PIANIFICAZIONE
GUIDA AL PENSIERO STRATEGICO, ALLA PREPARAZIONE E AL
RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI
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Spesso, nello sforzo di trasmettere il messaggio di recupero
e offrire un servizio efficiente, le comunità di NA devono
affrontare delle sfide. Si tratta di problemi ricorrenti che si
ripresentano puntualmente durante le riunioni di servizio.
La pianificazione rappresenta la soluzione tanto attesa ai
problemi più comuni.
PROBLEMA - Mancanza di fluidità nelle comunicazioni tra le strutture di servizio. I
servitori di fiducia non sanno come redigere le relazioni e come organizzare le
informazioni da comunicare. Non esiste un flusso circolare tramite il quale le
informazioni passano dal livello mondiale, zona, regione e area fino ai gruppi, e
viceversa.
PROBLEMA - Ristrettezza di risorse finanziarie per i servizi locali individuati. I gruppi
non inviano i propri contributi economici e, per coprire le spese, i servitori di fiducia
devono contare sul contributo per la convention annuale. Nessuno si chiede "Cosa
succede se la convention perde denaro?"
I fondi di NA devono essere usati per promuovere il
nostro scopo primario e devono essere impiegati
responsabilmente.
I Dodici Concetti per il servizio in NA
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LA PIANIFICAZIONE AIUTA A
TRASMETTERE IL MESSAGGIO
al dipendente che soffre ancora. NA era lì quando volevamo smettere di
usare. Con la pianificazione, siamo certi che, in futuro, il nostro messaggio
raggiungerà tutti i dipendenti che vogliono ottenere il recupero dopo la
dipendenza attiva.
SCANNING
PERCHÉ PIANIFICARE?
È semplice, la pianificazione rende più efficienti i servizi e ci permette di
lavorare per un obiettivo comune. Il documento Una visione per il
servizio in NA ci ricorda che dobbiamo sforzarci di cooperare in uno
spirito di unità e collaborazione, per sostenere i gruppi nel trasmettere
il messaggio di recupero.
Abbiamo un obiettivo comune: trasmettere al meglio il messaggio di
recupero. La pianificazione dei servizi NA impone di pensare in
anticipo, prendersi il tempo necessario per preparare e sviluppare i
piani d'azione per il raggiungimento degli obiettivi individuati. Il primo
passo della pianificazione può essere individuare i problemi che limitano
la nostra capacità di fornire servizi efficienti in maniera costante.
SERVIZI PIÙ EFFICIENTI GRAZIE ALLA PIANIFICAZIONE
La capacità di comunicare in maniera efficace è una qualità molto
apprezzata nel servizio di NA. La mancanza di fluidità nelle comunicazioni
può compromettere la nostra capacità di trasmettere il messaggio di
recupero in modi diversi. Grazie alla pianificazione, possiamo trovare tante
soluzioni per migliorare i servizi.
Ad esempio, l'elenco delle riunioni va aggiornato costantemente. Se il
rappresentante di gruppo non comprende in che modo trasmettere le
informazioni relative alla riunione o come apportare le necessarie
modifiche a un sito Web, le informazioni su luogo e data di una riunione
risulteranno obsolete. La conseguenza è che i nuovi venuti non riescono a
trovare le riunioni, i centri di recupero locali non sanno dove incontrare gli
assistiti pertanto, in definitiva, non siamo riusciti a trasmettere il messaggio.
Le soluzioni possono essere diverse. Si potrebbe creare un modulo
utilizzato dai rappresentanti di gruppo per inviare gli aggiornamenti delle
riunioni. Ciò può avvenire online, se è disponibile un indirizzo e-mail,
oppure attraverso una struttura di servizio. Se il modulo viene distribuito
ai gruppi con regolarità, viene comunicata la scadenza del lavoro di stampa
per la pianificazione e ai gruppi viene lasciato tempo sufficiente per
rispondere, si possono mantenere sempre aggiornate le informazioni sulla
riunione. La stessa può essere inserita in ogni edizione del nuovo elenco
delle riunioni e riportata precisamente sul sito Web. La pianificazione
permette di individuare un problema, come le imprecisioni negli elenchi
delle riunioni, e scegliere un'azione correttiva.
Potrebbe apparire come un'operazione troppo complessa, ma la
pianificazione può essere suddivisa in parti più gestibili. Non può essere
ottenuta in una sola volta. Come per il recupero personale, ciò che conta sono
i progressi, non la perfezione!
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Uno sguardo ai servizi e uno alla
comunità
Di norma, la pianificazione inizia con
la raccolta di informazioni sulle
esigenze della comunità di NA locale,
della struttura di servizio e della
società civile (paese, città, nazione).
La definiamo "scanning". Esaminiamo
con attenzione i servizi di base già
forniti dalle comunità locali. Lo
scanning mira a rilevare i punti di
forza e i punti deboli dei servizi
esistenti, al fine di scoprire nuove
opportunità nella prestazione del
servizio. Questo ci impone di
osservare attentamente le modalità
di funzionamento delle strutture di
servizio e capire in che modo NA
può andare incontro alle esigenze
della comunità sociale. Raccogliamo
informazioni utili da parte di membri,
gruppi e strutture di servizio, oltre
che da professionisti e associazioni
che operano nel sociale.
UNO SGUARDO AI SERVIZI...
Raccogliamo l'opinione dei membri e
dei gruppi in merito ai servizi e
valutiamo le modalità con cui questi
vengono forniti dai comitati. Ciò è
possibile adottando strategie diverse.
Possiamo utilizzare uno strumento per
gli inventari, come l'inventario dei
servizi, l'inventario di gruppo o le
domande del Manuale del gruppo.
