Gestione dei Progetti
1. Introduzione
a.
b.
c.
d.
e.
Evoluzione dell’organizzazione aziendale
L’area del “Fare” in azienda: le Operations
Il progetto: definizioni e caratteristiche
Il Project Management
Condizioni
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE
• La cultura di progetto si contrappone alla cultura funzionale
tayloristica e necessita di ambienti organizzativi caratterizzati
da minore impronta gerarchica e prescrittiva.
• In tali contesti, l’impegno e le competenze delle risorse
coinvolte nei progetti si attivano in presenza di condizioni
relazionali all’interno del team e nell’ambiente in cui il team
agisce. Tali condizioni si esprimono attraverso relazioni
reciproche di influenza e di sostegno.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE
• Quindi, le abilità richieste ai manager non sono più solo di tipo
specialistico, di indirizzo, conduzione e controllo, ma diventano
sempre più importanti le doti di “intelligenza emozionale” e
“intelligenza sociale” necessarie per cogliere e gestire le
relazioni tra persone e tra gruppi.
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DIMENSIONE RELAZIONALE
Aree di abilità emozionale / sociale:
• Capacità di alimentare relazioni (stabilire legami personali);
• Abilità nel risolvere conflitti e negoziare soluzioni;
• Abilità di analisi sociale (individuare interessi, motivazioni ed emozioni);
• Capacità di organizzare gruppi;
• Capacità di riconoscere le emozioni e gestirle.
(D. Goleman, Intelligenza Emotiva, Bur 1996)
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Le emozioni
• Le emozioni giocano un ruolo predominante nel comportamento
umano. Ne influenzano la motivazione e l’intensità.
• La parola emozione nasce dal verbo moveo, quindi emozione
richiama al movimento, all’energia.
• Le emozioni sono state studiate solo a partire dalla metà degli
anni ‘80, con l’affermarsi delle neuroscienze cognitive: studio
della struttura, funzione, sviluppo, biochimica, fisiologia e
patologia del sistema nervoso centrale e periferico, al fine di
capire la mente e la coscienza (Damasio, Goleman, Gardner)
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Le emozioni
• Nella natura umana sono identificabili tre aspetti:
– Cognitivo – è l’aspetto della valutazione, della ponderazione, del peso. E’ il c.d.
self esplicito. La capacità di elaborazione cognitiva risiede nei lobi anteriori
dell’area corticale, ed è la parte del cervello più recente (45-50.000 anni).
Rappresenta il 3% dell’energia intellettuale.
– Emotivo – è l’aspetto assimilabile all’energia. E’ il c.d. self implicto. Le
emozioni si originano nella parte del cervello chiamato amigdala, che è la parte
più antica, ed è separata dalla corteccia. Rappresenta il 97% dell’energia
intellettuale.
– Motivazionale – rappresenta la finalità per cui le persone agiscono.
• Questi tre aspetti configurano la “Trilogia del cervello” (Bergamaschi, 2004)
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DIMENSIONE RELAZIONALE – Le emozioni
•
•
•
•
La parte più primitiva del cervello è il tronco cerebrale che circonda l’estremità
cefalica del midollo. Il tronco – o cervello rettiliano – regola le attività vegetative
fondamentali (come il respiro) per assicurare la sopravvivenza.
Da questa struttura primitiva derivano i centri emozionali (amigdala). L’evoluzione
dei centri emozionali, il sistema limbico, aggiunse l’apprendimento e la memoria
emozionale e sviluppò un repertorio di emozioni (piacere, desiderio, ira, terrore).
Successivamente, nell’arco di milioni di anni, si sono sviluppate le aree del cervello
pensante, la neocorteccia, che rende possibili risposte emotive elaborate.
Tuttavia nelle emergenze emozionali, le connessioni amigdala-cervello sono molto
più rapide nel trasmettere reazioni (12 millesimi di secondo) rispetto all’elaborazione
neocorticale, ne consegue che, quando si presentano sollecitazioni di valenza
emozionale, il sentimento impulsivo tende a prevalere sulla parte razionale,
scatenando comportamenti non controllati.
