Gestione dei Progetti
3. La pianificazione del progetto
a. Tecniche di pianificazione dei progetti
a. La pianificazione dei tempi
b. La pianificazione delle risorse
c. La pianificazione economica
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
•
•
•
Una buona pianificazione di progetto ricorda il copione di un
film…
Sono definite le scene e vi sono indicazioni sulla loro
successione logica…
Sono definiti gli attori, quando dovranno entrare in gioco e la
parte che ciascuno di essi dovrà interpretare…
E’ quindi uno strumento che rende noto a tutti il percorso per
arrivare al risultato, evidenzia i rischi e le aree di debolezza,
permette di confrontare quello che è stato fatto realmente con
ciò che ci si attendeva, evidenziando se sono necessari
interventi per ripristinare le condizioni di successo del
progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
Avere un buon piano permette di:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Stabilire obiettivi di riferimento;
Oggettivizzare le attività che pemettono di raggiungere gli obj
Verificare i tempi delle attività
Identificare le responsabilità
Avere una visione completa ed integrata del progetto
Intervenire sulla riduzione dei tempi totali di progetto
Avere una base di comunicazione con enti interni/esterni/clienti
Ridurre i rischi, evidenziarli affinché vi si diano risposte
Avere una base concreta per le analisi C/B e di budgeting di progetto
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
Check list di pianificazione
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Definire gli obiettivi finali e intermedi, rispetto a tempi, costi e risorse;
Definire la WBS completa delle attività;
Costruire la matrice di responsabilità e sviluppare la OBS;
Stimare le attività in termini di durata, costi e risorse necessarie;
Determinare le interazioni/vincoli/sequenze tra le attività;
Definire il calendario di progetto;
Definire le date minime/massime di inizio e fine, gli scorrimenti, i percorsi
critici delle attività (CPM)
8. Costruire il diagramma a barre (GANTT)
9. Analizzare il carico delle risorse ed effettuare gli opportuni aggiustamenti;
10. Sviluppare il budget di progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
Costruire la WBS
•
La WBS è la tecnica per definire il lavoro da compiere nel progetto
mediante la scomposizione in sottosistemi sempre più piccoli fino a
definire pacchetti di attività operative chiaramente identificabili,
attribuibili e misurabili (quindi programmabili, schedulabili e
controllabili).
•
Perché è difficile costruire la WBS? …Perché occorre un criterio, un
metodo di classificazione che deve valutare e dare risposta ai seguenti
aspetti:
–
–
–
–
–
Quale struttura?
Quali criteri di scomposizione delle attività?
Come descrivere i blocchi di attività scomposte?
Quale livello di dettaglio?
Quali modalità di aggregazione?
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
Costruire la WBS – Quale struttura?
•
•
•
La struttura della WBS è solitamente gerarchico - piramidale
Evidenziando una logica top-down “dal generale al particolare”
Le attività o gli obiettivi previsti ad un livello dipendono da quelli situati al
livello sottostante…
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
Costruire la WBS – Quali criteri di scomposizione delle attività?
•
La WBS deve contenere tutte le voci consegnabili (deliverables - prodotti
del progetto, o milestones – punti di controllo), e tutte le attività principali
ad esse necessarie.
•
CRITERIO PER OBIETTIVI – in questa logica l’obiettivo del progetto è
suddiviso in sub obiettivi e sotto ciascun sub obiettivo si descrivono i
processi e le attività necessarie.
PROGETTO
Obiettivo 1
Obiettivo 2
Obiettivo 3
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
CRITERIO PER PROCESSO – il progetto viene disaggregato in base ai
processi che si dovranno attivare per raggiungere i deliverables. Il primo
livello della WBS sarà allora un insieme di processi. Il limite è che non è
sempre possibile assegnare la responsabilità di un processo ad una sola
risorsa… questa logica è più adatta a progetti ripetitivi, quindi più
predittivi.
RISTRUTTURAZIONE APP.TO
Interventi
murari
Demolizioni
Demoliz.
parete ovest
Demoliz.
parete Est
Impianto
elettrico
Impianto
termico
Ricostruzioni
Costruzione
transetto
cucina
Imbiancatu
ra
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
CRITERIO PER FASE / CICLO DI VITA – secondo questa logica la WBS
presenta all’ultimo livello i deliverables o milestones. Più coerente per
progetti interni.
