Linee Guida per la Qualità delle
Forniture ICT negli appalti pubblici
Giacomo Massi
Ufficio Monitoraggio e gestione progetti delle
Regioni e degli Enti Locali
Presentazione delle Linee guida
Governo dei Contratti ICT
FORUM P.A. 2006 – Fiera di Roma, 10 maggio 2006
CNIPA 10 maggio 2006
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Linee guida
Strategia
Struttura Logica
Appalto
Contratto
Governo
Manuale d’uso
Presentazione e utilizzo delle Linee Guida
Manuale applicativo
Appalto pubblico di forniture ICT
Manuale operativo
Dizionario delle forniture ICT
Manuale applicativo
Esempi di applicazione
Manuale operativo
Governo dei contratti ICT
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Manuale di riferimento
Modelli per la qualità forniture ICT
Manuale applicativo
Strategie di acquisizione forniture ICT
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Manuale 7
Gruppo di lavoro
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
 CNIPA
 CONSIP
 Le imprese associate a AITech/Assinform e Federcomin
 Istituto Italiano di Project Management (ISIPM)
 TenStep Italia - metodologia del project management
afferente al Project management Institute (PMI)
 Pubblica Amministrazione
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Manuale 7
Obiettivo
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Non offrire un contributo scientifico innovativo
 Esistono già documentazioni specialistiche
• sulla gestione dei progetti : PMBOK (Project
Management Body of Knowledge del PMI )
• sui modelli per la Governance dell’ Information
Technology : COBIT (Control Objectives for
Information and related Technology) o ITIL (IT
Infrastructure Library).
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Manuale 7
Obiettivo
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
 Nel manuale “Modelli per la qualità delle forniture ICT”,
è stato inserito un capitolo dedicato ai modelli per la
gestione dei contratti ICT.
In particolare:
• Modello ISO : norme ISO1006 sul project
management
• Modello PMI : manuale PB Book (Project
Management Body of Knowledge) del Project
Management Institute (PMI)
• Modello CNIPA : circolari CNIPA (ex AIPA) in tema di
monitoraggio ai sensi del D.Lgs. 39/1993
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Manuale 7
Obiettivo
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Fornire informazioni operative utili per
 un efficace governo dei contratti ICT per :
• la realizzazione di progetti
• l’erogazione di servizi
 poter mantenere il controllo, nel periodo di validità, di
tutti gli elementi che caratterizzano una fornitura
 disporre degli strumenti necessari per intervenire nei
casi in cui si rilevino situazioni difformi da quelle attese
L’azione di governo del contratto deve garantire un
rapporto paritetico tra amministrazione cliente e fornitore
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Manuale 7
Dicotomie
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Nel Manuale sono trattate separatamente le attività di
governo per la
 realizzazione dei progetti
 erogazione dei servizi
Manuale
Governo dei contratti ICT
sono diversi i criteri di controllo, la gestione dei rischi e
l’interazione Amministrazione-Fornitore.
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Manuale 7
Dicotomie
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Sono trattate separatamente le attività di competenza
 del Fornitore
Manuale
 dell’Amministrazione
Governo dei contratti ICT
per indicare in modo esplicito ruoli e responsabilità delle
parti nel governo di un contratto
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Strategia
Manuale 7
Organizzazione del Manuale
Appalto
Contratto
Governo
Oltre alla descrizione delle varie attività di governo e di
competenza, il Manuale contiene una sezione che riporta
degli indici commentati relativi ai principali documenti
tipicamente utilizzati per il controllo della fornitura o per la
comunicazione tra le parti
piano di progetto, piano di qualità, piano gestione rischi,
gestione cambiamento, SAL, verbali di verifica ispettiva,
verbale di collaudo, livelli si servizio rilevati, …
Manuale
Governo dei contratti ICT
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Manuale 7
Approccio Didattico
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Per mantenere un approccio didattico si è fatta una
assunzione semplificatrice
 rapporto biunivoco (uno a uno) tra progetto e
contratto
Si è però ritenuto utile rappresentare gli aspetti specifici
che occorre governare nell’esecuzione di più contratti
affidati a più fornitori in quanto, in questi casi,
l’Amministrazione, oltre a svolgere una più attenta attività
di controllo, ha il compito di coordinare l’azione dei
diversi fornitori
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Manuale 7
Governare
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Governare il contratto significa per l’Amministrazione
 attuare un’attenta azione di direzione Lavori (project
management)