Può accadere che alcune strutture di
servizio abbiano sviluppato un proprio
strumento. Se si utilizza come
strumento un inventario, il gruppo di
lavoro deve raccogliere le risposte e
mettere tali dati a disposizione dei
(continua alla pagina successiva)
prima della sessione di pianificazione. In
alternativa a quest'ultima, in alcune
strutture di servizio è possibile tenere una
sessione di brainstorming o una
discussione aperta.
Facciamo lo scanning raccogliendo le
opinioni di tutti i membri e dei servitori di
fiducia. Il loro apporto sarà il punto di
partenza per la pianificazione. Iniziamo a
valutare l'efficienza dei servizi
semplicemente ascoltando e prendendo
atto dei giudizi dei membri e dei servitori
di fiducia.
Durante tale valutazione, teniamo in
particolare considerazione i servizi di base
esistenti, come O&l, PI/PR e i servizi
telefonici. Teniamo in debito conto il
budget del singolo comitato e analizziamo
la modalità di assegnazione dei fondi. È
importante sapere quanto spendiamo per
servizi come la letteratura di NA per i
comitati di O&I, i poster informativi sugli
autobus, gli elenchi delle riunioni per i
servizi telefonici di NA e i fondi per la
riserva prudente o agli accantonamenti
per l'avvio di attività, tra cui le convention.
Durante lo scanning abbiamo
l'opportunità di capire quali servizi sono
superati o non più funzionanti, iniziando
così a trovare delle soluzioni.
Potendo raccogliere informazioni di tanti
tipi da prospettive diverse, esaminiamo,
anziché mettere in discussione, il valore
delle idee o ci impegniamo a sostenere un
ambito di servizio piuttosto che un altro.
Mostriamo un atteggiamento di apertura
verso le idee di tutti sui punti di forza e i
punti deboli della struttura di servizio e
dei comitati, dei servitori di fiducia e delle
scelte finanziarie. Prendiamo anche in
esame le aree carenti o i casi in cui non si
dà risposta a un bisogno particolare della
comunità.
CHI SI OCCUPA DELLA PIANIFICAZIONE?
Qualsiasi membro che desideri ottenere un servizio più efficiente. La
pianificazione può essere fatta da gruppi, aree, zone, comitati e servizi
mondiali.
Tutti i membri possono prendere parte a questo processo. Si incoraggiano i
servitori di fiducia e gli altri membri a collaborare: può trattarsi di un ente
amministrativo, un gruppo di lavoro, di membri anziani, delegati regionali o
un gruppo variegato di servitori di fiducia.
Inizialmente, la pianificazione si concretizza nella raccolta di idee e spunti di
riflessione sui servizi. È importante valutare i servizi di base offerti dalle
comunità locali, come ospedali e istituti, informazioni pubbliche/pubbliche
relazioni, servizi telefonici e attività. Poniamoci la domanda "Questi comitati
stanno ancora fornendo servizi importanti o continuano a operare per
inerzia facendo quello che hanno sempre fatto?" Non ci poniamo limiti;
prendiamo in considerazione nuove idee ed esaminiamo gli ambiti di
servizio esistenti ancora migliorabili. Tutti i punti di vista vengono presi in
esame. L'obiettivo è creare uno scambio fluido di idee, divertendosi! Un
servizio divertente è anche interessante, e i membri sono entusiasti di
vivere un'atmosfera gradevole durante la pianificazione.
Iniziamo assegnando una persona o un gruppo ristretto al coordinamento
delle attività di pianificazione. È un tassello fondamentale del processo di
pianificazione. Tutti possono partecipare, ma una pianificazione efficace
richiede il lavoro di un responsabile o un piccolo gruppo di lavoro.
SERVIZI PIÙ EFFICIENTI GRAZIE ALLA PIANIFICAZIONE
Tutte le attività di servizio devono essere motivate dal desiderio di
trasmettere al meglio il nostro messaggio al dipendente che soffre ancora, ma
ciò implica investimenti. Se la struttura di servizio non dispone di risorse
finanziarie sufficienti, non sarà in grado di acquistare la letteratura e fornire i
servizi.
Ad esempio, i contributi economici del gruppo sono poco consistenti e, per
ottenere finanziamenti, la struttura di servizio deve contare sulla convention.
Per via della lacunosa pianificazione da parte della struttura di servizio, i
comitati di O&I non dispongono della letteratura da portare alle istituzioni
quando necessario.
Nell'ambito del processo di pianificazione, la struttura di servizio calcola
quanto denaro sia necessario annualmente per la letteratura. Se si ha un
obiettivo chiaro, è possibile definire un budget. Ciò permette alla struttura di
quantificare il contributo che ciascun gruppo deve apportare mensilmente per
raggiungere l'obiettivo, informandone debitamente il gruppo interessato. Si
tratta di un'azione che ci dà la certezza che la letteratura continui a
raggiungere coloro che cercano il recupero ma non possono partecipare alle
riunioni, nonché ai professionisti che devono interagire con i dipendenti.
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COME SI PIANIFICA?
Fare della pianificazione una priorità. È possibile
prevedere le gratificazioni e i vantaggi derivanti da servizi
più efficienti in un'area, una regione o una zona.
Scegliere un gruppo di lavoro o un coordinatore.
Tenere una discussione all'interno della struttura di
servizio per stabilire se, ai fini della pianificazione, sia
meglio definire un gruppo di lavoro o un coordinatore.
Volontà, anzianità di servizio e capacità di portare a
termine i compiti sono qualità preziose per chi dei
servitori di fiducia desideri assumersi questa responsabilità.
Sviluppare degli obiettivi per risolvere le
questioni più urgenti. Decidere in che modo
procedere per risolvere i problemi.