PROGETTO FESTA AZIENDALE
Definizione evento
Sceneggiatura
Eventi
Coreografia
Contratti
Ospiti
Preparazione
Comunicazione
Pubblicità
Gestione evento
Att. operative
Inviti
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
CRITERIO PER LOCALIZZAZIONE – secondo questa logica la WBS è
suddivisa per pacchetti situati in diverse collocazioni spaziali (es: film
realizzato in diversi paesi).
1 PROGETTO DOCUMENTARIO
1.1 Riprese Africa
1.2 Riprese Italia
1.3 Montaggio Roma
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Tecniche di pianificazione
•
Descrizione – ciascun elemento della WBS è identificato da una
descrizione e da un codice attività strutturato in livelli.
1.1 Riprese Africa
1.1.1 xxxxx
1.1.2 yyyy
1.1.2.1 nnn
•
1.1.2.2 kkkk
Livello di dettaglio – di livello in livello si riduce ampiezza e complessità.
L’ultimo livello è il pacchetto di lavoro non ulteriormente scomponibile –
work package – avente le seguenti caratteristiche:
–
–
–
programmabile nei tempi, nei costi e nelle risorse,
assegnabile ad un solo responsabile,
di durata limitata vs l’insieme del progetto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
•
Il work package – per ogni w-p dovranno essere definiti:
–
–
–
–
–
Descrizione del lavoro da svolgere
Risorsa responsabile
Tempi, costi e risorse necessarie
Input richiesti ad altri w-p
Gli output attesi
Input: Flusso
materiali e volumi
•
1.1 – Definizione layout
5gg
Dir Op
Output: Layout
(disegni e file .dwg)
Gli input e gli output rappresentano gli aspetti di interfaccia da e verso altri
w-p, aspetti che devono essere valutati correttamente dal Project Manager.
I w-p sono poi aggregati secondo la struttura della wbs.
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Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE – CRONOGRAMMA DI GANTT
•
Il diagramma di GANTT (o diagramma a barre) è stata la prima forma di
pianificazione formalizzata moderna. E’ una visualizzazione grafica del
progetto contenente tutte le informazioni di pianificazione dei tempi. Fu
messo a punto da Henry Gantt (1861-1919), ingegnere industriale,
discepolo di Taylor e consulente del Ministero della Guerra USA, nei primi
anni del 1900.
•
È una rappresentazione su scala temporale dell'evoluzione del progetto.
Ogni barra rappresenta un'attività, la lunghezza di ognuna di esse è
proporzionale alla durata dell'attività che rappresenta e viene collocata
sulla scala temporale in prossimità dell’attività stessa.
•
Limite: non sono evidenziati i legami logici tra le attività, né le risorse
deputate al loro svolgimento.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE – CRONOGRAMMA DI GANTT
A
B
ATTIVITA'
C
D
GEN
FEB
MAR
APR
MAG
GIU
LUG
TEMPO
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
•
•
•
•
•
La Pianificazione Reticolare è la rappresentazione grafica delle attività;
illustra la sequenza temporale di tutti i compiti che devono essere svolti
affinché il progetto venga completato.
Il PERT (Program Evaluation and Review Technique), è stato il primo
sistema di pianificazione reticolare sviluppato nel 1958-59 da una società
di consulenza di Washington (ORS) per la US Navy Special Projects
Office in occasione del progetto del primo sommergibile nucleare Polaris.
La marina sapeva che ogni progetto subappaltato subiva ritardi, quindi
cercava un sistema di pianificazione che permettesse un maggiore controllo
Nel PERT tutte le attività della WBS devono essere visualizzate in
sequenza logica in un network (reticolo).
La stima dei tempi di ciascuna attività avviene utilizzando una funzione di
probabilità secondo tre criteri: ottimistico, pessimistico e probabile. Sono
calcolabili il Path Critico e i tempi probabili.
Permette di razionalizzare attività complesse, ha una natura probabilistica,
permette di calcolare il rischio, ma è molto complesso da utilizzare.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
•
•
•
•
•
•
Il CPM (Critical Path Method), è una successiva applicazione semplificata
del PERT.
