REGOLAMENTO PER LA CONDUZIONE
DELLE SPERIMENTAZIONI CLINICHE
Art. 1 - SCOPO .............................................................................................................................2
Art. 2 - CAMPO DI APPLICAZIONE .........................................................................................2
Art. 3 - DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI...............................................................................2
Art. 4 - PROCEDURE E RESPONSABILITA’ ...........................................................................5
Art. 5 - RIPARTIZIONE COMPENSI..........................................................................................7
Art. 6 - ALLEGATI.......................................................................................................................8
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Articolo 1 - Scopo
Scopo del presente regolamento è definire un quadro normativo generale per la
conduzione di tutte le attività di Sperimentazione Clinica presso la Fondazione IRCCS
Istituto Neurologico C. Besta, dalla progettazione alla pianificazione, approvazione,
conduzione, monitoraggio fino alla stesura del rapporto finale, nonché gli aspetti
economici connessi alla Sperimentazione stessa.
Le singole specifiche attività correlate alla conduzione degli studi clinici sono
regolamentate dalle norme di GCP (DM 15 luglio 1997, D.lgs. n. 211 del 24 giugno
2003, D. lgs. n. 200 del 6 novembre 2007 e del DM 21/12/2007) e dalle disposizioni
legislative applicabili (All. 1) e disciplinate dalle relative Procedure Operative
Standard della Fondazione.
Articolo 2 - Campo di applicazione
Il presente regolamento si applica a tutte le attività di Ricerca Clinica che si svolgono
presso la Fondazione IRCCS Istituto Neurologico C. Besta.
Articolo 3 - Definizioni e abbreviazioni
Per Sperimentazione Clinica si intende ogni sperimentazione su soggetti umani
finalizzata ad identificare o verificare gli effetti clinici, di uno o più medicinali o di
procedure terapeutiche non farmacologiche (ad esempio intervento chirurgico,
protocollo di radioterapia, dispositivi medici, etc.) in sperimentazione e/o ad
identificarne ogni reazione avversa. Nel caso di medicinali sperimentali, la
sperimentazione può essere intesa a studiarne gli effetti farmacodinamici, il
meccanismo di azione, l'assorbimento, la distribuzione, il metabolismo e
l'eliminazione, con l’obiettivo di valutarne la sicurezza e/o l’efficacia. Le
sperimentazioni cliniche possono essere “profit” o “no-profit”. I termini
“sperimentazione clinica” e “studio clinico” sono sinonimi.
Sperimentazione Clinica Multicentrica è uno studio clinico effettuato seguendo un
unico Protocollo in più Centri e per questa ragione condotto da più Sperimentatori.
Protocollo
E’ un documento che descrive l’obiettivo o gli obiettivi, la progettazione, la
metodologia, gli aspetti statistici e l’organizzazione di uno studio. Il Protocollo
solitamente fornisce anche le informazioni di base ed il razionale di uno studio clinico,
che possono peraltro anche essere contenuti in altri documenti a cui fa riferimento il
Protocollo.
Emendamento al Protocollo
E’ la descrizione scritta di una o più modifiche apportate ad un Protocollo o un
chiarimento formale allo stesso. Una volta approvato l’emendamento è parte integrante
del Protocollo cui si riferisce.
Scheda Raccolta Dati (CRF)
E’ un documento su supporto cartaceo, ottico o elettronico progettato per registrare
tutte le informazioni richieste dal Protocollo relativamente a ciascun partecipante allo
studio clinico.
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La Buona Pratica Clinica (GCP, Good Clinical Practice recepite con D.M. 15 luglio
1997) è uno standard internazionale di etica e qualità scientifica cui fare riferimento per
la progettazione, la conduzione, il monitoraggio, la verifica, la registrazione, le analisi
ed i rapporti relativi agli studi che coinvolgono soggetti umani, che garantisce che i
dati ed i risultati riportati siano attendibili ed accurati e che siano tutelati i diritti,
l’integrità, la riservatezza e la sicurezza del benessere dei soggetti partecipanti allo
studio, in conformità con i principi stabiliti dalla dichiarazione di Helsinki.
