U-GOV Contabilità
In produzione
Dario Mingarelli
Agenda
• U-GOV CO: caratteristiche principali e loro
reale implementazione
• Approfondimenti: focus su alcune tematiche di
interesse emerse dall’esperienza con PoliTO
• Il futuro: ambiti di intervento nell’ottica della
continua evoluzione
2009
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Agenda
• U-GOV CO: caratteristiche principali e loro
reale implementazione
• Approfondimenti: focus su alcune tematiche di
interesse emerse dall’esperienza con PoliTO
• Il futuro: ambiti di intervento nell’ottica della
continua evoluzione
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Il modello U-GOV: i cicli gestionali
Alimentano il sistema nel momento in cui avvengono
I Motori Contabili, alimentano registrazioni su coordinate
predefinite e codificate da regole e principi contabili.
Codificano l’evento, se e quando tale evento ha una
rilevanza contabile
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I vantaggi del modello
nel mondo della contabilità
1. Possibilità di disegnare il flusso che compone
il ciclo attivo o passivo mediante il libero
utilizzo delle relazioni di tipo predecessore
o successore tra Documenti del ciclo attivo
e passivo. Alcune relazioni sono controllate, per cui
preesistono e possono essere scelte di volta in volta
2. Libertà di definire gli attributi previsti e/o
non previsti per ogni Documento del ciclo
attivo e passivo (composizione rispetto ai
motori, rif contratto interno, costi
sicurezza…)
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I vantaggi del modello
nel mondo della contabilità
3. Completa libertà, per ogni Documento del
ciclo attivo e passivo, di definire il suo stato
di validità e le sue transizioni rispetto alle
attività organizzative e agli uffici dell’ente
(Macchina a Stati).
4. Flessibilità del momento e del modo di
registrazione nei motori della contabilità
(registrazione massiva via batch,
registrazione singola)
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Modelli contabili
CONTABILITA’ FINANZIARIA: COFI
CONTABILITA’ GENERALE: COGE
-Criterio autorizzativo con preventivo
obbligatorio e in pareggio
-Criterio civilistici e principi certi (OIC,
IAS, IPSAS)
-Privilegia i flussi di cassa o di competenza
-Privilegia la competenza economica e
l’integrazione continua con il patrimonio
-Gestione dei residui
-Gestione dei crediti e debiti
-Prevede cicli attivi e passivi paralleli a
quelli gestionali
-Non prevede cicli extragestionali
-SIOPE
-SIOPE da introdurre come
personalizzazione
-Rapporti “contabili” con l’istituto
incaricato del servizio di cassa
-Rapporti “extra contabili” con l’istituto
incaricato del servizio di cassa
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Modelli contabili
I due modelli possono:
-CONVIVERE (indicazioni normative o di regolamento interno)
-ESSERE ATTIVATI SEPARATAMENTE (transizione)
-VIVERE IN MODO COMPLETAMENTE AUTONOMO (prime attivazioni U-GOV)
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Schemi contabili declinati in U-GOV
CONTABILITA’ FINANZIARIA: COFI
CONTABILITA’ GENERALE: COGE
-Piano dei conti che identifica sia la natura
che, a volte, la destinazione. In alcuni casi
prevede la funzione obiettivo.