Valutare le risorse disponibili. Una soluzione o
un traguardo possono essere proficui solo se
esistono le necessarie risorse, umane o finanziarie.
Raccogliere idee, spunti, argomenti e opinioni.
Questo insieme di azioni è spesso definito "scanning". Con
tale termine ci si riferisce al processo di guardare sia
all’interno di NA, valutando l'efficienza dei servizi offerti,
che all’esterno, verso la società civile, per capire dove può
essere necessario il nostro aiuto. Coinvolgendo tanti
membri nella raccolta dei suggerimenti, beneficiamo di una
più ampia prospettiva.
Mettere insieme tutte le idee e gli spunti, per poi
fare una sessione di "brainstorming" e individuare
tutti i punti eventualmente tralasciati. Questo ci
Stabilire chi deve occuparsi della soluzione e
dei piani d'azione. In parole semplici, un piano
d'azione è l'insieme delle fasi necessarie per
raggiungere l'obiettivo. Il piano può essere
sviluppato da un gruppo di lavoro, un comitato o
una struttura di servizio. Ad esempio, se l'obiettivo è
creare comunicazioni efficienti, è consigliabile che i
membri coinvolti nel piano d'azione sappiano come
creare i report per le informazioni sui servizi.
Monitorare e valutare il lavoro svolto. Il gruppo
consente di non trascurare nessuna questione ed essere
certi di aver compreso a fondo tutte le questioni
evidenziate.
Stabilire le priorità. Non possiamo fare tutto e subito.
Assegnare le priorità significa decidere cosa è più
importante per offrire servizi migliori. Alcune questioni
salteranno agli occhi come più urgenti. Esaminiamo tutti i
casi e ne definiamo l'ordine di importanza rispetto alla
capacità di trasmettere al meglio il messaggio di recupero.
o il comitato che sviluppa e mette in pratica il piano
d'azione è responsabile nei confronti della struttura
di servizio superiore. Quest'ultima, ha il compito di
monitorare gli obiettivi e stabilire la frequenza dei
report. La redazione di report trimestrali può aiutare
a mantenere l'attenzione sul piano e offre
l'opportunità di avviare azioni che mirano a una
soluzione. Al fine di raggiungere i risultati desiderati,
è importante che il piano sia monitorato e valutato.
SE PIANIFICHIAMO, possiamo crescere ed
evolvere per rispondere alle esigenze della nostra fratellanza. Se vogliamo che
il nostro messaggio giunga ancora a tanti dipendenti, dobbiamo essere flessibili
e pronti a fare un passo avanti nel percorso della pianificazione.
UNO SGUARDO ALLA COMUNITÀ...
Per poter raggiungere i dipendenti e offrire loro un'opportunità di recupero dobbiamo anche sapere come la
società civile giudica NA. Questo tipo di scanning può essere svolto in modi diversi. Ad esempio, vediamo che
nella nostra città si sta per tenere una congresso di medicina. Possiamo cogliere l'occasione per sapere dagli
operatori sanitari quale sia la loro opinione su NA. Possiamo, inoltre, richiedere informazioni a servizi sociali,
centri di recupero, tribunali, perfino il commissariato di Polizia, per capire se NA può essere una risorsa per i
dipendenti presenti nella comunità. Vogliamo collaborare con le organizzazioni sul territorio con modalità che
siano utili a entrambi. Dopo aver individuato tutti i problemi, è il momento di riunirsi per trovare le soluzioni.
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SI PARTE!
Definite un calendario per la pianificazione
che sia agevole per la vostra struttura di
servizio. Utilizzate il buon senso per stabilire
le date di convention, ferie e riunioni del
comitato. Successivamente, quando la
pianificazione sarà diventata una routine,
potrete creare un ciclo di pianificazione più
lungo, con date che abbiano cadenza annuale
o biennale.
• Stabilite dove e quando tenere le riunioni
per la pianificazione. Valutate se inserire la
pianificazione all'interno di una riunione di
servizio. Se ci rendiamo conto che i membri
partecipano alle riunioni del comitato e della
struttura di servizio con un obiettivo
specifico, la pianificazione può essere
demandata a una data apposita. Tuttavia, in
alcune comunità di NA, la pianificazione, di
norma, viene effettuata in concomitanza con
una riunione di servizio o altro evento.
• Oltre a sapere dove si svolgono le riunioni
per la pianificazione, i membri devono
stabilire quante organizzarne. Potrebbe
essere utile suddividere le riunioni, facendone
quattro da due ore anziché una da otto ore.
Occorre tenere a mente che i risultati non si
ottengono da un giorno all'altro: la
pianificazione è un processo.
• Scegliete un luogo di incontro che sia
comodo e facile da raggiungere, anche con i
mezzi pubblici. Dopo aver trovato la sede
della riunione, scegliete tre potenziali date.
Comunicate le date ai membri e vedete
quale preferiscono: sarà un buon indice della
loro partecipazione. Concordate la data che
ha riscosso maggiori consensi e prenotate la
sala.
• GSR, RCM e altri servitori di fiducia devono
disporre del tempo necessario (da 30 a 90
giorni) per informare i membri su luoghi e
date. Accertatevi che la riunione per la
pianificazione sia pubblicata sul sito Web e
nelle newsletter NA nazionali, oltre che
comunicata durante altre riunioni di servizio.
• Le riunioni per la pianificazione potrebbero
risultare più produttive se allietate dalla
presenza di qualche bevanda o spuntino. I
membri gradiscono mangiare qualcosa, ma
potrebbero dimenticarsi di portare il pranzo
o uno spuntino alla riunione. Il rinfresco non
deve essere necessariamente costoso o
elaborato, ma per i partecipanti l'offerta di
uno spuntino è sinonimo di apprezzamento.
