mb 16.12.2010- Verbale adottato
47a riunione del consiglio di amministrazione dell'EFSA
Verbale della sessione pubblica
Parma, 16 dicembre 2010, ore 09.00
Membri del consiglio di amministrazione presenti
Diána Bánáti (presidente)
Jan Mousing
Sue Davies (vicepresidente)
Milan Pogačnik
Piergiuseppe Facelli (vicepresidente)
Jiri Ruprich
Stella Michaelidou-Canna
Sinikka Turunen
Manuel Barreto Dias
Bernhard Url
Marianne Elvander
Pieter Vanthemsche
Milan Kováč
Assenze giustificate: Paola Testori Coggi, Matthias Horst
Personale dell'Autorità europea per la sicurezza alimentare presente
Catherine Geslain-Lanéelle
Hubert Deluyker
Olivier Ramsayer
Anne-Laure Gassin
Riitta Maijala
Gisèle Gizzi
David Caira
Djien Liem
Altri partecipanti:
Vittorio Silano, presidente del comitato scientifico dell'EFSA
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Sommario
Sintesi delle decisioni
3
Benvenuto da parte del presidente
4
Adozione del progetto di ordine del giorno
4
Relazione riepilogativa della direttrice esecutiva
4
Progetto di strategia di comunicazione dell'EFSA 2010-2013
5
Progetto di piano di gestione per il 2011
7
Progetto di bilancio e tabella dell'organico per il 2011
8
Svolgimento pubblico delle riunioni del consiglio di amministrazione
8
Aggiornamento sui diritti
9
Esecuzione del bilancio e previsione di chiusura d'esercizio
9
Storni nel bilancio dell'EFSA
9
Aggiornamento da parte del comitato di audit
10
Varie ed eventuali
10
Provvedimenti necessari
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SINTESI DELLE DECISIONI
Il consiglio di amministrazione:
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adotta l'ordine del giorno senza modifiche
adotta la strategia di comunicazione 2010-2013, fatte salve le modifiche indicate
adotta il piano di gestione dell'EFSA per il 2011
adotta il bilancio e il piano di tabella dell'organico dell'EFSA per il 2011
decide che le riunioni del consiglio di amministrazione saranno trasmesse in modalità audio (audiocast) per un anno e che la situazione sarà riesaminata
prende atto dell'esecuzione del bilancio e della previsione di chiusura d'esercizio
adotta i trasferimenti nel bilancio dell'EFSA
Il consiglio di amministrazione inoltre:
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•
•
•
prende atto della relazione riepilogativa della direttrice esecutiva e si congratula con i dirigenti e il
personale dell'EFSA per i risultati conseguiti
prende atto dell'aggiornamento sui diritti
prende atto dell'aggiornamento da parte del comitato di audit
prende atto del fatto che la prossima riunione del consiglio di amministrazione si terrà il 16-17 marzo
2011
prende atto che si svolgerà una riunione congiunta con il foro consultivo a Parma il 16 marzo 2011
prende atto delle date delle altre riunioni del consiglio di amministrazione nel 2011
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Punto 1: Benvenuto da parte del presidente
1. Il presidente apre la sessione pubblica della 47a riunione del consiglio di amministrazione porgendo il
benvenuto ai membri del consiglio di amministrazione, alla direttrice esecutiva e ai direttori dell'EFSA,
al presidente del comitato scientifico, al pubblico presente a Parma e online, alle parti interessate, alle
autorità degli Stati membri, agli esperti e ai membri del personale.
2. Sono dichiarati assenti giustificati Paola Testori Coggi e Matthias Horst.
3. Vengono annunciate le dichiarazioni di interesse di Jan Mousing, che assumerà un incarico nel
settore privato dal 1° febbraio 2011, e di Marianne Elvander, il cui dipartimento partecipa alla
valutazione del rischio per il monitoraggio dell'ispezione delle carni nei macelli. Pieter Vanthemsche
annuncia di avere completato la sua dichiarazione di interesse fornendo maggiori dettagli sulle sue
attività.
Punto 2: Adozione del progetto di ordine del giorno
4. L'ordine del giorno viene adottato senza modifiche.
Punto 3: Relazione riepilogativa della direttrice esecutiva
5. Il presidente invita la direttrice esecutiva a presentare la relazione riepilogativa.
6. La direttrice esecutiva aggiorna il consiglio di amministrazione sui progressi compiuti da ottobre alla
metà di dicembre 2010. È disponibile una presentazione PowerPoint per una descrizione dettagliata.
