Incontro con le OO.SS
OO.SS..
16 Maggio 2006
Direzione Internal Auditing
Maggio 2006
Agenda
•
Mission
•
Organizzazione
•
Attività
•
Mappatura organico
2
Mission
DEFINIZIONE INTERNAL AUDITING (IIA)
•“L’Internal Auditing è un’attività indipendente ed obiettiva di
assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell’efficacia
e dell’efficienza dell’organizzazione.
•Assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi
tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore
aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di
controllo, di gestione dei rischi e di corporate governance.”
3
Mission
DIREZIONE
INTERNAL
AUDITING
• Supportare il miglioramento continuo del sistema di corporate
governance, della gestione dei rischi e del sistema di controllo
di Poste Italiane e promuovere la diffusione della cultura di
controllo interno nel Gruppo.
• Definire le procedure ed il Piano di Auditing secondo una logica
risk based ed in accordo agli obiettivi strategici di controllo
espressi dal Vertice Aziendale.
• Gestire le attività di Compliance Auditing ed Operational
Auditing.
4
Organizzazione
AMMINISTRATORE
AMMINISTRATORE DELEGATO
DELEGATO
E
E DIRETTORE
DIRETTORE GENERALE
GENERALE
DIREZIONE
DIREZIONE INTERNAL
INTERNAL AUDITING
AUDITING
Carolyn DITTMEIER
STANDARD
PROFESSIONALI e
INNOVAZIONE
AMMINISTRAZIONE
BUDGET e PROGETTI
SPECIALI
AUDIT BEST PRACTICE
PIANIFICAZIONE e
REPORTING
ETHICS GOVERNANCE
AUDIT PLAN
MANAGER
AUDITING PROCESSI
FINANZIARI e DI RETE
AUDIT AREA
MANAGER
5
AUDITING PROCESSI
CORPORATE
AUDITING
PROCESSI POSTALI E
LOGISTICI
AUDIT PLAN
MANAGER
AUDIT AREA
MANAGER
OPERATIONAL &
INFORMATION
TECHOLOGY AUDIT
AUDIT PLAN
MANAGER
Organigramma DIA:
“Pianificazione e Reporting”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
PIANIFICAZIONE E
REPORTING
SISTEMI E REPORTING
6
RISORSE TECNICHE
PIANIFICAZIONE
Organigramma DIA:
“Ethics Governance”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
ETHICS
GOVERNANCE
AUDIT PLAN MANAGER
7
Organigramma DIA:
“Auditing Processi Finanziari e di Rete”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
AUDITING PROCESSI
FINANZIARI E DI RETE
COORDINAMENTO
PIANO AUDIT
MONITORAGGIO A
DISTANZA E PROGETTI
SPECIALI
PROCEDURE DI
AUDITING
AREE RETE
TERRITORIALE
8
Organigramma DIA:
“Auditing Processi Postali e Logistici”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
AUDITING PROCESSI
POSTALI E LOGISTICI
COORDINAMENTO
PIANO AUDIT
MONITORAGGIO A
DISTANZA E PROGETTI
SPECIALI
PROCEDURE DI
AUDITING
AREE LOGISTICHE
9
Organigramma DIA:
“Operational & Information Technology Audit”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
OPERATIONAL &
INFORMATION
TECHNOLOGY
AUDIT
OPERATIONAL
AUDIT PROCESSI
FINANZIARI E
AMMINISTRATIVI
OPERATIONAL
AUDIT PROCESSI
POSTALI E
CORPORATE
10
I T COMPLIANCE
AUDIT
I T OPERATIONAL
AUDIT
AUDIT
BANCHE DATI
Organigramma DIA:
“Auditing Processi Corporate”
DIREZIONE
INTERNAL AUDITING
AUDITING PROCESSI
CORPORATE
ANALISI CRUSCOTTO
DI CONTROLLO
INTERNO E
MONITORAGGIO
A DISTANZA
PROCEDURE DI
AUDITING
AUDIT PLAN MANAGER
11
Organizzazione
Struttura DIA sul territorio
Audit
Processi Postali e Logistici
Area Logistica 1
Audit Area
Manager
Area Logistica 2
Audit Area
Manager
Area Logistica 3
Audit Area
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
12
Audit
Processi Finanziari e di Rete
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Audit Area
Manager
Area
Rete 1
Area
Rete 2
Area
Rete 3
Audit
Processi Corporate
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Audit Plan
Manager
Attività
TIPOLOGIE DI AUDIT
per livello di complessità
• Audit Finanziario Amministrativo
Operational audit
Compliance Audit
13
•IT Audit
•Audit di Prevenzione
Attività
Compliance Audit:
Audit di conformità rispetto alla normativa interna ed esterna, si
distingue in:
• Compliance Audit Completo svolto sui vari processi aziendali
attinenti alla struttura o funzione aziendale;
• Audit Mirato su determinati processi, individuati sulla base delle
criticità percepite;
• Audit Preventivo, ovvero audit a sorpresa, finalizzato
all’individuazione di potenziali illeciti;
• Follow up, relativo alle strutture che hanno riportato valutazioni
complessive negative a seguito di audit svolti nel corso
dell’anno. Attività finalizzata alla verifica dell’attuazione del
piano di azione condiviso nella fase conclusiva dell’intervento.
