Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
-1-
PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•in formato PDF
•entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
•con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
-2-
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione)
Istituto d’Istruzione Superiore “Filippo Bottazzi”
Firma del responsabile della candidatura
Franco Fasano
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
LA SFIDA DEL MIGLIORAMENTO
Responsabile:
Cognome: Fasano Nome: Franco
Telefono: 0833502896 E-mail: [email protected]
Ruolo: Dirigente scolastico
Referente:
Cognome: Mengoli Nome: Alessandra
Telefono: 0836562300 E-mail: [email protected]
Ruolo: Responsabile Gestione Qualità
Durata dell’intervento in mesi : 12 mesi
Periodo di realizzazione:
da 7/1 /2009
a 7/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
 Ammontare complessivo: €7000 di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€ 7000
 Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
-4-
SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
x
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
x piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
x
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
x risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
sì, in corso
x sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Il Piano si inserisce in un più ampio quadro di azioni di miglioramento programmate per l’anno
scolastico 2008/2009 e scaturite dalle carenze emerse a seguito dell’indagine di customer
satisfaction, finalizzata ad indagarne i cinque parametri fondamentali (affidabilità, capacità di
risposta, capacità di rassicurazione, empatia e aspetti tangibili), la cui percezione ha permesso di
mettere in evidenza i punti di forza e quelli di debolezza del servizio offerto.
Nello specifico si è fatto riferimento alle seguenti aree: “strutture e organizzazione”,
“comunicazione e relazioni”, “didattica”, “esiti finali in termini di aspettative e obiettivi”, con
specifico attenzione ai seguenti indicatori:
-cura delle condizioni ambientali dell’Istituto;
-grado di completezza, chiarezza e rappresentatività dell’Offerta formativa della scuola e della sua
struttura organizzativa nell’opuscolo del POF;
-tempestività e chiarezza nella circolazione dell’informazione;
-strutturazione dell’orario settimanale delle lezioni e rispondenza alle esigenze didattiche;
-5-
-oggettività e imparzialità dei criteri di valutazione
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
x carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_________________________________________________________
1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Il piano di miglioramento riguarda sia l’area dei Servizi Generali Amministrativi che quella della Gestione del personale docente. Esso mira ad un miglioramento del servizio erogato (a livello amministrativo nel primo caso e formativo nel secondo), sia per ridurre il gap tra qualità attesa e qualità
erogata, sia per far dialogare il più possibile la pianificazione strategica con la programmazione
operativa, che per avanzare nella logica del miglioramento continuo che mira all’eccellenza. Nell’area dei Servizi Generali Amministrativi, esso tende (in parte) a migliorare il servizio erogato dalle
segreterie didattica ed amministrativa per soddisfare (le esigenze) la domanda reale e quella potenziale degli utenti interni ed esterni (tempistica efficace nell’emissione di documenti, aggiornamento dei dati, competenza nella gestione dei software, funzionalità e fruibilità della modulistica,
reperibilità e rintracciabilità delle informazioni, semplificazione, accesso, adeguato grado di cortesia e accoglienza, sostenibilità ed efficacia degli orari di apertura al pubblico). Nell’ambito della Gestione del personale esso tende (in parte) a migliorare, in termini di efficacia ed efficienza, il piano
programmatico e il conseguente operato (le azioni) dei docenti responsabili delle relative Aree :
AREA1: Gestioni del piano dell'offerta formativa; AREA2: Sostegno al lavoro dei docenti; AREA3:
Interventi e servizi per studenti ; AREA4: Realizzazione di progetti formativi d'intesa con enti ed
istituzioni esterni alla scuola; AREA5: Comunicazione interna ed esterna (coerenza tra priorità d’intervento emerse dall’indagine sui bisogni e le attività programmate, implementazione di competenze specifiche nel condurre delle azioni mirate, utilizzo di strategie e strumenti efficaci, coerenza tra
obiettivi programmati e risultati conseguiti). Da tale intervento l’amministrazione intende dare prova
della coerenza del servizio erogato rispetto alla propria mission: “saperi, esperienze, tecnologia ed
innovazione”.
2ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
x utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
x responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
x personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
-6-
Tale coinvolgimento è stato garantito in fasi progressive:
-gli utenti interni (personale docente e non docente, alunni) ed esterni (famiglie) sono stati
invitati a compilare il questionario di gradimento, al fine di evidenziare eventuali aree di
criticità e le priorità per l’implementazione del servizio;
-sono stati organizzati incontri specifici per singola area con i responsabili del settore, ai fini
della pianificazione degli interventi, sulla base delle priorità segnalate dagli utenti. Tali
incontri sono stati presieduti dal Dirigente Scolastico, dal DSGA e sono stati coordinati
dalla Funzione Responsabile per la Qualità.
