, contratti e ordini, fatture etc.) generati dall’area commerciale
possono essere archiviati direttamente nell’area documentale di ZenShare.
Dashboard
Per il management aziendale e l’area
amministrazione ﬁnanza e controllo, avere a
disposizione un pannello dashboard per
monitorare l’intera area vendite signiﬁca
poter accedere, rapidamente e in maniera
centralizzata, al core aziendale.
Il Dashboard di ZenCRM oﬀre graﬁci
interattivi con viste dinamiche su aziende top,
ultime opportunità, booking e billing con viste
per azienda, per intervallo temporale o per
commerciale di riferimento.
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ZenShare: The Information Management System
10. Alcuni ambiti di applicazione
10.1 Area Amministrazione, Finanza e Controllo
Automazione dei processi amministrativi e contabili
Gestire al meglio i documenti amministrativi e contabili sia del ciclo attivo che del ciclo passivo:
un’attività strategica che può apportare forti beneﬁci sia in termini economici che operativi.
Automatizzare l'archiviazione e il ﬂusso del ciclo attivo (ordini cliente, bolle e fatture) consente di
velocizzare i tempi di incasso dei crediti. Gestire le operazioni ﬁnanziarie in maniera integrata ai
documenti, ottimizzare l’impiego di risorse umane dedicate ad attività routinarie come la
contabilizzazione delle fatture: a partire dalla gestione documentale, per arrivare alla conservazione
digitale, si possono ottimizzare i processi interni puntando sull’automazione, su tecniche evolute di
estrazione di indici da documenti cartacei (OCR, OMR, ICR, BARCODE), su workﬂow di processo
avanzati e sull’integrazione funzionale tra i vari sistemi presenti in azienda.
Automazione ciclo passivo
E’ possibile ottimizzare il processo di acquisizione dei documenti cartacei del ciclo passivo attraverso
l’introduzione di strumenti avanzati di data capture. Questi, collegati a workﬂow documentali
funzionali ai processi aziendali, consentono di:
▪
▪
▪
ridurre al minimo il data entry manuale;
minimizzare il rischio di errore e di dispersione delle informazioni;
velocizzare i processi di veriﬁca e approvazione delle fatture passive.
Automazione ciclo attivo
Supportare il sistema ERP/gestionale con un Document Management System per gestire i documenti
del ciclo attivo in modalità esclusivamente digitale, evitando la stampa e l’archiviazione cartacea e
velocizzando i processi di contabilizzazione (riscossione del credito). I dati dall’ERP/gestionale
vengono importati direttamente in ZenShare, acquisiti come documenti, archiviati correttamente ed
inseriti, in automatico, in un processo di conservazione digitale.
Tutto ciò consente di tagliare completamente i costi relativi alla stampa e all’archiviazione delle copie
cartacee dei documenti.
Gestione degli ordini
Con ZenShare è possibile automatizzare i ﬂussi documentali attraverso funzionalità di email import
in modalità batch degli ordini di vendita, workﬂow autorizzativi ad hoc, richiamo dei documenti
dall’ERP aziendale, riconciliazione del ciclo ordine-bolla-fattura.
Grazie alla realizzazione di portali dedicati a clienti e fornitori completamente integrati con la
piattaforma documentale, è possibile gestire sia il ﬂusso operativo e documentale dell’ordine, che la
fase di condivisione delle informazioni (preventivi, tempi e modalità di consegna della fornitura), di
interazione tra cliente e fornitore (variazioni e conferme d’ordine) e, inﬁne, la fase di veriﬁca e
controllo dello stato della pratica.
Una gestione centralizzata e ottimizzata degli ordini passa attraverso vari stadi:
▪
▪
▪
richiesta di informazioni attraverso una RFQ (Request for Quotation);
creazione del Purchase Order (ordine d’acquisto) o del Sales Order (ordine di vendita);
archiviazione del documento nel sistema di gestione documentale passando attraverso
approvazioni, revisioni, integrazioni, veriﬁche.
Integrazione con ERP e Gestionali
In ogni realtà aziendale sono presenti applicativi software diversi che condividono, tuttavia,
l’esigenza di archiviare e visualizzare i documenti prodotti o acquisiti. Nell’ottica di un’integrazione
con i sistemi ERP/gestionali, ZenShare si è dotata di sistemi di comunicazione (Web Services, API) per
l’archiviazione e visualizzazione dei documenti direttamente da interfacce esterne. E’ necessario,
infatti, scambiare automaticamente dati ed indici documentali tra sistemi esterni e ZenShare,
prevedendo l’allineamento automatico di anagraﬁche e tabelle comuni.
