Gestione dei Progetti
1. Introduzione
a.
b.
c.
d.
e.
Evoluzione dell’organizzazione aziendale
L’area del “Fare” in azienda: le Operations
Il progetto: definizioni e caratteristiche
Il Project Management
Condizioni
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
“…I progetti intendono produrre determinati risultati entro un
dato istante di tempo ed un dato budget. Essi tagliano le linee
(funzionali) dell’organizzazione. Sono compiti unici e mai
completamente uguali a progetti precedenti…Un progetto può
essere visto come l’intero processo di creazione di un nuovo
prodotto, una nuova industria o altri risultati specifici. Il
risultato da ottenere, spesso, riceve molta più attenzione del
processo con il quale è ottenuto. Di fatto entrambi, prodotto e
processo, devono essere oggetto di una gestione efficace… ”
da R.D. Archibald, “Managing High-Technology Programs and Projects”, New
York,Wiley, 1976.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Qualsiasi iniziativa non di routine
• Finalizzata al raggiungimento di precisi risultati operativi
• Con determinati limiti:
– Di tempo
– Di costo
– Di qualità
• Che coinvolge più unità o ruoli organizzativi di funzioni diverse
aggregate temporaneamente in un team interfunzionale
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Processo
OWNER
INPUT
OUTPUT
OBIETTIVI/
CLIENTE
Insieme organizzato di attività e decisioni,
finalizzato alla creazione di un output
effettivamente domandato da un cliente al
quale attribuisce un valore ben definito
Indice perf. 1
Indice perf. 2
Indice perf. 3
KPI
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Definizione di Progetto
• Progetto come processo a impulso
Progetto
Unicità dell’output
Obiettivi espliciti
Tempo definito
Interdipendenze parallele
Processo a impulso
Processo
Ripetitivo standardizzato
Obiettivi impliciti
Permanenza
Interdipendenze sequenziali
Processo a flusso
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Definizione di Progetto
• Progetti e processi
Processo a impulso
Innovazione gestionale
Innovazione organizzativa
Ricerca
Cliente
interno
Produzione interna
Manutenzione
Pianificazione
Amministrazione e controllo
Sviluppo prodotto
Iniziative di marketing
Vendita
Assistenza cliente
Cliente
esterno
Processo a flusso
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Progetti e processi
Processi a impulso
Processi a flusso
Filosofia di controllo
Feed-fwd (previsioni)
Feed-back (report)
Attenzione su
Efficacia (le coe succedono)
Efficienza impiego risorse
Standardizzaz. report
Bassa
Alta
Periodicità
Basata sugli eventi
Ad intervalli definiti
Informazioni
Tempestività
Accuratezza
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Definizione di Progetto
• Processi e progetti
PROCESSO
OWNER
INPUT
OUTPUT
OBIETTIVI
Indice perf. 1
Indice perf. 2
Indice perf. 3
OBIETTIVI
RISORSE
TEMPI
PIANO
KPI
PROGETTO
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Definizione di Progetto
• Tipici progetti aziendali sono:
– Introduzione di una nuova procedura organizzativa;
– Implementazione di un diverso sistema di raccolta e analisi
dei costi;
– Realizzazione di un nuovo sito produttivo;
– Trasferimento della produzione da un sito ad un altro;
– Penetrazione di un nuovo mercato;
– Lancio di un nuovo prodotto;
– Riorganizzazione di una data area o settore o servizio;
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Definizione di Progetto
Quindi un progetto:
• Ha un obiettivo definito
• Ha un inizio e una fine
• Viene realizzato da una specifica organizzazione
• Ha un Project Manager responsabile del suo sviluppo
• E’ definito identificando il punto di partenza, le attività intermedie e il
punto di arrivo
• E’ un impegno unico per realizzare un obiettivo esplicito in un tempo
determinato
• E’ unico anche se possono esistere progetti simili
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Definizione di Progetto
Progetto = obiettivo / tempo / modalità di raggiungimento
/ risorse / controllo / aggiustamento
Risorse:
Uomini
Strumenti e mezzi
Risorse economiche
Tempo
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Definizione di Progetto
Le persone: la risorsa più preziosa
• Il progetto è un luogo in cui le persone lavorano insieme
• Lo spirito con il quale le persone operano insieme con
efficacia è la collaborazione
• Lo “Spirito del progetto”: prendere parte all’impresa, dare
aiuto, raggiungere insieme e con uguale dignità il risultato.