-sono stati predisposti incontri congiunti tra la Dirigenza, il DSGA, la FRQ, i responsabili
delle diverse aree e il personale interessato alla realizzazione dell’intervento, per una
individuazione condivisa di azioni, strumenti, risorse, risultati e impatti attesi del Piano di
Miglioramento 2008/2009, conformemente alla logica del miglioramento continuo già da
anni adottata dall’Istituto.
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
x dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
Percentuale di risposte negative emerse nei questionari rivolti al personale docente e non
docente, agli alunni ed alle famiglie. Risultati dei focus area organizzati nelle diverse sedi
dell’Istituto ai fini della raccolta, auditando alunni e genitori, di dati riferibili a punti di forza, punti
di debolezza, proposte di miglioramento.
x dati di funzionamento (specificare quali):
L’osservazione in situazione ha fornito elementi di analisi del problema (analisi dei dati emersi
in relazione a: rispetto dei tempi massimi per l’emissione di documenti, nr. di reclami pervenuti;
nr. di errori rilevati su documenti, nr di rilievi di non conformità pervenuti. )
x Altro (specificare)
aree di carenza emerse in sede di autodiagnosi attraverso l’utilizzo del modello Caf; punti di
debolezza dettagliati nel Rapporto di Valutazione pervenuto a seguito della Verifica on site,
eseguita dal team di valutatori nell’ambito del Premio Qualità per le Amministrazioni Pubbliche.
-7-
TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
x
del problema:
x cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
x
del risultato:
x controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
x gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
-8-
1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Nell’area dei Servizi Generali Amministrativi, il piano ha la finalità (per i servizi generali
amministrativi ) di ottenere maggiore accessibilità, empatia, cortesia, professionalità, efficacia nella
comunicazione (efficace) del servizio erogato. Per la gestione del personale docente il Piano mira
alla definizione, per ogni incarico, di responsabilità, di obiettivi misurabili o osservabili da
raggiungere e delle relative modalità operative.
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
Per i servizi generali amministrativi il Piano tende nello specifico a:
• innalzare il livello di competenza e professionalità degli operatori nelle segreterie, già
individuati attraverso un’aprioristica attenta strategia di allocazione delle risorse umane,
attraverso
-una formalizzazione tempestiva dell’assetto delle segreterie con attribuzione di funzioni e
mansioni;
-incontri quadrimestrali tra DS, DSGA, RGQ e assistenti amministrativi per meglio sensibilizzare e
coinvolgere le funzioni al rispetto dei compiti assegnati, alle relative responsabilità, alla
condivisione e ai fattori di qualità;
• assicurare maggiore accessibilità al pubblico, attraverso
- garanzia di due giornate di apertura pomeridiana al pubblico;
-disponibilità a trattare tempestivamente, anche al di là degli orari di apertura al pubblico delle
segreterie, i casi ritenuti urgenti;
-formazione specifica erogata al personale a contatto con il pubblico per favorire: tempestività
delle comunicazioni (a mezzo di contatto telefonico e/o via e-mail); completezza, correttezza ed
esaustività delle informazioni erogate (corrette sulla scuola), acquisizione e follow up delle
richieste pervenute di prendere nota delle richieste e di smistarle agli interessati e deve essere
identificato dal cartellino;
• garantire una comunicazione efficace, attraverso
- immediata identificazione degli operatori a mezzo di badge
-alimentazione di adeguati flussi di informazione (arricchire l’informazione) nelle aree di accesso al
pubblico, ai fini della prevenzione di situazioni di obsolescenza;
-diffusione della conoscenza a tutto il personale del pacchetto ministeriale Sidi e del protocollo
elettronico.
Per la gestione del personale docente il Piano tende nello specifico a:
• definire, per ogni incarico, responsabilità ed obiettivi misurabili o osservabili da raggiungere
e le relative modalità operative, attraverso le seguenti azioni:
-tutte le nomine dettaglieranno le responsabilità che saranno valutate, tramite questionari e
interviste, alla fine dell’anno;
-i direttori di sede e le funzioni strumentali di sostegno agli alunni incontreranno, a inizio d’anno, i
rappresentanti degli alunni per informare sulle modalità delle loro riunioni;
-le funzioni strumentali di sostegno agli alunni e i coordinatori di classe monitoreranno e
sosterranno le riunioni della componente alunni;
-il coordinatore di classe e la funzione strumentale Comunicazione interna ed esterna
controlleranno periodicamente la tenuta del raccoglitore delle informazioni rivolte agli alunni per
garantire tempestività e chiarezza comunicativa;
-le funzioni strumentali di sostegno agli alunni e i coordinatori di classe solleciteranno i
rappresentanti degli alunni ad una più assidua partecipazione ai consigli di classe, ai consigli di
istituto e alla giunta esecutiva, luoghi decisionali.