7. A nome del consiglio di amministrazione, il presidente si congratula con la direttrice esecutiva e con il
personale dell'EFSA per i risultati ottenuti durante il periodo documentato. Prende atto della necessità
di esortare le autorità italiane a compiere progressi per quanto riguarda la scuola europea e a
confermare l'avanzamento dei lavori relativi alla sede dell'EFSA. È favorevole all'inserimento di una
sezione dedicata alle incertezze nei futuri pareri scientifici. Incoraggia un più stretto contatto con la DG
Ricerca e aggiunge che il contributo dell'EFSA sarà prezioso.
8. Le domande/osservazioni ricevute riguardano i seguenti punti: progetto in materia di efficienza
dell'EFSA (e3); copertura mediatica negativa durante il mese di ottobre in relazione agli OGM e
all'indipendenza; pareri dell'EFSA sugli OGM; dimissioni di membri del gruppo di esperti FEEDAP sia
per motivi di salute sia per dichiarazioni di interesse in relazione a prodotti concorrenti; aumento del
carico di lavoro del gruppo di esperti FEEDAP, in particolare per quanto riguarda le richieste di
autorizzazione per gli additivi per mangimi (che, secondo le stime, raggiungono 1 700 fascicoli) e
necessità di riequilibrare il carico di lavoro e prendere in considerazione il ricorso all'outsourcing;
inserimento delle questioni inerenti alla sicurezza alimentare nel programma di lavoro della DG
Ricerca; progressi sulla scuola europea di Parma; lavori del gruppo di esperti NDA per quanto
riguarda le indicazioni sulla salute in relazione ai prodotti a base di erbe medicinali; progressi sulle
nanotecnologie nel comitato scientifico; comunicazione delle incertezze scientifiche nei pareri
scientifici; collaborazione fra l'EFSA e l'ECDC su un approccio multidisciplinare per le zoonosi
emergenti; prioritizzazione del lavoro dell'EFSA alla luce di nuove sfide; rafforzamento dei principali
indicatori di prestazioni nella relazione riepilogativa; ed esecuzione del residuo del bilancio 2010 per la
cooperazione scientifica.
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9. La direttrice esecutiva risponde che riferirà al consiglio di amministrazione sui progressi del progetto
e3 nel corso del 2011. Osserva che il dibattito sugli OGM è più ampio del dibattito scientifico e descrive
i piani dell'EFSA per una maggiore apertura del processo di valutazione del rischio e il suo ruolo nel
monitoraggio post commercializzazione degli OGM. Nel 2011, l'EFSA dovrà discutere maggiormente
con gli Stati membri su questioni fondamentali in cui è più difficile raggiungere il consenso e
impegnarsi a favore di una comunicazione più efficace del suo ruolo nel processo di autorizzazione
degli OGM. In relazione al gruppo di esperti FEEDAP, la direttrice esecutiva conferma che vi sono
state dimissioni per diversi motivi, fra cui potenziali conflitti di interesse associati alla valutazione di
prodotti concorrenti. La questione dei prodotti concorrenti sarà discussa nell'ambito della revisione
della politica in materia di dichiarazioni di interesse perché è particolarmente difficile e l'EFSA non è
competente a prendere decisioni sui prodotti concorrenti presenti sul mercato. I lavori relativi alle
indicazioni sulla salute per i prodotti a base di erbe medicinali proseguono in attesa di ulteriori
direzioni da parte della Commissione. Per quanto riguarda la prioritizzazione dei lavori, l'EFSA attua
una pianificazione a breve termine efficace, ma sono necessari ulteriori progressi nella pianificazione
a medio termine. Questo aspetto sarà affrontato nella prima riunione bilaterale del 2011 con la DG
SANCO e il risultato sarà comunicato al consiglio di amministrazione nella riunione di marzo. Afferma
che l'EFSA è fiduciosa dell'esecuzione del residuo di bilancio per la cooperazione scientifica entro la
fine dell'anno e che l'EFSA rivedrà i principali indicatori di prestazioni prima della prossima relazione
riepilogativa.