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Alcuni ambiti di applicazione (segue)
Conservazione digitale
E’ la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale eliminando deﬁnitivamente le
copie cartacee, nel rispetto dei requisiti e delle procedure stabilite dalla legge. La modalità di implementazione
del servizio e di tutte le attività connesse può essere in house presso l’azienda/ente di riferimento, oppure in
outsourcing ad opera del provider. L’adozione di ZenArchive, il modulo di ZenShare per la conservazione
digitale a norma di legge, consente di ridurre drasticamente i costi relativi allo stoccaggio e ai tempi di
reperibilità dei documenti cartacei.
Riconciliazione documenti
Il modulo Correlazione documenti di ZenShare consente di stabilire delle correlazioni automatiche tra i
documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve
a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura.
10.2 Servizi generali e Segreteria
Protocollo e gestione della corrispondenza
Gestire in maniera organizzata la corrispondenza registrando e identiﬁcando correttamente tutti i documenti
in entrata e in uscita, per smistarli ai giusti assegnatari oppure inviarli via email, tutto da un’unica piattaforma.
Con ZenShare è possibile archiviare sia i documenti allegati che le email, inoltrandole in un’area personale della
piattaforma documentale. Il modulo di protocollo informatico registra e identiﬁca univocamente i documenti in
entrata, in uscita e interni. E' possibile gestire sia ﬂussi cartacei sia ﬂussi di documenti digitali nativi. Con il
modulo di protocollo informatico è possibile ridurre costi e tempi legati ad una gestione destrutturata e
decentralizzata della corrispondenza, riducendo la carta e la duplicazione dei documenti.
10.3 Marketing e Vendite
ZenCRM costituisce un valido ed eﬃcace strumento a supporto degli operatori e responsabili del Marketing e
delle Vendite nell’espletamento delle loro attività operative e di controllo e nel raggiungimento dei loro
rispettivi obiettivi.
Sales Force Automation
Il vantaggio principale nell’automatizzare i processi operativi delle vendite è in generale lo sviluppo di relazioni
con i clienti di lunga durata che si traduce in un aumento di fatturato prospettico. I beneﬁci raggiungibili
attraverso gli strumenti operativi di ZenCRM riguardano la gestione della pipeline delle vendite e la gestione
delle attività da espletare nei confronti dei contatti, e possono essere raggruppati a livello di:
▪
▪
▪
commerciali, cicli di vendita più brevi, maggiori opportunità di chiusura e più elevate possibilità
di successo;
responsabili vendite, maggiore produttività dei venditori, migliori relazioni con i clienti e
ottimizzazione dei costi di vendita;
azienda, aumento del fatturato e della quota di mercato, miglioramento della redditività.
Marketing Automation
I vantaggi nell’automatizzare i processi operativi del marketing sono:
▪
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▪
▪
▪
maggior eﬃcienza, grazie all’automazione dei processi operativi è possibile tenere sotto
controllo i costi che altrimenti lieviterebbero se l’attività fosse basata su sistemi manuali;
maggiore produttività, l’automazione consente di realizzare un numero maggiore di campagne;
marketing più eﬃcace, pianiﬁcare una campagna, valutare i risultati, apprendere dai
comportamenti dei clienti e apportare azioni correttive rende la nostra strategia più eﬃcace;
migliore reattività, potendo pianiﬁcare campagne marketing in tempo reale in base ai feedback
e all’andamento del mercato;
miglior informazione di marketing, grazie alle dashboard è possibile analizzare i dati relativi alle
campagne e ai costi generati dalle stesse fornendo informazioni utili sui mercati e i clienti.
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ZenShare: The Information Management System
Casi di successo
De Cecco
Industria alimentare
www.dececco.it
Progetto:
Installazione di ZenShare per la dematerializzazione dei ﬂussi documentali condivisi tra
USA, UK, Francia e Italia.
Esigenza:
L’esigenza principale è stata procedere alla dematerializzazione dei ﬂussi documentali e ad
una gestione condivisa della documentazione amministrativo-contabile dalle diverse countries
estere (USA, UK, Francia) all’Italia, con la registrazione ﬁnale dei documenti contabili in SAP.