 effettuare il monitoraggio continuo dei servizi
(livelli di servizio) erogati dal Fornitore
 valutare periodicamente il livello di soddisfazione
degli utenti finali dei servizi (customer satisfaction)
Tutto ciò facilita la valutazione preventiva di possibili
elementi di rischio, il rispetto dei tempi e dei costi previsti,
il mantenimento dei livelli di servizio ed il raggiungimento
degli obiettivi stabiliti
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Manuale 7
Governare
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Occorre fare riferimento nel governo di un contratto
 All’ oggetto della fornitura (bene o servizio)
• profilo di qualità richiesto per un bene, ai suoi requisiti
tecnici e funzionali contrattualmente stabiliti
• livelli di servizio fissati contrattualmente e misurati da
specifici indicatori di qualità
 Alla modalità con cui la fornitura viene realizzata
• tempi di realizzazione e consegna (stati di avanzamento)
• qualità dei processi produttivi
• gestione dei rischi
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Manuale 7
Amministrazione
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Attività di interlocuzione con il Responsabile del contratto
(Fornitore)
Definizione degli obiettivi contrattuali
Pianificazione e controllo di tempi, costi, risorse
Verifica della pianificazione di dettaglio
Verifica della disponibilità della documentazione
(deliverables contrattuali)
Verifica dell’effettiva erogazione dei servizi e dei prodotti
Valutazione dello stato di avanzamento dei lavori (SAL)
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Manuale 7
Amministrazione
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Analisi degli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi, costi
e utilizzazione di risorse (se contrattualmente previsto)
Gestione delle eventuali varianti in corso d'opera
Gestione dei rischi che potrebbero presentarsi durante lo
svolgimento delle attività
Controllo degli adempimenti e dei livelli di qualità
contrattualmente previsti
 mediante la verifica dell'accuratezza e della validità
delle misure prodotte dal Fornitore
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Manuale 7
Amministrazione
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni
e/o esterni all'Amministrazione relativamente a beni e
servizi contrattualmente dovuti
Gestione delle eventuali non conformità rispetto alle
prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e
qualità di prodotti e servizi) attraverso l’identificazione
delle cause della non conformità
 che può richiedere l'accesso ai processi produttivi messi
in atto dal Fornitore
Approvazione delle fatturazioni del Fornitore e Gestione di
eventuali penalizzazioni
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Manuale 7
Fornitore
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Supportare l’Amministrazione assicurando l’adeguata
capacità di governo del contratto
 comprende le stesse funzioni trattate in relazione
all’attività di Direzione Lavori della PA, ma riferite
a quanto di pertinenza del Fornitore
Gestire e consuntivare le attività
Rendere disponibile la documentazione e la pianificazione
di dettaglio
Valutare lo stato di avanzamento dei lavori
Verificare l'effettiva erogazione di servizi e dei prodotti,
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Manuale 7
Fornitore
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Analizzare gli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi,
costi e utilizzazione di risorse
Proporre le eventuali varianti in corso d'opera
Monitorare gli adempimenti e i livelli di qualità
contrattualmente previsti
Gestire le eventuali non conformità rispetto alle
prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e
qualità di prodotti e servizi)
Fornire assistenza al collaudo
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PROGETTI – SERVIZI
FORNITORE – AMMINISTRAZIONE
nel
Governo dei Contratti ICT
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Manuale 7
Progetti
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Fornitore
 Pianificare il progetto - Piano di progetto
 Realizzare il piano di qualità
 Misurare il SAL
Amministrazione
 Controllare la pianificazione e il SAL
 Gestire la comunicazione
 Gestire i rischi
 Gestire il cambiamento
 Gestire l’avvicendamento contrattuale
 Verificare gli oggetti della fornitura
 Fatturare le attività progettuali
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Manuale 7
Servizi
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Fornitore
 Predisporre il Piano di qualità
 Erogare il servizio
• Informare sul servizio - Erogare il servizio - Gestire il disservizio
 Monitorare il servizio
 Rilevare e rendicontare i livelli del servizio
Amministrazione
 Controllare gli adempimenti contrattuali
 Controllare l’adeguatezza dei livelli di servizio richiesti
 Gestire i pagamenti
 Gestire la chiusura del contratto (cambio di fornitore)
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