ESEMPIO DI REAZIONE
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DIMENSIONE RELAZIONALE – Le emozioni
• Emozioni primarie:
–
–
–
–
Paura
Rabbia
Felicità
Tristezza
• Emozioni sociali:
Queste emozioni hanno una forte connotazione
biochimica e sono implicite, ovvero vengono
innescate inconsapevolmente e condizionano il
pensiero e il comportamento.
– imbarazzo
– Vergogna
– Senso di colpa
• Se le emozioni sono una fonte di energia, occorre che vengano bene
indirizzate agendo sulla motivazione (scelta etica).
Clip Ogni Maledetta Domenica 501 – Indirizzo delle emozioni vs la motivazione
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Le emozioni
• E’ quindi importante riconoscere le emozioni, darne un nome, elaborarle per
capire come alcuni comportamenti siano influenzati da esse;
• Ma è importante anche lavorare sul contesto, sull’organizzazione e sui suoi
valori: “Lavoro per o contro qualcosa?” “Sono spinto da.. O sono attratto
da..?”.
• Abbiamo quindi due diversi tipi di intelligenza: razionale ed emotiva
(neocorteccia e sistema limbico). Senza la seconda, la prima non può
funzionare bene. Entrambe devono essere in armonia, attraverso:
–
–
–
–
–
Autoconsapevolezza delle proprie emozioni – per non essere dipendenti da esse
Controllo delle emozioni - affinché siano appropriate
Motivazione di se stessi – dominare le emozioni per raggiungere un obiettivo
Riconoscimento delle emozioni altrui – empatia, riconoscimento dei bisogni
Gestione delle relazioni – arte di interpretare le emozioni altrui (leadership)
• Queste abilità configurano l’intelligenza emotiva.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
• Il team è la prima ed imprescindibile delle risorse per la
realizzazione di qualsiasi progetto.
• Il team è un’unità organizzativa poco predittiva. Sono
importanti le condizioni di startup del team, ma più importanti
risultano le modalità di relazione e lavoro che si instaurano
durante la vita del team.
• Il team funziona se si riescono a creare dinamiche positive di
interazione tra i singoli in modo tale che le differenze
individuali risultino fattore di ricchezza e non di
contrapposizione.
Clip We Were Soldiers 107 – La squadra
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
• Coesione – si ha quando in un team nascono modalità di
interazione tali per cui i diversi membri si equilibrano
accettandosi e operando in modo cooperativo.
• Leadership – è la capacità di uno o più membri del team di
favorirne l’azione migliorando la qualità delle interazioni tra i
membri.
Clip Coach Carter 101-102 - Lo spirito di squadra
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership
• Il compito fondamentale del Leader è quello di innescare
sentimenti positivi nelle persone che gestiscono
• Il leader deve creare risonanza: riserva di positività che libera
quanto c’è di meglio in ogni individuo. Il leader deve evitare il
diffondersi di emozioni tossiche, che generano dissonanza
• Quindi il compito del leader è innanzitutto di natura emozionale
• Le neuroscienze aiutano a chiarire i meccanismi attraverso i
quali la leadership aiuta a suscitare ispirazione, passione,
entusiasmo, impegno e coinvolgimento
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership
• Il leader è sempre stato colui al quale gli altri guardano per
essere rassicurati e guidati in situazioni di incertezza e pericolo,
ovvero deve saper orientare le emozioni del gruppo
• Le emozioni dei singoli sono strettamente dipendenti dalle
relazioni con gli altri attraverso il circuito aperto del sistema
limbico
• Il circuito aperto del sistema limbico è una sorta di regolazione
limbica con il quale un individuo trasmette segnali in grado di
modificare i livelli ormonali, le funzioni cardiovascolari, i ritmi
sonno-veglia e persino la funzione immunitaria di un’altra
persona (es.: innamorati che sviluppano ossitocina che da una sensazione di
benessere)