Nel CPM la determinazione delle durate è deterministica (più precisa),
quindi scompare la funzione di probabilità.
Nel CPM è più facile calcolare la percentuale di completamento delle
attività rispetto al PERT.
Nel CPM si ottengono in maniera univoca i parametri Early and Late Start
and Ending per identificare le attività più rigide (path critico).
Il PERT è indicato in caso di progetti in cui i tempi possono essere molto
variabili (es: progetti di R&D), mentre il CPM è più coerente in situazione
di maggiore accuratezza di dipendenza tra risorse e tempi.
Per costruire il reticolo occorre partire dalla WBS dove sono state elencate
tutte le attività previste dal progetto e sono state stimate le loro durate.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
Sequenza logiche delle attività
•
Dopo aver identificato le attività del progetto e averne stimato le durate,
occorre definire i vincoli logici, ovvero le dipendenze sequenziali tra le
attività.
•
Per ciascuna attività occorre capire quale attività deve essere completata
precedentemente, affinché questa possa iniziare, e quali attività non
possono iniziare prima della fine di quella in oggetto.
1.1 – Def. Flussi materiali
Resp Log
2gg
1.2 – Calcolo volumi
Resp Prd
1.4 – Def. Layout
Dir Op
5gg
5gg
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
Sequenza logiche delle attività
•
La sequenza logica descritta definisce che l’attività 1.4 può iniziare solo se
le attività 1.1 e 1.2 sono finite. Tale condizione si esprime con la sigla FS
(Finish to Start – oppure FI, Fine Inizio) ed è formalizzata nel seguente
modo:
Cod.
1.1
1.2
1.4
Attività
Definizione flussi materiali
Stima volumi
Definizione Layout
Resp
Durata
Resp Log 2gg
Resp Prd 5gg
Dir Op
5gg
Predecessori
1.1FS, 1.2FS
1.1 – Def. Flussi materiali
Resp Log
2gg
1.2 – Calcolo volumi
Resp Prd
1.4 – Def. Layout
Dir Op
5gg
5gg
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
Sequenza logiche delle attività
•
Vi sono quattro tipi di vincoli logici di precedenza:
–
–
–
–
FS – Finish to Start: l’attività B non può iniziare se l’attività A non è finita (FI)
SF – Start to Finish: l’attività B non può finire se l’attività A non è iniziata (IF)
SS – Start to Start: l’attività B non può iniziare se l’attività A non è iniziata (II)
FF – Finish to Finish: l’attività B non può finire se l’attività A non è finita (FF)
A
A
B
FS
B
SF
A
A
B
B
SS
FF
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
Durata delle attività e milestones
•
Dopo aver definito la successione logica delle attività, occorre stimarne la
durata e definire il calendario di progetto.
•
Il calendario di progetto consiste nel definire la data di inizio del
progetto e i giorni lavorativi (si inseriscono i giorni festivi e il numero di
ore standard per giorno lavorativo) per ciascuna risorsa del progetto.
•
La durata può essere espressa in qualsiasi unità di tempo (ore, giorni,
settimane).
•
Occorre inoltre identificare momenti cardine del progetto, chiamati
milestones, in corrispondenza dei quali avvengono eventi particolari (kick
off, verifiche periodiche, approvazioni, consegna cliente, ecc). Tali oggetti
si assumono con durata nulla per definizione.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
•
La pianificazione reticolare mediante CPM consiste in un algoritmo
sequenziale mediante il quale si compongono le attività nel rispetto dei
vincoli temporali e di successione esistenti.
•
Mediante l’algoritmo CPM si ottengono le seguenti informazioni:
–
–
–
–
–
Date minime di inizio e fine di ciascuna attività
Date massime di inizio e fine di ciascuna attività
La data di fine progetto
I percorsi critici di progetto (sequenze di attività per le quali uno slittamento
temporale determina uno slittamento della data di fine progetto)
Gli eventuali scorrimenti ammissibili delle attività che compongono i percorsi
non critici (ovvero quanto tempo può tardare una attività prima di impattare
sulla durata totale del progetto).
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM
•
La data di inizio progetto – EST = Early Start Time
•
La data minima di inizio – ES = Early Start Date – rappresenta la data di
calendario alla quale PUO’ iniziare al più presto l’attività.
