Dimensionamento organico di una struttura
Milano, XX mm 2010
Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è
quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato.
1
La richiesta
“L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le
risorse aumentano, cosa sta succedendo?”
2
La situazione
…notizie dal fronte…
Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova”
Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni!
Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione
Reportistica di produzione dell’area: manuale
Formazione: autogestita per “passa parola”
e intanto…
+ 60%
I giorni passano e i volumi aumentano
15
6
ieri
3
oggi
Le azioni
Che fare?
1.
Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta.
2.
Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività
Sì ma come?
1.
Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili;
2.
Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai
responsabili per capire se fossero davvero di competenza.
Ma non era abbastanza…
Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra:
Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro.
Era necessario
Dimensionare la struttura
4
ROI
Costo
5 risorse impiegate nell’attività di analisi
+ 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area
+ 503 rilevazioni effettuate
30.000 euro
Risparmio
11 FTE/mese = 55.440 euro/mese
Anno 665.280 euro
5
Il dimensionamento
Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali:
Cosa?
Come?
Quando?
Attività
Tempi
Volumi
Processi
Strumenti
Business
Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:
 Attività  efficienza nei processi
 Tempi  efficienza negli strumenti
6
Dimensionamento: “la ricetta”
Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile.
Volumi x Tempo attività
=
FTE
Tempo lavorabile
FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento.
Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività.
Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time
Ricordatevi che… sono persone!
7
I passi fatti
- Step 1 -
- Step 2 -
T



Processi aziendali
Ufficializzazione team di analisi
Redazione scheda rilevazioni
Regole del ‘gioco’
T+2
- Step 4 -
Sviluppo tool
dimensionamento
e verifica della
consistenza
risultati
Mappatura MacroMicro attività
e
Rilevazione dei Tempi
Definizione delle
logiche di indagine e degli
strumenti




- Step 3 -
Cronometro
Compilazione Scheda rilevazione
Definizione micro attività



Consolidamento
dati



Raccolta schede
Redazione Tool
Raccolta volumi storici e volumi
attesi
T + 14
T + 12
8
Evidenze primi calcoli
Controllo calcoli
Condivisione risultati
T + 20
Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento
AMBITO
ANALISI
Attività mappate ed oggetto del dimensionamento
 Mese di riferimento  Dati di consuntivo
DATI DI
RIFERIMENTO
 Mesi di proiezione  Dati di Budget
I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio
DETERMINAZIONE
FTE
RIVALUTAZIONE
FTE
 Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese
 Gli FTE sono multiskill
Fattore correttivo del 14%
9
Dimensionamento: i numeri
La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile.
 Settembre: 15 FTE
 Ottobre: 18 FTE
 Novembre: 19 FTE
 Dicembre: 20 FTE
 Gennaio: 20 FTE
 Febbraio: 22 FTE
actual
mese1
mese2
mese3 mese4 mese5 mese6 mese7
10
 Marzo: 24 FTE
10
Gli interventi da fare
Intervento
Risparmio FTE
Intervento 1
0,42
Intervento 2
0,48
Intervento 3
0,84
Intervento 4
4,37
Intervento 5
1,57
Intervento 6
1,26
Intervento 7
0,14
11
I benefici degli interventi
mese1
mese2
mese3
mese4
12
mese5
mese6
mese7
12