Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
La soluzione Italiana per soddisfare ogni
esigenza di Archiviazione Ottica e Gestione
Elettronica Documenti
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
L'Archiviazione Ottica
Strumento moderno ed economico per la gestione degli archivi;
Alternativa della microfilmatura;
Soluzione per gestire i documenti con la massima velocità, precisione e sicurezza.
La Gestione Elettronica dei
Documenti
Gestisce ed archivia i documenti
elettronici (documenti digitalizzati con lo
scanner, file di spool, documenti Word,
Excel (oggetti OLE), fax, filmati, suoni,
ecc.);
Crea la relazione tra i documenti
elettronici ed i dati gestionali (host);
Li rende disponibili a tutti gli utenti
abilitati.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
I documenti sono così
composti:
20%
30%
Cartacei
Elettronici
50%: documenti cartacei;
30%: documenti elettronici
(realizzati con videoscrittura,
fogli elettronici, immagini,
suoni, filmati);
Dati e spool
50%
20%: dati e spool di stampa,
provenienti dai programmi
gestionali su host.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
I documenti per fare parte della Gestione Elettronica dei
Documenti (G.E.D.) sono:
digitalizzati mediante scanner o altri
dipositivi;
catalogati per reperirli facilmente e
velocemente;
smistati e condivisi in rete agli utenti
abilitati, che così dispongono del patrimonio
delle informazioni aziendali, in modo sicuro e
ordinato;
integrati con quelli prodotti dalle
applicazioni Office;
collegati ai dati generati dai programmi
gestionali;
ricercati dalla rete lan o da WEB;
archiviati su supporto ottico (a norme
AIPA);
pubblicati in un portale.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Benefici ottenuti
 Estrema velocità nelle ricerche dei
documenti;
 Massima sicurezza nell’accesso ai
documenti archiviati;
 Velocità ed economia di smistamento dei
documenti ai vari uffici;
 Recupero degli spazi occupati dagli
archivi;
 Integrazione fra le immagini dei documenti
ed i dati gestionali;
 collegamento del documento ai processi
aziendali mediante il workflow
 Facile gestione della modulistica prevista
dalla certificazione UNI ISO 9000;
 Utilizzo di criteri standard di archiviazione.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Obiettivi
 Gestire in modo integrato documenti, dati del
sistema gestionale host, testi, immagini,
processi aziendali;
 Gestire i documenti in rete locale e da WEB;
 Essere semplice nell’utilizzo;
 Garantire la totale sicurezza dell’accesso ai
dati;
 Essere personalizzabile facilmente da parte
dell’utente;
 Essere conforme alle leggi Italiane ed
Internazionali.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Applicazioni
ENTI PUBBLICI : Protocollo Flussi Documentali e Archivio, Delibere,
Ragioneria, Pratiche varie, Cartelle Cliniche
PERSONALE : Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Pemessi;
CONTABILITA’ GENERALE : Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA, Inventari
di magazzino,
DOCUMENTI RICEVUTI : Fatture di acquisto, Ordini da fornitore, Bolle, Ordini
da Clienti, Pagamenti, Corrispondenza, Estratti Conto;
DOCUMENTI EMESSI : Ordini a Fornitore, Conferme d’ordine, Bolle, Fatture a
clienti, Pagamenti, Solleciti, Preventivi, Tabelle di confronto, Ordini , Contratti,
Estratti Conto;
GESTIONE PRATICHE DI FIDO o di LEASING : Proposte, contratti, allegati
ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro
ACQUISTI / VENDITE : Offerte, Ordini Contratti, Corrispondenza, Cataloghi,
listini.
SEGRETERIA : Corrispondenza, Protocollo, Fax
TECNICO : Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o
vettoriali, CAD, Qualità, Distinte Base.
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Sicurezza
Gli utenti del Sistema di Gestione
Documentale sono registrati da un
amministratore di Sistema il quale
assegna a ciascuno di essi una login
costituita da ID e PASSWORD ed un
Profilo Utente;
Un Profilo Utente è caratterizzato da
uno o più contenitori e tipologie
documento, cui ha diritto ad accedere
e le grant di accesso su ciascuno di
essi e sul database (in scrittura,
lettura, modifica e cancellazione);
Crittografia;
Visibilità e Annotazioni dello
smistamento documentale tra utenti
Gestione del “Giornale delle operazioni
effettuate” (LOG);
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Integrazione ai programmi gestionali
Integra i documenti in modo
trasparente ai programmi
gestionali utilizzati, senza doverli
modificare.
Cataloga automatica i documenti
scanditi, i cui dati sono nella
videata dei programmi gestionali o
nel database ODBC;
Elimina l’indicizzazione o la
correzione manuale dei dati di
catalogazione dei documenti,
evitando gli errori e la perdita di
tempo necessari a questo
Utilizza i dati già presenti nei
programmi gestionali che
diventano automaticamente chiavi
di catalogazione e ricerca, dei
documenti.
E’ preciso al 100%
nell’acquisizione dei dati generati
dall’host
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Acquisizione documenti
Da scanner: supporta scanner collegati a dispositivi SCSI, USB e paralleli, con
driver TWAIN e quelli professionali con scheda video Kofax, (opzionalmente ISIS)
quali
Fujitsu, Ricoh, Bell&Howell, Kodak, ecc, con o senza alimentatore
automatico (ADF);.
Da spool: Il modulo permette di costruire, gestire, automatizzare, archiviare e
catalogare automaticamente i documenti provenienti da spool di stampa. (Es.
Fatture emesse riepilogative) Comprime in 1 Kb una pagina acquisita da spool
Da OLE: Documenti in formato testo e fogli elettronici prodotti con programmi
Microsoft® (oggetti OLE2) , quali Word, Excel, archiviati in modo nativo
Da pagine WEB: Documenti in formato HTML archiviati in modo nativo
Da macchine fotografiche o telecamere digitali TWAIN compatibili, o schede
musicali
Da fax-modem: per ricevere, trasmettere ed archiviare i fax;
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Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Indicizzazione
archivio
 Manuale, con immissione dati
velocizzata;
 Semiautomatica, con il tasto
“Eredita campi” o con l’ausilio di
penne elettroniche OCR;
 Automatica, via video o via
ODBC, catturando i dati dal
programma gestionale, dalla
schermata video o dalla tabella
del database SQL ODBC;
 Automatica, Archiviando files
di spool;
 Automatica, Trasformando il
documento in formato testo con
l’OCR e catalagando in
modalità full-text;
 Automatica, Trasformando i
campi indice in testo, con
l’OCR, da documento con
modello (form) ricorrente.
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Ricerche
Scegliere la ricerca tra quelle
disponibili in una finestra;
Eseguire la ricerca sui campi di
catalogazione, ad es.: per numero,
per data, da data a data, per una
parola o parte di essa, utilizzando
criteri logici di ricerca (and,
or,,,, metacaratteri);
Ricercare in modo Full - Text, se i
documenti sono in formato testo, si
eseguono ricerche su singole
parole o frasi presenti in tutto
l’archivio.
Consultare l’Archivio da
Internet/Intranet, mediante
Internet Explorer.
Ricercare automaticamente i
documenti collegati ai dati del
proprio programma gestionale,
lanciando la ricerca da questo
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Architettura del sistema
Juke Boxe ottico
Server di database
Sistema Centrale
Server di rete
WEB Server
CLIENT – SERVER
e WEB - SERVER
Stazione di Acquisizione
Scanner di rete
Gateway Fax –
EDI e-mail
Scanner
Postazione utente
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Videate di approfondimento
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