10. I direttori della valutazione del rischio e della cooperazione e assistenza scientifica descrivono
brevemente la collaborazione con l'ECDC sulle zoonosi che ha prodotto un parere comune, relazioni
comuni e una banca dati di vettori. Il presidente del comitato scientifico afferma che, lo scorso anno, i
lavori sulle nanotecnologie sono stati intensi e che il gruppo di lavoro dovrebbe presentare a breve
una relazione per la consultazione pubblica.
11. Sono state ricevute ulteriori domande/osservazioni sulle conclusioni della riunione degli Stati membri
sulla raccolta di dati nel novembre 2010 e sul futuro approccio dell'EFSA per una raccolta di dati
efficace; sulla relazione di valutazione della piattaforma di scambio di informazioni (IEP); sul ruolo
dell'EFSA nel monitoraggio post commercializzazione; sulla comunicazione delle incertezze
scientifiche nei pareri; e sui 350 milioni di EUR spesi dall'UE negli ultimi anni per le valutazioni della
sicurezza degli OGM.
12. La direttrice esecutiva sottolinea la rilevanza del ruolo dell'EFSA nell'armonizzazione della raccolta di
dati per il monitoraggio post commercializzazione degli OGM ed evidenzia l'importanza del
mantenimento del finanziamento pubblico per la ricerca sugli OGM.
13. Il direttore della cooperazione e assistenza scientifica descrive i progressi che l'UE ha compiuto nel
settore delle zoonosi, in particolare nell'incidenza della salmonella nell'uomo, e dichiara che il
successo deve essere replicato anche per gli agenti chimici. Dichiara che l'EFSA sta lavorando a
stretto contatto con gli Stati membri per armonizzare le metodologie di raccolta dei dati nei settori dei
residui dei pesticidi e dei contaminanti e sta lavorando attivamente con la Commissione per la
razionalizzazione del trasferimento dei dati dagli Stati membri. È importante, aggiunge, includere le
importazioni nel campionamento e nelle relazioni. Sono previste discussioni sulla strategia di
allineamento del lavoro di raccolta dei dati dell'EFSA con quello degli Stati membri.
14. Riepilogando, il presidente osserva che l'EFSA, nel suo ruolo di valutatore del rischio, può avere
bisogno di ulteriore comunicazione e che la direttrice esecutiva riferirà al consiglio di amministrazione
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sulla strategia scientifica dell'EFSA, sulla revisione della politica in materia di dichiarazioni di interesse,
sulle priorità a medio termine, sul progetto e3, sulla collaborazione scientifica e sul rafforzamento degli
indicatori di prestazioni. Afferma che le future discussioni sulla revisione della politica in materia di
dichiarazioni di interesse dovranno prendere in considerazione la questione dei prodotti concorrenti e
osserva che la collaborazione scientifica sarà un punto importante all'ordine del giorno della prossima
riunione del consiglio di amministrazione, che sarà una riunione congiunta con il Foro consultivo.
Punto 4: Progetto di strategia di comunicazione dell'EFSA 2010-2013
15. Il direttore della comunicazione presenta il documento rivisto che il consiglio di amministrazione ha
commentato nella precedente riunione dell'ottobre 2010 e illustra le modifiche che sono state
apportate, fra cui: chiarimento che la strategia sarà varata con risorse stabili; riferimento esplicito ai
gestori del rischio come principali destinatari; accento sull'importanza dell'apertura e della trasparenza
non solo nel lavoro scientifico, ma anche nella comunicazione; rafforzamento dell'iniziativa volta a
migliorare la comprensione del processo di valutazione del rischio; e chiarimento del ruolo dell'EFSA
nella costruzione della fiducia del consumatore nella scienza che sta alla base del sistema europeo di
sicurezza alimentare.
16. Le principali osservazioni ricevute riguardano i seguenti punti: la sintesi analitica dovrà includere un
riferimento al mandato dell'EFSA di rispondere alle domande dei gestori del rischio in modo
trasparente, usando un linguaggio che sia comprensibile a tutti; ricorso alle organizzazioni e agli
esperti previsti dall'articolo 36 per sostenere le attività di comunicazione dell'EFSA; la strategia per
l'uso dei documenti elettronici; la comunicazione delle crisi; un codice di condotta per il consiglio di
amministrazione; sensibilizzazione e riconoscimento del lavoro dell'EFSA; importanza del ruolo
dell'EFSA quale valutatore del rischio; sostegno per l'approccio tematico alla comunicazione; piani per
semplificare la comunicazione; argomenti per l'approccio tematico; dimostrazione dell'indipendenza e
della qualità del lavoro dell'EFSA spiegando come funziona il processo di valutazione del rischio;
semplicità nella comunicazione; chiarimento del numero di membri dell'EFSA nella direzione per la
comunicazione; necessità di evitare di dare l'impressione che l'indipendenza assoluta sia realizzabile;
uso di versioni sintetiche dei pareri per le autorità nazionali.
