PROCESSO CIVILE TELEMATICO
IL FASCICOLO INFORMATICO
DOCUMENTI
Gli utenti del sistema del Processo Civile Telematico possono scaricare dai fascicoli informatici dei procedimenti pendenti davanti ai Tribunali, una nuova serie di formati di atti e documenti in precedenza non
disponibili.
Gli atti del processo e i documenti allegati possono essere scaricati nei seguenti formati:
• Duplicato informatico
• Copia informatica
• Copia informatica con informazioni (in blu)
• Copia informatica per immagine (di originali analogici scansionati)
Dal momento che le nuove funzionalità hanno generato una serie di problemi sia a livello teorico che
pratico, riassumiamo brevemente lo stato del sistema e le novità introdotte, con specifico riferimento alle
differenze tra i tipi documentali.
I documenti contenuti nei fascicoli informatici del Processo Civile Telematico possono, all’atto del loro
inserimento essere di due tipi: atti del processo o allegazioni probatorie o di altro genere.
Gli atti del processo, ivi compresi i provvedimenti del giudice, possono essere inseriti nel fascicolo informatico come originali informatici (se redatti ed inviati al sistema dai difensori o dagli ausiliari del giudice o
dallo stesso) o come copie informatiche per immagine se redatti come originali analogici dal giudice.
Originali informatici: atti redatti utilizzando un elaboratore di testi, convertiti in file.pdf, sottoscritti con
firma digitale o con firma elettronica qualificata.
Attualmente gli atti sottoscritti con firma digitale possono avere due formati:
• PAdES con estensione .pdf nel quale la firma digitale è interna al documento e se ne può avere evidenza aprendo il documento stesso con un semplice software Adobe Reader
• CAdES con estensione .p7m nel quale la firma digitale è esterna al documento e se ne può avere evidenza aprendo il documento con un software di verifica delle firme in formato .p7m (es. FirmaOK Gold,
Dike, Arubasign, ecc.)
Normalmente i provvedimenti redatti come documenti informatici e sottoscritti dal giudice sono in formato
PAdES, gli atti del processo e tutti quelli redatti e sottoscritti dai difensori o dagli ausiliari del giudice sono
in formato CAdES
Ad ogni deposito telematico effettuato da qualsivoglia soggetto abilitato è allegato un ulteriore documento
informatico denominato DatiAtto.xml che costituisce un originale informatico sottoscritto digitalmente e
confluisce come gli altri nel fascicolo informatico
Si rammenta che mentre difensori ed ausiliari del giudice sono OBBLIGATI dalla normativa vigente a
depositare nei fascicoli processuali originali informatici degli atti da loro redatti e sottoscritti, analogo obbligo non vale per i giudici i quali, in teoria ed a volte nella pratica, possono depositare i loro provvedimenti
anche come
Originali analogici: documenti tradizionali redatti su supporto cartaceo, sottoscritti in modo autografo che
per essere inseriti nel fascicolo informatico devono essere acquisiti come COPIE INFORMATICHE PER
IMMAGINE generate tramite scansione.
Le allegazioni documentali delle parti e degli ausiliari del giudice sono normalmente COPIE INFORMATICHE PER IMMAGINE acquisite tramite scansione del documento cartaceo che si intende depositare.
Possono inoltre essere inseriti nei fascicoli informatici ulteriori tipologie di originali informatici, ad es. le
ricevute di accettazione e/o consegna dei messaggi di posta elettronica certificata generati in sede di comunicazione/notificazione di cancelleria o a seguito di notificazione effettuata dai difensori; dette tipologie di
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originali informatici hanno un’estensione .eml oppure .msg e confluiscono nel fascicolo informatico dal
quale possono essere scaricate dai soggetti abilitati
Quindi nel fascicolo informatico confluiscono in linea di massima due tipologie di atti:
ORIGINALI INFORMATICI (nei formati previsti dalla normativa: .pdf, .xml, .eml, .msg) tutti sottoscritti digitalmente da colui il quale li ha redatti.
COPIE INFORMATICHE PER IMMAGINE (nel formato .pdf immagine previsto dalla normativa) privi di sottoscrizione digitale o comunque per le quali essa non è necessaria od obbligatoria.
IL SISTEMA DEI REGISTRI DI CANCELLERIA
E LA GENERAZIONE DELLE COPIE INFORMATICHE
Quando gli atti ed i documenti entrano del fascicolo informatico il sistema in modalità automatica produce
una serie di modificazioni che, pur non compromettendo od alterando gli originali, genera di fatto una serie
molteplice di documenti nuovi ognuno dei quali costituisce una copia sebbene di diverse tipologie.
In particolare, come ricorda anche un recente provvedimento del Direttore SIA (Note informative modalità
download atti e trasmissione allegati del 15.04.2015): “gli atti processuali depositati telematicamente dalle
parti e dai magistrati debbono essere necessariamente firmati digitalmente”
Se l’atto viene depositato dal difensore o dall’ausiliario del giudice esso viene di norma controfirmato digitalmente dal cancelliere, questa condizione non si verifica nel caso dell’atto depositato dal magistrato.