1.4 Descrivere i risultati attesi
-9-
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento
Per i servizi generali amministrativi si attende un miglioramento nella funzionalità degli uffici in
termini di competenza , efficacia, efficienza e soddisfazione del personale, dei clienti e del territorio
e per il personale docente miglioramento nella gestione delle attività di propria competenza per
accrescere la soddisfazione del cliente.
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
Si investirà sulla formazione del personale docente e non docente. Si attiveranno corsi di
formazione sulla comunicazione, sulla gestione della documentazione, sull’utilizzo del protocollo
informatico e del pacchetto ministeriale SIDI, sulla metodologia di lavoro considerando ogni attività
come processo con elementi in entrata, regole e controlli, elementi in uscita.
- 10 -
- 11 -
2LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività
Fasi
1
2
3
4
Attività
Output attesi
Indicatori di realizzazione
attribuzione tempestiva di mansioni e funzioni agli assistenti amministrativiconoscenza
deinotifica ad ogni assistente
con indicazione degli obiettivi di miglioramento
compiti assegnatiamministrativo del Piano Annuale
e degli obiettivi didelle Attività con indicazione
miglioramento
degli obiettivi di miglioramento
coinvolgimento alpercentuale di partecipazione agli
incontri trimestrali tra Dirigente scolastico, Direttore dei servizi generalirispetto
deiincontri programmati sul totale
amministrativi e Responsabile per la gestione della qualità e assistenticompiti assegnatidegli assistenti amministrativi
amministrativi
e
alle
relativecoinvolti
nel
piano
di
responsabilità
miglioramento
miglioramento
delle competenzepercentuale in aumento/ delle
attivazione di corsi di formazione per gli assistenti amministrativi sudegli
assistentirisposte positive, rispetto all’a.s.
comunicazione , gestione della documentazione, utilizzo del protocolloamministrativi
2007/08,
riscontrabile
nei
informatico e del pacchetto ministeriale SIDI
con
riduzionequestionari rivolti ai docenti, non
della
tempisticadocenti,
alunni
e
genitori
necessaria
relativamente al funzionamento
all’espletamento delle segreterie d’Istituto.
delle pratiche
conoscenza
dei
compiti assegnati
e degli obiettivi di
attribuzione tempestiva di mansioni e funzioni ai docenti responsabili di areamiglioramento
notifica
ad
ogni
docente
con indicazione degli obiettivi di miglioramento
responsabile di area della nomina
con indicazione dei compiti e
coinvolgimento aldegli obiettivi di miglioramento
rispetto
dei
compiti assegnati
- 12 -
5
6
7
e
alle
relative
incontri trimestrali tra Dirigente scolastico, Responsabile per la gestione dellaresponsabilità
qualità e docenti responsabili di area
percentuale di partecipazione agli
incontri programmati sul totale
miglioramento
dei docenti responsabili di area
nella
gestionecoinvolti
nel
piano
di
delle attività damiglioramento
parte dei docenti
responsabili
di
attivazione di corsi di formazione per i docenti responsabili di area sulla area
gestione di un processo
grado di soddisfazione espresso
circolazione
piùnei questionari rivolti a docenti,
ampia
dinon docenti, alunni e genitori e
informazione
enelle interviste sulla gestione
riduzione
didelle attività da parte dei docenti
afflusso
nelleresponsabili di area
segreterie
in
arricchimento della informazione nelle aree di accesso al pubblico e aperturamattinata
pomeridiana ( due pomeriggi ) al pubblico delle segreterie
percentuale in aumento rispetto
all’a.s. 2007/08 nei questionari ai
docenti, non docenti, alunni e
genitori sul funzionamento delle
segreterie d’Istituto e sulla
informazione rivolta agli alunni
- 13 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Target
conoscenza
dei
compitinotifica ad ogni assistente100% entro il 20 gennaio
assegnati e degli obiettivi diamministrativo
del
piano2009
miglioramento
annuale delle attività con
indicazione degli obiettivi di
miglioramento
x 100
coinvolgimento al rispetto deipercentuale di partecipazione80% di presenza degli
compiti assegnati e alle relativeagli incontri programmati sulassistenti amministrativi
responsabilità
totale
degli
assistentiagli incontri
amministrativi
coinvolti
nel
piano di miglioramento
x 100
conoscenza
dei
compitipercentuale in aumento rispetto10% in più
assegnati e degli obiettivi diall’a.s. 2007/08 nei questionari ai
miglioramento
docenti, non docenti, alunni e
genitori
sul funzionamento
delle segreterie d’Istituto.