Lo Sperimentatore è la persona responsabile della conduzione dello studio clinico
presso un Centro di sperimentazione. Se uno studio viene condotto da un gruppo di
persone nello stesso centro, lo Sperimentatore responsabile del gruppo è definito
“Sperimentatore Principale” mentre Aiuto-Sperimentatore (Co-Investigator) è ogni
singolo membro del team di ricerca clinica, designato e supervisionato dallo
Sperimentatore Principale, per eseguire le attività cliniche previste dal Protocollo dello
studio e per prendere decisioni importanti per la sperimentazione.
Nel caso di Sperimentazione Clinica Multicentrica è necessario individuare uno
Sperimentatore Coordinatore che è responsabile del coordinamento degli
Sperimentatori nei diversi centri che partecipano alla Sperimentazione stessa.
Il “Monitor” dello studio è responsabile della supervisione dell’andamento dello studio
clinico per garantire che sia condotto in osservanza del Protocollo, delle Procedure
Operative Standard (SOP), delle normative di GCP e delle disposizioni normative
applicabili.
Lo Sponsor è un individuo, società, istituzione od organismo che, sotto propria
responsabilità, promuove l’inizio, gestisce e/o finanzia uno studio clinico.
Organizzazione di Ricerca a Contratto (CRO) è una persona o un’organizzazione
esterna cui lo Sponsor delega con contratto scritto una o più responsabilità, mansioni o
funzioni dello Sponsor stesso relative ad uno studio clinico.
Il Comitato Etico è un organismo indipendente, costituito da medici e da membri non
medici e non scientifici, che ha la responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della
sicurezza e del benessere dei soggetti che prendono parte ad uno studio clinico e di
fornire pubblica garanzia di tale tutela. Il Comitato Etico è responsabile, fra l’altro,
dell’approvazione e revisione costante dei protocolli di studio e dei relativi
emendamenti, oltre che dei metodi e del materiale da utilizzare per ottenere e
documentare il consenso informato dei soggetti coinvolti nello studio, nonché della
idoneità del/degli
Sperimentatore/i e delle strutture. Il Comitato Etico è
periodicamente informato dell’andamento degli studi in corso ed è informato
immediatamente di eventuali Eventi Avversi Seri (SAE) o Reazioni Avverse Serie da
Farmaci (ADR).
In Italia la composizione, la funzione e l’operatività dei Comitati Etici Indipendenti
sono regolamentate dal DM 12 maggio 2006.
Le Procedure Operative Standard (SOP) sono documenti formali che danno istruzioni
scritte particolareggiate il cui scopo è quello di creare uniformità di conduzione delle
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attività necessarie per la realizzazione di una sperimentazione clinica e di garantire la
Qualità del risultato. Le SOP sono necessarie per documentare ad un Auditor,
indipendente dal personale che ha condotto o promosso lo studio lo studio, che questo
è stato condotto in accordo con le GCP. Condurre uno studio clinico seguendo le SOP
permette di creare una “traccia/percorso di verifica” (audit trial) che permette di
documentare le procedure che sono state seguite nel trattamento dei soggetti/pazienti
partecipanti allo studio.
Per Verifica (Audit) si intende un controllo sistematico ed indipendente delle attività e
dei documenti pertinenti ad uno studio clinico per determinare se siano state espletate
le attività relative allo studio e se i dati siano stati registrati, analizzati e accuratamente
riportati in conformità al protocollo, alle Procedure Operative Standard dello Sponsor
e dell’Istituzione, alle norme di Buona Pratica Clinica (GCP) ed alle disposizioni
normative applicabili.
Per Ispezione si intende l’effettuazione, da parte del Ministero della Salute e/o delle
Autorità Regolatorie di altri Stati, di un controllo ufficiale di documenti, strutture,
registrazioni e ogni altra risorsa considerata dall’autorità stessa collegata allo studio
clinico. L’ispezione potrà avere luogo nel centro della sperimentazione, presso le
strutture dello Sponsor e/o della CRO, oppure in qualsiasi altra sede giudicata
appropriata da tali Autorità.
Per Evento Avverso qualsiasi evento clinico dannoso che si manifesta in un paziente o
in un soggetto coinvolto in una sperimentazione clinica cui è stato somministrato un
medicinale, e che non necessariamente ha un rapporto causale con questo trattamento.
Per Reazione Avversa si intende reazione dannosa e indesiderata a un medicinale in
fase di somministrazione a prescindere dalla dose somministrata.
