Divisione dei costi tra le Sedi
aderenti al CIBER
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29/11/2007
L. Lauri - M. J. Crowley
Perchè applicare un metodo di
divisione dei costi
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z
La spesa storica degli abbonamenti cartacei come unico fattore di
riferimento per la determinazione delle quote delle Sedi perde
significatività nei contratti consortili di solo elettronico
z
La determinazione delle quote deve avvenire secondo modalità
considerate “eque” da parte delle Sedi coinvolte
z
La definizione di un metodo condiviso può essere proposto agli editori
in sede di negoziazione
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Principi per la divisione dei costi
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z
Equità
– La divisione dei costi tra i membri del consorzio dovrebbe
essere la più equa possibile
z
Realistic
– Nessuna sede deve avere un aumento significativo della
quota rispetto al passato
z
Semplice e trasparente
– Il modello deve essere semplice da spiegare e facile da capire
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Fattori critici
•
Disomogeneità delle sedi aderenti in termini di capacità di spesa
•
Disomogeneità nel valore della spesa storica
•
─
─
─
Disomogeneità nella composizione:
Grandi università omnicomprensive
Piccole e più o meno specializate
Sedi non universitarie
•
Con il modello del Big Deal tutte le Sedi hanno accesso agli stessi
contenuti:
Questo contenuto è valutato in modo diverso a seconda del tipo di Sede
Come tener conto di questo differente interesse?
−
−
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Parametri necessari
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z
z
z
z
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Un gruppo definito di Sedi tra cui dividere il costo complessivo del contratto
Il costo complessivo del contratto da redistribuire
La lista delle sottoscrizioni cartacee per quell’editore
– Il valore per ciascuna Sede
– Il valore complessivo dei posseduti cartacei delle Sedi
Popolazione universitaria
– FTE studenti: complessivi o per specifiche macro-aree
– FTE ricercatori, PHD, professori: complessivi o per specifiche macro-aree
Statistiche d’uso
– Possono essere scelte come parametro per la determinazione delle quote
o per identificare altri parametri di ripartizione
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Esempi di modelli per la ripartizione
dei costi
Modello 1
Modello 2
(modello applicabile a collezioni
monotematiche)
Parametri
Parametri
–
FTE studenti
–
FTE studenti per ciascuna delle possibili
macro-aree
–
FTE professori, PhD e
ricercatori
–
FTE ricercatori, PhD e professori per
ciascuna delle possibili macro-aree
Statistiche d’uso e se non
disponibili la spesa attuale
–
Spesa attuale o statistiche d’uso: possono
essere utilizzati per rimodulare il peso da
attribuire ai precedenti parametri, tenendo
conto delle caratteristiche delle Sedi o del
contratto.
–
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(modello adattabile alle caratteristiche della
collezione pluritematica)
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Come si determinano le quote (1)
Esempio di applicazione del Modello 1:
1) Definizione del peso per ciascuno dei parametri considerati:
0,1 x (FTE studenti della singola Sede / FTE studenti totali delle Sedi aderenti)
+
0,3 x (FTE ricercatori+professori+Phd della singola Sede / FTE ricercatori+professori+Phd
totali delle Sedi aderenti)
+
0,6 x (downloads della singola Sede / downloads totali delle Sedi aderenti)
=
Ratio della singola Sede
2) Determinazione della quota:
Ratio della singola Sede x Costo totale da dividere = Quota della singola Sede
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Come si determinano le quote (2)
Esempio di applicazione del Modello 2:
1) Divisione della collezione in un numero limitato di macro-aree:
z
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z
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z
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Medicina e scienze della vita
Scienze pure e applicate
Scienze sociali
Economia
Giurisprudenza
Lettere e filosofia
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Come si determinano le quote (3)
2) Definizione del peso per ciascuna macro-area all’interno della
collezione proposta:
Si utilizza il prezzo di listino di ciascun titolo all’interno di ciascuna macroarea. In questo modo si determina il valore di ciascuna macro-area e
comparandolo con il valore complessivo della collezione è possibile
definire il peso di ciascuna macro-area:
z
z
z
z
z
z
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Medicina e scienze della vita
Scienze pure e applicate
Scienze sociali
Economia
Giurisprudenza
Lettere e filosofia
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40%
25%
15%
10%
5%
5%
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Come si determinano le quote (4)
3) Applicazione dei pesi definiti al costo complessivo del contratto
chiesto dall’editore:
Esempio: Elsevier € 1.500.000 MIL
z
z
z
z
z
z
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Medicina e scienze della vita
Scienze pure e applicate
Scienze sociali
Economia
Giurisprudenza
Lettere e filosofia
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40%
25%
15%
10%
5%
5%
€600.000
€375.000
€225.000
€150.000
€75.000
€75.000
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Come si determinano le quote (5)
4) Determinare la composizione di ciascuna Sede tra le diverse discipline
rispetto alle macroaree:
Esempio: una Sede può coprire tutte le aree, altre Sedi solo alcune.
5) Definire il peso di ciascuna Sede per ogni macro-area rispetto al totale
della popolazione universitaria usando il parametro FTE
Esempio: Sede X - 2.500 FTE in Medicina, 1000 FTE in Economia, etc.
6) Definire il parametro FTE complessivo per ciascuna macro-area per
l’insieme delle Sedi aderenti
Esempio: Medicina 10.000 FTE complessivi, Economia 5000 FTE
complessivi
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Come si determinano le quote (6)
7) Determinare i costi per ciascuna sede utilizzando il rapporto fra FTE
della Sede in quella macro-area e il FTE complessivo delle Sedi per
quella macro-area.
Esempio: Sede X – 25%FTE in Medicina x €600.000 = €150.000,00,
20%FTE in Economia x 150.000,00 = €37.500,00
La quota di ogni singola Sede sarà data dalla somma degli importi così
determinati per ciascuna macro-area:
Esempio: Sede X: 150.000,00+37.500,00= 187.500,00
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Vantaggi
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z
L’applicazione del modello da parte di tutte le Sedi riduce possibili
conflitti interni
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Transparenza nella definizione delle quote
z
Il primo modello è applicabile alle collezioni monotematiche
z
Il secondo modello tiene conto del diverso interesse che una Sede può
avere in ciascuna delle macro-aree
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Aspetti critici
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z
z
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Il modello potrebbe portare a valori diversi da quelli storici per ogni
sede
Sicuramente le sedi con spesa storica bassa potrebbero pagare una
quota maggiore soprattutto per i contratti più grandi (Elsevier, Wiley,
Springer, Blackwell, etc.)
Tale differenza deve essere mantenuta entro una soglia accettabile
– È possibile rimodulare le quote con ulteriori parametri (statistiche
d’uso, fasce, entità dei finanziamenti, etc.)
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Aspetti critici
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z
Nuove Sedi che intendono aderire (opt-in)
z
Sedi che intedono disdire il contratto (opt out)
z
Difficoltà a definire le quote prima della conclusione della negoziazione
z
FTE non disponibili per le Sedi non accademiche
z
Statistiche d’uso non disponibili per le nuove risorse
z
Può essere necessario definire modalità transitorie per facilitare il
passaggio dal vecchio al nuovo modello di determinazione delle quote
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Considerazioni finali
La ridefinizione dei costi può avvenire in modo efficace solo se:
z Viene compresa l’equità del modello adottato
z Se l’aumento delle quote che ne deriva rispetto al passato viene
mantenuta in una soglia accettabile:
– In caso contrario si può optare per la sua introduzione per gradi o
con l’applicazione di fattori di correzione, come l’introduzione di un
secondo parametro (spesa storica o statistiche d’uso)
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