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership
• Il circuito aperto del sistema limbico ci rende permeabili agli
stimoli esterni permettendogli di modificare le nostre emozioni
(es.: dopo 15 minuti di conversazione i profili fisiologici di due
individui convergono: effetto rispecchiamento)
• I leader, in quanto più osservati, più attivi nel gruppo, più
partecipativi, tendono a contagiare emotivamente il gruppo
(attraverso lodi, critiche, sostegno, capacità di fissare obiettivi,
delegare, ecc…). In questo i veri leader sono una sorta di
calamite umane
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership
• Gli stati d’animo influenzano i risultati. Gli stati d’animo
positivi o negativi, tendono a perpetuarsi attraverso i circuiti
aperti e la risonanza, anche se gli stati negativi (stress) tendono
a far secernere ormoni il cui riassorbimento da parte
dell’organismo è più lento (ecco perché “non si dorme la notte
dopo un litigio”)
• Le emozioni negative quindi sono un fattore di grande disturbo
a livello professionale perché “sequestrano” l’attenzione
distogliendola dal lavoro
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership
• Il buonumore è particolarmente importante nei gruppi: la
capacità di un leader di infondere entusiasmo e spirito di corpo
può essere determinante ai fini del successo
• Potenza della risata, che mette in comunicazione diretta due o
più sistemi limbici in una sorta di sequestro emozionale positivo
• D’altra parte eventuali conflitti emotivi che distolgano
l’attenzione e le energie del gruppo dagli obiettivi comuni ne
pregiudicano la prestazione
Clip Ryan 108 – Motivazione all’obiettivo e comunicaz circolare
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership situazionale
• Capacità del leader di adattare il proprio comportamento alla situazione
(maturità) e ai bisogni contingenti dei propri collaboratori
Alto
Orientam alle
relazioni (relazione)
Poco sostegno
e poca guida
S2
S3
Delegare la
responsabilità delle
decisioni e
dell’attuazione
S1
Basso
Molto maturo
Poco sostegno
e molta guida
Fornire istruzioni e
specifiche e
sorvegliare il
rendimento
Molto sostegno
e poca guida
Molto sostegno
e molta guida
Discutere le idee e
agevolare la presa di
decisioni – scarse
direttive
Spiegare le decisioni e
dare possibilità di
chiarimento
Orientam al
compito
(direttività)
Maturità incompleta
S4
Alto
Bassa maturità
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Leadership situazionale
•
•
•
•
S1 – autoritario, prescrittivo, risultati nel breve termine
S2 – non do ordini secchi, ma do disposizioni
S3 – approccio coinvolgente, di chi lascia qui la macchina
S4 – delega
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team – Alcuni ostacoli:
• Non prestarsi ascolto reciproco
• Non lasciare spazio agli altri
• Non riuscire ad esprimere opinioni
• Bassa disponibilità al confronto
• Non percepire i bisogni degli altri
• Critiche distruttive (avvocato dell’angelo)
• Sentirsi sconfitti se non prevalgono le proprie idee
• Individualismo
• Narcisismo
• Aggressività dei singoli / intolleranza / stanchezza
• Leader despota
• Difficoltà ad accettare errori e momentanei fallimenti
Clip polar Express - Leadership
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
• Quando le condizioni relazionali non sono soddisfatte
pienamente la maggiore conseguenza è il sottoutilizzo delle
competenze e delle capacità. Quindi, non è tanto il risultato
finale che non viene conseguito, ma tale risultato sarà
facilmente al di sotto delle potenzialità del gruppo. In tale
condizione è facile immaginare un generale stato di
insoddisfazione di ciascun membro.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
Criteri fondamentali per l’evoluzione positiva delle dinamiche di gruppo
• Numero di componenti del gruppo – da 4 a…?
• Criteri di composizione del team – eterogeneità di competenze, esperienze,
personalità, abitudini di lavoro, valori.