Oltre al cibo e alle bevande, saranno
apprezzati anche l'utilizzo gratuito di penne e
blocchi notes.
•
FASI DELLA PIANIFICAZIONE
Si può suddividere la pianificazione in parti più semplici da
gestire. Non si dovrebbe fare tutto in una volta. Le fasi descritte
di seguito sono state pensate per essere svolte nel corso di più
riunioni.
PRIMA RIUNIONE
SCANNING: RACCOGLIERE LE INFORMAZIONI
In alcune comunità di NA, questa riunione iniziale viene definita sessione
di pianificazione. Si inizia eseguendo uno scanning, necessario per fare
una pianificazione efficace e fissare obiettivi comuni. La modalità di
raccolta delle informazioni dipende da cosa la comunità di NA considera
importante. Alcune potranno stabilire una riunione in una sede centrale,
altre fisseranno più riunioni in sedi diverse per raggiungere un numero
maggiore di membri. Lo scopo dello scanning è quello di raccogliere
spunti da quanti più membri e servitori di fiducia possibili. In questo
modo si capirà quali servizi funzionano e dove sono necessari
miglioramenti. Durante lo scanning, raccogliamo informazioni su come
NA comunica al suo interno, se l'erogazione dei servizi è adeguata e il
ruolo che NA ricopre nella società civile.
Mentre valutiamo i servizi di NA attivi, può essere utile aggiungere la
spiegazione dei ruoli svolti dai sottocomitati, come O&l, PI/PR e servizi
telefonici. Potrebbe essere utile anche spiegare la funzione e le
responsabilità della struttura amministrativa del comitato di servizio di
area. La spiegazione della terminologia e la definizione chiara dei ruoli e
delle responsabilità di ciascun comitato di servizio faranno in modo che i
membri si sentano più partecipi, con la possibilità che il loro interesse
nel servizio aumenti.
Incoraggiamo tutti i membri a partecipare al processo di scanning! Se,
con lo scanning, affiorano determinati problemi, noi gli presteremo
attenzione. Prendiamo le idee raccolte, condividiamo le opinioni per una
maggiore chiarezza e mettiamo insieme le idee. Facciamo una sessione
di brainstorming per tirare fuori eventuali altre idee. Annotiamo tutto!
Avendo raccolto, durante la fase di scanning, tutte le proposte dei
membri, è importante fare un elenco delle priorità da cui emergano
quali ambiti di servizio sono ritenuti validi da un'ampia fetta di membri.
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Lo scanning può essere effettuato a qualsiasi livello di
servizio, dai servizi mondiali alle strutture e alle zone
locali. L'idea è semplicemente quella di tastare il polso
della fratellanza e della comunità. Questo avviene in
un incontro al quale sono invitati tutti i membri e che
ci permetterà di capire quali siano i servizi necessari,
anziché concentrarci sulle richieste dei singoli
sottocomitati o dei membri più loquaci. Tali
informazioni ci servono per capire dove si
nascondono i bisogni a cui NA può dare risposta.
FARE L'INVENTARIO DEI SERVIZI ATTIVI
Tutti siamo capitati in una riunione durante la quale
abbiamo sentito la frase "ma abbiamo sempre fatto
così!". I membri dispongono di diversi strumenti per
individuare i servizi che funzionano e quelli che
richiedono dei miglioramenti. Tra questi strumenti vi è
una sessione di brainstorming, una discussione aperta
o un inventario, come può essere l'inventario dei
servizi o un tipo di inventario sviluppato dalla struttura
di servizio. Se si utilizza un inventario, è necessario
riunire le risposte e creare un report completo da
mettere a disposizione dei membri. Grazie a questi
processi, possiamo elaborare nuove soluzioni o
prendere a prestito le buone pratiche dei servizi che
funzionano bene, adottando modalità nuove perché
siano applicate in ambiti più carenti.
SECONDA RIUNIONE
Prima della seconda riunione, è necessario risolvere i
problemi organizzativi poiché si sta per iniziare il ciclo di
pianificazione. In questa fase, probabilmente sono coinvolti
i membri interessati e i servitori di fiducia della struttura di
servizio.
"Se, da un lato, è importante definire
gli obiettivi e le priorità, dall'altro può
essere più facile esaminarli in un
gruppo ristretto."
PROBLEMATICHE LEGATE ALL'INVENTARIO E
OCCASIONI IN CUI NA È UTILE ALLA SOCIETÀ
CIVILE
Ciò potrebbe richiedere che si stabilisca la
provenienza delle chiamate ricevute sulla linea
telefonica di assistenza. Potremmo anche prendere in
considerazione professionisti non contattati nelle sale
di Pronto Soccorso, day hospital o servizi sociali. È
altrettanto importante scoprire se vi sono aree della
comunità nella quale NA deve rimediare a una cattiva
reputazione. Infatti, potrebbero esserci casi di
scontento poiché un gruppo O&I non ha mantenuto
un impegno o non ha avvisato il personale.
Potrebbero esserci richieste di dare seguito a
presentazioni PI rimaste disattese. Dobbiamo saperlo!