17. Il presidente legge una dichiarazione scritta del rappresentante della Commissione secondo cui
l'assegnazione di 44 dipendenti è eccessiva data la necessità che l'EFSA si concentri sulle sue attività
principali.
18. In risposta, il direttore della comunicazione sottolinea che il regolamento istitutivo dell'EFSA affida
chiaramente all'Autorità due attività principali: la valutazione del rischio e la comunicazione del rischio.
L'EFSA assegna il 10% del proprio personale alla comunicazione, mentre, ad esempio, l'ECDC
assegna il 18% e l'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) il 26%. La sintesi
analitica sarà rivista per distinguere in modo più chiaro il ruolo dell'EFSA da quello dei gestori del
rischio, e mentre l'EFSA attua procedure per la consulenza scientifica d'emergenza, la comunicazione
delle crisi è coordinata dalla Commissione europea. Per quanto riguarda il coordinamento degli Stati
membri, sostiene che il gruppo di lavoro del Foro consultivo sulla comunicazione svolge un ruolo
fondamentale, supportato dai punti focali. Aggiunge che la recente indagine di Eurobarometro è una
preziosa fonte di informazioni per gli Stati membri nonché un'importante piattaforma di comunicazione.
Per quanto riguarda l'indipendenza, si tratta di un aspetto critico della comunicazione dell'EFSA che
viene affrontato in modo proattivo su base quotidiana. Rammenta ai presenti che il documento è una
strategia e non un piano d'azione e concorda sul fatto che l'indipendenza assoluta non esiste. La
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ricerca sui destinatari svolta nel 2010 suggerisce che dovrebbe essere affrontata la questione della
chiarezza delle comunicazioni, che è particolarmente importante per la consulenza scientifica
dell'EFTA. In relazione al contributo delle organizzazioni previste dall'articolo 36 alle attività di
comunicazione dell'EFSA; invita alla prudenza perché i loro risultati non sono i risultati dell'EFSA.
L'uso di documenti elettronici in sostituzione dei documenti scritti è attualmente in fase di esame.
19. Sono stati ricevuti dai membri ulteriori contributi sulla necessità di chiarire il numero di dipendenti che
lavorano sulla comunicazione, sulla necessità che il documento includa la comunicazione delle crisi e
una maggiore enfasi sulla trasparenza nella valutazione del rischio.
20. La direttrice esecutiva distingue il numero di dipendenti che lavorano sull'attività 4 dell'EFSA
(Comunicazione e dialogo (54); che include, ad esempio, le attività delle parti interessate e le attività
internazionali) nel piano di gestione dell'EFSA da quello dei dipendenti che lavorano solo sulla
comunicazione (44). Spiega che l'EFSA è in qualche modo restia ad usare l’espressione
comunicazione delle crisi, così come definita nel regolamento istitutivo, poiché rientra nella
responsabilità della Commissione dichiarare ufficialmente una crisi. Tuttavia, dichiara che l'EFSA sarà
più esplicita nell'uso dell’espressione in futuro. Conclude con un'osservazione sulla spiegazione di
cosa significhi indipendenza nel contesto dell'EFSA e sulla necessità di comunicarlo. Aggiunge che,
come per le dichiarazioni di interesse, il processo con il quale l'EFSA elabora la sua consulenza è
altrettanto importante per promuovere la fiducia nell'indipendenza dell'EFSA.
21. Riepilogando, il presidente osserva che il ruolo dell'EFSA quale valutatore del rischio non è sempre
compreso in modo chiaro. Si è raggiunto un accordo sulla proposta di preparare un codice di condotta
per il consiglio di amministrazione dell'EFSA e il segretariato è stato invitato a preparare un progetto
per la discussione. Ribadisce che la comunicazione del rischio è un'attività fondamentale dell'EFSA.
22. Il progetto di strategia di comunicazione 2010-2013 dell'EFSA viene adottato, fatto salvo il
completamento delle modifiche indicate.