• Presidio del ciclo di vita del team – il gruppo attraversa varie fasi in cui
valori, emozioni e relazioni giocano ruoli differenti.
• Modalità di riunione – tante o poche? Di informazione o di coordinamento?
Organizzate. Sintetiche. Di durata contingentata.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
Ciclo di vita del team
1.
2.
Fase costituente – il gruppo non è ancora formato, gli individui vivono
una situazione di insicurezza e vi reagiscono con diverse strategie. In
alcuni si manifesta il desiderio di “occupare il centro”, ovvero di prevalere
soprattutto nelle variabili cognitive (obiettivi, regole, modalità di lavoro) e
relazionali.
Fase di identificazione – Se la fase emotiva è rassicurante, gli individui
cominciano ad esporsi e a cercare modalità più efficaci di sfruttamento
delle competenze disponibili per capire le potenzialità del gruppo.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
Ciclo di vita del team
3.
Fase di coagulo – Il gruppo è formato e consapevole se le dinamiche delle
fasi 1 e 2 si sono risolte positivamente. In questa fase si assiste ad un alto
confronto interno dove l’apporto del singolo è erogato senza più timore
del conflitto interpersonale. Si alza il livello dell’interazione e gli individui
si mettono in discussione reciprocamente, risolvendo le criticità con la
capacità di negoziazione e di gestione del conflitto. Si libera la potenzialità
dei singoli e il gruppo acquisisce capacità di superare ostacoli
significativi. Il gruppo è pronto ad affrontare i propri computi
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il team
Ciclo di vita del team
4.
Fase di maturità – Il gruppo è consapevole della propria natura di entità
che esprime capacità sperimentate rispetto agli obiettivi posti. Questo
genera senso di appartenenza e tendenza a spostare all’esterno tensioni di
potere rispetto al resto dell’organizzazione. Diventano importanti i
riconoscimenti dei risultati conseguiti e la concretizzazione del lavoro
svolto.
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il Project Manager
•
•
E’ il responsabile del progetto.
Deve garantire il raggiungimento del risultato in coerenza con i costi, i
tempi e i criteri impostati inizialmente.
•
Opera un coordinamento e un’integrazione tra le risorse che partecipano al
progetto e verso il resto dell’organizzazione.
Presidia un contesto in cui deve garantire la massima efficacia nei
rapporti tra i membri del team, con i responsabili funzionali della restante
organizzazione, con gli sponsor, con i clienti finali, con i responsabili di
altri progetti.
•
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il Project Manager
•
•
•
Opera in ambienti caratterizzati da elevata incertezza.
Deve integrare risorse diverse e in assenza di regole definite.
Attraverso attività di pianificazione, organizzazione, valutazione,
direzione, controllo, sostegno, impulso e relazioni…
•
•
•
•
…è un ruolo naturalmente teso rispetto ai ruoli tradizionali.
Non può far valere l’autorità gerarchica.
Si fonda quindi sull’autorevolezza derivante dalle sue competenze.
Richiede uno stile di leadership orientato alle relazioni interpersonali
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il Project Manager – Ruoli nel Ruolo
In relazione a contesti, progetti e situazioni, il PM può interpretare diversi ruoli:
•
Ruoli Interpresonali
–
–
–
•
collegamento & relazione con attori interni ed esterni al progetto per negoziare
appoggi, informare, ricevere informazioni;
leadership, ruolo centrale interno al team per la soluzione di conflitti, l’anticipo
di derive, indirizzo e creazione di un contesto di fiducia nel gruppo;
delegato, in fasi formali esterne, se presenti (es: in relazione al cliente finale).