STABILIRE LE PRIORITÀ DEI PROBLEMI
La struttura di servizio esamina l'elenco iniziale delle
priorità indicate come tali dal gruppo addetto allo
scanning, per verificare che sia completo. Siamo sempre
aperti al cambiamento, ma dobbiamo anche tenere in
debito conto ciò che funziona. È necessario verificare se
nell'elenco manca qualche voce importante. Cerchiamo
eventuali inefficienze, valutiamo i budget attuali e cogliamo
l'occasione per esaminare la possibilità di apportare i
miglioramenti necessari ai servizi. Infine, stabiliamo quali
siano i servizi indispensabili, quelli meno impellenti, e così
via. Stabiliamo quali siano i progetti più facili da portare a
compimento con le attuali risorse, in grado di aggiungere
valore al servizio erogato, e possiamo anche dettagliare un
progetto più impegnativo. Entrambi questi casi possono
essere considerati prioritari. Mentre stabiliamo le priorità,
non perdiamo di vista il nostro obiettivo comune: fornire
un servizio efficace e trasmettere il messaggio di recupero.
Terminato lo scanning, i membri coinvolti stileranno
un primo elenco delle priorità che verrà inviato alla
struttura di servizio. I membri indicheranno i servizi
ritenuti più importanti per l'avvio di un'azione
immediata. Nella selezione dei casi, dobbiamo tenere
a mente il nostro obiettivo comune: offrire il servizio e
trasmettere il messaggio di recupero. Il facilitatore
della riunione aiuterà i membri nella definizione delle
priorità.
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SVILUPPARE GLI OBIETTIVI
un obiettivo o un piano d'azione specifici per avvicinare i
membri esperti al servizio. Ad esempio, quando non ci
sono sufficienti servitori di fiducia per un servizio di O&l,
abbiamo pensato se le linee guida sono un fattore
decisivo? Chiediamoci "Perché i membri con molti anni
di esperienza devono partecipare alle riunioni di O&I
mensili? La partecipazione alle riunioni del comitato li
rende più idonei ad assumersi la responsabilità di un
gruppo?" Mentre ci sforziamo di attrarre membri esperti
verso il servizio, può essere necessario riconsiderare le
linee guida imposte per i comitati, vale a dire il modo
con cui abbiamo sempre svolto un determinato servizio.
La pianificazione può rivelare la necessità di una
maggiore flessibilità, al fine di suscitare l'interesse dei
membri esperti verso il servizio.
In questa fase, le idee e le soluzioni raccolte durante il
brainstorming si trasformano in obiettivi. È importante
focalizzarsi su cosa occorre fare, non su come debba
essere fatto; questo avverrà in seguito! Iniziamo
esaminando l'elenco delle priorità, avendo chiare le
risorse umane e finanziarie disponibili.
ESEMPI DI OBIETTIVI:
• Migliorare la comunicazione tra strutture di servizio,
comitati e gruppi
• Aumentare i contributi da parte dei gruppi per
finanziare i servizi
Si possono individuare altri obiettivi che siano
ragionevolmente raggiungibili nel prossimo futuro. Non
è necessario assegnare le priorità agli obiettivi, perchè
non bisogna porsi dei limiti. Tuttavia, a questo punto,
bisogna decidere quanto è possibile fare in base alle
risorse umane ed economiche a disposizione. Ciò può
limitare il numero di obiettivi raggiungibili subito a favore
di altri su cui lavorare in futuro.
TERZA RIUNIONE
CREARE PIANI D'AZIONE
A questo punto del processo di pianificazione,
decidiamo la figura più adatta al raggiungimento degli
obiettivi. Raramente i piani d'azione vengono creati da
una struttura di servizio; normalmente se ne occupano i
comitati, i gruppi di lavoro o comitati ad hoc. Può essere
utile suddividere e assegnare gli obiettivi. Gli obiettivi di
pertinenza di O&l, PI/PR e servizi telefonici possono
essere trasferiti al rispettivo comitato. Allo stesso modo,
gli obiettivi specifici di una struttura amministrativa
possono essere assegnati ad essa o a un gruppo di
lavoro. Il coinvolgimento di membri che hanno familiarità
con il servizio può essere utile a stabilire i passaggi
necessari a cogliere l'obiettivo.
INDIVIDUARE LE RISORSE DISPONIBILI
È importante conoscere l'entità delle risorse
economiche che la struttura di servizio ha previsto per i
propri servizi. Esaminiamo i budget del singolo comitato
per verificare come vengono assegnati i fondi. Così
facendo, ci abituiamo a stabilire quale sia l'utilizzo più
efficace delle risorse. Ad esempio, stabiliamo quanta
letteratura è stata fornita alla struttura attraverso il
comitato di O&I e decidiamo se la somma è eccessiva,
insufficiente o adeguata. I servitori di fiducia devono
sapere se è realistico chiedere ai gruppi un aumento dei
contributi da riversare nei servizi. Questo permetterà
loro di stabilire le azioni da intraprendere. È anche
importante tenere in considerazione le risorse umane.
Ogni gruppo che lavora sugli obiettivi tornerà a
rivolgersi alla struttura di servizio con le proprie
raccomandazioni:
• Le azioni da intraprendere
• Tempi per lo svolgimento di queste azioni
• Servitori di fiducia responsabili
• Individuazione di un responsabile che ne segua
l'avanzamento
• Tempo e fondi richiesti
Membri con un certo tempo di pulizia ed esperienza di
servizio, che siano già coinvolti o meno, sono spesso
molto idonei per questo tipo di attività. Sono risorse
molto valide e, in certi casi, potrebbero individuare
IL CICLO CONTINUO
Considerando che tutti gli apporti sono fondamentali per il processo di pianificazione,
vogliamo capire cosa funziona e cosa meno per poterci correggere. Monitorare
l'avanzamento dei piani ci permette di verificare il raggiungimento degli obiettivi. Se
teniamo registrazioni accurate e manteniamo la rendicontabilità stilando le nostre
relazioni, diamo il nostro contributo al processo di pianificazione di lungo termine.
Vogliamo tenere sotto controllo il tempo e il denaro spesi per il raggiungimento di
ciascun obiettivo. Questo ci permette di creare piani realistici per il futuro.