-Piano dei conti prevalentemente per
natura
-Struttura organizzativa che prevede bilanci
e ordinatori di spesa
-Esercizio
-Struttura organizzativa più semplice (si
possono introdurre solo i sezionali di
bilancio)
-Coordinata progetti
-Esercizio
-Coordinata causale, coordinata libera (UGOV)
-Non prevede coordinate aggiuntive ma
una intera contabilità aggiuntiva (COAN
vedremo dopo)
[Impegno – Mandato]
Scrittura coge
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Modello corrente: COFI
• Fase previsionale: gestione previsione iniziale, residui iniziali, pluriennale,
ripartizioni, gestione delle somme vincolate, variazioni di bilancio,
possibilità nativa di gestire una pianificazione per progetti o per linee
attività. Livello decisionale. Il preventivo finanziario può essere recepito
dai moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo
• Fase gestionale: prenotazioni (E S), Impegni/accertamenti, sub,
registrazioni pluriennali, liquidazione, ordinativi, riscontri,
– Altre gestioni: fondo economale, rapporti con l’ist. cassiere, SIOPE,
trattamento compensi, missioni, stipendi, trasferimenti
• Fase di consuntivazione: riporto residui, riporto economie, gestione
esercizi contigui, gestione preventivo esercizio successivo da operazioni di
chiusura, calcolo e utilizzo risultati. Esempio preconsuntivo
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Modello corrente: COGE
• Fase gestionale: scrittura anticipata (trasitorio di debito), scrittura
transitorio di costo (contratti), scritture ordinarie, scrittura transitorio di
banca, scrittura definitiva banca
Scritture con causali speciali
• Altre gestioni: scritture su compensi, missioni, tasse, rimborsi, anticipi,
stipendi, fondo economale…
• Fase di chiusura: gestione scritture di assestamento (risconti,
accantonamenti), gestione di scritture di integrazione (ammortamenti,
ratei, fatture da ricevere), rendicontazione e riclassificazione secondo
principi e norme Bilancio di verifica
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Contabilità Analitica: COAN
CONTABILITA’ ANALITICA: COAN
-Contabilità interna non principale
-Orientata alla competenza economica
-Recupera l’importante funzione di autorizzabilità della gestione
-Si ferma alla formazione del costo/ricavo
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Orientamento al controllo di gestione
COAN
CONTABILITA’ANALITICA: COAN
-Piano dei conti che identifica il “conto economico” e gli “investimenti” più le poste
solo COAN.
-Struttura organizzativa complessa con: Centri di responsabilità. Centri di
costo/profitto. Unità solo contabili.
-Esercizio
-Coordinata Progetti – Attività di progetto
-Dimensioni di analisi libere
-Riferibile alla COGE o alla COFI
Scrittura COAN
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Modello corrente: COAN
• Fase previsionale: budget di struttura, budget di progetto (sintentico o
analitico). Il budget analitico può essere recepito dai moduli di U-GOV
Pianificazione e Controllo o inserito direttamente in COAN.
• Fase gestionale: scrittura variazione budget, scrittura anticipata, scrittura
diretta, scrittura posticipata (delta fatturazione)
• Fase gestionale: registrazione, in alternativa o integrazione con i moduli di
U-GOV Pianificazione e Controllo, delle scritture di riallocazione
(ribaltamenti) con applicazione di driver e memoria delle operazioni
effettuate. Gestione non limitata delle dimensioni di ogni scritture analitica
• Fase di reportistica: evidenza transazionale, operazionale e avanzata delle
scritture Report analitico
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Altri Moduli Contabili Presenti
• Inventario :gestione carico con precarico su Documento Consegna.
Gestione movimenti di valore con correlate scritture contabili.
Ammortamenti in contabilità generale e ammortamenti di tipo gestionale.
• IVA: gestione registri provvisori definitivi, corrispettivi, intrastat, e
soprattutto liquidazione con scritture contabili di
trasferimento/versamento automatiche
• Versamenti: automatismo delle procedure di versamento senza scambio
informazioni da modulo risorse umane
• Fondo economale: integrazione con contabilità anche nella fase di
apertura e chiusura.
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• U-GOV CO: caratteristiche principali e loro
reale implementazione
• Approfondimenti: focus su alcune tematiche di
interesse emerse dall’esperienza con PoliTO
• Il futuro: ambiti di intervento nell’ottica della
continua evoluzione
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Gli ambiti di intervento
-La fase di autorizzazione
-L’integrazione
-I progetti
-La migrazione
-La reportistica
-L’usabilità
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FOCUS sul passaggio da COFI a COGE: Il
recupero della fase di AUTORIZZAZIONE
• Concetto parametrico di Impegno di budget libero. Anticipare il momento
in cui si controlla l’autorizzazione: “scrittura coan anticipata libera” e
associazione con adeguamento rispetto ad esempio a un Ordine.
• Concetto parametrico di Competenziazione diretta del costo rispetto
all’autorizzazione. Esempio di fattura proforma.
• Concetto parametrico di Controllo Budget obbligatorio o facoltativo su
determinate scritture contabili e tipo controllo analitico o sintetico sui
progetti.
