Scheda Rilevazione Buone Prassi Aziendali
SCHEDA RILEVAZIONE
BUONE PRASSI AZIENDALI
A. ASPETTI ANAGRAFICI
A 1 - U.O. coinvolte:
Controllo di Gestione
Direzione Medica dei Presidi Ospedalieri
Cup
Servizio per l’Informatica
A 2 -Ambito di
appartenenza:
(selezionare)
Sanitario
Sociale
Socio-sanitario
Tecnico
⌧ Amministrativo
A 3 - Responsabile Buona
Prassi:
Cognome: Roberti
Nome: Sara
U.O. di appartenenza: Controllo di Gestione
Ruolo Aziendale: Collaboratore tecnico statistico
A 4 - Recapiti del responsabile:
Telefono:
0424-885328
E-mail: [email protected]
A 5 - Partecipanti gruppo di lavoro:
Cognome Nome
Qualifica
Roberti Sara
Favrin Michela
Ceccon Antonella
Scremin Luca
Pozzobon Nadia
Collab. Tecnico
Collab. Sanitario
Collab. Amm.vo
Collab. Tecnico
Collab. Amm.vo
Unità Operativa
Controllo di Gestione
Direzione Medica P.O.
Cup
Servizio per l’Informatica
Controllo di Gestione
B. TITOLO E DESCRIZIONE ESPERIENZA
B 1 - Titolo Prassi:
Sistema di monitoraggio continuo sui tempi d’attesa
B 2 - Durata della buona prassi
Data inizio:
Data conclusione
prevista:
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Data conclusione
effettiva:
B 3 - Aree Tematiche:
(selezionare)
Modelli di assistenza (Es.: Presa in carico - Continuità delle cure -Integrazione
Socio-sanitaria - Integrazione Multiprofessionale; ecc…..)
Appropriatezza e qualità delle cure (Es.:Sicurezza degli utenti – Percorsi
diagnostici-terapeutici-assistenziali – Miglioramento qualità assistenziale –
Implementazione linee guida – Lotta al dolore – ecc…
⌧ Efficienza gestionale (Es.: Progetti di riorganizzazione dei servizi o di
processi – efficienza nei servizi tecnico-amministrativi – facilità di
accesso ai Servizi ecc…)
Innovazione tecnologica (Es.: Miglioramento dei processi di gestione delle
tecnologie biomediche – Telemedicina e teleconsulto – Nuove tecnologie – ecc…)
Comunicazione e promozione della salute (Es.: Relazione personale
sanitario/paziente – Umanizzazione – Prevenzione primaria e secondaria – Stili di
vita – ecc…)
Altro
B 4 - Descrizione sintetica della buona prassi
Premessa:
Il rispetto dei tempi d'attesa è tra gli obiettivi prioritari assegnati dalla Regione Veneto ai Direttori Generali
di ogni Azienda Ulss. Questi sono stati monitorati fino al 2011 attraverso analisi ex post sulle prestazioni
erogate e sulla rilevazione a campione delle prenotazioni nei 5 giorni indice al mese indicati dalla Regione.
Si è ritenuto indispensabile quindi analizzare il totale delle prenotazioni estraendo i dati di dettaglio
direttamente dal sistema CUP, in modo da avere un’informazione periodica, aggiornata e strutturata
sull’attesa dal momento di contatto dell'utente al CUP.
B 4.1 - Problemi e bisogni a cui si è voluto dare una risposta:
Prima dell’implementazione del nuovo sistema il monitoraggio sui tempi d’attesa avveniva essenzialmente
ex post sulle prestazioni già erogate: questo permetteva di avere indicazioni su come agire ma non dava un
ritorno positivo immediato sulla riduzione dei tempi. La nostra Azienda infatti non riusciva a rispettare
completamente gli standard definiti a livello regionale (10 giorni per la priorità B, 30 per le visite e 60 per gli
esami strumentali in priorità D e 180 giorni per la priorità P).