Ruoli Informativi
–
–
–
monitor, ovvero riceve e dispaccia informazioni e segnali con funzione di
collettore;
disseminator, ovvero di trasmettitore di informazioni verso l’organizzazione;
spokesman, ovvero portavoce verso l’ambiente esterno, anche istituzionale.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il Project Manager – Ruoli nel Ruolo
•
Ruoli Decisonali
–
–
–
–
change manager – agente del cambiamento, specie quando il progetto ha anche
forti valenze di cambiamento organizzativo;
disturbance handler – gestore delle difficoltà e dei conflitti che minacciano la
buona riuscita del progetto;
resource allocator – connesso alla pianificazione e gestione risorse;
negoziator – verso gli interlocutori interni ed esterni (2 dimensioni)
CLASDA – Gestione dei Progetti
Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – Il Project Manager
•
Competenze e skill del PM
–
–
–
Competenze tecniche – è necessario che un PM sia in grado di “leggere” e
gestire alcune variabili chiave aziendali ed economiche; inoltre deve essere
capace di interloquire attivamente con gli specialisti di settore.
Competenze gestionali – le competenze gestionali includono la capacità di
costruire e gestire dinamiche contrattuali complesse, la conoscenza degli
strumenti di gestione economica-finanziaria, di pianificazione e di ICT;
Competenze relazionali – capacità di ascolto ed interpretazione delle
dinamiche relazionali interne al gruppo e relative al contesto organizzativo;
negoziazione, motivazione, gestione dei conflitti, leadership, capacità di
comunicazione.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
“Poiché, siccome in questo mondo i venti contrari
prevalgono di gran lunga su quelli di poppa, così il
più delle volte il commodoro sul cassero riceve di
seconda mano l’aria dai marinai del castello. Egli
crede di respirarla per primo, ma non è così.
In modo simile le comunità guidano i loro capi in molte
altre cose, nel tempo stesso che i capi nemmeno lo
sospettano.”
(Melville, 1986)
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Sponsorship
•
Il ruolo dello sponsor in un progetto è rilevante e fortemente
pregiudizievole per la sua riuscita.
•
Lo sponsor è tipicamente un membro dell’alta dirigenza, spesso lo stesso
vertice aziendale (necessario in caso di progetti coinvolgenti diverse aree
in modo da assicurare il superamento dei conflitti interfunzionali in nome
di un obiettivo di più ampia portata).
•
Vi sono tuttavia progetti organizzativi (es: BPR o Change Project) che
richiedono una sponsorship dalla base aziendale, ovvero da parte delle
persone che saranno poi destinatarie dell’output del progetto.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Sponsorship
•
Il sostegno dello sponsor al progetto può avvenire attraverso le seguenti
principali modalità:
–
Goal setting – lo sponsor definisce gli obiettivi, coordinati con l’orientamento
strategico dell’organizzazione, o fornisce indicazioni per la determinazione di
obiettivi da parte del PM. Approva gli obiettivi.
–
Risorse – lo sponsor aiuta il PM a reperire le risorse interne o esterne. La sua
influenza è spesso necessaria nelle negoziazioni con altri responsabili di
funzione dalle quali vengono scelti i membri del team di progetto.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
DIMENSIONE RELAZIONALE – La Sponsorship
–
Comunicazione – lo sponsor assicura che il progetto e le sue informazioni
salienti siano noti all’organizzazione. In caso di progetti organizzativi ad alto
tasso di cambiamento, questa comunicazione diviene strategica ed è molto
importante la scelta degli strumenti, dei modi e dei momenti per attuarla.
–
Visibilità – lo sponsor assicura al progetto, ai suoi obiettivi e al suo stato di
avanzamento la piena e continua visibilità a tutta l’organizzazione. In questo
aspetto, spesso, il successo del progetto è anche strettamente correlato al
prestigio dello sponsor all’interno dell’organizzazione.
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Condizioni di realizzazione dei progetti
Principali condizioni razionali e relazionali necessaria alla buona riuscita di un
progetto:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sponsorship chiara e forte
Obiettivo chiaro
Piano di progetto chiaro (chi-cosa-come-quando-quanto)
Disponibilità di tutte le competenze richieste
Autonomia del team di progetto
Comunicazione alla struttura
Chiarezza sui modi di rientro nella struttura
Competenze e reputazione del PM
Valutazione degli obiettivi intermedi e finali
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