Aicun – APRILE 2007 - a
COMUNICARE …
UN DOVERE …
soprattutto per
un’istituzione
pubblica
Aicun - APRILE 2007 - b
. . . MA COME,
VERSO CHI? ….
Senza parafrasare Totò e De Filippo: “per
andare dove dobbiamo andare, dove
dobbiamo andare?”
Aicun - APRILE 2007 - c
Un’Università ha diversi modi per
comunicare:
- uno tipicamente istituzionale: es. la propria offerta
formativa;
- ultimamente, uno tipicamente commerciale: la
propria immagine per ‘accalappiare’;
- uno che è una sorta di via di mezzo: comunico il
‘brand’, esisto.
Aicun - APRILE 2007 - d
Uno le riassume tutte
consente di raccontare di sé a partire dal proprio
bilancio
senza esaurire la comunicazione agli aspetti
amministrativi
obbligando invece a declinare soprattutto il ‘verso chi’,
i soggetti a cui ho interesse a dire tutto di me
Aicun - APRILE 2007 - e
ALLO SCOPO DI RAPPORTARSI A DINAMICHE
AMBIENTALI, SOCIALI, CULTURALI CHE
SPESSO LE GRANDI ORGANIZZAZIONI
COMPLESSE LASCIANO SULLO SFONDO
IL BILANCIO SOCIALE
Aicun - APRILE 2007 - f
COME ORGANIZZARE UNA
COMUNICAZIONE SOCIALE?
 STIPULANDO UN ‘PATTO’ CON GLI
INTERLOCUTORI CHE DEVE DURARE NEL
TEMPO
 EVIDENZIANDO, IN QUALCHE MODO, GLI
SPAZI DI ‘MIGLIORAMENTO SOCIALE’
Aicun - APRILE 2007 – g
CON QUALI STRUMENTI?
 UN PROGRAMMA PLURIENNALE DI OBIETTIVI CHE SI
VOGLIONO RAGGIUNGERE AVENDO LA DISPONIBILITA’ A
CAMBIARLI IN FUNZIONE DELL’ESITO DEL PATTO: DEFINIRE IL
PIANO STRATEGICO TRIENNALE NEL QUALE VIENE
INDIVIDUATA LA MISSION DELL’ATENEO
 UN MODELLO CHIARO E RESPONSABILIZZANTE DI
‘MISURAZIONE INTERNA’ CHE UTILIZZA INDICATORI PER
RENDERE TRASPARENTE IL CAMMINO DI ‘MIGLIORAMENTO’
Aicun – APRILE 2007 – h
UN MODELLO DI GOVERNO DELLA MISURAZIONE: IL CASO DI UNIFE
MACRO ATTIVITA’
Presidi
Direttori di Dipartimento
Docenti
PIANO STRATEGICO
(Mission, decisioni)
MICRO ATTIVITA’
Dirigenti
Direttori di Dipartimento
Direttore
Amministrativo
RISORSE ECONOMICHE
CONTROLLO
di GESTIONE
RISORSE UMANE
(confronto tra
obiettivi e risultati)
Obiettivi personali, competenze
Nucleo di
valutazione
STUDENTI
•R.A.V.
•C.S. Biblioteche
DOCENTI
•C.S. Biblioteche
GOOD PRACTICE
PERSONALE T.A.
•Indagine Clima
Aicun - APRILE 2007 - i
ESISTONO ALTRI SISTEMI MOLTO
INTERESSANTI ED EFFICACI DI
COMUNICAZIONE DA E VERSO L’ATENEO
in particolare
LE RETI EX ALLIEVI
Bilancio sociale Unife
Una progettualità come esempio,
partendo dall’esperienza della
Scuola Sant’Anna
Perché un bilancio sociale?
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Per rendere conto alla società del proprio operato: un’università
pubblica vive di risorse pubbliche che creano valore per la
società. In una società in cui la comunicazione è fondamentale è
altrettanto fondamentale ‘raccontarsi’
Per essere trasparenti e responsabili: ogni iniziativa che porta
l’organizzazione ad essere conosciuta nel dettaglio richiama
forme di responsabilità da parte dei vertici e di tutto il personale
che in essa agisce
Per impegnarsi a migliorare nel futuro stringendo un patto con i
propri stakeholders: facciamo tanto, possiamo fare di più e
soprattutto possiamo farlo meglio finalizzando le nostre
competenze agli obiettivi del patto
Cosa non è un bs
Non è una certificazione di bilancio: gli atenei
hanno un collegio di revisori, di cui un
membro è nominato dal Ministero del Tesoro
se non già presente nel Collegio stesso;
inoltre ci sono già diversi organi istituzionali di
controllo dell’utilizzo amministrativamente
corretto delle risorse economiche. La
trasparenza amministrativa è condizione non
negoziabile
Un modello di bs
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Per ora il sistema universitario non si è mostrato particolarmente
interessato al bs
Il sistema ha prodotto: una iniziativa formativa sul bs organizzata
dalla SUM in accordo con Area Scienze Park di Trieste, il bs
pubblicato della Scuola Sant’Anna e da Unifi nei giorni scorsi, il bs
sulle attività culturali (quindi settoriale) pubblicato dalla Scuola
Normale, qualche riflessione e forse anche una mini pubblicazione
da parte di Unile (se non ricordo male), la dichiarazione di avvio del
progetto di bs da parte di Unitr. Poco altro
C’è la necessità di mettere a punto un modello di riferimento per il
sistema universitario rispetto al quale ogni ateneo possa avere un
confronto e declinare le proprie originalità
Unife verso bs: perché?