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Inoltre, dobbiamo tenere in considerazione il tempo richiesto per queste
azioni e la frequenza con cui i membri responsabili devono fare una
relazione alla struttura di servizio superiore. Quest'ultima è responsabile di
monitorare gli obiettivi e decidere con che frequenza ricevere le relazioni.
Ad esempio, se un piano si svolge su un intero anno, può essere una
buona idea ricevere relazioni trimestrali o semestrali.
Un piano d'azione è il modo in cui si applicano le strategie individuate e si
raggiungono gli obiettivi. Se vi sono parti "che funzionano" di un piano già
attivato, si possono inserire queste parti in un nuovo piano d'azione. Ad
esempio, l’area in un sito Web dove si pubblicano i cambiamenti che
riguardano le riunioni. Può essere un modo per tenere informati i centri di
recupero e i tribunali. Possiamo sforzarci a migliorare le comunicazioni
provenienti dalla struttura di servizio per fare in modo che i siti Web siano
affidabili.
Le strategie vengono sviluppate e classificate dal gruppo o dalla struttura
di servizio responsabile della loro applicazione.
Obiettivo: migliorare la comunicazione tra strutture di servizio, comitati e
gruppi.
Assegnato a: struttura amministrativa.
ESEMPI DI STRATEGIE:
• Per definire prassi migliori per le comunicazioni, redigere un elenco delle
attività di pertinenza che i servitori di fiducia dovranno compilare durante
le riunioni del comitato al fine di cogliere informazioni importanti.
•
Tenere regolari riunioni per i servitori di fiducia in materia di formazione
nelle comunicazioni (imparare ad ascoltare in modo attivo durante le
riunioni di servizio, prendere nota, fare domande e redigere/presentare
relazioni).
Obiettivo: aumentare i contributi da parte dei gruppi per finanziare i
servizi
Assegnato a: struttura amministrativa.
ESEMPI DI STRATEGIE:
• Fare crescere la consapevolezza che i contributi dei gruppi sono
necessari; organizzare un seminario sui flussi di finanziamento in NA.
Come spunto di discussione, si possono utilizzare gli opuscoli Questioni
di denaro: l'auto-aiuto in NA e Finanziare i servizi di NA.
•
Capire quanto denaro è necessario ogni anno per i servizi (O&l, PI/PR,
servizi telefonici, ecc). Prevedere la somma che ciascun gruppo deve
apportare perché ciò si realizzi. Indicare al gruppo l'entità del contributo
e chiedere il suo aiuto.
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PIANI D'AZIONE: ESEMPIO 1
Così come viene sviluppato dal
gruppo o dalla struttura di servizio
assegnatari:
Problema: la mancanza di fluidità nelle
comunicazioni tra le strutture di
servizio può dipendere da servitori di
fiducia male informati o poco
preparati.
Obiettivo prioritario: incontri di
formazione, con cadenza regolare, in
materia di comunicazione per i
servitori di fiducia.
Strategia: pianificare un corso di
formazione di 45 minuti sulla
comunicazione per i servitori di fiducia.
Fasi:
• Programmare il corso di
comunicazione affinché sia tenuto
prima delle normali riunioni del
comitato di servizio, possibilmente
nello stesso luogo.
•
Chiedere a un membro della
struttura amministrativa di assumere
il ruolo di facilitatore e invitare alcuni
membri esperti a prendere parte alla
formazione.
•
Riferire alle rispettive strutture di
servizio sui risultati del corso di
comunicazione.
•
Dopo le prime tre sessioni, fare un
sondaggio tra i partecipanti per
valutare i risultati.
•
Utilizzare gli spunti ricevuti per
decidere come continuare e stilare
un elenco delle pratiche migliori, ad
uso dei comitati di servizio, e delle
soluzioni comuni.
Impatto Economico: (Prevediamo la
quantità di fondi necessari per
raggiungere l'obiettivo.)
LA COSCIENZA DI UN GRUPPO
prende forma ed è rivelata quando i suoi membri impiegano il tempo per parlare
dei propri bisogni personali, delle necessità del gruppo e di NA nel suo insieme.
Funziona: Come e Perché
PIANI D'AZIONE: ESEMPIO 2
Così come viene sviluppato dal
gruppo o dalla struttura di servizio
assegnatari:
Problema: se la struttura di servizio
non dispone di risorse finanziarie
sufficienti, non sarà in grado di
acquistare la letteratura da usare
mentre si offrono i servizi.
Obiettivo prioritario: aumentare i
contributi per la letteratura di servizio
e fare una pianificazione annuale per le
somme che i gruppi devono apportare
mensilmente.
Strategia: comunicare ai gruppi la
necessità di contributi per rispettare il
budget annuale della letteratura per
tutti i comitati.
Fasi:
• Stabilire la quantità di denaro
necessaria ogni anno per la
letteratura di servizio.
•
Indicare la somma che ciascun
gruppo deve apportare affinchè ciò si
realizzi.
•
Comunicare al gruppo la necessità di
contributi e chiedere il suo aiuto.
•
Eseguire un monitoraggio continuo
dei contributi e apportare i necessari
adeguamenti.
Impatto Economico: (Prevediamo la
quantità di fondi necessari per
raggiungere l'obiettivo.)
QUARTA RIUNIONE
MONITORAGGIO E VALUTAZIONE
Un momento cruciale del processo di pianificazione è la realizzazione
concreta dei piani. Si tratta di una fase molto emozionante perché le
idee, il risultato dello scanning, le priorità, gli obiettivi e le strategie
diventano realtà!