14
Attività
Operational Audit:
Operational
Audit:
verifica
e
supporto
all’eventuale
rafforzamento/ ottimizzazione del sistema di controllo interno
a presidio dei processi trasversali alle Divisioni/Direzioni
Walkthrough:
rilevazione
dei
l’identificazione dell’architettura
interno esistenti
processi
aziendali
per
dei presidi di controllo
Gap Analysis 231: verifica del grado di aggiornamento/
implementazione del Manuale Organizzativo 231 con
evidenziazione delle esigenze di miglioramento dei presidi di
controllo per la prevenzione dei reati e/o nell’aggiornamento
delle procedure rispetto ai processi esistenti
15
Consuntivo attività 2005
Tipologia
indicatore
Funzione/Struttura
Produttività
DATO NAZIONALE
TOTALE
Obiettivo
Raggiungimento Piano
di Audit 2005 nel
rispettivo ambito
territoriale
Target
'05
Fonte dei dati
Consuntivo
a fine
Dicembre
'05
100%
Sistema
direzionale Time
Management
113%
Lombardia
116%
Piemonte VAL
114%
Triveneto
117%
Emilia Romagna Marche
106%
Toscana Umbria
120%
Lazio Abruzzo Sardegna
109%
Campania Calabria
110%
Puglia Molise Basilicata
114%
Sicilia
112%
16
Piano di Audit 2006
Piano di Audit 2006
Com pliance
Auditing
Com pleto
48%
Operational
Auditing/
Gap Analysis
231_01/
Progetto
Walkthrough
12%
Follow Up
11%
17
Com pliance
Auditing Mirato
16%
Com pliance
Auditing
Preventivo
13%
Formazione: i numeri del 2005
TIPOLOGIE INIZIATIVE
RISORSE
Communication Skills
• Report Writing
• Comunicazione verbale applicata all’audit
• Presentation Skills
102
248
48
Analisi Preliminare
294
Servizi di investimento
225
Progetto Nuova Rete (corso tecnico)
56
Operational Audit
28
Appalti Lavori Pubblici
34
IAS e Diritto Societario
47
Altre iniziative (applicativi DIA, e-learning, corsi esterni)
18
Oltre 1.400
D.Lgs. 231/01: Supporto OdV
Approvazione
Mappa Rischi
ORGANISMO
VIGILANZA
Operational e Compliance
Auditing
Approvazione
Piano Verifica
Attivazioni verifiche mirate
sulla base dei flussi
informativi
19
Proposta Piano di Verifica
Analisi, aggiornamento
mappa dei Rischi/
processi sensibili
INTERNAL
AUDIT
Proposte aggiornamento
Modello
Mappatura organico DIA
Distribuzione per Macroaggregazione
Strutture
Strutture di Staff
Auditing Processi Corporate
Auditing Processi Finanziari e di Rete
Auditing Processi Postali e Logistici
Operational e IT
totale
R.U.
40
53
286
131
25
535
%
7%
10%
53%
24%
5%
A u d it in g
P roc e s s i
P o s t a li e
L o g is t ic i
24%
A u d it in g
P roc e s s i
F in a n z ia r i e
d i R e te
54%
A u d it in g
P roc e s s i
C o r p o r a te
10%
20
S tr u ttu r e d i
S ta ff
7%
O p e r a t io n a l
e IT
5%
Direzione Internal Auditing – Distribuzione territoriale
R.U.
%
158
Nord
158
29%
Centro
160
30%
Sud
133
25%
Sede
84
16%
Totale
160
Sede
Sede
535
84
133
16%
29%
25%
30%
21
Direzione Internal Auditing – Distribuzione Donne e uomini
Donne
Uomini
Nord
12%
18%
Centro
13%
17%
Sud
5%
20%
Sede
9%
7%
62
96
Sede
Sede
48
36
92
68
203
108
38%
62%
25
332
donne
uomini
22
Dir. Internal Auditing – Livelli inquadramentali
2%
17%
38%
A1
A2
B
C
D
19%
24%
A1
197
A2
130
23
B
104
C
92
D
12
t o t a le
535
Direzione Internal Auditing – Livelli inquadramentali
Sede Centrale
Territorio
1%
20%
2%
17%
37%
38%
A1
A2
10%
B
21%
C
23%
31%
D
Sede Centrale Liv.
A1
A2
B
C
D
totale
24
R.U.
32
26
8
17
1
84
%
38%
31%
10%
20%
1%
Territorio Liv.
A1
A2
B
C
D
totale
R.U.
165
104
96
75
11
451
%
37%
23%
21%
17%
2%
Direzione Internal Auditing - Distribuzione per titolo di studio
10,1%
31,0%
Laurea
0,4%
Laurea breve
Media Superiore
58,5%
Altro
25
Direzione Internal Auditing – Distribuzione fascia età
45-54 anni
58%
35-44 ann
20%
=<34 anni
5%
=>55 anni
17%
≤34 anni
26
35-44 anni
45-54 anni
≥55 anni
Direzione Internal Auditing – Distribuzione fascia età
Sede Centrale
Territorio
33%
63%
31%
18%
7%
29%
≤34 anni
27
19%
35-44 anni
45-54 anni
≥55 anni
0%
Direzione Internal Auditing - Distribuzione fascia anzianità
20-34 anni
73%
5-19 anni
17%
<=5 anni
8%
>=35 anni
2%
≤5 anni
28
5-19 anni
20-34 anni
≥35 anni
Direzione Internal Auditing
Distribuzione fascia anzianità
Territorio
Centro
5 -1 9 a n n i
8%
< = 5 a nni
48%
2 0 -3 4 a n n i
78%
5 -1 9 a n n i
19%
<=5 anni
> =35 anni
1%
2%
> = 3 5 a nni
1%
2 0 -3 4 a n n i
43%
≤5 anni
29
5-19 anni
20-34 anni
≥35 anni