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Perché si è sviluppato un forte progetto di cambiamento che ha
coinvolto non solo la ‘macchina’ organizzativa (Ex’P) ma anche
tutte le componenti, soprattutto quella docente (Programmazione
Triennale)
Perché gli obiettivi che Unife si è data devono essere comunicati
e devono essere posti a base dei futuri rapporti con le imprese,
con gli studenti, con le istituzioni ecc.
Perché Unife vuole essere motore di sviluppo per il proprio
territorio e ha quindi necessità di ‘mostrare’ quello che fa e quello
che potenzialmente può fare interloquendo con i soggetti
istituzionali ed imprenditoriali di riferimento
Come organizzare un bs?
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Occorre determinare gli ‘ambiti di rendicontazione sociale’ (es:
ambiente, staminali ecc.) trasversali rispetto alle strutture organizzative
classiche di ricerca e didattica (dipartimenti e facoltà)
Occorre determinare gli indicatori, inizialmente solo quantitativi, per
ogni ambito di rendicontazione che possono essere strettamente di
natura contabile oppure possono mostrare l’attività svolta
Occorre individuare e dichiarare gli stakeholders di riferimento
(categorie es. imprenditori, oppure rapportarsi alle attività es.
internazionalizzazione; altra scelta sarà se inserire o no il personale fra
gli stakeholders)
Occorre determinare quali sono le attività interne oggetto della
rendicontazione: sicuramente didattica e ricerca. Forse, in alcuni casi,
anche i servizi amministrativi?
Il tutto deve formare una sorta di matrice esplicativa in grado di
strutturare la redazione del bilancio sociale e di facilitare la lettura
dell’interlocutore esterno
Come organizzare il bs di Unife
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Occorre individuare il gruppo di controllo a cui demandare la definizione
degli ambiti, degli indicatori, degli stakeholders: gruppo di vertice
politico
Occorre individuare il gruppo dei ‘misuratori’, cioè di coloro che si
dedicano a raccogliere gli indicatori: gruppo degli amministrativi e dei
tecnici (gruppo operativo)
Occorre dotarsi di una consulenza esterna, esperta di bs, che ci offra:
formazione, sostegno ‘tecnico’ in merito alla definizione degli standard
da utilizzare, monitoraggio durante la realizzazione, avvallo finale
Occorre dotarsi di un redattore: al momento al nostro interno un carico
di lavoro sul versante degli ep e dei dirigenti non è pensabile
Occorre dotarsi di un board di advisor che legittimi il modello che
metteremo a punto come riferimento per il sistema universitario (non è
fondamentale, ma comunque di interesse, soprattutto se abbiamo
l’ambizione di aiutare il sistema nel suo insieme)
Occorre individuare coloro che si esprimono sul bs: stakeholders
riconosciuti dalla società aventi ruoli importanti di riferimento, che
leggono e dicono la loro sui contenuti presenti nel bilancio sociale,
magari anche lasciando qualche suggerimento
ATTENZIONE!
E’ fondamentale avere una consapevolezza: chi intraprende la
strada del bs deve avere chiaro che è senza ritorno, pena
rompere il patto con gli stakeholders. E’ uno strumento che, non
solo richiede metodo per chi lo propone, ma crea anche relazioni
e soprattutto aspettative. Fare una sola edizione, oppure farne a
‘singhiozzo’ depotenzia, limita, fors’anche lascia una immagine
non del tutto positiva del proponente. Viceversa il dare continuità
consente di entrare sempre più in relazione con il mondo esterno
affinando, di anno in anno, gli strumenti di comunicazione che
possono affrontare non solo indicatori quantitativi ma anche
qualitativi.
Concretamente
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Gruppo di controllo: referente prorettore, partecipanti: presidente nucleo di
valutazione e vicepresidente del consiglio della ricerca, prof.ssa E. Vagnoni,
preside di medicina, consulente
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Gruppo operativo: referente direttore amministrativo, partecipanti: i vertici della
ripartizione audit, vice direttore amministrativo, responsabile ripartizione
personale, responsabile ripartizione ricerca, responsabile ufficio segreteria
didattica di medicina, un segretario amministrativo di coordinamento,
resposnabile ufficio organi, responsabile ufficio tecnico, responsabile ufficio
legale + redattore
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Consulenza: prof. M. Frey, ordinario di Economia e Gestione delle Imprese alla
Scuola Sant’Anna di Pisa
Redattore: dott.ssa M. Melis, ricercatrice presso lo IEFE Bocconi
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Board Advisor: dott. G. Fiegna (CNVSU), dott.ssa O. Marcellini (MIUR), prof. A.
Cammelli (Alma Laurea),dott. G. Colpani (Area SP Trieste)
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Commentatori: la definizione rimane in capo al Rettore
Tempi
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E’ opportuno lavorare sulla base del bilancio consuntivo 2006 la cui
approvazione è prevista nel mese di maggio
Da aprile a maggio attività iniziale di formazione del gruppo operativo e
di contatto e definizione dei soggetti interessati
Da maggio a luglio identificazione degli indicatori e loro condivisione
Da agosto a settembre prime bozze da parte del redattore ed invio ai
commentatori esterni
Nel mese di ottobre chiusura del lavoro e stampa finale
Presentazione del bs all’inaugurazione dell’a.a. 2007/08
I tempi sono stretti per dare il senso di marcia chiaro e preciso. Ciò
lascia margine agli eventuali (e a volte indispensabili) slittamenti dei
tempi
Gli advisors seguiranno passo dopo passo i lavori. Durante la fase di
redazione saranno inevitabilmente meno coinvolti. Può essere
opportuno che si pronuncino fra i commentatori
Risorse
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Consulenza: E. 5.000 cap. formazione +
ospitalità
Redazione: E. 10.000 cap. consulenza +
ospitalità
Stampa: in relazione al numero di pagine,
colori e foto
Ospitalità: per i membri del board advisor (in
relazione al loro impegno su Ferrara)