I membri che realizzano i piani d'azione assegnati dalla struttura di
servizio sono anche responsabili del monitoraggio dei piani stessi e di
riferire alla struttura di servizio secondo le istruzioni ricevute. Gli
obiettivi e i corrispondenti piani d'azione possono essere sottoposti ai
comitati o ai gruppi di lavoro perché siano completati. Ad esempio, se
un obiettivo prevede che i comitati di O&I si occupino di tutte le
istituzioni di zona, normalmente a un comitato di O&I va la
responsabilità di creare un piano d'azione. Quando il gruppo
assegnatario ha sviluppato un piano d'azione, la struttura di servizio ne
specifica i passaggi prima di dare avvio alle azioni.
I membri responsabili della realizzazione del piano d'azione
riferiscono regolarmente sull'avanzamento del piano alla
struttura di servizio superiore. È importante monitorare
l'impiego delle risorse umane e finanziarie, tanto
quanto è essenziale sapere se il piano segue
l'iter previsto oppure sono necessari degli
adeguamenti.
Entrambi i tipi di risorse, umane e finanziarie,
sono inclusi nella relazione di avanzamento
per la struttura di servizio. Il monitoraggio
può rivelare che le somme previste non
sono sufficienti, pertanto devono essere
modificate e portate all'attenzione della
struttura di servizio. Informazioni aggiornate
sulle risorse consentiranno alla struttura di
servizio di stilare piani più efficienti per il
futuro.
10
11
FASI DELLA PIANIFICAZIONE - GUIDA PER IL FACILITATORE
PRIMA RIUNIONE
RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI MEDIANTE LO
SCANNING
Invitate i membri a partecipare: servitori di fiducia e
membri dei comitati, membri che da tempo non sono
coinvolti nel servizio e nuovi membri. Spronateli a fare la
propria parte.
SECONDA RIUNIONE
ELENCO FINALE DELLE PRIORITÀ E DEFINIZIONE
DEGLI OBIETTIVI
Vi prendono parte i membri e i servitori di fiducia delle
strutture di servizio. Redazione conclusiva delle priorità
e verifica delle questioni evidenziate durante le riunioni
di scanning; sviluppo degli obiettivi
A. Inventario dei servizi attivi
A. Definizione delle priorità
•
Procedura: brainstorming, utilizzo di un inventario,
discussioni aperte
•
•
•
Esame e spiegazione dei servizi offerti dai comitati,
inclusa la struttura amministrativa
Riesaminare l'elenco tenendo la mente aperta e
verificare se manca qualcosa, rilevare le carenze attuali
e valutare i budget stanziati.
•
Individuare i servizi funzionanti e quelli che dovrebbero
essere migliorati
Assegnare la priorità ai progetti, mettendo per primi i
più urgenti, e così via.
•
Vagliare i progetti che è possibile realizzare con le
risorse in campo e che aggiungono valore
all'erogazione dei servizi; possono essere ordinati per
priorità e accorpati a un progetto di più ampio respiro.
B. Punti deboli dell'inventario e casi in cui NA può
essere d'aiuto alla comunità
•
•
•
Aree da riconsiderare: chiamate alla linea telefonica di
assistenza, risposte a poster e cartelloni pubblicitari,
numero di presentazioni richieste, ecc.
B. Sviluppo degli obiettivi
Aree problematiche: questioni riguardanti la
reputazione e l'immagine pubblica di NA. Ad esempio,
non ci hanno confermato le sedi delle riunioni a causa
di un comportamento scorretto? I titolari delle sedi
sono scontenti per la nostra incapacità di portare a
termini i compiti, ecc.?
Aree trascurate: come sono considerati i servizi da
istituzioni giudiziarie e responsabili della libertà vigilata,
servizi sociali, sale di Pronto Soccorso, ecc.?
C. Priorità iniziali: completato lo scanning, redigere un
primo elenco delle priorità da inviare alla
struttura di servizio. Stabilire su quali servizi
intervenire prima, senza perdere di vista il nostro
obiettivo comune.
•
Concentrarsi su cosa deve essere fatto, non come.
•
Mettere insieme gli elenchi delle priorità considerando
le risorse umane e finanziarie a disposizione.
•
Esempi di obiettivi: migliorare le comunicazioni tra le
strutture di servizio e aumentare i contributi da parte
dei gruppi per finanziare i servizi.
•
Risorse disponibili per l'inventario:
-
Riesaminare i budget per i servizi, compresi i
fondi assegnati ai comitati per i servizi.
-
Valutare le risorse umane, ovvero individuare i
membri già impegnati e quelli che non svolgono
più servizio.
LA NOSTRA VISIONE È CHE UN GIORNO:
I servizi mondiali di NA lavorino in uno spirito di unità e cooperazione al
fine di sostenere i gruppi nel trasmettere il nostro messaggio di recupero...
12
QUARTA RIUNIONE
MONITORAGGIO E VALUTAZIONE
A. I membri/comitati, a cui la struttura di servizio ha
assegnato i piani d'azione, inviano regolarmente una
relazione sui progressi (con cadenza stabilita dalla
struttura di servizio stessa).
B. Rilevare le risorse umane e finanziarie impiegate:
"Rimaniamo nel budget"?
C. Chiedersi: "Il piano segue il programma stabilito o
sono necessari aggiustamenti?"
TERZA RIUNIONE
CREAZIONE DI PIANI D'AZIONE
Normalmente si occupano di questa fase i comitati, i
gruppi di lavoro o comitati "ad hoc".
D. Conservare registrazioni accurate per agevolare il
processo di pianificazione sul lungo termine
A. Assegnare gli obiettivi a comitati specifici, quali
O&l, PI/ PR, servizi telefonici, attività, struttura
amministrativa. I membri coinvolti che hanno
familiarità con il servizio stabiliscono i passaggi
necessari per raggiungere l'obiettivo.