Nel momento in cui opera la verifica dell’apposizione di una firma digitale valida il sistema dei registri
di cancelleria genera una copia informatica dell’atto contenente la cd. “coccardina” ossia un’evidenza
grafica “indicativa della presenza di una valida firma digitale sul documento informatico memorizzato sul
fascicolo informatico”
A tale proposito occorre ulteriormente ribadire in questa sede ed una volta per tutte che la presenza di
detto elemento nella copia informatica dell’atto presente nel fascicolo informatico non costituisce prova
dell’apposizione di una valida firma digitale sull’originale da cui è tratta e che la sua eventuale mancanza sulla copia di un documento informatico non può inficiare in alcun modo la validità del documento
depositato nel fascicolo e l’eventuale attività di autenticazione della copia in qualsiasi modo estratta nel
rispetto della normativa vigente.
Come ribadito nelle già citate note informative della DGSIA: “...l’inserimento della coccardina è stato
disposto al fine di dare evidenza dell’apposizione della firma digitale a seguito della stampa del documento. Tale elemento è tuttavia privo di qualsiasi valore legale. Al momento del deposito telematico di atti o
provvedimenti il sistema di cancelleria provvede a verificare la presenza di una firma digitale valida in
difetto della quale non rende possibile il deposito.”
Nella copia informatica così generata dal sistema, qualora si tratti di provvedimento del giudice, vengono
inseriti alcuni elementi ulteriori (di colore blu) quali ad es. il numero della sentenza, del decreto ingiuntivo,
ecc.; se il documento è sottoscritto in formato PAdES (con estensione .pdf) nonostante l’inserimento delle
informazioni di cui sopra la firma digitale viene conservata, se sottoscritto in formato CAdES (.p7m) la
firma viene rimossa.
IL DUPLICATO INFORMATICO
Il duplicato informatico è un file con la stessa sequenza di bit dell’atto inserito nel fascicolo informatico,
teoricamente dunque il sistema dovrebbe consentire di scaricare duplicati informatici esclusivamente di
documenti originali informatici sottoscritti con firma digitale.
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In realtà il sistema genera duplicati informatici di qualsiasi file inserito nel fascicolo con la conseguenza
che - mentre il duplicato informatico di un originale informatico ha lo stesso valore legale del documento da
cui è tratto (perché su di esso è possibile verificare l’apposizione della firma digitale) - nel momento in cui
il sistema genera un duplicato informatico di atti e/o documenti che non sono stati depositati come originali
informatici, il relativo duplicato informatico ha lo stesso valore legale di una semplice copia e per acquisirne uno diverso deve essere munito dell’attestazione di conformità prevista dalla normativa vigente.
In buona sostanza se nel duplicato informatico di un atto scaricato dal fascicolo del procedimento è presente
nonché verificabile la firma digitale apposta dal soggetto che ha redatto, come PDF nativo, il documento si
tratta effettivamente del duplicato informatico di un originale informatico, altrimenti no.
Mentre da un punto di vista tecnico informatico il duplicato di un file è un file identico al precedente e
dunque avente la stessa sequenza di bit, da un punto di vista giuridico se l’oggetto di cui trattasi è un documento il suo valore legale e la sua valenza in quanto duplicato informatico (equivalente all’originale senza
necessità di attestazione di conformità) è tale soltanto se tratto da un originale informatico sottoscritto.
Tutte le volte che viene scaricato un duplicato informatico di un atto presente nel fascicolo del procedimento che non sia un originale informatico sia in senso tecnico che in senso giuridico, l’oggetto che si ottiene
(sebbene denominato duplicato informatico) è in realtà una copia informatica e necessita, per acquisire
valore legale, di un’attestazione di conformità apposta con le modalità previste dalla normativa vigente.
COME SCARICARE COPIE E DUPLICATI INFORMATICI DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI
DAL FASCICOLO INFORMATICO UTILIZZANDO L’AGENDA LEGALE ELETTRONICA DE
“EDITORIALE EMMEELLE IL MOMENTO LEGISLATIVO”
Gli atti ed i documenti presenti nel fascicolo informatico del procedimento possono essere scaricati in locale utilizzando dalla funzione POLISWEB l’opzione Aggiorna tutto, Opzioni Pratiche, Scarica documenti
pratiche qualora si vogliano scaricare tutti gli atti e documenti presenti in tutti i fascicoli degli uffici giudiziari e nell’intervallo temporale prescelti od, in alternativa, selezionando per il singolo fascicolo, l’opzione
Documenti fascicolo, Scarica documenti selezionati ed eventuali allegati.
In entrambe le modalità è presente un flag che consente di scegliere se scaricare le copie informatiche presenti nel fascicolo oppure i duplicati informatici contenuti nello stesso.
Date le premesse di cui al paragrafo precedente, nella modalità normale vengono scaricate dal fascicolo le
copie informatiche di qualsiasi atto o documento presente nel fascicolo stesso; selezionando invece l’opzione Scarica Duplicato Informatico, vengono scaricati in locale tutti gli atti ed i documenti resi disponibili in
tale modalità dal sistema dei registri di cancelleria.
Qualora si vogliano scaricare in locale gli atti in entrambe le versioni occorrerà utilizzare in sequenza la
funzione di scarica documenti una volta selezionando la modalità di cui sopra ed un’altra senza la suddetta
selezione, indipendentemente dall’ordine nel quale si compiono le due operazioni.
Nella sezione Documenti della singola pratica, qualora si sia deciso di scaricare il Duplicato Informatico,
accanto alla descrizione del documento ed al nome file del medesimo, compare (racchiusa in parentesi quadra) la dizione Dupl Informatico e nella colonna ad esso relativa l’indicazione SI.
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