Con l’avvio del nuovo sistema e delle prassi conseguenti, Il monitoraggio dei tempi d'attesa avviene ora
soprattutto ex ante, permettendo quindi azioni correttive prima dell'erogazione delle prestazioni stesse.
B 4.2 - Finalità della buona prassi - Obiettivi specifici
Obiettivo principale dell’attivazione di tale sistema era portare ad un miglioramento della programmazione
e dell’utilizzo delle risorse aziendali, con conseguente miglioramento nel rispetto delle priorità di ogni
prestazioni. Esso infatti, partendo proprio dal sistema di prenotazioni, permette di avere una finestra sul
presente e sul futuro, di valutare le prestazioni più critiche e le classi di priorità più problematiche,
consentire un focus per specialità e per prenotazione e valutare, ove possibile, eventuali azioni correttive.
Un secondo obiettivo a cui si è potuto far fronte è stata l’analisi indiretta dell’appropriatezza delle
prestazioni. Estraendo infatti le singole prestazioni fuori standard e analizzando la storia pregressa del
paziente rispetto a quella prestazione si è potuto dedurre l’alta percentuale di controlli all’interno delle tre
classi di priorità.
Tutto questo passando per sotto-obiettivi quali:
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la possibilità di analisi sia a livello macro che a livello di singola prenotazione
la facilità d’accesso e d’uso del sistema
la condivisione di informazioni
l’integrazione con altri flussi: specialistica e rilevazione nei 5 giorni indice
B 4.3 - Metodologia – strategia
Per implementare il nuovo monitoraggio sulle prenotazioni a CUP è stato realizzato l’interfacciamento con
il sistema di prenotazione aziendale e provveduto alla messa in opera di una procedura ETL (Extraction
Trasform Load) che estrae i dati dal sistema sorgente e li processa allo scopo di consolidare i dati stessi e
renderli aderenti alle logiche del sistema di analisi dei tempi d’attesa. Tale processo viene effettuato con
cadenza settimanale in modo da rendere i dati fruibili in tempo pressoché reale. Le tabelle delle
prenotazioni che originano il cruscotto vengono aggiornate dal Sistema Informatico durante il weekend,
rielaborate dal Controllo di Gestione ogni lunedì e messe quindi a disposizione delle persone preposte al
monitoraggio dei tempi d’attesa (Direzione Sanitaria, Direzione Medica, Cup).
È stata quindi creata una piattaforma per la realizzazione di cruscotti di analisi basata sulla tecnologia
QlikView, in grado sia di rendere facilmente fruibile il monitoraggio ricorrente dei tempi d’attesa sul
prenotato, con simulazioni che facilitano la lettura e l’interpretazione di quanto risultante, sia di analizzare
in dettaglio le singole prestazioni problematiche.
B 4.4 - Fasi e tempi di sviluppo
FASI
Anno 2011
Anno 2012
G F M A M G L A S O N D G F M A M G L A S O N D
1 Interfacciamento col Cup
2 Realizzazione procedura ETL
3 Realizzazione cruscotto
Condivisione strumento con tutte le
4 persone incaricate del monitoraggio
5 Predisposizione di reportistica di sintesi
Uno degli elementi positivi derivati dalla metodologia di costruzione del sistema è la sua non staticità. Il
sistema può essere modificato, sia nelle informazioni estratte direttamente dal CUP (quindi alla base) sia
nel cruscotto di analisi (la visione del sistema), permettendo un miglioramento continuo dovuto anche ad
un uso sempre più frequente del programma che genera nuove esigenze.