X 100
conoscenza
dei
compitinotifica
ad
ogni
docente100% entro il 20 gennaio
assegnati e degli obiettivi diresponsabile di area della2009
miglioramento
nomina
con indicazione dei
compiti e degli obiettivi di
miglioramento
x 100
coinvolgimento al rispetto deipercentuale di partecipazione80% di presenza dei
compiti assegnati e alle relativeagli incontri programmati suldocenti responsabili di
responsabilità
totale dei docenti responsabiliarea agli incontri
di area coinvolti nel piano di
miglioramento
x 100
miglioramento nella gestionesoddisfazione nei questionari ai70% di pareri “sono molto
e
“sono
delle attività da parte dei docentidocenti, non docenti, alunni ed’accordo”
d’accordo”
sulla
gestione
responsabili di area
genitori e nelle interviste sulla
gestione delle attività da partedelle attività da parte dei
dei docenti responsabili di area docenti responsabili di
area
x 100
circolazione
più
ampia
dipercentuale in aumento rispetto10% in più
informazione e riduzione diall’a.s. 2007/08 nei questionari ai
afflusso nelle segreterie indocenti, non docenti, alunni e
mattinata
genitori
sul funzionamento
delle segreterie d’Istituto e sulla
informazione rivolta agli alunni
x 100
3LE RISORSE UMANE COINVOLTE
- 14 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
x Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
35
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Compiti
Gg/impegno
Dirigente scolastico Responsabile
del
piano
di100 ore tra gennaio
miglioramento. Coordina tutte le attivitàe dicembre 2009
e individua i responsabili della
formazione
Direttore dei serviziGestisce i rapporti con i propri settori e80 ore tra gennaio e
generali
prepara obiettivi e risultati
dicembre 2009
amministrativi
Responsabile per laReferente del piano di miglioramento. 80 ore tra gennaio e
Gestione
dellaSi rapporta con il dirigente scolasticodicembre 2009
Qualità
per la definizione degli obiettivi per la
gestione del personale docente e la
misurazione dei risultati e si interfaccia
con il direttore dei servizi generali
amministrativi
per
verificare
l’andamento dei settori.
Responsabili
diSi rapportano con i dirigenti per la15 ore ognuno tra
settore
(didattico,definizione degli obiettivi di settore e lagennaio e dicembre
amministrativo,
misurazione dei risultati
2009
protocollo e progetti
e contabilità)
Collaboratori
delGestiscono i rapporti con i docenti e15 ore ognuno tra
dirigente scolasticopreparano obiettivi e risultati.
gennaio e dicembre
e direttori di sede
2009
Responsabili dellaErogano i corsi di formazione15 ore ognuno tra
formazione
rispondendo ad ogni esigenza egennaio e dicembre
ricercando soluzioni adeguate
2009
Addetto
ufficioSegue le pratiche amministrative per lo10 ore tra gennaio e
personale
svolgimento dei corsi
dicembre 2009
Funzione
Tutoraggio dei corsi di formazione per i10 ore tra gennaio e
strumentale
didocenti responsabili di area
dicembre 2009
sostegno ai docenti
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
E’ previsto il coinvolgimento di:
di
altri
- 15 -
soggetti
(personale
di
altri
uffici
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
-Commissione Qualità e di Autovalutazione: n. 10 docenti, coadiuvati dalla Funzione RGQ,
procederanno a verificare i risultati intermedi e finali, attraverso la raccolta l’analisi e la sintesi dei
relativi dati.
-un assistente tecnico, con il compito di risolvere tempestivamente eventuali problemi tecnici
nelle segreterie dell’Istituto e facilitare l’utilizzo del protocollo elettronico e del pacchetto
ministeriale SIDI.
- 16 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
4LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Le sole collaborazioni sono con i formatori che terranno i corsi di formazione per gli assistenti
amministrativi e i docenti.
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
Non sono previste consulenze.
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
E’ necessario un presidio da parte delle posizioni a più alta responsabilità nell’Istituto: Dirigente
scolastico, Direttore dei servizi generali amministrativi, Responsabile per la Gestione della Qualità
e collaboratori del Dirigente scolastico.