Punto 5: Progetto di piano di gestione per il 2011
23. Presentando il documento, la direttrice esecutiva ricorda ai presenti che le versioni preliminari del
piano di gestione e del bilancio per il 2011 sono state presentate a marzo e che queste versioni
definitive riflettono il contributo del consiglio di amministrazione, delle istituzioni europee e delle parti
interessate, nonché le recenti deliberazioni sul bilancio dell'UE. Sottolinea il contesto operativo per il
2011 che includerà un aumento del carico di lavoro, nuove attività come la valutazione dell'efficacia
dei pesticidi, la seconda valutazione esterna dell'EFSA e la situazione economica a livello sia europeo
sia nazionale. Fra le principali priorità figurano la garanzia della qualità dei risultati scientifici dell'EFSA,
il miglioramento del servizio fornito ai richiedenti, il rafforzamento dell'efficacia delle comunicazioni
dell'EFSA, lo spostamento nella nuova sede dell'EFSA e l'ottimizzazione dell'efficienza. Per l'avvio del
piano di lavoro per il 2011, la direttrice esecutiva menziona alcune iniziative chiave: il programma in
materia di efficienza (e3), l'ottimizzazione della struttura organizzativa dell'EFSA, il rafforzamento del
contributo degli Stati membri al lavoro dell'EFSA e l'adozione di una strategia scientifica per l'EFSA. In
relazione alle risorse richieste per il varo del piano di lavoro, la direttrice esecutiva conferma che il
bilancio dell'EFSA per il 2011 è di 77,3 milioni di EUR e che l'aumento rispetto al 2010 è destinato
principalmente al trasferimento nella nuova sede dell'EFSA e al suo allestimento. Mentre il bilancio
per la comunicazione e il dialogo è stabile, il bilancio per la valutazione dei prodotti è aumentato. La
leggera riduzione del bilancio destinato all'attività 1 (consulenza scientifica generica) dipende
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principalmente dal maggiore ricorso alle tele-riunioni. È disponibile una presentazione PowerPoint
distinta per ulteriori dettagli.
24. Aprendo la discussione ai membri, il presidente legge una dichiarazione del rappresentante della
Commissione, secondo cui l'EFSA dovrà concentrarsi sull'emanazione di pareri scientifici;
razionalizzare le procedure per i richiedenti, stabilire un collegamento più esplicito fra gli obiettivi e i
risultati nel piano di gestione per il 2011, rafforzare il contributo del personale dell'EFSA nella
preparazione dei fascicoli per i gruppi di esperti scientifici, eliminare l'arretrato e assicurare che le
attività internazionali continuino a essere allineate al contesto delle priorità internazionali dell'UE.
25. Le osservazioni e le domande del consiglio di amministrazione riguardano: l'importanza della
collaborazione alla luce della situazione economica a livello sia europeo sia nazionale; il
ringraziamento alle autorità di bilancio per il bilancio 2011 dell'EFSA che, se si considerano il trasloco
nella nuova sede dell'EFSA e la valutazione esterna, rappresenta un bilancio netto simile a quello del
2010; l'aumento della dotazione di bilancio per la collaborazione fra Stati membri; la prevista riduzione
del costo delle riunioni grazie al maggiore ricorso alle tele-riunioni; la necessità di garantire la crescita
in termini di risultati scientifici nel 2011; l'importanza di mantenere l'equilibrio fra le richieste di
autorizzazione e altre priorità fondamentali dell'EFSA e di mantenere la natura dei rapporti fra l'EFSA
e i richiedenti; l'efficacia delle tele-riunioni per i gruppi di esperti scientifici; l'impatto dell'attuale
tendenza all'aumento della domanda di valutazione di prodotti sulla futura direzione dell'EFSA; e il
collegamento fra la valutazione esterna e la revisione intermedia del piano strategico dell'EFSA.