•
La data minima di fine – EF = Early Finish Date – rappresenta la data di
calendario alla quale si PUO’ completare al più presto l’attività.
•
La data massima di inizio – LS = Late Start Date – rappresenta la data di
calendario alla quale DEVE iniziare al più tardi l’attività per non
compromettere il tempo totale di fine progetto.
•
La data massima di fine – LF = Late Finish Date – rappresenta la data di
calendario alla quale si DEVE completare al più tardi l’attività.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio
Codice
1
2
3
4
5
6
7
Descrizione
Start
Att. A
Att. B
Att. C
Att. D
Att. E
End
Durata
Att. Prec.
0
7
5
2
17
12
0
Reticolo di progetto:
1
2
1
4
2,4
3,5,6
Vincolo di prec.
FS
FS
FS
FS
FS
FS
B
A
Descrizione
2
7g
5g
E
Start
1
3
6
0g
End
12g
7
0g
C
D
Cod
Durata
4
2g
5
17g
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio
•
Per il calcolo delle date minime di inizio e fine attività, a partire dalla data di inizio
progetto (EST = giorno 1), si procede in avanti seguendo le sequenze di attività
presenti nel reticolo e sommando, di volta in volta, la loro durata (al più presto).
EFA = ESA + DuA = 1+7 (-1*) = 7 (* x considerare che si parte contando il giorno di partenza)
EFc = ESC + DuC = 1+2 (-1*) = 2
Proseguendo lungo il reticolo ci accorgiamo che la data minima di inizio dell’attività
•
•
•
B dipende dalla data minima di fine dell’attività che lo precede (la A).
8
1
7
A
2
3
7g
8
1
1
Start
1
1
19
12g
19
19
End
7
0g
2
C
4
5g
E
6
0g
12
B
3
2g
19
D
5
17g
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio
Codice
1
2
3
4
5
6
7
Descrizione
Start
Att. A
Att. B
Att. C
Att. D
Att. E
End
Durata
0
7
5
2
17
12
0
8
1
7
A
2
8
1
1
Start
1
1
Data fine progetto
19
12g
19
19
End
7
0g
2
C
4
Data min fine
1
7
12
2
19
19
20
19
5g
E
6
0g
12
B
3
7g
Data min inizio
1
1
8
1
3
8
20
19
3
2g
19
D
5
17g
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date
•
Per l’attività start di inizio, la data minima di inizio è uguale alla data
minima di fine (durata 0)
Early Start Time EST = ESstart= EFstart
•
Per l’attività i-esima, la data minima di inizio è uguale al massimo delle
minime date di fine delle attività antecedenti
ESi = max (EFP) = max (ESP + DuP)
•
Per l’attività i-esima, la data minima di fine è uguale alla data minima di
inizio più la durata
EFi = (ESi + DuP) = max (EFP) + Dui
•
Per l’attività end di fine, la data minima di inizio è uguale alla data minima
di fine reticolo e corrisponde al massimo delle date minime di fine delle
attività finali
Early Finish Time EFT = ESend= EFend = max (EFP)
(attenzione all’effetto “cambio del giorno”)
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date
Assumendo di partire il giorno 1, i calcoli sull’esempio dato, risulterebbero:
•
Data minima inizio Start = 1
•
Data minima di inizio = max(date minime di fine attività precedenti)
•
Data minima di fine = data minima di inizio + durata attività
•
Data minima di inizio end = max(date minime di fine attività finali)
ES
EF
B (8 – 12)
A (1 – 7)
2
7g
3
5g
Start (1 – 1)
E (8 – 19)
End (19 – 19)
1
6
7
0g
C (1 – 2)
4
12g
0g
D (3 – 19)
2g
5
17g
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date
•
Per il calcolo delle date massime, si procede a ritroso a partire dall’ultima
attività posizionata con la data di fine coincidente con la data obiettivo di
fine progetto (al più tardi). In questo esempio consideriamo la data massima
di fine progetto coincidente con la data minima di fine progetto. Si ha (per le
attività B,D,E):
LSB = LFB – DuB = 19-5 (+1*)=15
LSD=LFD – DuD = 19-17 (+1*)=3
LSE=LFE – DuE = 19-12 (+1*)=8
•
Procedendo a ritroso, l’attività A, per consentire a B e a E di partire il 15 e il
8, deve finire il 7.