Per Evento Avverso Serio (SEA) o Reazione Avversa Seria da Farmaci (Serious
ADR) qualsiasi evento avverso o reazione avversa che, a prescindere dalla dose,
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sia fatale;
metta in pericolo la vita del soggetto;
richieda il ricovero in Ospedale oppure il suo prolungamento;
determini invalidità o incapacità persistente o significativa;
comporti un’anomalia congenita/un difetto alla nascita.
Dati Originali sono tutte le informazioni contenute nelle registrazioni originali e nelle
copie certificate delle registrazioni originali di referti clinici, osservazioni, o altre
attività in uno studio clinico necessarie per la ricostruzione e la valutazione dello
studio stesso. I dati originali sono contenuti nei documenti originali (registrazioni
originali o copie certificate).
Documenti Originali (sorgente) sono documenti, dati e registrazioni originali (ad
esempio, cartelle ospedaliere, registri clinici ed amministrativi, note di laboratorio,
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memoranda, diari dei soggetti o schede di valutazione, registrazioni della distribuzione
del farmaco, dati registrati mediante strumentazione automatizzata, copie o trascrizioni
certificate dopo verifica della loro aderenza all’originale, microfiches, negativi di
fotografie, microfilm o supporti magnetici, radiografie, fascicoli dei soggetti, e
registrazioni conservate nella farmacia, nei laboratori e nei dipartimenti medico-tecnici
coinvolti nello studio clinico).
Articolo 4 - Procedure e Responsabilità
4.1 Allo scopo di valutare la coerenza dei progetti di ricerca clinica in relazione alle
linee strategiche della Fondazione e alla corretta allocazione delle risorse umane,
logistiche, strumentali e finanziarie, con particolare riferimento alla gestione del
Fondo per la Ricerca Clinica, in collaborazione per tale aspetto con l’U.O. Economico
Finanziaria, è stato istituito un Comitato di Istituto per la Revisione dei Progetti di
Ricerca Clinica no-profit (Institutional Review Board - IRB).
Fanno parte dello IRB il Direttore Generale/Direttore Amministrativo, il Direttore
Sanitario, il Direttore Scientifico e il Responsabile del Servizio Ricerca e Sviluppo
Clinico della Direzione Scientifica.
Partecipano alle singole riunioni dello IRB i Direttori di Dipartimento e i Direttori di
U.O. interessati dai progetti oggetto di discussione.
Il Direttore di Dipartimento, in persona o tramite suo delegato, relaziona il progetto
allo IRB, che ne vaglia la fattibilità. Non possono essere presentate alla valutazione del
Comitato Etico sperimentazioni che non siano state preventivamente approvate dallo
IRB.
4.2 Lo Sponsor (profit o no-profit) definisce e concorda con lo Sperimentatore
Principale il Protocollo dello Studio Clinico e predispone i relativi allegati, che
trasmette con la domanda di valutazione alla Segreteria del Comitato Etico e al
Direttore Generale della Fondazione.
La domanda, corredata da tutti i documenti di cui all’allegato 2, dovrà essere
accompagnata dall’attestazione di avvenuto pagamento degli oneri per il
funzionamento del Comitato Etico previsti come segue:
9 Sperimentazioni proposte dal Personale della Fondazione, da Associazioni
Scientifiche senza fine di lucro, dal Ministero della Salute o da altre Autorità
Sanitarie in assenza di uno Sponsor e, nel caso di sperimentazioni che
prevedono l’uso di farmaci, riconosciute come no-profit ai sensi del DLG 17
dicembre 2004: nessun onere economico;
9 Sperimentazioni proposte da Sponsor avente fine di lucro (Aziende
Farmaceutiche, …) nel caso in cui la Fondazione sia centro coordinatore: Euro
4.000,00 + IVA;
9 Sperimentazioni proposte da Sponsor avente fine di lucro (Aziende
Farmaceutiche, …) nel caso in cui la Fondazione non sia centro coordinatore:
Euro 2.500,00 + IVA;
9 Esame di Emendamenti sostanziali a Protocolli proposti da Sponsor avente fine
di lucro e Studi osservazionali: Euro 800,00 + IVA.