Soluzione:
De Cecco ha scelto ZenShare come unica piattaforma documentale per la gestione ed
automazione dei processi amministrativi interni al gruppo. A tal ﬁne è stato necessario
installare il modulo Autoimport che ha consentito di sempliﬁcare e velocizzare l‘acquisizione
dei documenti in ZenShare. E’ stato strutturato un processo per ogni country che prevede
l’acquisizione automatica dei documenti nella piattaforma ZenShare, la contestuale
immissione in speciﬁci processi di workﬂow con varie fasi di approvazione e la registrazione
ﬁnale su SAP.
Beneﬁci:
L’utilizzo di una piattaforma web based ha consentito di abbattere le barriere geograﬁche tra
le countries estere (USA, UK, Francia) e l’Italia e di migliorare i processi operativi legati alla
contabilizzazione delle fatture e di tutti i documenti correlati.
Tra i vantaggi più rilevanti, la riduzione dei tempi di lavorazione, approvazione e registrazione
dei documenti contabili ed un aumento generale della produttività dell’area amministrativa e
contabile a livello internazionale.
Convatec
Chimica e farmaceutica
www.convatec.it
Progetto:
Implementazione di ZenShare per la gestione degli ordini di vendita (sales orders) e dei
documenti di trasporto attivi (delivery notes).
Esigenza:
Il progetto è nato dalla necessità di automatizzare il ciclo attivo, in particolare le fasi di presa in
carico, inserimento a sistema e archiviazione degli ordini di vendita e dei relativi documenti di
trasporto.
Soluzione:
Il progetto è stato implementato inizialmente in Italia, per poi essere esportato a livello europeo
(Svizzera, Germania, Francia, Belgio e Paesi Bassi). L’esigenza espressa è stata soddisfatta
mediante l’adozione di ZenShare e l’implementazione di ulteriori moduli, tra cui il Connector
per Exchange Server ﬁnalizzato alla cattura in automatico dei documenti da mailbox e
FAXServer.
Grazie al modulo PDF/Spool Recognition è stato possibile prendere in carico ﬂussi di documenti
(DDT) per singola country, estrarre automaticamente gli indici di ricerca, generare singoli
documenti e, inﬁne, archiviarli automaticamente in ZenShare completi di tutti i dati a corredo.
Beneﬁci:
La soluzione ZenShare ha consentito di automatizzare due processi:
▪
▪
la gestione degli ordini di vendita, ottimizzando e centralizzando il punto di ricezione degli
ordini e deﬁnendo processi di workﬂow standard per la lavorazione in ogni singola country;
la gestione dei documenti di trasporto prodotti dalle diverse società di logistica esterne,
automatizzando l’acquisizione, riducendo i tempi di presa in carico dei documenti e
rendendoli disponibili al ﬁne della riconciliazione ordine-bolla.
www.zenshare.it
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Casi di successo
Camst Group
Ristorazione
www.camst.it
Progetto:
Realizzazione del company portal per la comunicazione interna e la gestione del know-how
aziendale.
Esigenza:
Il portale CAMST.net è nato dall’obiettivo di implementare in azienda uno strumento a
supporto della comunicazione interna per la condivisione di beni e servizi comuni e di tutti i
documenti e le informazioni aziendali.
Soluzione:
La soluzione ha previsto l’adozione della piattaforma ZenShare, su una base di 7000 utenti, con
personalizzazione della graﬁca secondo le guide-lines della corporate identity Camst.
La realizzazione del portale CAMST.net ha richiesto una forte attività di consulenza per la
riorganizzazione della knowledge base aziendale. Successivamente, il portale è stato adottato
anche per la gestione centralizzata di: procedure interne aziendali, accesso al Prestito Sociale e
consultazione dell’estratto conto.
Grazie a ZenProject, integrato con ZenShare, è stato possibile gestire in modo strutturato ed
organico anche le gare d’appalto.
Beneﬁci:
La realizzazione della intranet aziendale con annesso repository documentale ha reso possibile
l’accesso ai contenuti e ai documenti in maniera organizzata e diﬀusa all’interno del gruppo
Camst. Grazie alla creazione di proﬁli utente diversiﬁcati, tutte le ﬁgure professionali accedono
al portale e consultano contenuti e documenti seguendo percorsi guidati. Inoltre, la gestione
strutturata delle gare d’appalto ha consentito una razionalizzazione, un maggior controllo e
supervisione dell’intero processo.
Ministero di Giustizia - PRAP Cagliari
Pubblica amministrazione
www.giustizia.it
Progetto:
Sistema di gestione
amministrativa.