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Definizione di Progetto
Tipologie di progetto:
• Interni – esterni (commessa)
• Monodisciplinari – Pluridisciplinari
• Monoaziendali – Pluriaziendali
• Progetti prodotti – Progetti processi
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
• Tipologie di progetto
Richieste note a priori
Richieste non note a priori
(cliente committente)
(cliente target)
Cliente esterno
Progetti su commessa
Sviluppo nuovi prodotti
Cliente interno
Progetti di servizi interni
Innovazioni diffuse (org)
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Gestione dei Progetti
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Evoluzione dell’organizzazione aziendale
L’area del “Fare” in azienda: le Operations
Il progetto: definizioni e caratteristiche
Il Project Management
Condizioni
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
• Evoluzione storica
“Chi di voi volendo costruire una torre, non si siede prima a calcolarne la
spesa, e se ha i mezzi per portarla a compimento? Per evitare che,
se getta le fondamenta e non può finire il lavoro, tutti quelli che
vedono comincino a deriderlo dicendo: costui ha iniziato a costruire
ma non è stato capace di finire il lavoro. Oppure quale re, partendo in
guerra con un altro re, non siede prima a esaminare se può affrontare
con diecimila uomini chi gli viene incontro con ventimila? Se no,
mentre l’altro è ancora lontano, gli manda un’ambasceria di pace.”
(Lc 14, 28-32)
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Il Project Management
• Evoluzione storica
• Il problema della gestione dei progetti si sviluppa fin dall’antichità in diversi
ambiti (militare, costruzioni, ingegneria, ecc…)
• Assume valore di disciplina informale di studio a cominciare dalla fine
dell’800 (Gantt)
• Subisce un notevole impulso durante la Seconda Guerra Mondiale sull’onda
dello sviluppo dell’industria militare americana (Es: progetto Liberty)
• Verso la metà degli anni ’50 si sviluppano le prime tecniche formalizzate
(Pert/CPM) per la gestione di progetti militari e aerospaziali
• A partire dagli anni ’60 entra come sistema di gestione nelle aziende più
evolute (DuPont, Remington Rand, ecc…)
• Negli anni ’80 si diffonde a diverse tipologie di aziende
• Negli anni ’90 si afferma come metodologia largamente diffusa e definita
non solo in ambito aziendale
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
• E’ un approccio organizzativo/metodologico che considera un
“Progetto” come un obiettivo aziendale da raggiungere nel
rispetto di tempi, costi e qualità prefissati.
• E’ l’applicazione sistematica di conoscenza, capacità,
strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di
conciliare i bisogni e le aspettative aziendali”.
Questo richiede il bilanciamento tra:
– scopo, tempo, costo e qualità
– bisogni diversi dei vari attori coinvolti
– fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative).
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Il Project Management
Elementi di base:
• Definire gli obiettivi (Goal Setting)
• Definire i criteri di valutazione dei risultati
• Pianificare le attività per raggiungere i risultati
• Definire le risorse necessarie
• Controllare periodicamente l’avanzamento delle attività,
correggendo gli eventuali scostamenti
• Valutare i risultati raggiunti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
L’obiettivo del progetto:
• Non è sempre facilmente definibile
Obiettivi sfidanti, ma realistici e raggiungibili
- Concordati
- Eventuale assegnazione di prioprità
- Misurabili secondo criteri specifici definiti a priori
- Chiarezza delle condizioni operative necessarie per il conseguimento degli obiettivi
- Gli obiettivi complessi: i progetti intersettoriali
• Non è sempre facilmente comunicabile
• Quanto meglio è definito e condiviso, tante maggiori sono le
probabilità di raggiungerlo (importanza della chiarezza di obiettivo –
goal setting)
• Una volta definito è difficilmente modificabile
• Accanto all’obiettivo primario esistono obiettivi secondari che
determinano altrettanti filoni di progetto (da analizzare e sviluppare)
• Bilanciamento obiettivo-tempo
Clip Coach Carter 103-104-105 – Goal setting
CLASDA – Gestione dei Progetti
Definizione di Progetto
L’obiettivo del progetto: S.M.A.R.T.
• Specific – l’obiettivo deve essere specifico e non generico
• Measurable – l’obiettivo deve essere quantificabile e
misurabile
• Achievable – l’obiettivo deve essere raggiungibile enon
impossibile
• Relevant – l’obiettivo deve essere significativo
• Timed – l’obiettivo deve essere riferito ad un limite di tempo
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
Valutazione dei risultati in termini di:
• Qualità dell’obiettivo raggiunto
• Rispetto dei tempi previsti
• Adeguato utilizzo delle risorse disponibili
• Soddisfazione dei partecipanti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Il Project Management
La pianificazione:
• È la tecnica di base del PM
• Ha lo scopo di prevedere e anticipare gli eventi del progetto,
in modo da prepararsi ad affrontarli al meglio
• E’ lo strumento che permette, di fronte agli imprevisti, di
capirne gli impatti e di scegliere le opportune azioni correttive
• Lungi dall’essere portatore di rigidità, è invece un alleato per
l’esercizio della flessibilità…
CLASDA – Gestione dei Progetti
Gestione dei Progetti
1. Introduzione
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Evoluzione dell’organizzazione aziendale
L’area del “Fare” in azienda: le Operations
Il progetto: definizioni e caratteristiche
Il Project Management
Condizioni
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
Spesso i progetti aziendali falliscono. Perché?