•
Quindi la data massima di fine di una attività dipende dalla più breve delle
date massime di inizio delle attività successive.
* ATTENZIONE, per semplicità e convenzione d’aula, utilizzando i giorni come unità di tempo, l’attività successiva inizia sempre il giorno dopo la fine
dell’attività precedente, quindi nel calcolo matematico si aggiunge 1 per raccordarsi ai giorni di calendario. Questa convenzione cade utilizzando altre unità di
misura.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date
•
Per l’attività finale, la data massima di fine è uguale alla data massima di
fine dell’intero reticolo
Late Finish Time LFT = LFend= LSend
•
Per l’attività i-esima, la data massima di fine è uguale al minimo delle date
massime di inizio delle attività immediatamente successive
LFi = min (LSq) = min (LFq - Duq)
•
Per l’attività i-esima, la data massima di inizio è uguale alla differenza tra la
data massima di fine dell’attività e la sua durata
LSi = (LFi - Dui) = min (LSq) - Dui
•
La durata totale (TD) del reticolo è data dalla differenza tra la data minima
di inizio e la data massima di fine del reticolo
TD = LFT - EST
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date
•
Reticolo con le date massime e le date minime
B (8–12 / 15-19)
A (1–7 / 1-7)
ES
EF
LS
LF
2
7g
3
5g
Start (1-1 / 1-1)
E (8–19 / 8-19)
End (19–19 / 19-19)
1
6
7
0g
12g
0g
C (1–2 / 1-2)
D (3–19 / 3-19)
4
•
2g
5
17g
La differenza tra le date massime e le date minime di ciascuna attività ne
misura la flessibilità, ovvero quanto tempo può essere ritardata senza che
questo impatti sulla data finale del progetto. Tale misura è detta
SCORRIMENTO
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Critical Path
•
Si definisce attività critica ogni attività a scorrimento nullo.
B (8–12 / 15-19)
A (1–7 / 1-7)
2
7g
3
5g
Start (1-1 / 1-1)
E (8–19 / 8-19)
End (19–19 / 19-19)
1
6
7
0g
12g
0g
C (1–2 / 1-2)
D (3–19 / 3-19)
4
•
2g
5
17g
Si definisce percorso critico (critical path) la sequenza di attività critiche
dal nodo di start al nodo di end del reticolo.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Critical Path
•
•
•
•
•
Se la data minima di fine progetto è uguale alla data massima di fine
progetto deve esistere almeno un percorso critico
I percorsi critici sono quelli che hanno durata più lunga
Un’attività critica può appartenere a più di un percorso critico
Se un’attività critica è in ritardo, il suo ritardo si ribalta sulle attività
successive che giacciono sullo stesso percorso critico e quindi sulla data
finale del progetto.
Se si verificano più ritardi su un percorso critico, questi ritardi si cumulano.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE SINTETICA – GANTT
•
Il diagramma di GANTT, modificato con l’aggiunta dei vincoli logici tra le
attività e le risorse assegnate, costituisce lo strumento più semplice per la
pianificazione dei progetti.
•
Ha assorbito quindi la valenza di network logico propria del CPM.
•
Ne è così scaturito uno strumento molto immediato ed efficace, tanto da
avere sostituito largamente la rappresentazione PERT/CPM
FS
FS
FS
FS
FS
FS
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE – Dalla WBS al GANTT – esempio
RISTRUTTURAZIONE APP.TO
Interventi
murari
Demolizioni
Impianto
elettrico
Ricostruzioni
Demoliz.
parete ovest
Costruz.
parete cucina
Demoliz.
parete Est
Muratura
sottotraccia
Tracciatura
Impianto
termico
Placche e p.l.
Tracciatura
Installazioni
Cablaggi
Tubature
Cavi
Frutti
Caldaia
Sanitari
Tagliole
Muratura tub
idrauliche
Imbiancatura
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
LA PIANIFICAZIONE – GANTT
CLASDA – Gestione dei Progetti
Tecniche di pianificazione
CLASDA – Gestione dei Progetti