• Diverso controllo su costi e costi pluriennali rispetto ai ricavi e ricavi
pluriennali
• Controllo di budget facoltativo su dimensione analitica (prima sempre
obbligatorio)
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Integrazioni contabili
• Automatismi sulle scritture relative a compensi e missione a partire dalle
configurazioni
• L’integrazione evoluta con il sistema economico del personale (stipendi)
• L’integrazione continua con il sistema dedicato alla rendicontazione dei
progetti, con particolare riguardo a fasi contabili non più presenti senza la
COFI
• Le autonomie e il concetto di trasferimenti interni con possibilità di
anticipo di costo
• Il trattamento Equitalia sull’Ordinativo di Pagamento
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Paycheck – Driver Repository
Creazione Driver da diverse fonti dati: DWH, CIA, Fonti Esterne
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FOCUS sui Progetti:
l’integrazione nelle coordinate
Tipologia di progetto
Voce CoFi
Prospetto dei costi –
modello
Voci di Costo –
Progetto
Causale contabile
Voce CoAn
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Integrazione di processo
GESTIONE PROGETTI
Contabilizzazione
(COFI/COAN)
Anagrafica Progetti
COORDINATA ANALITICA
PROGETTO
Risorse umane progetto
Timesheet
Costi Contabilizzati
Allocazione
DRIVER
Costi allocati
Riclassificazione
Prospetto dei costi
CLASSIFICAZIONE
Enti Finanziatori
Costi rendicontati
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Integrazione di risultato
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La reportistica gestionale, in rilievo
• La stampa interna dei documenti gestionali
• Il prospetto COAN e le stampe di controllo COAN
• Lo scadenziario
• La pratica gestionale
• Il partitario COGE
• Il giornale COGE
• La reportistica di rendicontazione dei Progetti
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L’usabilità
• Possibilità di attivazione integrata e immediata dei motori contabili vs
attivazione posticipata ma massiva
• Automatismi nella definizione delle coordinate se queste sono
univocamente determinate
• Associazione coordinate coge a elementi gestionali (tariffario, beni, ruoli e
voci stipendiali)
• Logiche di associazione parametriche per la contropartita rispetto al
fornitore/cliente, possibilità di automatismo vs associazioni multiple
• Evoluzioni nell’associazione contropartita SIOPE nelle situazioni debitorie
e creditorie e nella fatturazione commerciale
• Introduzione logiche di scritture da ateneo per i rapporti centralizzati con
l’istituto cassiere/firma digitale
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La Migrazione
– Le anagrafiche persone fisiche e giuridiche
– La struttura organizzativa
– Parte dei documenti amministrativi (fatture attive e passive, generici
attivi e passivi, Fatture proforma)
• Questo tipo di migrazione è stato condotto con una certa
flessibilità nei criteri (esempio da coordinate COFI a coordinate
COGE, da sezionale IVA a struttura decentrata). Le coordinate
analitiche non sono state oggetto di migrazioni automatica per via
della loro specificità.
– L’inventario dei beni di ateneo
– Il budget dei progetti e le informazioni di dettaglio dell’anagrafica
progetti
– Saldi progetto
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• U-GOV CO: caratteristiche principali e loro
reale implementazione
• Approfondimenti: focus su alcune tematiche di
interesse emerse dall’esperienza con PoliTO
• Il futuro: ambiti di intervento nell’ottica della
continua evoluzione
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Le prossime macro-evoluzioni del sistema
•
Riequilibrio COFI rispetto a un sistema in produzione
•
Chiusure: COFI (riaccertamento residui – predisposizione preventivo e
consuntivazione, consolidato) e COGE (Reportistica finale, consolidamento)
•
Integrazioni: biblioteche, magazzino, facility management (immobilizzazioni),
gestione documentale
•
Reportistica: continuazione reportistica gestionale con particolare riguardo alle
informazioni gestionali (RDA), introduzione di reportistica operazionale avanzata,
data mart e reportistica di business intelligence
•
Segreterie: integrazione attuale a livello dati da portare a integrazione di processo
•
Progetti: controlli para-contabili
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Il tema della “riconciliazione”
Diversi sono gli elementi da riconciliare, i principali sono:
1. Saldi di cassa – indipendenza dei rapporti con il cassiere
rispetto alla natura contabile degli stessi
2. Riconciliazione tra sistemi contabili –
i. Scritture metodologicamente inconciliabili (esempio ammortamenti)
ii. Diverso trattamento dei debito crediti (residui e in particolar modo
la loro componente di movimento straordinario)
iii. Assenza di una norma specifica,
iv. Pareri contrari dei referenti del settore
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Grazie per l’attenzione
Dario Mingarelli
Dipartimento Soluzioni e Servizi per
l’Amministrazione Universitaria
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