26. In risposta, la direttrice esecutiva ringrazia i membri per il loro sostegno e ribadisce la propria
riconoscenza alle autorità di bilancio. In relazione al riferimento del rappresentante della Commissione
al lavoro arretrato, dichiara che l'espressione è impropria perché era stata concordata con la
Commissione una tabella di marcia che l'EFSA sta rispettando. Analogamente, il ricorso alla
procedura "stop-the-clock" non può essere considerato come lavoro arretrato. Dichiara che le attività
internazionali dell'EFSA si limitano a sostenere i gestori del rischio. In relazione al numero di
produzioni scientifiche nel 2010, l'EFSA prevede di adottarne più di 700, il che rappresenta un
aumento modesto ma significativo rispetto al 2009. La cifra è leggermente inferiore nell'attività 1, ma
dipende dal numero di mandati ricevuti dalla Commissione. Conferma che le attività relative alle
principali questioni inerenti alla sanità pubblica continueranno ad essere considerevoli sia nel 2011 sia
nel 2012. Nel 2011, l'EFSA includerà in modo più adeguato il lavoro sulle richieste di autorizzazione
nella sua struttura organizzativa. L'autorità si adopererà anche per migliorare il dialogo con i
richiedenti, ma è importante non suscitare eccessive aspettative, perché le risorse sono limitate. In
relazione alla revisione del piano strategico e alla valutazione esterna, la direttrice esecutiva conferma
che entrambe saranno collegate. L'EFSA riceverà la relazione intermedia della valutazione esterna
dal consulente nell'autunno del 2011 e l'adeguatezza del piano strategico sarà valutata nell'ambito dei
risultati di quella relazione. La direttrice esecutiva rileva la necessità di consolidare l'organizzazione
interna con i risultati della valutazione esterna e ribadisce che l'EFSA riferirà regolarmente al consiglio
di amministrazione su tale questione e sulle future misure relative all'organizzazione interna .
27. Il direttore amministrativo comunica ai presenti che l'EFSA, entro la fine del 2011, intende aumentare
la quota dei contributi (calcolati in giorni/esperto) ai risultati scientifici dell'EFSA raggiunti grazie alle
tele-riunioni dall'attuale 7% al 20%.
28. Riepilogando, il presidente sottolinea l'elevato carico di lavoro dell'Autorità, la necessità di una netta
separazione fra le richieste di autorizzazione e le altre attività scientifiche, l'impatto del meccanismo
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"stop-the-clock", l'importanza di consolidare la struttura interna dell'EFSA e l'esigenza di un ricorso
efficiente alle tele-riunioni.
29. Il piano di gestione dell'EFSA per il 2011 viene adottato.
Punto 6: Progetto di bilancio e tabella dell'organico per il 2011
30. Introducendo il punto, il presidente legge una dichiarazione del rappresentante della Commissione
che prende atto dell'aumento previsto del numero di agenti contrattuali per il 2011. Ciò non è
conforme, continua la dichiarazione, alla politica di crescita zero in materia di risorse umane che si
applica alle istituzioni europee e alle agenzie, fra cui l'EFSA, che hanno raggiunto la "velocità di
crociera". L'EFSA deve, pertanto, esaminare i possibili miglioramenti dell'efficienza per conseguire i
suoi obiettivi per il 2011.
31. La direttrice esecutiva sottolinea che l'aumento dei dipendenti nel 2011 è conforme alla decisione
dell'autorità di bilancio. L'aumento includerà sia agenti contrattuali sia esperti nazionali distaccati
(END); questi ultimi amplieranno il contributo degli Stati membri al lavoro dell'EFSA. Questo aspetto è
ampiamente sostenuto dal consiglio di amministrazione.
32. Su un aspetto tecnico relativo al bilancio 2011, un membro chiede perché risulti un’evidente
discrepanza di 76,9 milioni di EUR di entrate a fronte di un bilancio di 77,3 milioni di EUR. Il direttore
amministrativo spiega che, a causa della ridistribuzione all'EFSA di crediti non consumati dell'anno
precedente, il credito di bilancio ha attribuito 76,958 milioni di EUR di "nuovo" credito per arrivare a un
bilancio totale di 77,3 milioni di EUR.
33. Il progetto di bilancio e la tabella dell'organico per il 2011 sono adottati.
Punto 7: Svolgimento pubblico delle riunioni del consiglio di amministrazione
34. Il presidente introduce questo punto osservando che il documento contiene dati sulle differenti opzioni
disponibili. Dichiara che l'EFSA è l'unica agenzia dell'UE che trasmette in diretta le riunioni del proprio
consiglio di amministrazione, aprendo la discussione sull'argomento.