Esigenza:
Il progetto è nato dall’esigenza di disporre di un sistema di gestione documentale ﬁnalizzato
all'archiviazione e condivisione della documentazione amministrativa, nonché dalla necessità
di implementare una intranet con forum e strumenti che favoriscano la comunicazione
interna.
Soluzione:
E’ stata implementata la soluzione ZenShare come Document e Content Management System,
con l’adozione del modulo workﬂow per l’approvazione dei documenti e di un modulo dedicato
alla gestione delle pratiche interne.
Il progetto ha consentito inizialmente la gestione elettronica della documentazione corrente,
per poi passare successivamente alla digitalizzazione ed archiviazione di tutta la
documentazione pregressa.
Beneﬁci:
L'adozione di ZenShare ha consentito al Ministero di Giustizia – PRAP Cagliari di snellire il
processo di recupero e consultazione della documentazione amministrativa del dipartimento
e, trattandosi di dati giudiziari (cf. Dlgs n. 196/2003), di accedervi in maniera sicura, rapida e
controllata. Le funzionalità ECM, inoltre, hanno consentito un maggiore scambio di
informazioni come news, contenuti, link pubblici, aumentando la collaborazione e l’interazione
tra gli utenti della piattaforma.
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documentale
per
la
condivisione
ZenShare: The Information Management System
della
documentazione
Proﬁlo aziendale
Interzen® Consulting è una società di consulenza che opera in ambito I.C.T. ed e-business a livello nazionale ed
internazionale. L’impresa oﬀre servizi e soluzioni ad un target di aziende medio-grandi, proponendosi al cliente
come partner ideale nella gestione del business in ambito digitale.
La missione di Interzen è aiutare le aziende a creare valore, mettendo a disposizione dei decision-maker
l’informazione giusta al momento giusto in modo da fornire una risposta tempestiva e corretta agli attori interni
ed esterni all’azienda. Diventa dunque rilevante l’approccio consulenziale, il quale si estende dalla deﬁnizione
della strategia ﬁno alla fase operativa con cui il progetto viene sviluppato e rilasciato.
Attualmente Interzen® opera in tre aree di business principali:
Enterprise Information Management
Soluzioni innovative per la gestione delle informazioni aziendali, strutturate e non,
che costituiscono l'asset principale di ogni organizzazione pubblica o privata.
Web Engineering & System Integration
L’area di business con cui nasce Interzen: vera e propria evoluzione del software
tradizionale, il web engineering fornisce alle aziende applicazioni soﬁsticate, con
l’obiettivo di gestire e monitorare i processi aziendali strategici.
New Media & Digital Marketing
Interzen supporta la relazione tra il brand ed il consumatore, sviluppando progetti
digitali focalizzati su tutti gli aspetti della comunicazione.
Principali referenze della suite ZenShare:
CAMST Group
Settore Ristorazione
Cerved Group
Settore Assicurativo
Chopard
Settore Moda e Lusso
Convatec Italia
Settore Device Medicali
Convatec International Services Gmbh
Settore Device Medicali
Convatec UK
Settore Device Medicali
Convatec Nordic
Settore Device Medicali
De Cecco
Settore Industria Alimentare
Demax - Gruppo Innova
Settore Logistico
Digiwebuno
Service in outsourcing
Editalia
Settore Editoria
Elsag Datamat - divisione sicurezza Gruppo Finmeccanica Settore ICT
Energas, consociata Q8
Settore Energia
Dati societari
Società a responsabilità limitata
Capitale: 100.092 euro (i.v.)
Anno di costituzione: 1996
Partita iva: 01446720680
R.E.A: 96811
Ermenegildo Zegna
Settore Moda e Lusso
Eurosviluppo
Settore Pubblico
Fater, JV Gruppo Farmaceutico Angelini e P&G
Settore Personal Care
Fujiﬁlm
Settore Device Medicali
Gruppo Agenti SAI
Settore Assicurativo
Gruppo Minardo
Settori Petrolifero, Editoria e Turismo
Henkel Italia
Settore Chimico
Ministero della Giustizia, PRAP di Cagliari
Settore Pubblico
Moviemax
Settore Sport e Intrattenimento
Salcef
Settore Edile
Sapa Group
Settore Metallurgico
SPI CGIL Nazionale
Settore Pubblico
Certiﬁcazioni
ISO 9001:2008
Certiﬁcato
IT-93491
ISO 9001:2008
Certiﬁcato
n°6857/0
Dove siamo
INTERZEN CONSULTING S.r.l.
Piazza Ettore Troilo, 18 - 65127 (Pe)
Complesso Piazza Accademia
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