La Dematerializzazione in Regione Lombardia
Case History: La Piattaforma Documentale – il percorso ed i nuovi traguardi
A cura di
Marco Ceccolini
Responsabile Area Servizi Documentali – Lombardia Informatica S.p.A.
Milano, 24 Novembre 2011
Risorse Comuni 2011, Palazzo delle Stelline
Eventuale testo
Lombardia Informatica S.p.A.
Supporta Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare,
controllare e garantire nel tempo l’efficacia e l’efficienza operativa del Sistema
Informativo Regionale, nel contesto più ampio della Governance Regionale
1.
2.
Garante dell’efficacia e dell’efficienza dell’intero Sistema Informativo Regionale
Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione
•
Area Servizi Documentali
Supervisiona e indirizza lo sviluppo della Piattaforma Documentale e della
Piattaforma di Conservazione Sostitutiva, svolgendo attività di Governance a
livello organizzativo, tecnologico e normativo;
•
Definisce linee guida e indirizzi generali per le soluzioni progettuali basate
sulla Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione
Sostitutiva;
•
Supporta Regione Lombardia nell’individuazione di esigenze, requisiti e
vincoli per la corretta definizione di soluzioni progettuali basate sulla
Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione Sostitutiva.
2
1
Introduzione: dall’Analogico al Digitale
L’uomo mediante la scrittura, nel corso dei secoli, ha
tramandato pensieri, informazioni, conoscenza
“non sempre si è scritto con gli stessi segni grafici, non
sempre si è scritto sulla carta, non sempre si è scritto
con l’inchiostro, con la penna e con la mano”
“il flusso degli elettroni nel computer è il
nuovo inchiostro, i bit il nuovo alfabeto e la memoria
della macchina la nuova carta”
Renato Borruso, La scrittura elettronica ovverosia: Nascita ed evoluzione del documento informatico, Rivista di Diritto, Economia e
Gestione delle Nuove Tecnologie nr. 2/2007, Nyberg Editore
3
I Fattori Abilitanti la Dematerializzazione
Protocollo Informatico
Firma digitale
Documento informatico
Conservazione
sostitutiva
PEC
4
2
Quadro di riferimento
Innovazione e digitalizzazione hanno come fine ultimo non solo il risparmio
economico ma anche la semplificazione dei rapporti
PEC
Firma digitale
Conservazione
sostitutiva
Tali strumenti, anche dove obbligatori difficilmente entrano nella
pratica quotidiana e aiutano davvero a semplificare la vita
5
La Piattaforma Documentale di Regione
Regione Lombardia dal 2006 ha avviato un percorso di sostituzione dei
flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in armonia
con la normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di
incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza
L'implementazione del Sistema Documentale Regionale non si è risolto
nell'attuazione di un singolo progetto ma è rappresenta da un
"sistema" di interventi distribuiti in un arco di tempo pluriennale
6
3
EDMA allo Stato dell’Arte
EDMA mette a disposizione, in un ambiente integrato e nel rispetto della normativa vigente, i
fattori abilitanti la
quali
EDMA fornisce anche un sistema di
disponibile e parametrizzabile
secondo le specifiche esigenze procedimentali espresse da ogni settore dell’organizzazione
EDMA è inoltre integrata con :
• Sistema Informativo a Supporto di Organizzazione e Personale
• Fax Server
• DWH per reportistica
• Piattaforma di Knowledge Management
• Anagrafiche:
o Assistiti Lombardi
o IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni)
o Parix – Anagrafe Camera di Commercio
7
Il percorso affrontato
Dematerializzazione
Procedimenti
5
Dematerializzazione
degli archivi
1
Protocollo Informatico
Dematerializzazione
documenti prodotti
2
)
Dematerializzazione
documenti ricevuti
8
Content Life Cycle
Adattato da AIIM
4
3
4
Numeri
Documenti e Allegati
Milioni
20,00
15,00
10,00
5,00
0,00
2007
Allegati
Documenti
2008
2007
0,13
1,72
2009
2008
1,61
4,76
2010
2009
4,28
9,50
2011
2010
6,83
14,53
2011
8,76
18,29
9
Numeri
Le Comunicazioni Istituzionali
55.497
54.384
35.648
811
2.007
11.128
2.008
2.009
2.010
2.011
10
5
Numeri
Le PEC
80.000
75.649
60.000
48.171
40.000
20.000
2.888
3.918
8.732
0
2007
2008
2009
2010
2011
11
La Conservazione Sostitutiva
Sistema di gestione
documentale
corrente
Sistema di
conservazione
Conservazione
PIATTAFORMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Documenti Conservati a Novembre 2011
BURL
Mandati Informatici
Ordinativi Informatici
271
83.790
1.671.120
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6
Il livello di dematerializzazione in Regione Lombardia
+
Livello di
dematerializzazione
Digitalizzazione e ottimizzazione
processi e procedimenti
amministrativi
I livelli sono caratterizzati da:
• Ruoli e competenze
necessarie
Conservazione documenti
• Software(Servizi) necessari
Dematerializzazione e
Archiviazione
• Parte del ciclo di vita dei
documenti gestita
(creazione – gestione –
conservazione)
Protocollazione
Nota: Rielaborazione dei livelli di dematerializzazione definiti da DigitPA
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Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (1)
Le nuove regole per il documento digitale
Rivisitazione delle norme relative al valore giuridico e probatorio del documento informatico e
delle sue copie.
Per le copie analogiche di documenti informatici, si introduce il contrassegno generato
elettronicamente e apposto in fase di stampa che consente la verifica automatica della
conformità del documento analogico a quello informatico.
La Firma Elettronica Avanzata
Conferisce valore giuridico a strumenti di firma che non prevedono l'uso di certificati qualificati ma
che, comunque, garantendo l'univoca interconnessione con il firmatario, ne permettano la
corretta identificazione e consentano l'individuazione di eventuali modifiche ai dati firmati. Utili
nei casi in cui, più che di vera e propria firma/sottoscrizione, sia necessario ricorrere ad una
firma/visto che assolva esigenze di sicurezza e integrità del documento piuttosto che di
paternità e/o appropriazione del contenuto.
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Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (2)
PEC e invio di istanze e dichiarazioni alla PA
Equiparazione dell'invio tramite PEC alla Notificazione per mezzo della posta “salvo che la
legge disponga diversamente” e non più nei soli casi previsti dalla legge.
Inoltre, con la modifica dell'art. 65 del CAD si riconosce la Posta Elettronica Certificata come
valido sistema di presentazione telematica di istanze e dichiarazioni alla PA: le istanze
saranno valide, però, solo ove le credenziali di accesso alle PEC siano state rilasciate
previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal Gestore di PEC nel corpo del
messaggio o in un apposito allegato
La conservazione dei documenti digitali
Rivisitazione principalmente di natura organizzativa. Si definisce che il sistema di
conservazione deve essere gestito da un responsabile [della conservazione] che lavori
d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del D.Lgs.
196/2003 e, ove presente, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
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Il percorso continua…
1. Costante allineamento
Organizzazione
2. Coinvolgimento territoriale
Normativa
Tecnologia
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Grazie per l’attenzione
Marco Ceccolini
Area Servizi Documentali
[email protected]
Lombardia Informatica S.p.a.
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