F. Esempi di piano d'azione:
E. Il cerchio del feedback: se necessario, apportare
aggiustamenti continui in base agli spunti ricevuti
Problema: la mancanza di fluidità nelle comunicazioni
tra le strutture di servizio può dipendere da servitori di
fiducia male informati o poco preparati.
• Obiettivo prioritario: Incontri di formazione, con
cadenza regolare, in materia di comunicazione per i
servitori di fiducia
• Strategia: Pianificare un corso di formazione di 45
minuti sulla comunicazione per i servitori di fiducia
• Fasi:
- Programmare il corso di comunicazione affinché sia
tenuto prima delle normali riunioni del comitato di
servizio, possibilmente nello stesso luogo
- Chiedere a un membro della struttura
amministrativa di assumere il ruolo di facilitatore e
invitare alcuni membri esperti a prendere parte alla
formazione
- Fare una relazione in merito al corso di
comunicazione
- Dopo le prime tre sessioni, fare un sondaggio tra i
partecipanti per valutare i risultati
- Utilizzare gli spunti ricevuti per decidere come
continuare e stilare un elenco delle buone pratiche,
ad uso dei comitati di servizio, e delle soluzioni
comuni
•
B. I comitati/gruppi di lavoro inviano alla struttura di
servizio le proprie proposte per il completamento
dell'obiettivo, tra cui:
Le azioni da intraprendere
• Le date di scadenza dei vari compiti
• Chi sono i servitori di fiducia responsabili, specificando
la persona
• Indicazione di tempi e fondi richiesti
•
C. Strategie: vengono sviluppate e classificate dal
gruppo o dalla struttura di servizio responsabile della
loro messa in opera. Esempi:
•
Tenere regolari riunioni per i servitori di fiducia in
materia di formazione nelle comunicazioni (imparare
ad ascoltare in modo attivo durante le riunioni di
servizio, prendere nota, fare domande e
redigere/presentare relazioni)
D. Accrescere la consapevolezza che i contributi dei
gruppi sono necessari, organizzare un seminario sui
flussi di finanziamento in NA. Si possono prendere a
spunto di discussione gli opuscoli Questioni di denaro:
auto-aiuto in NA e Finanziare i servizi di NA
•
Struttura di servizio: definizione della frequenza delle
relazioni da parte del comitato/gruppo di lavoro e
valutazione dei progressi rispetto agli obiettivi
13
INVENTARIO DI SERVIZIO
La struttura di servizio può valutare l'opportunità di inviare questo inventario ai gruppi, ai servitori di fiducia e ai membri esperti.
Rispondendo a queste domande, ciascuno contribuisce al processo di pianificazione. L'utilizzo di una scala a cinque livelli
permette alla struttura di servizio di capire dove sono necessari miglioramenti e dove i servizi vengono forniti con efficienza.
Una possibile scala è la seguente:
I
Inadeguato
2
Migliorabile
3
Adeguato
4
Buono
5
Eccellente
Accanto a ogni domanda i membri devono scrivere il numero corrispondente al giudizio. Dalla somma la
struttura di servizio capirà dove sono necessari i miglioramenti più importanti (2) e dove il servizio fornito è
eccellente (5).
Quest'anno come giudichi i servizi offerti dalla struttura di servizio?
_____ La struttura di servizio trasmette in modo efficace e con regolarità le comunicazioni scambiate tra strutture
di servizio e gruppi.
_____ La struttura di servizio risponde ai bisogni di chi richiede il servizio.
_____ La struttura di servizio dispone di fondi sufficienti per soddisfare le esigenze dei servizi.
_____ I servitori di fiducia della struttura di servizio ricevono mentoring e formazione; si sentono apprezzati e
supportati.
_____ La struttura di servizio privilegia l'unità e trasmette efficacemente il messaggio di recupero attraverso i
servizi.
_____ Le posizioni dei servitori di fiducia sono occupate da membri qualificati il cui profilo risponde alle esigenze
del compito.
_____ I servitori di fiducia leader svolgono un servizio che include il mentoring di un servitore di fiducia per la
leadership.
_____ Le posizioni dei servitori di fiducia vacanti all'interno della struttura di servizio vengono occupate entro 60
giorni da un membro qualificato.
_____ La struttura di servizio adotta un processo decisionale basato sul consenso.
Come giudichi i risultati di quest'anno della struttura di servizio per diffondere maggiormente il messaggio di
NA nella società?
_____ I servitori di fiducia della struttura di servizio hanno frequenti scambi con i professionisti della comunità a
contatto con i dipendenti.
_____ La struttura di servizio risponde tempestivamente alle richieste provenienti dalla società civile.
_____ La struttura di servizio dispone delle risorse umane e finanziarie per trasmettere il messaggio di recupero
di NA in modo efficiente ed efficace.
_____ I servitori di fiducia che interagiscono con i membri della comunità ricevono una formazione continua.
_____ La struttura di servizio ha stabilito relazioni di mutua collaborazione con le figure responsabili della società
civile.
_____ I professionisti e gli enti della società possono entrare facilmente in contatto con un membro di NA nella
posizione di rispondere alle loro domande e richieste.
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Vi sono servizi e/o funzioni particolari che ritieni validi nella struttura di servizio? Specificare:
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Ritieni che vi siano servizi e/o funzioni particolari nella struttura di servizio che richiedono miglioramenti?
Specificare:
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Ritieni vi sia un servizio fornito ma non più necessario o che può essere combinato con un altro servizio?
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Vi sono servizi non forniti ma che sarebbero necessari?
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