35. Un membro dichiara che sarebbe bello mantenere le trasmissioni in diretta sul sito Internet ai fini della
trasparenza, ma riconosce l'ampiezza dei relativi costi. Esprime una preferenza per la diffusione audio
in diretta. Un altro membro ricorda però che la diffusione audio in diretta comporta delle difficoltà in
una grande riunione, dato che chi ascolta non può identificare facilmente l'oratore. Il presidente legge
una dichiarazione del rappresentante della Commissione che esprime la preferenza per la diffusione
audio in diretta come compromesso adeguato fra trasparenza e costi. Dopo l’espressione da parte dei
membri delle loro preferenze per una serie di opzioni, fra cui la diffusione audio in diretta, soltanto il
verbale, e la diffusione audiovisiva su richiesta, si propone e si decide che la diffusione audio in diretta
sarà sperimentata per le prime tre riunioni del 2011 e che il risultato sarà analizzato nella riunione
finale del 2011.
Punto 8: Aggiornamento sui diritti
36. Il presidente invita la direttrice esecutiva a leggere il testo che il rappresentante della Commissione ha
preparato quando ha presentato la relazione della Commissione sui diritti per l’EFSA al collegio dei
membri della Commissione del 23 settembre. La relazione metteva in evidenza il maggiore numero di
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richieste derivante dalla nuova normativa e il fatto che l'EFSA ha raggiunto la "velocità di crociera".
Osservando che l'EFSA attualmente destina più del 30% delle sue risorse alle richieste di
autorizzazione, la relazione propone quattro opzioni per i diritti: un diritto forfettario per tutti i
richiedenti un'autorizzazione; un diritto per tutti i richiedenti, il cui livello varierebbe in base al tipo di
prodotto, sostanza o rivendicazione; un diritto anch'esso variabile in base al tipo di prodotto o
sostanza per i richiedenti che hanno un interesse economico specifico in un'autorizzazione individuale;
e il mantenimento del sistema esistente che non prevede diritti. La relazione indica che la principale
preoccupazione degli Stati membri e delle parti interessate è che, diversamente dal settore
farmaceutico, la maggior parte delle autorizzazioni nel settore alimentare non è concessa a un singolo
operatore, ma a tutti gli operatori. Questo può rendere difficile l'identificazione di beneficiari specifici e,
di conseguenza, è difficile identificare chi dovrebbe pagare il diritto. La relazione evidenzia inoltre che
un approccio settoriale dovrebbe tenere conto delle diverse situazioni finanziarie dei richiedenti e in
particolare delle specifiche condizioni delle PMI.
37. Le discussioni sui diritti si sono svolte nel Consiglio Agricoltura il 29 novembre dove i ministri hanno
segnalato che attendono la futura valutazione dell'impatto con grande interesse. Anche la
commissione per l'ambiente del Parlamento europeo ha discusso i diritti il 27 ottobre e gli
europarlamentari hanno accolto positivamente l'approccio della valutazione dell'impatto.
38. Il presidente indica che il consiglio di amministrazione attenderà il risultato della valutazione
dell'impatto prima di procedere ad un'ulteriore discussione.
Punto 9: Esecuzione del bilancio e previsione di chiusura d'esercizio
39. Il direttore amministrativo spiega che il documento illustra la situazione al 26 novembre che mostra
alcuni ritardi a livello di impegni nel settore della collaborazione scientifica, in particolare per quanto
riguarda le sovvenzioni e gli appalti. Al 13 dicembre tali ritardi erano stati risolti e l'EFSA prevede di
impegnare più del 99% dei suoi stanziamenti nel 2010. Aggiunge che potrebbero essere compiuti
futuri progressi con impegni più precoci. In termini di pagamenti, si registrerà un significativo riporto
nel 2011 e pur essendo la situazione migliore rispetto al 2009, vi è ancora spazio per ottenere
miglioramenti sotto il profilo dei pagamenti.
40. Rispondendo a una domanda sull’eventuale necessità di un'azione correttiva nel 2011 in relazione ai
pagamenti, la direttrice esecutiva dichiara che l'organizzazione dei lavori nel 2011, in particolare per
quanto riguarda le sovvenzioni e gli appalti, è già stata analizzata e che si prevedono ulteriori
miglioramenti nel 2011.