• Perché muoiono per strada?
• Perché non rispettano i tempi?
• Perché costano più del previsto?
• Perché i risultati finali sono deludenti / inattuabili?
Cosa c’è di difficile nella gestione dei progetti???
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
• Se alcune condizioni di base vengono presidiate, si riducono
notevolmente i rischi di fallimento.
• Queste condizioni di base possono essere di tipo:
– RAZIONALE – attengono alle regole e metodologie della gestione per
progetti e riguardano il presidio delle variabili fondamentali degli
obiettivi, delle risorse, delle competenze, delle metodologie…
– RELAZIONALE – il PM è una filosofia aziendale che esalta la
dinamica relazionale (lavorare con…), quindi gli aspetti legati al
gruppo, le relazioni tra i membri del gruppo e con attori esterni, nonché
le dinamiche di contesto ed organizzative dell’ambiente ove il gruppo
opera
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
Ambiente Organizzativo
Persone
Attività
Efficienza
Strumenti
Struttura
organizzativa
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = definire:
• Obiettivi - Cosa si deve realizzare?
• Tempo - Quando si deve realizzare?
• Risorse finanziarie - Quanto verrà a costare?
• Risorse umane – Chi si occuperà delle diverse attività?
• Controllo – Come si misurerà l’avanzamento del progetto?
• Azioni correttive – Quali meccanismi per far fronte alle eccezioni?
• Prodotto finale – Quali prodotti/servizi devono nascere dal progetto?
• Fine – Quando si può considerare finito il progetto?
• Valutazione risultato – Chi valuterà i risultati del progetto?
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Mappa delle attività
• Il piano consente di elencare in forma organizzata le singole attività che sono
necessarie alla realizzazione del progetto. E’ un presidio del processo che
permette il controllo delle scadenze, delle responsabilità e del grado di
completamento (ritardi/anticipi). E’ la base per le decisioni di progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Strumento di identificazione e soluzione dei problemi
• Il piano è lo strumento più efficace di identificazione delle criticità di
progetto e del loro impatto sul risultato finale. Si presta benissimo ad analisi
what-if per la scelta delle azioni correttive o alternative.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Strumento di comunicazione
• Il piano è un efficacissimo strumento di comunicazione sia per i partecipanti
al team di progetto (che attraverso esso saranno sempre aggiornati sullo stato
di avanzamento, sulle criticità, sulle responsabilità, sui costi), sia per il
management, ma anche per il resto dell’organizzazione che spesso è
coinvolto marginalmente in sporadiche attività, ma per il quale la
conoscenza del “disegno” complessivo può essere determinante nella
qualità e nei tempi di risposta.
Caso Africa 1942
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
La pianificazione come cultura
• Spesso il piano è solo un pezzo di carta. Un bellissimo quadro colorato. Fatto
una volta e poi dimenticato. Non serve a nulla.
• Il piano deve essere uno strumento vivo, continuamente aggiornato. E’
l’ambiente organizzativo del progetto, racchiude il cosa, il come, il quando,
il chi del progetto!
• Per la riuscita dei progetti è essenziale che la cultura di pianificazione permei
l’azienda a partire dal top management (che deve garantire il commitment).
• La conoscenza delle tecniche di pianificazione è quindi un requisito di base
di tutti i livelli del management.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano
Le trappole della pianificazione
• Pianificatore innamorato (del piano!) – rischio che il piano sia l’obiettivo
del progetto e ad esso si pieghino tutte le conseguenti attività.
• Dio piano – il piano è intoccabile, dal top management al team tutti
considerano un fallimento ogni variazione o discussione del piano.
• Accanimento – il piano deve rappresentare sinteticamente una successione
di attività ed eventi… non deve avere la pretesa di simulare l’intera realtà.
• Quadro dimenticato – se il piano è troppo complesso, non sarà
uno
strumento di lavoro, ma finirà attaccato ad un muro come un bel quadro…
d’avanguardia!
CLASDA – Gestione dei Progetti