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Associazione utenti Italiani aleph
http://www.itale.it
Seminario “EDI e non solo: gli standard
per il commercio elettronico di libri e riviste”
EDI all’Università di Milano Bicocca
Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca
[email protected]
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Agenda
1. Configurazione
 Servizi EDI supportati
 Configurazione fornitore e biblioteca
 Tracciato di un record
2. EDI e non solo
 La nostra esperienza
 Procedure e personalizzazioni
 Progetti
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1. Configurazione
La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta l’invio
degli ordini in modalità EDI
Lo standard per la codifica dei dati è
EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A)
EANCOM
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Configurazione della Biblioteca
tab35 dell’ADM (util G/4/35)
!======================================
!Tab35 Location numbers and other information for EDI orders
!======================================
Col. 1 (5): codice sottobiblioteca
Col. 2 (20): codice Aleph del fornitore
Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca
Col. 4 (3): tipo di codice EDI
<!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!
BIBU2 STARK012
BIBU2 STARK013
BIBU6 CASALINI
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5090870924734 014
5090870924567 014
5090667092453 014
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XXX50 tab35
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Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che
condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli
ordini separatamente)
Col. 7 (30): partita IVA della biblioteca
Col. 8 (30): e-mail per rapporti di errore
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!>
12621570154
12621570154
12621570154
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[email protected]
[email protected]
[email protected]
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Configurazione del fornitore 1
GUI - Info fornitore
1. Info generali:
necessario inserire
il codice EDI
e la tipologia di codice
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Configurazione del fornitore 2
GUI - Info fornitore
2. Conto:
Consegna ordine: ED
Formato lettera: 00
Modalità EDI
(metodo di invio):
FTP=ASCII
FTPBI=binario
sulla base delle
indicazioni del fornitore
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Indirizzo EDI del fornitore
GUI - Recapiti
fornitore
5. Indirizzo EDI
Linea 1:
IP o alias
Linea 2:
User name
Linea 3:
Password
N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N
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Inserimento degli ordini EDI
GUI - Modulo
d’ordine
Tipo di invio:
ED
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Invio degli ordini da GUI
Inviando l’ordine dalla GUI, apparirà un
messaggio di notifica
Lo status dell’ordine verrà aggiornato
da NEW a RSV
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Invio degli ordini da web staff
Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch
“Invia ordini EDI (p_acq_13)”
E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e
sottobiblioteca
Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file
alephe/www_b_ita/b_acq_13
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p_acq_13
Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano
automaticamente il loro status in SV
I messaggi inviati sono archiviati nella
directory data_print dell’ADM
Se non è stato immesso un nome
alternativo, il nome assegnato di default al
file di output sarà simile a:
BIBU2_edi_order_STARK013.58
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Tracciato di un messaggio 1
Esempio di messaggio EDI
UNA:+.?
'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58
+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY
+5030670121199::14'RFF+VA:12621570
154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F
+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic
structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM
D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university
pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2C
HI-2334,,59.36'TDT+20++101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F
+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to
quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?:
Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1
'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI2334,,44.44'TDT+20++101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58'
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Tracciato di un messaggio 2
UNA:+.?'
UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052
347:14+040519:1337+58'
UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'
BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'
NAD+BY+5030670121199::14'
RFF+VA:12621570154'
NAD+SU+5033075052347::14'
CUX+2:EUR:9‘
LIN+1'
PIA+5+0521782856:IB'
IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50-----b:a'
IMD+F+BTI+:::Electronic structure'
IMD+F+BST+:::648 p.'
IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge
university pre:ss'
IMD+F+BPD+:::2003‘
QTY+21:1‘
PRI+AAB:59.36‘
RFF+LI:27671‘
RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36‘
TDT+20++101'
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LIN+2'
PIA+5+0121060519:IB'
IMD+F+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50-----b:a'
IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum
mechanics'
IMD+F+BST+:::300 p.'
IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'
IMD+F+BPD+:::c2004'
QTY+21:1'
PRI+AAB:44.44'
RFF+LI:27673'
RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'
TDT+20++101‘
UNS+S'
CNT+1:2'
CNT+2:2'
UNT+35+58'
UNZ+1+58'
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Problemi nella codifica dei dati
Il tracciato non è integralmente conforme a
UNIMARC perché sono presenti alcuni tag
MARC21. Ad esempio per indicare la
responsabilità principale viene riportato il tag
100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC)
Qualora nel record bibliografico non sia
presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere
problemi nell’identificazione dell’opera
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2. EDI e non solo
La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza
l’EDI in Aleph per l’invio degli ordini di
monografie
Questo ha richiesto un investimento di
tempo e risorse:
 per lo studio dello standard
 per la messa a punto delle procedure
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Perché l’EDI
Perchè investire nell’implementazione
dell’EDI:
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ottimizzazione delle procedure di
acquisizione
importanza di adottare soluzioni standard
(anche per gli acquisti!)
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Vantaggi dell’EDI 1
L’EDI risparmia il tempo del fornitore…

perché elimina la necessità di inserimento
manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con
conseguente risparmio di tempo e minore
possibilità di errori
…e risparmia il tempo dei bibliotecari

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perché le forniture sono più rapide e più precise
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Vantaggi dell’EDI 2
Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un
effetto positivo
 perché facilitando il compito ai nostri
fornitori ha migliorato anche il nostro
lavoro
 perché per adottare l’EDI abbiamo rivisto
alcune delle nostre procedure e di
conseguenza abbiamo ripensato in parte il
flusso di lavoro delle acquisizioni
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Biblioteca di Ateneo
Biblioteca di Ateneo=centro di costo
Organizzazione per aree disciplinari
Gestione per impegni, con emissione di
buoni d’ordine
Le aree disciplinari sono unità di spesa
autonome; ciascuna gestisce un fondo per
l’acquisto di materiale bibliografico
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Bilancio della Biblioteca di Ateneo
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Centro di costo
Spese di funzionamento
“Biblioteca di Ateneo“
(materiale di consumo
e RER)
Spese di investimento
attrezzature
materiale bibliografico
(monografie e periodici a stampa, REL)
Chimica
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Geologia
Fisica
Biologia
Sublibrary
Sublibrary
Sede di Scienze
Sede Centrale
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Sublibrary Sede di
Medicina
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Gestione del bilancio in Aleph
Esigenze contabili ed amministrative
relative alla fatturazione ed alla consegna
dei volumi acquistati
Le unità di spesa (aree disciplinari) della
Biblioteca devono avere gestioni
autonome degli ordini in Aleph
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Personalizzazioni
Duplicazione dei record dei fornitori
Codici EAN differenti per ciascuna unità di
spesa
Gestione in Aleph dei singoli buoni
d’ordine come budget
Aleph=unico strumento di controllo dei
fondi per l’acquisto di materiale
bibliografico
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Modulo web per buoni d’ordine
In fase di realizzazione un’interfaccia web
che consentirà ai bibliotecari di generare
sul server Aleph i budget, di stampare ed
archiviare in più formati i relativi buoni
d’ordine e di avere il controllo delle
somme impegnate
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Approval plan
Al fine di incrementare il volume degli
acquisti di monografie, e snellire le
relative procedure contabili, è stato
adottato da alcune aree disciplinari
l’approval plan, in abbinamento con la
fornitura del record bibliografico in
formato MARC
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Progetti
Adozione della nuova versione (16.02) di
Aleph 500
Entrata in produzione prevista per i primi
di settembre
Annunciate funzionalità aggiuntive per
l’EDI: cancellazione degli ordini,
caricamento delle fatture, solleciti e
risposte a ordini e solleciti
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Siamo (tutti) pronti?
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Biblioteche
EDI
XML
ONIX
…?
Sistemi di
Fornitori
automazione
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