Punto 10: Storni nel bilancio dell'EFSA
41. Il direttore amministrativo chiede al consiglio di amministrazione di autorizzare la direttrice esecutiva a
stornare un importo eccedente di 150 000 EUR il limite del 10% fissato nell'articolo 23 del
regolamento finanziario. Tale storno consentirebbe all'EFSA di trasferire denaro dalla linea di bilancio
per le retribuzioni alla linea di bilancio per la nuova sede dell'EFSA prima della fine del 2010. Un
membro osserva che ciò ottimizzerebbe l'uso del bilancio dell'EFSA nel 2010 e il documento viene
adottato. È registrato un voto per procura per un membro che aveva già lasciato la sala della riunione.
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Punto 11: Aggiornamento da parte del comitato di audit
42. Il presidente annuncia che Pieter Vanthemsche è stato nominato presidente del comitato di audit e
invita il nuovo presidente ad aggiornare il consiglio di amministrazione sull'ultima riunione del comitato.
43. Nella prima riunione del nuovo comitato di audit, è stata discussa la relazione sulla valutazione del
rischio per il 2010 e il 2011. La relazione è pubblicata congiuntamente dal servizio di audit interno (IAS)
della Commissione e dalla struttura di revisione interna dell'EFSA. I principali temi dell’audit del 2011
saranno la pianificazione e il bilancio operativi dell'EFSA e il processo di produzione di risultati
scientifici. Alcuni settori necessitano di ulteriore attenzione, in particolare la gestione dei documenti, lo
sviluppo delle TI e la valutazione e lo sviluppo della carriera; è stato redatto un piano d'azione dai
dirigenti dell'EFSA per affrontare tali questioni e la relazione riepilogativa sarà trasmessa nel 2011. La
revisione sulla gestione dei contratti e degli appalti ha comportato un parere positivo da parte dell'IAS.
Sono state formulate cinque raccomandazioni, la cui sostanza principale è accentrare il supporto
amministrativo per gli appalti e le sovvenzioni (attualmente assicurato in seno alle unità dell'EFSA) in
modo da migliorare l'efficienza ed evitare duplicazioni degli sforzi.
44. In relazione alle cinque raccomandazioni dell'IAS, l’auditor interno dell'EFSA spiega che è stato
elaborato un piano d'azione con scadenze chiare per il 2011. In relazione alla programmazione,
rammenta ai presenti che l'IAS visita l'EFSA solo a settembre/ottobre, il che significa che, se le
raccomandazioni sono attuate nel primo semestre dell'anno, non saranno concluse prima di settembre
o ottobre dell'anno successivo. Il presidente del comitato di audit conferma che numerose
raccomandazioni precedenti sono state attuate, ma rimangono aperte a causa del calendario dell'IAS.
45. Il presidente del comitato di audit concorda di fornire aggiornamenti regolari al consiglio di
amministrazione.
Varie ed eventuali
46. Il presidente annuncia che la prossima riunione del consiglio di amministrazione si terrà a Parma il 1617 marzo e che la mattina del 16 marzo si svolgerà una sessione congiunta con il Foro consultivo. Le
date delle prossime riunioni nel 2011 saranno 15-16 giugno, 19-20 ottobre e 14-15 dicembre.
47. Rispondendo a una domanda sugli eventi dell'EFSA nel 2011 che potrebbero interessare il consiglio
di amministrazione, la direttrice esecutiva afferma che l'EFSA sta già predisponendo un elenco che
sarà distribuito ai membri del consiglio di amministrazione dopo la riunione.
48. In chiusura, il presidente ringrazia i membri del consiglio di amministrazione, la direttrice esecutiva
dell'EFSA e i suoi direttori, il presidente del comitato scientifico, il personale dell'EFSA, gli esperti che
lavorano nei gruppi di esperti scientifici e nel comitato scientifico dell'EFSA, il pubblico di Parma e le
persone che hanno assistito via webstreaming, il gruppo del webcast e gli interpreti.
FINE
11
mb 16.12.2010- Verbale adottato
Provvedimenti necessari
Riferimento
riunione
16 dicembre
2010
Provvedimento
16 dicembre
2010
Modificare il progetto di strategia di comunicazione
dell'EFSA secondo quanto indicato dal consiglio di
amministrazione prima della pubblicazione
Rafforzare i principali indicatori di prestazioni nella
relazione riepilogativa della direttrice esecutiva
16 dicembre
2010
Trasmettere ai membri l'elenco degli eventi
dell'EFSA nel 2011
Scadenza
Stato
Metà gennaio 2011 Chiuso
In tempo per la
riunione del
consiglio di
amministrazione di
marzo
Gennaio 2011
Aperto
Aperto
12