Il Direttore dei servizi generali amministrativi si raccorderà con i responsabili di settore, la
Responsabile per la Gestione della Qualità si interfaccerà con tutti i componenti del gruppo di
lavoro e i collaboratori del Dirigente scolastico si raccorderanno con i docenti responsabili di area.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Il coordinamento delle attività avverrà in incontri individuali e congiunti con i componenti del
presidio dell’intervento al fine di raccordare le attività e verificare lo stato di avanzamento del piano
di miglioramento. Di tali incontri si produrranno note informative tempestivamente diffuse ai
componenti del gruppo di lavoro.
- 17 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione il gruppo di lavoro si riunirà con
cadenza bimestrale e nel caso in cui nella verifica si registrerà uno scostamento rispetto ai risultati
attesi si attueranno tempestive azioni correttive.
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
La comunicazione dell’intervento è intesa quale azione strategica a supporto del buon esito dello
stesso ed ha un carattere sia funzionale che proattivo. I dati raccolti nelle diverse fasi di
monitoraggio/rilevazione vengono in primo luogo portati a sintesi e discussi in sede di
Commissione di Autovalutazione, per poi essere successivamente presentati e commentati dalla
FGQ in sede di Collegio dei Docenti, nell’ambito delle riunioni interfunzionali ed in occasione degli
incontri previsti per il personale ATA. La conoscenza capillare dei dati da cui scaturiscono le
priorità d’intervento e la formalizzazione delle azioni di miglioramento, garantisce il consolidarsi
della consapevolezza delle stesse da parte di tutto il personale e favorisce il coagularsi delle
energie a sostegno delle professionalità direttamente impegnate a dare attuazione al Piano di
Miglioramento. Il Personale coinvolto nelle azioni di miglioramento viene impegnato con
sistematicità in focus groups coordinati dalla FRQ ed è chiamato ad un reportistica sistematica alle
figure dirigenziali sugli stadi di avanzamento delle attività. In fase successiva all’attuazione del
Piano di Miglioramento è prevista una nuova indagine (secondo modalità diversificate ed integrate:
questionari, focus area, focus group, ecc.), per verificare la misura in cui la domanda iniziale risulta
soddisfatta. La comunicazione ex ante, in itinere ed ex post costituisce, pertanto, il motore della
conoscenza, dei processi decisionali, della crescita e dell’innovazione.
A livello esterno la comunicazione del Piano di Miglioramento, delle relative azioni, così come della
politica per la Qualità in generale, è attuata in occasione dei numerosi incontri, sia formali che
informali, con le autorità e con gli altri attori del tessuto economico e culturale del territorio, che
l’Istituto tiene con sistematicità, avendo abbracciato la logica di governance, anche in qualità di
soggetto partner nell’Area Vasta di Castrano (che coinvolge 60 comuni del territorio):
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si
dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell’iniziativa.
Le principali criticità consistono, per quanto riguarda i servizi generali amministrativi, in un elevato
grado di turnover degli assistenti amministrativi (mediamente quantificabile intorno al 40%), che
impedisce una stabilità delle professionalità negli uffici ed impone azioni mirate di capitalizzazione
della conoscenza e del know-how; mentre per quanto riguarda la gestione del personale docente
fattori critici sono costituiti dalla necessità di far acquisire ai docenti responsabili di area una
metodologia di lavoro innovativa, di indirizzare le loro attività nella logica del controllo e del
governo dei processi e delle azioni ai fini del raggiungimento di determinati obiettivi e di una
misurazione e valutazione oggettiva in itinere ed ex post del proprio operato.
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano.
- 18 -
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Fase
1
Nome attività
Comunicazione
risultati attesi
dell’intervento
e
LA SFIDA DEL MIGLIORAMENTO
gen
feb
mar
apr
mag giu
09
09
09
09
09
09
dei x
lug
09
ago
09
set
09
ott
09
nov
09
dic
09
Diffusione del piano di miglioramento a tutti i livelli
Conoscenza dei componenti del gruppo di lavoro a tutti i
livelli
2
Attribuzione di incarichi e conoscenza
obiettivi di miglioramento
x
Predisposizione piano annuale delle attività e sua
diffusione
Predisposizione nomine
3
Coinvolgimento e condivisione
4
Formazione assistenti amministrativi
5
Formazione docenti
6
Erogazione servizio docenti funzioni
strumentali
Erogazione
servizio
assistenti
amministrativi
Rilevazione soddisfazione degli utenti
interni ed esterni
7
8
Incontri trimestrali tra DS, DSGA, RGQ,
responsabili di area e assistenti amministrativi
x
docenti
Corsi di formazione su:
-comunicazione
-gestione della documentazione
-utilizzo del protocollo informatico e del pacchetto
ministeriale sidi
Corsi di formazione su.
-gestione di un processo
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
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Somministrazione questionari di gradimento e interviste
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Comunicazione dei risultati raggiunti
Note informative
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