4.3 Tutta la documentazione della sperimentazione dovrà esser trasmessa in 5 copie,
più una in formato elettronico o su CD, alla Segreteria del Comitato Etico entro e non
oltre il ventesimo giorno precedente la seduta.
La Segreteria del Comitato Etico provvede a protocollare la documentazione ricevuta
e, se pervenuta in tempo utile, ad inserirla all’ordine del giorno della prima riunione,
previa verifica della completezza della documentazione e dell’avvenuto pagamento dei
diritti (se dovuti) e ad invitare lo Sperimentatore (tramite fax o e-mail) a presentare lo
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studio al CE. Lo sperimentatore in caso di impedimento potrà essere rappresentato da
un suo delegato.
4.4 Il Comitato Etico è responsabile dell’approvazione dei singoli Protocolli di studio
clinico, oltre che del Parere Unico per i Protocolli di cui il Besta sia Centro
Coordinatore.
L’avvenuta approvazione da parte del Comitato Etico viene notificata allo Sponsor e
per conoscenza allo Sperimentatore Principale mediante lettera a firma del Presidente
del Comitato stesso. Nella lettera sono elencati tutti i documenti approvati con
indicazione della versione e della data del documento nonché della data della seduta
del Comitato e dei membri presenti.
I Protocolli (e relativi allegati) di tutti gli Studi Clinici approvati dal Comitato Etico
sono archiviati presso la Segreteria del Comitato Etico.
Nel caso di Sperimentazioni Cliniche Monocentriche il parere motivato sulla
sperimentazione viene espresso entro 60 giorni dalla data di ricevimento della
domanda presentata dallo Sponsor nella forma prescritta e comunicato allo Sponsor
stesso, al Ministero della Salute (tramite Osservatorio della Sperimentazione Clinica,
nel caso di sperimentazioni che contemplano l’uso di farmaci) e all’Autorità
Competente.
Nel caso di Sperimentazioni Cliniche Multicentriche il parere deve essere espresso e
comunicato entro 30 giorni.
Le riunioni del Comitato Etico avvengono su convocazione scritta del Presidente del
Comitato Etico stesso, attraverso l'Ufficio di Segreteria, inviata con almeno 10 giorni
di anticipo, unitamente all'Ordine del Giorno. Le riunioni del Comitato Etico hanno
cadenza mensile e vi partecipano i membri del Comitato, il Segretario del Comitato, e
eventuali esperti cooptati per consultazione e gli sperimentatori convocati.
Contestualmente alla lettera di convocazione, deve essere trasmessa ad ogni
componente, copia della documentazione relativa alle sperimentazioni oggetto di
valutazione da parte del Comitato Etico, oltre ad ogni altro documento che la
Presidenza ritenga opportuno includere.
La riunione è valida con la presenza di almeno la metà più uno dei componenti.
4.5 Lo Sperimentatore Principale è responsabile degli aspetti organizzativi dello studio
clinico. Si occupa della revisione dei dati per completezza ed accuratezza e garantisce
che lo studio sia condotto efficacemente ed in maniera qualitativamente soddisfacente,
nel rispetto delle GCP. Lo Sperimentatore può iniziare lo studio solo la comunicazione
dell’adozione della Delibera autorizzativa del Direttore Generale.
4.6 Il Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico è responsabile della trasmissione per via
telematica all’Osservatorio per la Sperimentazione Clinica dei pareri espressi dal
Comitato Etico sul sito http://oss-sper-clin.sanita.it/ e di quant’altro di sua competenza.
Nel caso di studi sponsorizzati dalla Fondazione il Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico
è responsabile della richiesta di numero EudraCT e della notifica dello studio
all’OsSC.
Uno Studio può avere inizio solo dopo la sottoscrizione di una Convenzione fra la
Fondazione e lo Sponsor e, nel caso di studi multicentrici, di rilascio di parere unico da
parte del Centro Coordinatore.
4.7 Nel corso dello Studio lo Sperimentatore Principale è tenuto a:
9 inviare regolarmente al Servizio di Ricerca e Sviluppo Clinico, ogni quattro
mesi, un breve rapporto con i dati di reclutamento e la segnalazione di eventuali
problemi;
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9 segnalare tempestivamente al Comitato Etico ed allo Sponsor eventuali Eventi
Avversi Seri (SAE), nei tempi e con le modalità stabilite dalle normative e leggi
vigenti;
9 inviare, almeno una volta all’anno, al Comitato Etico una sintetica relazione
sull’andamento dello Studio;
9 segnalare al Comitato Etico e al Servizio Ricerca e Sviluppo Clinico la fine
dello studio o la sua interruzione (spiegandone i motivi);
9 inviare al Comitato Etico, non appena disponibile, copia del Rapporto Finale
dello Studio concluso.
