EDI
Swets Information Services
Silvia Arban
Corporate Sales Manager
Swets Information Services ITALY
La gestione degli abbonamenti
– I processi amministrativi richiedono un notevole
sforzo (Fatturazione, Reclami, Check in)
– I supporti informatici non sono sempre utilizzati al
meglio
– Molte risorse economiche sono dedicate a spese
come carta e spedizioni
EDI: Electronic Data
Interchange
– Le risorse umane non sono sempre gestite al
meglio
Come ottimizzare i processi
amministrativi?
EDI = Electronic Data Interchange
I benefici:
Controllo
–
Risparmio:
–
Convenienza:
– Miglior qualità
– Riduzione degli errori
– Nell’operatività quotidiana
– Nei costi di carta e spese di spedizione
– Riduzione del lavoro di routine
– Incremento della velocità nella comunicazione, e del livello
di servizio al Cliente
EDI: Electronic Data
Interchange
–
Cos’è EDI?
Scambio di informazioni in formato elettronico in linea con gli standards
Customer Library System
Procurement system
Input:
• Invoices
• Check in
• Claim responses
EDI: Electronic Data
Interchange
Output:
• Claims
• Orders
Swets
System
Il formato EDI tra Swets e i più
importanti SW Vendor
Unicorn
Horizon
Geac
SI
Dev.
Yes
Yes
Yes
Yes
Reclami
Dev.
Yes
Yes
Dev.
Yes
Yes
Packing Slips
Dev.
Dev.
Yes
E-check in
Dev.
Yes
Dev
Fatturazione
Yes
Innopac Voyager
EDI: Electronic Data
Interchange
Aleph
Fatturazione
– Caricamento automatico delle fatture nel Vostro sistema
amministrativo
– Trasferimento sicuro dei dati nel Vostro sistema
– Le probabilità di errore sono ridotte al minimo
– La riduzione del tempo può essere stimata intorno al
30% per fattura
EDI: Electronic Data
Interchange
– I dati finanziari possono essere consultati più facilmente
Gestione Reclami
– Unica modalità di inserimento dei reclami, i reclami non
validi verranno subito identificati come tali
– Risposte più rapide ai reclami
– Risposte più pronte e puntuali
– Riduzione dei costi di gestione (Spese di carta,
spedizione)
– La riduzione del tempo può essere stimata intorno al
15%- 20%
EDI: Electronic Data
Interchange
– Minor carico di lavoro
Check in
– Attraverso i Barcodes e le Packing Slips il Cliente può
immediatamente verificare il ricevimento della merce in
arrivo con il Servizio di Consolidamento
– Il Check in della merce consente di determinare in tempi
molto rapidi la mancanza di fascicoli
25%
EDI: Electronic Data
Interchange
– La riduzione del tempo può essere stimata intorno al
Linking
– Gli URL delle riviste elettroniche, appena disponibili, sono
automaticamente caricati sul sistema gestionale del
Cliente
– Nessun data entry manuale per l’inserimento degli
indirizzi web delle riviste elettroniche
EDI: Electronic Data
Interchange
– Le modifiche URL sono automaticamente processate
Swets e EDI…alcune note
–
Swets Information Services è stata la prima
commissionaria a generare fatture in formato EDIFACT
con EXLIBRIS (2001)
–
Nel 2004 i Clienti che utilizzano il formato EDI per la
fatturazione sono 11
1. Utrecht University
3. University of NewCastle upon Tyne
4. University of Maryland
5. University of Notre Dame
6. University of Iowa
7. Massachusett’s Institute of Technology
8. University of Tennessee
9. University of Minnesota
10.Univesrity of Pacific
11.McGill University
EDI: Electronic Data
Interchange
2. Loughborough University
Swets e EDI…alcune note
– Swets ha già testato con ExLibris il trasferimento dei
reclami in formato EDIFACT, siamo solo in attesa di un
Test Customer su cui implementare la funzione
– Exlibris è in fase di sviluppo di un Tool che consentirà il
caricamento automatico delle packing slips prodotte da
– Swets supporta gli standard Open URL
– SwetsWise Online Content ha fornito SFX links dal 2001
EDI: Electronic Data
Interchange
Swets
Q&A
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
EDI: Electronic Data
Interchange