Miglioramento continuo del sistema di
6 monitoraggio
B 5 - Destinatari
I destinatari del sistema sono innanzitutto:
- la Direzione Medica, la Direzione Sanitaria, il Cup e l’Assistenza Specialistica territoriale che
attuano il monitoraggio attraverso il cruscotto, analizzando le prestazioni che non
rispettano la percentuale attesa di rispetto dei tempi d’attesa e scendendo nel dettaglio
della singola prestazione per valutarne sia l’appropriatezza prescrittiva rispetto alla classe
di priorità, sia l’eventuale possibilità di riprogrammazione;
- la Direzione strategica attraverso la reportistica mensile sull’analisi dei tempi d’attesa del
prenotato nel mese che dettaglia per ogni prestazione e per ogni priorità l’indice di
performance (% di rispetto della tempistica di erogazione), i tempi medi di attesa, il
numero di prenotazioni, il confronto con la performance dell’anno corrente e dell’anno
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-
precedente.
le singole Unità Operative attraverso la segnalazione mensile sul prenotato nel mese delle
prestazioni critiche per sede di erogazione. Questo permette ai singoli responsabili di
struttura di focalizzarsi sulle prestazioni fuori standard e di distribuire in modo adeguato
l’attività sui vari ambulatori, ove possibile.
B 6 - Indicatori di valutazione della buona prassi
12345-
Uso del programma da parte delle persone preposte al monitoraggio
Attuale diffusione e condivisione delle informazioni ricavabili dal sistema
Ritorni da parte delle singole Unità Operative sulla valutazione dei propri dati
Miglioramento dell’appropriatezza delle richieste
Miglioramento nelle percentuali di rispetto dei tempi d’attesa (obiettivo principale)
C. RISULTATI
C 1 - Risultati raggiunti (rispetto agli obiettivi e agli indicatori di valutazione previsti dalla prassi,
indicare in cosa i risultati raggiunti differiscono - se differiscono – da quelli attesi in fase di
progettazione e riportare le eventuali criticità incontrate e i punti di forza della buona prassi)
1- Uso del programma da parte delle persone preposte al monitoraggio: questo, vista anche la facilità,
viene utilizzato molto dalla Direzione sanitaria e dalla Direzione medica. Da poco il programma
è stato diffuso anche all’Assistenza specialistica territoriale
2- Attuale diffusione e condivisione delle informazioni ricavabili dal sistema: la reportistica viene
inviata mensilmente alla Direzione strategica e alla Direzione Medica. Contestualmente
vengono fatte delle riunioni relativamente alle situazioni più critiche. Si sta pensando di
diffondere la reportistica anche ai medici di medicina generale.
3- Ritorni da parte delle singole Unità Operative sulla valutazione dei propri dati: vi è stata una
condivisione tra il Controllo di Gestione e i responsabili di Struttura sul dato inviato in modo
che sia chiaro e definito a cosa si riferisce la segnalazione. In alcuni casi, particolarmente critici,
si è reso utile l’invio dei singoli record fuori standard per permettere uno studio più
approfondito.
4- Miglioramento dell’appropriatezza delle richieste: l’analisi delle singole prenotazioni fuori standard
ha permesso di valutare indirettamente la dimensione del fenomeno rispetto ad ogni priorità.
Sono state attuate iniziative per segnalare ai prescrittori esterni (mmg) e interni (specialisti
aziendali) il corretto utilizzo delle priorità. A fronte di questo la % di controlli sul totale delle
prenotazioni è aumentata nel tempo:
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5- Miglioramento nelle percentuali di rispetto dei tempi d’attesa:
Rispetto tempi d'attesa
10 0,0 %
Priorità B
Priorità D
Priorità P
90,0%
80,0%
70,0%
60,0%
20 09
20 10
20 11
Obie ttivo
r egionale
C 2 - L’esperienza realizzata in forma sperimentale è stata poi adottata in forma stabile dall’Azienda
(messa a regime)? - segnare con una “X”
SI
×
NO
IN CORSO
C 3 - Note (Altro)
Il Responsabile della
Prassi Aziendale
lì,
Bassano d/G, 30.06.2012
Il/i Responsabile/i della/e
Unità Operativa
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