Articolo 5 - Ripartizione compensi
I proventi derivanti dall’attività di Ricerca Clinica della Fondazione, al netto di tutti i
costi aggiuntivi (non rimborsati dal SSN) derivanti dallo Studio, avviene come segue:
 60% a favore della U.O. a cui appartengono gli sperimentatori a sua volta
così suddiviso:
- 20% a disposizione della U.O. per l’assegnazione di borse di studio,
contratti di collaborazione, acquisizione di materiale tecnico-scientifico
per lo svolgimento delle attività diagnostiche e di ricerca della U.O.,
nonché per la partecipazione a convegni e corsi;
- 40% ai dipendenti coinvolti, a prescindere dall’U.O. di appartenenza,
sotto forma di compenso per attività libero-professionale con
conseguente debito orario su proposta del Direttore della U.O. cui
afferisce lo sperimentatore principale;
 10% ad incremento del Fondo per le sperimentazioni cliniche no-profit;
 20% per il carico organizzativo della Direzione Scientifica;
 10% overhead per la Fondazione.
Per “proventi derivanti dall’attività di Ricerca Clinica” si intendono tutti i proventi
finalizzati a sperimentazione clinica, profit o no-profit, indipendentemente dalla fonte
e dalla natura dei proventi stessi (proventi da Sponsor profit, donazioni da parte di
privati, contributi a fine di liberalità di Aziende Industriali, Enti no-profit come
Fondazioni e Associazioni, contributi AIFA).
Tale ripartizione è da applicarsi anche alle sperimentazioni spontanee e osservazionali,
in cui vi sia comunque un finanziamento erogato da Società e/o Enti terzi rispetto alla
Fondazione.
Per costi aggiuntivi di uno studio clinico si intendono tutti i costi relativi a prestazioni
di servizio di terzi (consulenti e Società di Servizio), il costo di reagenti, farmaci e
materiali di consumo necessari per lo studio, i costi “vivi” derivanti da ricoveri e da
esami di laboratorio e strumentali effettuati per lo studio stesso e non rimborsati dal
SSN, nonché il costo dell’eventuale rimborso ai pazienti e/o volontari sani di tickets
e/o spese sostenute per la partecipazione alla sperimentazione.
La Direzione Amministrativa con il contributo della Direzione Sanitaria ha approntato
e mantiene aggiornato un tariffario interno per i costi effettivi (costi vivi) dei diversi
esami di laboratorio e strumentali, ricoveri, prestazioni di day hospital, ecc. che si
rendono via, via necessari per la conduzione degli studi clinici.
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E’ responsabilità dello sperimentatore proponente di ciascuna sperimentazione,
sponsorizzata o no-profit, elaborare un accurato prospetto di tutte le spese previste per
la conduzione dello studio proposto.
Non possono essere effettuate sperimentazioni di natura profit il cui costo, ivi
comprese le quote previste per il Fondo no-profit, per la Direzione Scientifica e per gli
overhead di Istituto, non sia interamente coperto dal contributo previsto dallo Sponsor.
Per la sperimentazione coperte dal “Fondo per le sperimentazioni cliniche no-profit”
non è prevista la retribuzione in libera professione dei dipendenti della Fondazione.
La Direzione Generale di concerto con la Direzione Scientifica si riservano,
annualmente, di stabilire la quota dei rispettivi fondi da destinarsi all’integrazione del
Fondo per la Sperimentazione clinica no-profit.
Ove il costo effettivo di una Sperimentazione no-profit, approvata dallo IRB, non sia
coperto o sia solo parzialmente coperto da finanziamenti erogati da terzi, il costo
residuo della stessa viene posto a carico del Fondo per la Sperimentazione clinica noprofit.
Articolo 6 - Allegati
All. 1: Elenco disposizioni legislative vigenti
All. 2: Elenco della documentazione richiesta per la presentazione dello Studio in Comitato
Etico.
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